提案書の署名者と署名権限の管理

プロポーズにおける署名者の説明
署名権限
- When to disable signatory authority
署名の必要性
署名者の管理
保留中または一部署名済みのプロポーザルを含む顧客アカウントの表示

アカウントによっては、複数の連絡先がリンクされている場合があります。提案書や定期的な請求書について議論する場合、どのアカウントユーザーが署名する必要があるかを理解し、設定する必要があるため、このことを念頭に置くことは非常に重要です。ここでは、提案書が署名されたかどうかを確認するためのガイドとともに、これについて詳しく説明します。

プロポーズにおける署名者の説明

If you have only one contact in the account, then the signing logic is simple—you send a proposal, the client signs, and that’s it. However, what if you have multiple contacts in the account? Do they all need to sign it, or is one signature enough? How can I manage it? It depends on your needs:

You’re sending a proposal to a business client, and both the financial director and executive need to sign.
You’re sending a proposal to an individual client (married couple), and either of the spouses can sign
You’re sending a proposal to a client with dependents linked as contacts; only the main contact can sign.

すべてのケースはTaxDome 上で以下の機能を使って簡単に処理できる：

署名権：個々の連絡先の署名権。署名できないはずの連絡先（扶養家族など）があることがわかっている場合は、あらかじめ無効にしておきましょう。
Signature requirement setting: When preparing a template or sending a proposal, you can decide if you need signatures from all contacts or only one.
署名者の管理プロポーザルが送信済みでも、不要な署名者をチェックして削除することができます。

署名権限

By default, all contacts with login access have signatory authority enabled. You can configure signatory authority separately for each contact in the Info tab by checking or unchecking the Signatory box.

有効にすると、連絡先は以下のことができる：

Sign proposals and enter payment details for the invoices inside them.
Sign recurring invoices and enter payment details for them.

しかし、両者の機能には違いがある：

提案書については、署名権限を有効にしたすべてのユーザーが署名しなければならないか、または提案書が署名されたとみなされるにはそのうちの一人のみが署名しなければならないかを設定します。複数のユーザーが署名し、提案書に請求書が含まれている場合、すべてのユーザーは署名前に支払詳細を入力できます。ただし、支払明細の入力は最後に署名するユーザーのみ必要で、他の署名者は省略できます。
継続請求書の場合、署名権限を有効にした少なくとも1人のユーザーが支払詳細を入力し、署名する必要があります。一人のユーザーが署名した後、反復請求書はアクティブになり、アカウントの他の連絡先からの他のアクションは必要ありません。

When to disable signatory authority

You may want to disable signatory authority for certain contacts in these situations:

家族アカウントの連絡先の1つは配偶者または扶養家族です。これらの連絡先の署名権限を無効にすると、提案書または定期請求書がメインの連絡先にのみ送信されるようになります。
ビジネスアカウントにさまざまな会社のメンバーが追加されています。意思決定者でないメンバーの署名権限を無効にすることで、誤って請求書に署名してしまうことを防ぐことができます。

備考

もし signatory authority is disabled for all the contacts linked to an account, there won’t be anyone to send a proposal/recurring invoice to—so if you try to do this, you’ll receive an error message and an 通知センター notification with a list of accounts unable to sign. Such contacts will not receive any notifications.

署名の必要性

By default, proposals require signatures from all contacts with signatory authority. However, when you create a proposal or its template, you can select One signatory must sign in the Signature requirement dropdown. Then, after any signatory signs the proposal, its status changes to Signed. If the proposal impacts a job automove, the proposal is considered signed as well.

署名者の管理

すでにプロポーザルを送信済みで、署名者の1人または複数を削除したい場合は、それを行うことができます：

サイドバーメニューからサイドバーメニューから「Billing（請求） > Proposals & ELs（プロポーザルおよびEL）」を選択します。
更新したいプロポーザルの横にある3つの点をクリックし、以下を選択します。 署名者を管理する。
1人または複数の署名者を削除しをクリックします。少なくとも1人の連絡先がリストに残っている必要があります。

You can also update the signature requirement for multiple sent proposals at once:

In Proposals & ELs, select the proposals by checking the boxes next to them (or select all by clicking the checkbox at the top).
Select Require only one signature from the top menu.
Click Update.

Documents with at least one signature will be marked as signed immediately, while unsigned documents will be marked as signed once they receive one signature.