電子メール(基本): 一括送信

締め切りが迫っている、更新があるなど、多くのクライアントに同じメールを送りたい場合があります。このような場合は、一括メールを利用することができます。この記事では、その方法と、各メンバーが1日に送信できるメールの最大数をカスタマイズする方法をご紹介します。

電子メールの制限

デフォルトでは、各メンバーが1日に送信できるメールの数は400通に制限されています(この数は全メンバーに共通です)。 

限度額を超えた場合は、いずれかのオプションを選択するよう提示されます:

この通知を無視すると、バルクメールは数日の間にランダムに送信されます。

ただし、アドレスをブロックされることなく、より多くのメールを送信できる場合(メールサービスプロバイダに有料で加入している場合など)は、設定から TaxDome バルクメールの上限を調整することができます。 

Eメール制限の設定

事務所オーナーおよび事務所管理者は、Eメールの上限を変更することができます。それには

  1. 左のメニューバーから「設定」>「ファーム設定 」を選択します。
  2. 送信制限]セクションで、1~10,000の間の数値を入力し、[保存]をクリックします。
    この数値は、メールサービスプロバイダの制限より100メール少なく設定することをお勧めします。制限を超えると、メールは最大24時間ブロックされます。以下に、一般的なメールサービスプロバイダの制限をいくつか示します。

電子メール・サービス・プロバイダの制限

設定する制限についてより詳しい情報を得るために、最も人気のあるメールサービスプロバイダの基本的な1日あたりのメール制限をご覧ください:


電子メール・サービス・プロバイダ 限界
Gmail 1日500通/1通で500人の受信者
展望 1日5000人/1通で500人
プロトンメール 1時間あたり50通/1日あたり150通
ゾーホー 250通/日
iCloudメール 1日1000通/1通で500人の受信者

ご注意ください:

  • Eメールサービスプロバイダによっては、Eメールの上限が高い有料プランがある場合があります。
  • AOLやヤフーのような一部の電子メール・サービス・プロバイダーは、スパム対策ポリシーを実施するため、特定の番号を開示していない。

メールの一括送信

メールを一括送信する

  1. 左のメニューバーから「クライアント」>「アカウント」と進みます。
  2. 必要なアカウントの横にあるチェックボックスを選択し、[Send Email]をクリックします。 
  3. 必要に応じて、メーリングリストから除外したい特定の連絡先の選択を解除します。
  4. Eメールを作成するか、テンプレートを選択します。新規メール作成ウィンドウの詳細については、以下のセクションを参照してください。
  5. これだけです!送信をクリックしてください。

すべてのメールは個別に送信されます。宛先や CC欄に他の受信者が表示されることはありません。

ベストプラクティスとは

  • テンプレートを使いましょう。すべてをゼロから作るのはやめましょう。後で同じようなメールを送る必要があっても、すでにすべての準備が整っているはずです。
  • テンプレートを使うにしても、新規メールウィンドウでメールを書くにしても、ショートコードを使いましょう。ショートコードを使うことで、数多くのメールをパーソナライズすることができ、クライアントの利便性を向上させることができます。

新しいEメールの詳細

以下は、新規メールウィンドウにあるフィールドです:

1.テンプレートをクリックし、ドロップダウンからメールテンプレートのいずれかを選択します。Eメールテンプレートは、クライアントに頻繁に送信するメッセージに便利です。

2. 連絡先/アカウントのショートコード:メール受信者の名前や日付などの動的データをメッセージに追加するには、連絡先またはアカウントのショートコードモードを選択します。ショートコードの詳細については、こちらをご覧ください。

3.差出人送信元フィールドでチームメンバーの名前を選択すると、他のチームメンバーに代わってメールを送信できます。そのチームメンバーは、TaxDome のアカウント設定で、「Allow others to send from my email」をオンにしている必要があります。 

4.宛先選択したモードに応じて、アカウントまたは個別の連絡先を受信者として選択できます。アカウントに一括メールを送信し、特定の連絡先をメーリングリストから除外したい場合は、上記の連絡先ショートコードを選択し、宛先フィールドで除外したい連絡先の選択を解除します。

5.件名:テンプレートを使用する際に自動的に入力されます。元のテンプレートに影響を与えることなく微調整できます。

6.ショートコードを追加:メッセージを個性化するために動的なデータを含めます。選択したモードに応じて、カスタムフィールドに基づくものを含め、さまざまなショートコードタイプを使用できます。ショートコードは件名にも本文にも追加できます。ショートコードの詳細については、こちらをご覧ください。

7.メッセージ:テンプレートを使用する際に自動的に入力されます。元のテンプレートに影響を与えることなく微調整できます。

8.ファイルを添付する:この機能の詳細については、こちらをご覧ください。

9.メールをスケジュールする:Eメールをいつ配信するかをスケジュールする。詳しくはこちらをご覧ください。

10.プレビューを送信クリックすると、送信する前にメッセージがどのように表示されるか確認できます。

11.全員に送信選択したすべてのアカウント/連絡先にメールを送信します。

推薦の言葉

標準的な電子メールの受信トレイは、大量の電子メール送信用に設計されていません。私たちは、ビジネスで多くのメールを送信する必要があることを理解しており、このニーズに応える技術的なソリューションを提供しています。

しかし、大量の電子メールは、電子メール・プロバイダーによってブロックされる可能性がある。

バルクメールの主な考慮事項

  • 大量の電子メールを送信する場合、1日あたりの制限だけでなく、1分あたりの制限も遵守することが重要です。これらの制限は、プロバイダーによって異なることが多く、開示されていない場合もあります。
  • 安全な速度は1分あたり15通程度ですが、1日の上限やサーバーの負荷によってはそれ以下になることもあります。
  • 1分間に10~15通のペースで送信すると、処理に数時間かかる場合があります。バルクメールキャンペーンに必要な総時間を見積もるには、このレートを使用してください。
  • プロバイダーにブロックされないよう、メール配信を最適化するための対策を講じています。プロバイダーがお客様のアカウントをブロックした場合、24時間以上メール送信の権限を失い、信頼できない送信者としてフラグが立てられる危険性があります。

配信を保証し、プロバイダーの制限を避けるために、MailChimpのような専用のバルクメールサービスを使用することをお勧めします。これらのサービスは、大量のメールキャンペーンを効率的かつ安全に処理するために特別に設計されています。

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