💸 税務準備：TaxDome 初期設定
税理士の皆様、こんにちは！税理士業界では、多くの同業者がTaxDome に同様のプロセスを導入し、業務を管理しています。私たちは、TaxDome のプロセスをどのようにセットアップするか、その秘訣をすべて公開することを使命としています。それでは、あなたの税務申告業務を新たなレベルに引き上げるために設計された、最も便利な機能と設定についてお読みください。
一般的なオンボーディングのステップを完了してから次に進み、TaxDome の基本に慣れてください。
ヒント 簡単なチェックリストをダウンロードして、進捗状況を確認しましょう。
タグを使用してアカウントをフィルタリングしたり、パイプラインを設定する
目標：顧客アカウントを特定のワークフローに入れるカスタムタグを作成する。
提供するサービスの種類に基づいてタグを作成します。例としては例えば、税務、1040、1065、1120、1099-NEC、売上税、タックスプランニングなどです。インポートしている間に、すぐにタグを適用することができます。その後、アカウントをフィルタリングしたり、パイプラインの自動化を設定したりする際に便利です。
税務準備タグは、アカウントをグループ化するために使用されます。アカウントにタグを付けると、以下のオプションが利用できます：
- 顧客リストをフィルタリングして探す：
- 手帳の記入がまだの個人顧客（「1040」タグがあり、手帳の記入が保留されている顧客など）。
- 延滞請求書のある税務申告顧客（すなわち、「税務」タグがあり、請求書が保留中の顧客）
- まだエンゲージメントレターに署名していない税務準備のクライアント（すなわち、"Tax "タグと保留中の提案があるクライアント）。
- 初回入金がまだの見込み顧客（「見込み」「納税」タグがあり、請求書が保留中の顧客）。
- 自動化プロセスの設定
- メッセージの一括送信など
カスタムフォルダ構造を使用し、変更を一括適用する
すでに顧客用のグループを持っているのですから、提供するサービスによって「ドキュメント」＞「顧客ドキュメント」のフォルダ構造がどのように異なるか考えてみてはいかがでしょうか。
デフォルトでは、TaxDome で適用されるフォルダー・テンプレートは、「Default Tax Years」テンプレートです。これは納税準備に便利です。しかし、多くの会社では、Permanent Tax Docsなどのサブフォルダを追加しています。
その年が終わり、新しい納税シーズンが始まったら、顧客全員分の前年度用フォルダを追加する必要がある。
これは、1つのフォルダだけを含む新しいテンプレートを作成するか、または既存のテンプレートを編集して、そのテンプレートにリンクされているすべてのアカウントに変更を適用することによって行うことができます。新規顧客と既存顧客の両方にこのテンプレートを使用することができるため、2番目のオプションを使用することをお勧めします。重要なことは、以前に作成したフォルダはすべて変更されないということです。
カスタムフィールドの設定
さらに多くのプロセスを自動化するために、追加の顧客データを含めることができます。それがカスタムフィールドです。
これらのフィールドには、顧客と仕事をする際に使用するカスタムデータを含めることができます：
- 企業規模
- 産業
- カスタム名
- 事業所名
- EIN
カスタムフィールドは、アカウント（会社、家族）と連絡先（個人）の両方に追加できます。
カスタムフィールドは、システム全体でショートコードとして使用できます：
- 大量メール - 件名と本文に記載
- メールテンプレート - 件名と本文
- チャットテンプレート
- ジョブテンプレート
- プロポーザル・テンプレート
このハンズオンビデオでは、Eメール送信にカスタムフィールドを使用する方法をご紹介します。
法人および個人の税務顧問先のインポート
CRM 、練習をスムーズに行うための最後のアドバイスは、クライアントをインポートする方法を学ぶことです。そのためには、顧客グループごとに別々のスプレッドシートを作成してください。
一般的に、すべての税金口座は大きく2つのグループに分けられる：
- 会社口座とは、フォーム1120やフォーム1065などを提出する必要がある法人、パートナーシップ、その他のビジネス構造を指します。これは、アカウントにリンクされている複数の連絡先（つまり、所有者、CEO、CFO、従業員など）を持つ会社アカウントタイプです：
自分でスプレッドシートを作成する場合は、複数の連絡先を同じアカウントにリンクする場合でも、1行に1つの連絡先のみを設定することをお勧めします。そうすることで、インポートがスムーズに行えます。
しかし、他の税務申告ソフトから顧客リストをエクスポートする場合、納税者とその配偶者、およびすべての個人情報が同じ行にリストされている場合があります。そのような場合は、データのコピー＆ペーストに時間を費やすのではなく、インポートウィザードを2回実行してください。ここではその方法をご紹介します：