チャット（基本）：テンプレートの作成と適用

チャットテンプレートは、顧客に定期的に送信する様なコミュニケーションに便利です。また、パイプライン内で顧客に自動通知を送信するためのオートメーションとしても使用できます。同じメッセージを何度も最初から書き直す必要がなくなります。必要なときにすぐに使えるようにしておきましょう。

チャットテンプレートの作成

チャットテンプレートは、事務所オーナー、管理者、またはテンプレートの管理権限を持つチームメンバーが作成できます。

チャットテンプレートを作成するには、サイドバーメニューの「テンプレート」→「事務所のテンプレート」から「チャット」タブを選択、「テンプレートの新規作成」をクリックします。

または、パイプラインの編集中に「＋オート設定を追加する」から「チャットを送信」オートメーションを追加し、既存のテンプレートを選択するか、「新しいテンプレート」ボタンをクリックしてこのページにアクセスします。

以下では、チャットテンプレートの作成 ウィンドウ内の各欄について説明します：

a. テンプレート名：テンプレートを選択したときに表示される、テンプレートの名前を入力します。

b. 送信者：メッセージを送信するチームメンバーを選択します。これは、誰がジョブを次のステージに移動させたかに関係なく、受信者に送信者として表示される名前です。

チームメンバーは、アカウントに割り当てられているか、すべてのアカウントを表示するアクセス権を持っている場合、ここで選択することができます。

c. 件名：受信者のメッセージリストに件名として表示されます。

d. ショートコードを追加する ：メッセージを個性的にするには、ショートコード（動的データ）を適用して、例えば、受信者の名前、アカウント名、日付を含めます。ショートコードは、メッセージのタイトルと本文の両方で使用できます。使い方の詳細は、TaxDome のショートコードをご覧ください。

e. 本文：書式、絵文字、リンク、ビデオを使ってメッセージを作成することも可能です。

f. 顧客にリマインダーを送信する：顧客が一定時間内に返信しなかったり、タスクが完了していない場合に、リマインダーのメールを送信するかどうかを切り替えます。詳細は、チャットのリマインダーについてをご覧ください。

g. お客様タスク：顧客へのタスクの追加が可能です。タスクはチェックボックス付きのToDoリストとして表示されます。「タスクを追加」をクリックして、ToDo項目を追加します。タスクが完了すると、あなたか顧客のどちらかがそのタスクにチェックを入れることができます。詳細は、お客様タスクの管理をご覧ください。

h.「保存して終了」・「保存する」・「キャンセル」：「保存して終了」をクリックするとテンプレートが保存され、テンプレートリストに戻ります。「保存する」をクリックすると変更内容が保持され、テンプレートの編集が続行されます。

ライブラリからデフォルトのチャットテンプレートを追加する

デフォルトのタスクテンプレートをご用意しており、簡単に編集できます。ライブラリからタスクテンプレートを追加するには、以下の手順を実行してください：

1. 左側のメニューバーから 「設定」→「事務所のテンプレート」 に移動し、
「ライブラリからコピーする」をクリックします。

2.追加したいテンプレートの右端にあるコピーアイコンをクリックする。テンプレートの名前をクリックして編集します。

チャットテンプレートの適用

一度チャットテンプレートを作成したら、それを使って新しいメッセージを素早く作成しましょう。その方法は以下の通りです：

1. 新しいチャットを作成するには、以下3つのオプションから選択します：

「新規」をクリックし、「チャット」を選択します。
アカウントプロファイルの「チャット」タブにある「新しいチャット」をクリックします。
アカウントリストで1人以上の受信者を選択し、三つの点から始まる「その他のアクション」をクリック、ドロップダウンメニューから「チャットを送る」を選択します。

2.「テンプレート」欄をクリック、ドロップダウンメニューから目的のテンプレートを選択します。

3. 既存のテキストを編集するか、新しいテキストを作成し、メッセージオプションを設定します。