ドキュメント概要

始める前に
ドキュメントのページ
ドキュメント・リスト
クライアントビュー
クライアントがドキュメントをアップロードするタイミングを知る
ドキュメントを管理できる人

Once you upload a document to an account, you’ll find it by going to Documents from the left sidebar menu or by opening the account’s Docs tab. A document’s access level depends on the specific folders you place it in. Read on to find out how it all works.

始める前に

Working with documents is crucial for accountants as they form the basis for accurate financial records and compliance. Proper document management ensures transparency, reduces errors, and helps meet regulatory requirements. In an increasingly digital world, efficient document handling enables accountants to quickly process and analyze data, supporting financial stability and client trust. The Documents feature in TaxDome is designed to store and manage documents securely, potentially reducing the need to save documents on your computer.

Documents allow you to:

コンピュータの空き容量を確保し、他の重要なタスクやファイルのための容量を確保します。
Use documents in conjunction with other TaxDome features, e.g., add them to job cards so you can immediately have on hand those documents related to a specific process, such as filing a tax return for a particular client in 2023).

ドキュメントのページ

すべてのアカウントのドキュメントを表示またはダウンロードするには、左のメニューからお客様の左サイドバーメニューの「Documents」ページにアクセスしてください。

ここには3つのタブがある：

Recent: These are the documents you’ve worked with in the last 30 days. It’s a convenient place to quickly find all of your most recent work. For more details, go here .
Docs: These are documents arranged by client account. Select an account, then navigate to its folders to access documents. You’ll find both recent and old documents here. To access the documents for a specific client, you can also go to Clients from the left sidebar menu, select the account, then open the Docs tab.
Trash: These are documents that you deleted from various accounts in the last 120 days. For more details, go here .

ドキュメント・リスト

ドキュメント・リスト Docsリストには、選択したアカウントのすべてのドキュメントが表示されます。

この情報はここにある：

名前：ドキュメントのファイルタイプは名前の左に表示されます。
含まれています：現在のフォルダー内にある文書とサブフォルダーの数を表示します。サブフォルダがドキュメントや他のサブフォルダを含んでいる場合、それらは合計に含まれます。例えば、あなたのフォルダに3つのサブフォルダがあり、それぞれに3つのドキュメントを含む3つのサブフォルダがある場合、次のように表示されます：27ドキュメント、9フォルダ」と表示されます。
アップロードされました：文書がアップロードされた日付です。
ユーザー で、誰が最上位フォルダに文書をアップロードしたかがわかる。 クライアントが閲覧できる そして 事務所専用フォルダ（顧客はアクセス不可） アクセス・レベルアクセス・レベルの詳細についてはショートコードによるジョブ名のカスタマイズ .
Status: The status tags help you manage and organize your documents. For more details, go here .
Tag: Shows tags applied to the document (if any).
Individual permissions: Shows individual access level set for team members and client contacts.
Default permissions: Shows the default access level set for the folder.

フォルダとドキュメントにはまだ閲覧されていないクライアントからアップロードされたファイルが含まれている場合、「NEW」と表示されます。ファームメンバーの誰かが閲覧またはダウンロードすると、このラベルは消えます。

備考

ファーム・メンバーがアップロードした文書が、他のスタッフに「New」と表示されることはありません。

アカウントの ドキュメントのページでは、5つのタブでそのアカウントのドキュメントを整理することができます：

Documents: All client documents are stored here (more details below ).
承認：弊社が作成したこれらのドキュメントは、支払い済みでクライアントの承認済み、または承認待ちの状態です。タグでステータスをお知らせします。
署名：当事務所が作成したこれらの書類には、やはりクライアントの署名が必要である。
ファイルリクエスト：クライアントがTaxDome ポータルにログインできない場合に、ドキュメントをアップロードできるフォルダへのリンクです。
ゴミ箱：これらは削除された文書で、120日経つと永久に消える。

クライアントビュー

As a firm, you can upload documents to the client accounts folders. If you enable the “Notify client” toggle , the client receives a notification about it and may review documents. If the toggle is disabled, the documents will be added to the client accounts with the “New” label.

クライアントがドキュメントをアップロードするタイミングを知る

When a client uploads a document, you receive an email notification. Plus, you get a notification in your Inbox+ . Click on the highlighted document name or the Go to… link to get to the document.

You also receive a notification when a client uploads documents to an organizer. For more details about this, go here .

On the Documents page, documents that have been uploaded by the client and haven’t been viewed or downloaded by any of the firm members yet—and folders containing such files—are labeled New. Once any member of your team opens the file, the New label disappears for all firm members.

次に Docsの横には、クライアントによってアップロードされた未開封のドキュメントの一般的な数が表示されます。