ステージオートメーションの例（上級）：顧客向けステータスの更新

パイプラインにお任せください。パイプラインのどの段階でも、顧客向けのジョブステータスの更新を自動化します。

例えば、クライアントからドキュメントを受け取り、作業を開始すると、クライアント向けのジョブステータスは自動的に進行中に変わります。次に、ドラフトを完成させ、レビューのためにクライアントにドキュメントを送信すると、ステータスは「レビュー中」に変わります。こうすることで、クライアントはクライアントポータルにログインすれば、何が起こっているかをすぐに知ることができます。

この記事では、パイプラインステージでこの自動化をセットアップする方法を学びますが、このアプローチはカスタムジョブステータスでこの自動化をセットアップする場合にも当てはまります。

ステップ1.顧客向けのステータスを作成する

自動化を追加する前に、自動的に割り当てたいクライアント向けのジョブステータスを決定する必要があります。クライアントにすべてのステージに対応するアップデートを見せたくないかもしれません。そのため、まず、作業するパイプラインを確認し、クライアントに表示するステータスを定義します。これらは、パイプラインにあるステージとは異なる可能性があります。例えば、次のようなステップを含めることができます：例えば、「ドキュメント待ち」、「準備中 」、「レビュー中」などのステップを含めることができます。

ステータスのリストを編集するには、左のメニューバーから「テンプレート」>「ファームテンプレート」を選択し、「 クライアント向けジョブステータス」を選択します。そこにあるステータスを確認し、ステータスとその説明を編集するか、新しいステータスを作成するかを決定します。

ステップ2.パイプラインに顧客対応ステータスの更新オートメーションを追加します。

パイプラインステージにUpdate client-facing statusautomationを追加することで、ステータスがどのように変化するかを決める時が来た。それぞれについて

顧客向けのステータスを表示するか非表示にするかを決定する。
表示されている場合は、この段階で表示したい顧客向けのステータスを選択するか、新しいステータスを作成します。
この特定のパイプラインに合わせたい場合は、説明を編集してください。

各ステージで自動化を繰り返し、パイプラインを保存する。

顧客対応ステータスの更新自動化が追加されていないステージがある場合、顧客対応ステータスの設定は前のステージと同じままです。そのため、間違いを避けるために、各ステージに自動化を追加することを推奨する。

注意！ クライアント向けステータスの更新自動化については、、ステージの自動ジョブ移動がオンになっているかどうかは関係ありません。自動化は自動的にトリガーされ、完了するためにクライアントや事務所からのアクションは必要ありません。また、自動化がトリガーされたとき、どの要素もジョブにリンクされません。

ステップ3.ジョブ・カードにクライアント向けのステータスを表示する

クライアントの表示ジョブステータスがいつ変更されるかを明確に理解するために、ジョブカードに追加します。

これを行うには、パイプラインの設定にアクセスし、ジョブカードのフィールドセクションでクライアントと対面するステータスをオンに切り替えます。

注意！ステージのクライアント向けが非表示の場合、このフィールドはジョブ・カードに表示されません。

ジョブの移動または追加時に、クライアント側のステータスを表示または非表示にできます。

パイプライン設定で選択したオプションはデフォルトのものです。しかし、いつでも決めることができます：

ジョブを手動で移動する際に、クライアント向けのステータスを表示するか非表示にするかを決定します。
ジョブを手動で追加する場合、どのクライアントフェースを割り当てる必要があるか。

ジョブを移動する選択されたステージ内に「クライアント向けジョブステータスの更新 」オートメーションが作成されている場合、ポップアップで表示されます。オートメーションで設定された顧客対応ステータスを表示するか非表示にするかを選択できます。

また、カンバンビューから割り当てられたステータスを確認したり、その場でジョブカードを編集してステータスの表示・非表示を切り替えることができます。

ジョブテンプレートを使用して顧客対応ステータスを自動的に割り当てる場合、テンプレート設定が適用され、その後、自動化を適用するかどうか尋ねられることに注意してください。

顧客にとっての見え方

ジョブがステージに入ると、クライアント向けのステータスはそれに応じて更新されます。あなたのクライアントは、クライアントポータルのホームページとモバイルアプリの進行中の仕事の セクションで、その仕事とその説明を見ることができます。

クライアントがそれをどのように見ているかを正確に知りたい場合は、クライアントのアカウントに読み取り専用でログインしてください。