Send organizers manually or automatically

私たちの Organizers（オーガナイザー）ツールでは、カスタムデザインのアンケートやフォームを作成し、クライアントから必要な基本情報をすべて得ることができます。さらに、クライアントは質問に答えるために文書を直接アップロードすることができます。

Our mobile-friendly organizers can contain conditions (logic jumps) , and they autosave. They not only provide you with a powerful tool to automate your info gathering, but they also give clients a great user experience.

主催者を送る

Organizers can be sent to clients by a firm owner, admin or any team member with access rights to manage organizers .

クライアントに手帳を送るには、まずテンプレートを作成する必要があります。Marketplace 手帳のテンプレートを見つけることができます。

オーガナイザーのテンプレートができたら

• 一人のクライアントにオーガナイザーを送る

• 一度に複数のクライアントにオーガナイザーを送信

• オートメーションを使ってオーガナイザーを送る

• 顧客自身に手帳を作らせる

一人のクライアントにオーガナイザーを送る

クライアントにオーガナイザーを送信するには、以下の手順に従ってください：

1. どちらかの方法でオーガナイザーを作成する：

• 左上の「新規」をクリックし、「オーガナイザー」を選択します。

• サイドバーメニューから「オーガナイザー」を開き、「新規オーガナイザー」をクリックします。

• クライアントアカウントを開き、「オーガナイザー」タブに切り替え、「新規オーガナイザー」をクリックします。現在のアカウントが自動的に入力されます。

2. をクリックします。 アンケートをプレビューし、[作成して送信]をクリックして選択したクライアントにオーガナイザーを送信します。

これで完了です！顧客は自動的に、記入するためのオーガナイザーが送信されたことを通知するメールを受け取ります。

他にもいくつか選択肢がある：

• Organizer name: By default, the organizer’s name is the same as the template’s. You can change it and click Add shortcode to individualize the organizer. Apply shortcodes to include dynamic data, such as the client’s name or the year. For more about shortcodes, go here . 

• Reminders: Ensure your client gets an email notification when you send them an organizer. For details, see below .

• Link to Jobs: Link organizers to existing jobs to make them immediately available in your workflow. Click the Link to Jobs on the right, and select the jobs. Once linked, you’ll see the job title and the pipeline it belongs to in the Jobs section. (For more details on linking organizers to jobs, go here .)

一度に複数のクライアントにオーガナイザーを送信

多くのクライアントに同じオーガナイザーを送信するには、左サイドバーメニューから 左のサイドバーメニューから「クライアント」を選択し、オーガナイザーを送信したいクライアントの横にあるチェックボックスを選択し、「オーガナイザーを送信」をクリックします。

You can send organizers to clients whose accounts are either active or offline . For instance, you may want to send an organizer to an offline client before you send them an invitation to use their TaxDome portal.

Here, you have the same options as above .

オートメーションを使ってオーガナイザーを送る

For details, go here or watch a video below for a quick look.

「保留中のフォーム」へのリマインダー

クライアントにオーガナイザーを送信するたびに、クライアントに通知されます。アカウントに 通知]がオンになっているアカウントにリンクされているすべてのユーザーにEメール通知が送信されます。通知がオンになっているかどうかは、アカウントリストの「通知」列をチェックしてください。   

受信者がアクションアイテムの実行に時間がかかりすぎたり、実行し忘れたりした場合は、次のいずれかを行うことができます：

• Manually resend a notification about the pending organizer.

• Set up automatic reminders .

手動リマインダー

保留中のオーガナイザーに関する通知を再送信するには、リスト内のアイテムの右側にある3つの点をクリックし、「再送信」を選択します。 を選択します。

その後に起きることは以下の通り：

• 追加のEメールメッセージがクライアントに送信される。
• A notification is moved to the top of the client’s to-do list .

自動リマインダー

オーガナイザーを送信すると、クライアントにEメール通知が届きます。

トグルオン 必要であれば、どの時点でもリマインダーをオンにします。こうすることで、ある期限までに完成した手帳を返送しなかった場合、クライアントにメールが送信されます。リマインダーをオンにしたら、クライアントにどのようにリマインダーを送るかを選択します：

• 次のリマインダーまでの日数：デフォルトでは、リマインダーはオーガナイザーが送信されてから3日後に送信されますが、変更することもできます。

• リマインダーの数：デフォルトでは、クライアントはリマインダーメールを1通だけ受け取りますが、変更することもできます。

リマインダー リマインダーオプションは、保留中のオーガナイザーを開くことで、いつでもオンまたはオフにすることができます。変更が完了したら「保存」をクリックします。

リマインダーはいつ止まるか：

• クライアントはオーガナイザーを提出していないが、リマインダーはすべて送信している。
• フォームが事務所により封印された。
• 主催者が提出する。

クライアントビュー

If notifications for the client are on, they are informed that they have received an organizer. Your clients can see and open organizers in different ways:

• クライアントポータルまたはモバイルアプリから アクション待ちセクションの通知をクリックするか、主催者ページのリンクをクリックします。 

• 通知メールからメールに記載されているComplete organizerをクリックします。

そして、顧客はあなたのオーガナイザーと対話する。外出先で記入を始め、後で終了することもできます。すべての回答は自動的に保存されます。

When they submit a response, the organizer status changes from Pending/In progress to Completed, and you receive a notification .

To see the sent organizer from the client’s perspective, access the read-only view .