プロポーザル（基本）：署名者と署名権限の管理

アカウントによっては、複数の連絡先がリンクされている場合があります。提案書や定期的な請求書について議論する場合、どのアカウントユーザーが署名する必要があるかを理解し、設定する必要があるため、このことを念頭に置くことは非常に重要です。ここでは、提案書が署名されたかどうかを確認するためのガイドとともに、これについて詳しく説明します。

プロポーズにおける署名者の説明

アカウントにコンタクトが1人しかいない場合、署名のロジックは単純です。プロポーザルを送信し、クライアントが署名すれば完了です。しかし、アカウントに複数の担当者がいる場合はどうでしょうか？全員が署名する必要があるのでしょうか、それとも1人の署名で十分なのでしょうか？どのように管理すればいいのでしょうか？

それはあなたのニーズ次第です：

取引先に提案書を送ることになり、財務責任者と重役の両方が署名する必要がある。
個人顧客（夫婦）に提案書を送り、夫婦のどちらかが署名することができる
扶養家族が連絡先としてリンクされているクライアントに提案書を送信する場合、署名できるのはメインの連絡先のみです。

すべてのケースはTaxDome 上で以下の機能を使って簡単に処理できる：

署名権：個々の連絡先の署名権。署名できないはずの連絡先（扶養家族など）があることがわかっている場合は、あらかじめ無効にしておきましょう。
署名の必要性の設定：テンプレートを作成したり、提案書を送信したりする際に、すべての連絡先からの署名が必要か、一人だけの署名が必要かを決めることができます。
署名者の管理プロポーザルが送信済みでも、不要な署名者をチェックして削除することができます。

署名権限

アカウントプロファイルの[情報] タブにある[署名権限] 設定は、連絡先ごとに個別に設定されます。この設定は顧客の「アクセス権」の一種とお考えください。

以下に、連絡先のメールアドレスの下にSignatory authorityと 書かれていることに注目してください。

有効にすると、連絡先は以下のことができる：

提案書に署名し、その中の請求書の支払詳細を入力する。
定期的な請求書に署名し、支払詳細を入力します。

しかし、両者の機能には違いがある：

提案書については、署名権限を有効にしたすべてのユーザーが署名しなければならないか、または提案書が署名されたとみなされるにはそのうちの一人のみが署名しなければならないかを設定します。複数のユーザーが署名し、提案書に請求書が含まれている場合、すべてのユーザーは署名前に支払詳細を入力できます。ただし、支払明細の入力は最後に署名するユーザーのみ必要で、他の署名者は省略できます。
継続的な請求書の場合、署名権限を 有効にした少なくとも1人のユーザーが支払詳細を入力し、署名する必要があります。一人のユーザーが署名した後、反復請求書はアクティブになり、アカウントの他の連絡先からの他のアクションは必要ありません。

署名者権限の 設定について、以下の点に注意：

❌ アカウントにリンクされているすべての連絡先で署名権限が無効になっている場合、提案書/定期請求書を送信する相手がいないことになります。 Inbox+というエラーメッセージが表示されます。そのような連絡先には通知は届きません。

署名権限を無効にする

デフォルトでは、ログインアクセス権を持つすべての連絡先で、署名者権限の 設定が有効になっています。クライアントプロフィールの「情報」タブに移動し、コンタクト名の右側にある3つの点をクリックすると、この設定を無効にすることができます。

このような場合、ユーザーの署名権限を無効にすることができます：

家族アカウントの連絡先の1つは配偶者または扶養家族です。これらの連絡先の署名権限を無効にすると、提案書または定期請求書がメインの連絡先にのみ送信されるようになります。
ビジネスアカウントにさまざまな会社のメンバーが追加されています。意思決定者でないメンバーの署名権限を無効にすることで、誤って請求書に署名してしまうことを防ぐことができます。

署名の必要性

デフォルトでは、署名権限を持つすべてのアカウント担当者が提案書に署名する必要があります。ただし、提案書またはそのテンプレートを作成する際に、「署名要件 」ドロップダウンで「署名する必要のある署名者は1名 」を選択できます。署名者が提案書に署名すると、ステータスが「署名済み」に変わります。その提案が職務の自動移動に影響する場合、その提案も署名されたとみなされます。

署名者の管理

すでにプロポーザルを送信済みで、署名者の1人または複数を削除したい場合は、それを行うことができます：

1.サイドバーメニューから「Billing（請求）」 > 「Proposals & ELs（プロポーザルおよびEL）」を選択します。

2.更新したいプロポーザルの横にある3つの点をクリックし、[署名者の管理]を選択します。

3.1人または複数の署名者を削除し、[Apply]をクリックします。少なくとも1つの連絡先はリストに残す必要があります。

保留中または一部署名済みのプロポーザルを含む顧客アカウントの表示

どのプロポーザルが部分的に署名されているかは、左のメニューバーから「請求」>「 プロポーザルおよびEL」、またはクライアントアカウントのプロフィールの「プロポーザルおよびEL」タブで確認できます。署名済み] 列の最初の数字は、提案書に署名したアカウントにリンクされている連絡先の数を示し、2番目は必要な署名者の総数を示します。

また、クライアントアカウントリストをフィルタリングして、プロポーザルに一部署名したクライアントを確認することも可能です：

1.左のメニューバーから「クライアント」>「アカウント」と進み、「+ フィルター 」ドロップダウンをクリックします。

2.提案書とEL 」から「Partially Signed」を選択します。