パイプラインチュートリアル(基礎編):オートメーションによる最初のパイプライン

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オートメーションで標準的なパイプラインを作成し、そこにジョブを追加し、完了するまでジョブを進めます。ここではその方法を紹介します。最初の自動化パイプラインを設定し、その仕組みを理解したら、特定のビジネスニーズに合わせてパイプラインを増やしたくなるでしょう。

法人税申告のパイプラインを作成し、クライアントであるチャールズ・バーンズの法人税申告の 仕事を入れることができるようになります。 

備考

ウェビナー ワークフローの自動化を活用し、反復的なタスクのほとんどを自動化することで、プロセスを管理し、効率を高め、作業の進捗状況を追跡する方法をご紹介します。 TaxDome

ステップ1.パイプラインをMarketplace

Marketplace に無料の(税務申告)1120S - S-Corp Income Tax Returnテンプレートがありますので、それを追加することから始めることができます。これで、オートメーション内で使用されているすべてのテンプレートもコピーされます。

パイプラインの内部をご覧いただくとお分かりのように、法人税申告の作業プロセスは、パイプラインのさまざまな段階であるステップに分かれています。お好きなように削除してください。

また、パイプラインをゼロから作成する方法も学ぶことができる。

ステップ2.オートメーションの追加・編集

オートメーションを含むすべてのステージを調べ、あなたのプロセスに従って編集します。 

ステップ3.オートムーブ機能をオンにする

このパイプラインをさらに自動化したい場合は、すべてのステージ(最後のステージを除く)でAutomove jobs(ジョブの自動移動)機能を使用してください。こうすることで、ジョブがステージからステージへと移動していくのを、作業が完了するのをじっと見守ることができます。automoveの使い方についてはこちらをご覧ください。

更新したパイプラインを保存するのをお忘れなく。これでMr.

ステップ4.仕事以外のEメールでテストクライアントを作成する

実際のパイプラインを追加する前に、テストクライアントアカウントで作成したパイプラインをチェックすることをお勧めします。そうすることで、将来の問題を避けることができます。このように、仕事用ではないEメールでテストアカウントを作成し、パイプラインに追加して、操作性を確認することができます。テストクライアントアカウントを作成するためのベストプラクティスについては、こちらを参照してください。

ステップ5.顧客の仕事を追加する

法人税申告書パイプラインのすべての設定が完了し、すべてが必要に応じて機能することを確認したら、ジョブを一括または1つずつ追加していきます(ジョブを追加するさまざまな方法はこちら)。

ジョブは常に特定のクライアントアカウント(この場合は Burns Corp.)に対して実行されます。各ジョブは1つのクライアントアカウントにリンクされていますが、1つのパイプラインで1つのクライアントのために複数のジョブを持つことができます。Burns 氏は、Corpor Tax Return 2022, だけでなく、Corpor Tax Return 2021Corp Tax Return 2020 も作成してほしいと考えています!この場合、Burns Corp.の3つの仕事をすべて法人税申告書のパイプラインに追加する必要があります。

それぞれの仕事で、こういうことが起こる:

1.ジョブをパイプラインに追加すると、トリガーされようとしているすべての自動アクションがポップアップで表示されます。

2.Move "をクリックすると(この場合、チェックを外すことなく)、Burns Corp.の仕事は"Intake "の 段階に入り、自動化されたCorp Tax Returnの提案書がクライアントに送信されます。ブラボー!提案書は自動的に仕事にリンクされます。また、Burns Corp.には自動的に1120タグが適用されます。 

3.Burns氏が提案書に署名すると、仕事は自動的に次のステージ「Organizer Sent / Proposal Signed 」に移動します(必要なときに手動で移動することもできます)。

4.仕事が第2段階「オーガナイザー送信/提案書署名」に入ると、オーガナイザーとメッセージがバーンズ氏に送信される。

5.クライアントがオーガナイザーを提出すると、仕事は自動的に次の段階に進む。

6.ジョブがIn Returnの段階に入ると、チームにPrepare Returnタスクが作成され、クライアントにフォームの作業を開始したことを知らせるメールが送信されます。

7.チームメンバーの誰かがタスクを完了したとマークすると、その仕事は自動的に次のステージに進みます。

8.ジョブがIn Reviewの段階に入ると、あなたのチームにReview returnタスクが作成されます。そして再び、自動メールがクライアントに送信されます。

こうすることで、サービスが完了するまでジョブは自動的に移動する。 

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