ワークフロー（基礎編）：パイプライン、ステージ、ジョブ、タスクとは？
TaxDome ワークフローは効率を高め、ルーチンを排除します。ワークフローはパイプライン、ステージ、ジョブ、タスクで構成されます。
ワークフローの説明
TaxDome ワークフローは時間を節約し、業務効率を高めます。反復可能なプロセスを設定し、雑務を自動化し、顧客とのコミュニケーションを自動化することで、より少ない時間でより多くのことを達成することができます。ワークフローには、パイプライン、ジョブ、タスクの3つの強力な機能があります。
パイプライン、ジョブ、タスクの違いとは？TaxDome ワークフローシステムの全体的な構造をご紹介します。
パイプライン
パイプラインはワークフロー階層の最上位に位置する。パイプラインは、例えば1040フォームを最初から最後まで作成するための一連の作業手順です。パイプラインの全体的な機能は、異なるクライアントの類似したジョブの進捗を簡単に追跡し、完了に向けてスムーズに流れるようにすることです。
パイプラインはカンバン盤のようにデザインされている。カードに表示されたジョブは、ボード上のステージからステージへと移動します。一度自動化されると、パイプラインはあなたに代わって多くの仕事をこなします！
パイプラインの内部で何が起きているのか：
- ステージとは、全体的な作業手順における段階である。ステージに関わるすべての作業が完了すると、ジョブは次のステージに移る。
- ジョブとは、クライアントがあなたに支払う個々のプロジェクト（確定申告や1月の給与計算など ）のことで、 、そのために特別に設計されたパイプラインに導入されます。クライアントアカウントに関連する各ジョブは、最初の段階から最後の段階、つまり完了までパイプラインを通過します。
- パイプラインを自動化する仕組みであるオートメーションは、物事を独立した形で実現する。一度トリガーされると、例えば、チームメンバーのタスクを作成したり、オーガナイザーや提案書をクライアントに送信したりする。
ステージとオートメーション
パイプラインはステージで構成され、ジョブを完了させるために必要なさまざまなステップを表します。例えば、1040納税申告書パイプラインには、文書のレビュー、エンゲージメントレターの準備、申告書の準備、レビューなどのステージが含まれます。これらのステージは、特定のワークフロープロセスに合わせてカスタマイズすることができます。
ステージには、オーガナイザー、メッセージ、請求書の送信など、ルーチンタスクを簡素化する自動化が含まれています。パイプラインを設定することで、ジョブが新しいステージに入るたびに自動アクションがトリガーされます。例えば、チームメンバーのタスクが作成されたり、クライアントにメールが送信されたりします。
求人情報
それぞれの仕事は、クライアントが支払う個別のサービスです。ジョブは、それが必要とするサービスのために特別に設計されたパイプラインに入る。また、パイプラインを通過する1回の旅は、特定のクライアントのためのものであるとも言えます。例えば、2022年のクライアントの1040申告はすべて1040申告 パイプラインに入ります。
クライアントから仕事を受け取るたびに、適切なパイプラインの最初のステージに追加します。その後、手動または自動化によって、パイプラインのステージを通過してジョブを移動します。パイプラインにジョブを追加する方法については、こちらをご覧ください。
追加要件や不足書類などのブロッカーがある場合、ジョブステータスをカスタムステータスに変更することができます。これは自動化をトリガーしたり、別のステージに移動することなくジョブステータスを視覚的に示すことができます。ジョブステータスについてはこちらをご覧ください。
ジョブには、組織、タスク、メッセージ、請求書など、リンクされた要素を含めることができます。こうすることで、各ジョブにはそれを完了するために必要なものがすべて含まれていることになります。
ジョブはいつでも別のパイプラインに移動させることができます。例えば、ブックキーピングのリードがクライアントになった時、そのジョブをリードパイプラインからブックキーピングパイプラインに移動させることができます。
タスク
タスクとは、あなたとチームメンバーが実行するToDo項目です。仕事にはいくつでもタスクを追加することができます。例えば、1040フォーム、1120フォーム、8879フォームを作成する税務申告業務があるとします。それぞれのフォームについて、個別のタスクを作成し、異なるチームメンバーに委任し、ジョブにリンクさせることができます。こうして、すべてのフォームが1つのジョブの一部として同時に準備されます。
タスクは、関連するパイプラインとジョブに関するすべての情報が表示されるタスク リストからアクセスできます。タスクの作成と ジョブでのタスクの使用についてはこちらをご覧ください。
