ドキュメントをTaxDome に移行 ：FileCabinetからエクスポート

TaxDome現時点では、FileCabinet CS は TaxDome への自動文書インポートをサポートしていませんが、Facebook コミュニティのメンバーが、転送プロセスをスピードアップし、部分的に自動化するソリューションを開発しました。参加者の同意を得て、この解決策を紹介し、この知識を他の会社経営者と分かち合おうとしてくれたことに感謝します。

ドキュメントのインポート

FileCabinetは、ファイルをエクスポートするときに制限があります：各クライアントのフォルダ構造を保持することができません。この制限を回避するには、各クライアントのファイルを構造なしでエクスポートしてから   .exe ファイルで、自動的にフォルダを作成し、ファイル名に基づいてファイルをソートする。

注意FileCabinet からTaxDome に文書をインポートするには、各クライアントを個別に処理する必要があります。つまり、クライアントごとに以下の手順を繰り返す必要があります。

ステップ1.クライアントのすべてのファイルをエクスポートする

個々のクライアントのすべてのPDFを、以下のような一時フォルダにエクスポートします。 C:ⅬTempⅬTD Docs. 

たとえば、ジョン・ドウ（架空のクライアント）用のオリジナルのフォルダ構造が次のようなものだったとする：

ジョン・ドウ
        納税申告書
        │ ├── 2022/
        │ ├── tax_return_2022_john.pdf
       │ ├── 2021/
        │ ├── tax_return_2021_john.pdf
       契約書
        │ ├── contract_2022.pdf
       ├── レポート
        │ ├── report_2022.pdf

一時フォルダにエクスポートした後 C:ⅬTempⅬTD Docs には、フォルダー構造なしで以下のファイルが含まれる：

    ├── tax_return_2022_john.pdf
   ├── tax_return_2021_john.pdf
   ├── 契約書_2022。pdf
   ├── レポート_2022。pdf

ステップ2.my.exeスクリプトを実行する。

マイエグゼ は、以下の動作を行うスクリプトである：

• ディレクトリ (C:♪temp♪TD Docs)のファイルを含む。
• ファイル名に特定のパターンを含むファイルを検索する。
• パターンごとにフォルダを作成する。
• 対応するファイルを適切なフォルダに移動する。

1.TaxDome コミュニティメンバーが作成したmy.exe ファイルをダウンロードします。

2.走る  マイエグゼ をローカルコンピュータからダブルクリックするだけで、自動的に適切なフォルダが作成され、エクスポートされたPDFがその中に移動します。

たとえば、上記の4つのファイルを使用して、スクリプトを実行すると、コンピュータ上のフォルダ構造は次のように復元されます：

    確定申告
    │ ├── 2022/
    │ ├── tax_return_2022_john.pdf
   │ ├── 2021/
    │ ├── tax_return_2021_john.pdf
   契約書
    │ ├── contract_2022.pdf
   ├── レポート
    │ ├── report_2022.pdf

ステップ3.フォルダをクライアントのTaxDome フォルダに移動する。

1.フォルダ構造と同じ名前でクライアントアカウントを作成する。上記の例に引き続き、TaxDome に John Doe アカウントを作成します。

注意ステップ2の構造を適用したい場合は、作成中にフォルダテンプレート (項目6) を無効にしてください。  

2.ウェブポータルを使用して、スクリプトによって作成されたフォルダをクライアントフォルダにアップロードします。  

ウェブポータルのフォルダ構造はこのようになります。クライアントアップロードされた ドキュメントフォルダは 、クライアントの作成時に自動的に作成され、削除できないことに注意してください。  

一人のクライアントに対応し終わったら C:ⅬTempⅬTD Docs フォルダに保存し、次のクライアントのためにこのプロセスを繰り返します。