Create and apply chat templates

Chat templates are useful for communications you regularly send to clients . They are also used in pipelines as automations to send automatic notifications to clients. They keep you from having to write the same messages from scratch repeatedly. So you have them ready whenever you need.

チャットテンプレートの作成

A chat template can be created by a firm owner, an admin or any employee with access rights to manage templates .

To create a chat template, go to Templates > Firm templates > Chats, then click Create template.

または、パイプラインの編集中に を追加し、[New template]ボタンをクリックします。

Chat template screen overview

以下では、以下のセクションについて説明します。 メッセージ・テンプレートを作成するウィンドウの番号の付いたセクションについて説明します：

a. Name: Enter a name for the template—what you will see when you select the template.

b. From: Select the team member on whose behalf the message will be sent. This is the name the recipient will see as the sender, no matter who has moved the job to the next stage.

A team member can be selected here if they are assigned to the account or have access rights to view all accounts .

c. 件名：受信者のメッセージリストに件名として表示されます。

d. Add shortcode: To individualize the message, apply shortcodes (dynamic data) to include, for example, the recipient’s name, the account name or the date. Shortcodes are available for both the message title and body. Here’s more on using shortcodes in TaxDome .

e. Body: Compose the message using formatting, emojis, links, and videos .

f. Send reminders to clients: Toggle on if you want a reminder email to go out to the client when they don’t respond within a certain time frame or don’t have their tasks completed. Learn more about reminders in chats .

g. Attach a document: You can attach files to a chat template by either dragging and dropping the document or clicking Browse files to upload it. The attached document will automatically be included in every chat message where you apply this template.

h. Client tasks: Add client tasks. Tasks are displayed as a to-do list with checkboxes. Click Add task to add more to-do items. Once a task is completed, either you or the client can check it off. Here’s more about managing client tasks .

Click Save & exit to save the template and go back to the templates list; Save to keep your changes and continue editing the template, or Cancel to exit without saving.

ライブラリからデフォルトのチャットテンプレートを追加する

デフォルトのタスクテンプレートをご用意しており、簡単に編集できます。ライブラリからタスクテンプレートを追加するには、以下の手順を実行してください：

1. 左のメニューバーから 左のメニューバーから「テンプレート」>「ファームテンプレート」を選択し、「チャット」タブを選択して、「ライブラリからコピー」をクリックします。

2. 追加したいテンプレートの右端にあるコピーアイコンをクリックします。テンプレートの名前をクリックして編集します。

   

チャットテンプレートの編集

チャットテンプレートを変更するには、以下の手順に従ってください：

1. サイドバーメニューから サイドバーメニューの「テンプレート」>「ファームテンプレート」から「チャット」を選択し、チャットテンプレートの名前をクリックします。

2. チャットテンプレートを変更し をクリックします。

Apply chat template

Once you’ve made a chat template, use it to speed up sending any new message or for sending automatic messages within the pipelines . Here’s how:

1. Choose the option to create a new chat thread:

• 「新規」をクリックし、「チャット」を選択します。

• Click New chat in the Communication section.

• Select one or more recipients in your Accounts list, click More actions and select Send message in the drop-down menu.

2. Click on the Templates field, then select the template from the drop-down menu.

3. 既存のテキストを編集するか、新しいテキストを作成し、メッセージのオプションを設定します。

Publish chat templates to the marketplace

他のコミュニティメンバーのためになると思うのであれば、「マーケットプレイス」でテンプレートを公開することもできます。

1.左のメニューバーから 左側のメニューバーから「Templates（テンプレート）」 > 「Firm templates（ファームテンプレート）」を選択し、「Chats（チャット）」を選択します。 

2. Click the three dots to the far right of the chat template’s name and select Publish to marketplace.

3. Complete the steps as instructed in the Creators hub article.

チャットテンプレートの重複

既存のチャットテンプレートを基に新しいチャットテンプレートを作成します：

1. Go to  Templates > Firm templates from the left menu bar and select Chats. 

2. Click the three dots to the far right of the chat template’s name and select Duplicate. When creating a duplicate, the chat template will be added with the same name as the original, followed by a sequential number in parentheses. For example: In review (original), In review (2) (the duplicate).

チャットテンプレートの削除

チャットテンプレートを完全に削除するには以下の手順に従います：

1. サイドバーメニューから サイドバーメニューの[テンプレート] > [ファームテンプレート]で[チャット]を選択します。

2. Click the three dots at the far right of the chat template’s name and select Delete. 

3. アクションを確認する。