パイプライン、ステージ、ジョブ、タスクについて

ワークフロー、解説
パイプライン
ステージと自動化
ジョブ
タスク

TaxDomeのワークフローは、定型プロセスを自動化することで、より効率的な業務を実現します。パイプライン、ステージ、ジョブ、タスクで構成されており、それぞれがどのようにつながり、連携して機能するのかを学べます。

ワークフロー、解説

TaxDomeのワークフローは、時間を節約し、業務効率を向上させます。繰り返し可能なプロセスを設定し、単純作業や顧客とのコミュニケーションを自動化することで、より短い時間で多くの成果を上げることができます。各ビジネスプロセスに合わせて、ワークフローにはパイプライン、ジョブ、タスクという3つの強力な機能が用意されています。

パイプラインと ジョブ とタスクの違いは？ワークフロー全体構造を解説しながら、その違いを詳しく説明します。

パイプライン

パイプラインは、ワークフロー階層の最上位に位置します。たとえば1040申告書を最初から最後まで作成する際の、一連の手順やステージで構成された、確立された業務プロセスです。パイプラインの主な役割は、異なる顧客に対する類似のジョブの進捗を簡単に把握しつつ、それらがスムーズに完了へと進むようにすることです。

パイプラインは、かんばんボードのような見た目になるよう設計されています。カードとして表示されたジョブが、ボード上でステージからステージへと移動します。さらに、自動化を設定すれば、パイプラインが多くの作業を自動で進めてくれます。

パイプライン内で行われること：

ステージは、全体の業務プロセスにおける各手順です。あるステージに含まれるすべての作業が完了すると、ジョブは次のステージへ移動します。
ジョブ（税務申告や1月分の給与計算など、顧客が支払う個別のプロジェクト）は、その内容に合わせて設計されたパイプラインに追加されます。各顧客アカウントに紐づくジョブは、最初のステージから最後のステージ、または完了まで、パイプライン内を順に進んでいきます。
パイプラインを自動化する仕組みである自動化は、手動操作なしで処理を実行します。トリガーされると、たとえばチームメンバー向けにタスクを作成したり、顧客にフォームや提案書を送信したりします。

ステージと自動化

パイプラインは、ジョブを完了へ進めるために必要なさまざまな手順を表すステージで構成されています。たとえば、申告書作成パイプラインには、書類の確認、業務契約書の作成、申告書の作成、レビューといったステージを含めることができます。これらのステージは、業務フローに合わせてカスタマイズできます。

ステージには、フォームの送信、メッセージの送信、請求書の送付などの定型作業を簡素化する自動化を含めることができます。ジョブが新しいステージに入るたびに自動アクションが実行されるよう、パイプラインを設定できます。たとえば、チームメンバー向けにタスクが作成されたり、顧客にメールが送信されたりします。

ジョブ

各ジョブは、顧客が支払う個別のサービスを指します。ジョブは、そのサービス内容に合わせて設計されたパイプラインに入ります。また、特定の顧客におけるパイプラインを1回通過する流れとして捉えることもできます。たとえば、2022年分のすべての顧客の申告書は、申告書作成のパイプラインに入ります。

クライアントから仕事を受注するたびに、適切なパイプラインの最初のステージに追加することができます。その後、手動または自動化によって、ジョブをパイプライン内の各ステージへ移動させます。パイプラインへのジョブ追加の詳細はこちらをご覧ください。

追加要件がある場合や書類が不足している場合など、何らかの滞りが発生した際は、ジョブのステータスをカスタムステータスに変更できます。これにより、自動化をトリガーしたり、ジョブを別のステージに移動させることなく、ステータスを視覚的に示したりできます。ジョブステータスの詳細はこちらをご覧ください。

ジョブには、フォーム、タスク、メッセージ、請求書などの関連要素を紐づけることができます。これにより、各ジョブには、完了に必要なものが常にすべて揃います。

ジョブはいつでも、または最終ステージに到達したタイミングで、別のパイプラインに移動できます。たとえば、記帳のリードが顧客になった場合、そのジョブをリード用パイプラインから記帳用パイプラインへ移動することもできます。

タスク

タスクは、あなたやチームメンバーが行うToDo項目です。1つのジョブに対して、いくつでもタスクを追加できます。たとえば、個人や法人の確定申告のジョブがあり、青色申告書、所得税申告書、添付書類など複数の書類を作成する必要があるとします。それぞれの書類ごとに個別のタスクを作成し、別々のチームメンバーに割り当て、同じジョブに紐づけることができます。このようにすることで、1つのジョブの一部として、すべての書類を同時に作成・管理できます。

タスクは、関連するパイプラインやジョブの情報がすべて確認できるタスク一覧からアクセスできます。タスクの作成やジョブでのタスクの活用について詳しくはこちらをご覧ください。