クライアントチャットで会話を開始する

新しいチャットスレッドを作成する
顧客に未読メッセージ顧客通知する
- 自動リマインダー
- リマインダーが止まった時
クライアントビュー

TaxDomeクライアントチャット機能でリアルタイムメッセージングを行い、アポイントメントのスケジュールやファイルリクエストを行ってください。ここでは、新しいチャットスレッドの作成方法とリマインダーの設定方法をご確認ください。

新しいチャットスレッドを作成する

チャットスレッドは、企業オーナー、管理者、またはアカウントに割り当てられたチームメンバー、もしくは「すべてのアカウントを表示」アクセス権を持つユーザーによって作成できます。

1クライアントでスレッドを開始する

クライアント1件で新しいチャットスレッドを手動で作成する方法はいくつかあります：

コミュニケーションチャットまたは顧客アカウント > コミュニケーション > チャットに移動し、新規チャットをクリックします。

左上の「新規」ボタンをクリックし、「チャット」を選択してフォームを入力し、「チャットを作成」をクリックしてください。

新しいチャットスレッドは、受信トレイ画面から、または [アカウント] > [アカウントを選択] >[チャット] に移動して作成できます。

新しいチャット画面の概要

以下では、新しいスレッドを作成する新規チャット画面の各セクションについて説明します：

a. テンプレート: 頻繁に送信するメッセージ用のテンプレートを選択します。選択すると、件名と メッセージ欄が自動的に入力されます。テンプレートは新規チャット作成時のみ選択可能で、返信時には選択できません。

b. 差出人:メッセージを送信する対象のチームメンバー。デフォルトでは送信者はあなたですが、別のチームメンバーを選択することもできます。

c. スレッド担当者:この会話の管理を自動的に割り当てる担当者を選択します。これにより、クライアントの返信に対するフォローアップの責任者が決定されます。チームメンバーは、スレッドに割り当てられるにはアカウントへのアクセス権が必要です。

d. 宛先：メッセージの受信者となる人物の名前を選択してください。

e. 件名：件名を入力してください。チャットリストに表示されます。「ショートコードを追加」をクリックすると、件名を個別化できます（ショートコードには動的データが含まれており、例えばクライアント名や日付などに置き換えられます）。

f. メッセージ： メッセージを作成します。テキスト書式、絵文字、箇条書き、番号付きリスト、リンクを使用できます。メッセージ内でチームメンバーの注意を引くには、名前前に「@」を付けてください。または「添付」をクリックし、TaxDomeファイルを追加できます。

g.ジョブへのリンク: リンクジョブを選択し、クリックしてください保存をクリックします。

h. リマインダー：クライアントが一定時間内に返信しない場合、またはタスクを完了していない場合にリマインダーメールを送信したい場合は、オプション（詳細は下記参照）。

顧客. タスク： 顧客向けのチェックリストを追加する。

j. チャットを作成:クライアントにメッセージを送信するにはクリックしてください。送信しない場合は「キャンセル」をクリックしてください。

複数の顧客でスレッドを開始する

多くの顧客に同じメッセージを送信する必要がある場合は、当社のバルクメッセージング機能をご利用ください。

左サイドバーメニューから「顧客「アカウント」に移動してください。
メッセージを送信顧客の横にあるチェックボックスを選択してください。
上部メニューバーの「その他の操作」をクリックし、プルダウンメニューから「メッセージを送信」をクリックします。
チャットテンプレートを選択するか、チャットの件名を入力（任意）し、必要に応じてテキストやタスクを追加してください。ファイルを追加できませんが、後から個別に送信することは可能です。
チャットを作成をクリックしてください。

複数のクライアントに対して一括でチャットスレッドを作成することも可能です。単一のクライアントに対して行う方法と同様に、受信者を追加するだけです。

チャットを一括作成する際、スレッドをチームメンバーに割り当てることができます。割り当て先が一部のアカウントにアクセス権を持たない場合、これらのスレッドは作成されますが、割り当て済みにはなりません。

備考

TaxDome まだ有効化顧客しても、チャットスレッドを作成できます。顧客の連絡先情報にメールアドレスが登録されている場合、メール通知が届きます。顧客がポータルを利用し始めると、以前に送信したチャットメッセージを閲覧できるようになります。

顧客に未読メッセージ顧客通知する

チャットで何かを送信するたびに、通知オプションアカウントに関連付けられた全ユーザーにメール通知が届きます。遅延を防ぐため、追加の自動リマインダーを設定することも可能です。

未返信メッセージや未完了タスクの自動リマインダーを設定するには、チャット作成時に「リマインダー」オプションオンにします。後からいつでも、そのスレッドから直接設定することも可能です。

設定方法 リマインダー

次回リマインダーまでの日数：デフォルトでは、クライアントに新規メッセージ通知が送信されてから3日後にリマインダーが送信されますが、お好きなように変更できます。
リマインダーの数：デフォルトでは、クライアントにはリマインダーメールが1通のみ送信されますが、お好みに応じて変更することも可能です。

リマインダーを設定すると、リマインダーの数とその間隔を表示する通知がチャットスレッドに表示されます。相手側にもチャットスレッドに通知が届き、リマインダーを停止するための必要な操作が示されます。

備考

リマインダーは常にスレッドの最後のメッセージに対して送信されます。

リマインダーはウェブポータルでのみ設定可能ですが、モバイルアプリではチャットに対して有効かどうかを確認できます。リマインダーが有効になっている場合、チャット名の横にベルアイコンが表示されます。タップするとスケジュールと残りのリマインダーを確認できます。

自動リマインダー

リマインダーはいつでもオン/オフを切り替えられます。手順は以下の通りです：

チャットスレッドに移動する。
ベルアイコンをクリックしてリマインダーセクションを開きます。ここで 顧客を送信」オプション有効化/無効化やリマインダーの詳細変更が可能です。
クリック保存.

リマインダーが止まった時

リマインダーは次の場合に停止します：

スレッド内のすべてのクライアントタスクは完了済みとしてマークされる。
すべてのメッセージに返信する（未完了のクライアントタスクがない場合）。
チャットスレッドはアーカイブまたは削除されています。
設定されたリマインダーの数が送信されました。
リマインダーを無効にしました。

備考

チャットスレッドをアーカイブした後で再開すると、オプションはメッセージが新規であるかのように有効オプション。

クライアントビュー

クライアントの通知がオンになっている場合、新しいメッセージや新しいチャットスレッドについて通知されます。顧客、さまざまな方法でチャットメッセージを表示・開く顧客：

クライアントポータルまたはモバイルアプリから：ホームページ下の通知を、To-doリスト内またはチャットページから直接クリックしてください。
メール通知から：メール内の「チャットを表示」をクリックしてください。デフォルトでは、メール通知本文にメッセージ内容は表示されません。ただし、内容が機密でない場合は、メール内に表示することも可能です。