顧客チャットで会話を始める

新しいチャットスレッドを作成する
チャットのリマインダーを設定する
クライアントビュー

TaxDome「顧客チャットを使って、リアルタイムでメッセージをやり取りし、アポイントメントの予約やファイルリクエストを行えます。ここでは、新しいチャットスレッドを作成したり、リマインダーを送信したりする方法をご紹介します。

新しいチャットスレッドを作成する

チャットスレッドは、会社のオーナー、管理者、またはそのアカウントに割り当てられているチームメンバー、あるいは「すべての顧客を表示」権限顧客ユーザーが作成できます。

1クライアントでスレッドを開始する

クライアント1件で新しいチャットスレッドを手動で作成する方法はいくつかあります：

「コミュニケーション 「チャット」または「顧客「顧客「コミュニケーション」＞「チャット」に移動し、「新しいチャット」をクリックします。

左上の「新規」ボタンをクリックし、「チャット」を選択してフォームを入力し、「チャットを作成」をクリックしてください。

新しいチャットスレッドは、 受信トレイ画面から、または顧客 > アカウントを選択 >チャットに移動して作成できます。

新しいチャット画面の概要

以下では、新しいスレッドを作成する新規チャット画面の各セクションについて説明します：

a. テンプレート: 頻繁に送信するメッセージ用のテンプレートを選択します。選択すると、件名と メッセージ欄が自動的に入力されます。テンプレートは新規チャット作成時のみ選択可能で、返信時には選択できません。

b. 差出人:メッセージを送信する対象のチームメンバー。デフォルトでは送信者はあなたですが、別のチームメンバーを選択することもできます。

c. スレッド担当者:この会話の管理を自動的に割り当てる担当者を選択します。これにより、クライアントの返信に対するフォローアップの責任者が決定されます。チームメンバーは、スレッドに割り当てられるにはアカウントへのアクセス権が必要です。

d. 宛先：メッセージの受信者となる人物の名前を選択してください。

e. 件名：件名を入力してください。チャットリストに表示されます。「ショートコードを追加」をクリックすると、件名を個別化できます（ショートコードには動的データが含まれており、例えばクライアント名や日付などに置き換えられます）。

f. メッセージ： メッセージを作成します。テキスト書式、絵文字、箇条書き、番号付きリスト、リンクを使用できます。メッセージ内でチームメンバーの注意を引くには、名前前に「@」を付けてください。または「添付」をクリックし、TaxDomeファイルを追加できます。

g.ジョブへのリンク: リンクジョブを選択し、クリックしてください保存をクリックします。

h. リマインダー：クライアントが一定時間内に返信しない場合、またはタスクを完了していない場合にリマインダーメールを送信したい場合は、オプション（詳細は下記参照）。

顧客. タスク： 顧客向けのチェックリストを追加する。

j. チャットを作成:クライアントにメッセージを送信するにはクリックしてください。送信しない場合は「キャンセル」をクリックしてください。

複数の顧客でスレッドを開始する

多くの顧客に同じメッセージを送信する必要がある場合は、当社のバルクメッセージング機能をご利用ください。

左側のサイドバーメニューから「顧客「顧客」を選択してください。
メッセージを送信顧客の横にあるチェックボックスを選択してください。
上部メニューバーの「その他の操作」をクリックし、プルダウンメニューから「メッセージを送信」をクリックします。
チャットテンプレートを選択するか、チャットの件名を入力（任意）し、必要に応じてテキストやタスクを追加してください。ファイルを追加できませんが、後から個別に送信することは可能です。
チャットを作成をクリックしてください。

複数のクライアントに対して一括でチャットスレッドを作成することも可能です。単一のクライアントに対して行う方法と同様に、受信者を追加するだけです。

チャットを一括作成する際、スレッドをチームメンバーに割り当てることができます。割り当て先が特定の顧客へのアクセス権を持っていない場合、そのスレッドは作成されますが、未割り当てのままとなります。

備考

TaxDome まだ有効化顧客しても、チャットスレッドを作成できます。顧客の連絡先情報にメールアドレスが登録されている場合、メール通知が届きます。顧客がポータルを利用し始めると、以前に送信したチャットメッセージを閲覧できるようになります。

チャットのリマインダーを設定する

リマインダーとは、チャットメッセージに返信していない顧客またはスレッド内のアクション項目を完了顧客、リマインドを送る自動フォローアップメールのことです。

これらを有効にするには、チャット作成時の「リマインダー」オプション、以下のように設定してください：

次のリマインダーまでの日数— リマインダーの繰り返し間隔（デフォルト：3）
リマインダーの数— 合計で何通のリマインダーを送信するか（デフォルト：1）

リマインダーのスケジュールは、あなたとクライアントの両方のチャットスレッドに表示され、クライアントにはリマインダーを停止するための操作内容も表示されます。

後でリマインダーの設定を変更またはオフにするには、チャットスレッドを開き、ベルのアイコンをクリックして、「 顧客にリマインダーを送信」オプションを設定してください。

リマインダーの設定はWebポータルでのみ行えますが、モバイルアプリではチャットごとにリマインダーが有効になっているかどうかを確認できます。リマインダーが有効になっている場合、チャット名の横にベルのアイコンが表示されます。これをタップすると、スケジュールや残りのリマインダーを確認できます。

ヒント

リマインダーに関する詳細 — フィールドの正確なデフォルト値、停止条件、および手動再送信ごとのメニュー操作。

クライアントビュー

クライアントの通知がオンになっている場合、新しいメッセージや新しいチャットスレッドについて通知されます。顧客、さまざまな方法でチャットメッセージを表示・開く顧客：

クライアントポータルまたはモバイルアプリから：ホームページ下の通知を、To-doリスト内またはチャットページから直接クリックしてください。
メール通知から：メール内の「チャットを表示」をクリックしてください。デフォルトでは、メール通知本文にメッセージ内容は表示されません。ただし、内容が機密でない場合は、メール内に表示することも可能です。