オートムーブ (ベーシック)：メッセージの送信とジョブへのリンク
メッセージを自動的に送信することができます。また、クライアントがチャット内のすべてのクライアントタスクにチェックを入れると、ジョブは自動的にパイプラインの次のステージに移動することができます。この記事では、automove オプションの有無にかかわらず、自動メッセージを使用する方法について説明します。
ここでカバーしている：
自動メッセージを使用して、仕事の進捗状況をクライアントに通知する
メッセージの自動化を利用している企業では、各ジョブ内で複数のメッセージを送信し、ジョブが企業のワークフローを通過する際にクライアントに更新を通知する傾向があります。そのため、クライアントは次のようなメッセージを受け取る可能性があります：「やあ、リサ！このオーガナイザーに記入してください！あなたの申告書は今審査中です。
プロセスは通常こうだ：
1.メッセージを自動送信する場合、まずテンプレートが必要です。持っていない場合は、自動化を追加するときにNew Templateをクリックして作成できます。
2.何が起こっているかをクライアントに知らせたい各ステージに、Send Message オートメーションを追加する。ジョブがこのステージに入ると、メッセージが自動的にクライアントに送信されます。同時に、それは自動的にジョブにリンクされます。
3.メッセージを既存のチャットスレッドに送るか、新しいスレッドに送るかを決めます。As a rule, you will want to selectCreate new threadoption for the first stage (when your new work cycle has started), andReply to the latest threadoption for the other stages (when you have already created a chat thread for this job).
注意チャットテンプレートにクライアントタスクが含まれていない場合、自動メッセージはユーザーのアクションを必要としません。そのため、自動ジョブ機能はこの自動化を考慮しません。そのため、AutomoveJobs トグルがオンかオフかは関係ありません。(ジョブの移動時に未完了の要素を処理する方法についてはこちらをご覧ください)。
アップロード完了"/フォーム記入時にクライアントの確認を求めるオートムーブを有効にする。
ハウツービデオについては、TaxDome アカデミーをご覧ください。アカデミーは、
を閲覧し、TaxDome について知る必要のあるすべてを学ぶための無料のオンラインハブです。
TaxDome チャットには、クライアントのToDoリストを含めることができます。この機能は、納税準備に必要な書類のチェックリストを作成したり、クライアントに必要なアクションが完了したかどうかの確認を依頼したりする場合などによく使われます。
ったなToDo項目がったな自動メッセージならったなAutomove Jobs機能。
ヒントここでは、税務申告に必要な書類の「アップロード完了」の確認を依頼するためにクライアントタスクを使用する例をご紹介します。しかし、給与計算フォームの記入が終わった時などのクライアント確認に使うこともできます。セクションの最後にあるビデオをご覧ください。
どのようにセットアップするか見てみよう：
1.自動メッセージには必ずToDoを含むテンプレートが必要です。持っていない場合は、自動化を追加するときにNew Templateをクリックして作成することができる。テンプレートは以下のようになります：
2.プロセスによっては、クライアントが必要な情報をすべて送信したことを確認するために、「ドキュメントのアップロード」確認段階をパイプラインに追加することもできます。
3.このステージのSend Messageオートメーションを追加し、メッセージを既存のチャットスレッドに送るか、新しいスレッドに送るかを決定する。
この仕事のための自動チャットスレッドがすでに作成されている可能性があるので、原則として、この特定のケースには「最新のスレッドに返信」オプションを選択することをお勧めします。同じチャットスレッドに新しいタスクを追加すると、チャットスレッドに表示される以前に作成されたタスクリストが更新されます。
ジョブがこの段階に入ると、メッセージは自動的にクライアントに送信される。同時に、それは自動的にジョブにリンクされる。
4.ステージのAutomove jobsトグルがオンになっていることを確認する。こうすることで、クライアントがチャットスレッドでToDoをチェックすると、そのジョブは自動的に次のステージに移動します。
ここでは、この機能を使って給与計算フォームの入力を自動化した別の例をご覧いただけます：
チャットのスレッドを手動で仕事にリンクする
チャットスレッドは、会社のオーナー、管理者、またはすべてのアカウントを閲覧するアクセス権を持つ従業員、またはクライアントアカウントに割り当てられている従業員によって求人にリンクすることができます。
チャットスレッドが手動でリンクされると、自動ジョブ 機能は自動的に送信されリンクされたメッセージと同じように機能します：
- チャットの中にクライアントのタスクがある場合、クライアントがすべてのタスクにチェックを入れると、仕事は次のステージに移ります。
- チャットにクライアントタスクがない場合、 自動ジョブ移動機能はリンクされたチャットでは機能しません。
手動でチャットスレッドをリンクするには、パイプラインに移動し、ジョブが正しいステージにあることを確認し、ジョブボックスをクリックし、右上の+ リンクを クリックし、チャットを選択し、チャットスレッドを選択します。新しいチャットを作成する際にもジョブをリンクすることができます。
- そのアカウントのユーザーに送信されたメッセージを含むチャットスレッドをリンクすることができます。
- デフォルトでは、アクティブなスレッドのみが表示されます。すべてのスレッドまたはアーカイブされたスレッドのみを表示するには、［フィルタ］ ボタンをクリックし、［すべて ］または［アーカイブ］のいずれかを選択して、［適用］をクリックします。
- ジョブは、必要な数だけリンクされたスレッドを持つことができる。
注意チャットスレッド内のクライアントタスクがチェックオフされておらず、手動でジョブを別のステージに移動した場合、保留中のチャットスレッドについてどうするか決定するよう促されます (ジョブを移動する際の未完了要素の処理についてはこちらをご覧ください)。