Document upload in organizers

この記事では、オーガナイザーでの文書アップロードの仕組みについて学びます。オーガナイザーのテンプレートでドキュメントのアップロード用のデフォルトフォルダを設定する方法を学び、クライアントのアップロードプロセスを簡素化し、プロファイルでドキュメントを見つけやすくしましょう。 

アップロード場所を選択

オーガナイザーにドキュメントをアップロードする際、クライアントはフォルダの選択を求められます。クライアントが選択できる既存のフォルダは、以下のとおりです。 クライアントは、閲覧および編集のアクセスレベルを持つ既存のフォルダを選択できます。しかし、オーガナイザーのテンプレートでアップロードするフォルダを選択することで、このステップをスキップさせることができます。こうすることで、クライアントのフローが簡素化されるだけでなく、あなたのチームがクライアントのプロフィールからドキュメントをすぐに見つけられるようになります。

フォルダは各オーガナイザーテンプレートごとに個別に設定されます。これがその方法です：

1. Open the desired organizer template from Templates > Firm templates. Click Settings at the top right.

2. Toggle on Customize destination folder for document uploads and enter a name in the Folder name field—you can include account and date shortcodes . Click Save to apply. See how these features help automate document organization .

フォルダ名はテンプレート編集ページに表示されます。をクリックします。 編集]をクリックして変更するか、[リセット]をクリックしてデフォルト設定をリセットします。

これで、クライアントがオーガナイザーにドキュメントをアップロードする際、フォルダを選択するプロンプトは表示されません。

チップ

TaxDome AI機能を有効にすると、クライアントがポータルやモバイルアプリ経由でアップロードした文書が自動的にリネームされ、タグ付けされるため、一貫性が確保され、処理がスピードアップする。

クライアントが文書を追加するとすぐにフォルダが作成され、文書がアップロードされます。

オーガナイザーがまだ提出されていない状態で、フォルダを別の場所に移動すると、そのオーガナイザーのアップロード設定はクリアされます。その結果、そのオーガナイザー内に他のドキュメント要求がある場合、クライアントはその場所を選択する必要があります。

アップロード通知の設定

デフォルトでは、オーガナイザーが完了して送信されると、文書のアップロードに関する通知を受け取ります。しかし、オーガナイザーが完了したかどうかに関わらず、新しいドキュメントがアップロードされるたびに通知を受け取りたい場合もあるでしょう。

各ドキュメントのアップロードに関する通知を受け取るには、次のようにしてください：

1. オーガナイザー・テンプレートを開き 右上の「設定」をクリックし 文書のアップロードを通知する。

備考

これは新規のオーガナイザーにのみ適用される。

2. アカウント名をクリックし アカウント設定ページに進みます。通知設定セクションで、以下の通知をオンにします。 主催者とアップロード

All documents uploaded to the organizer are displayed in its Documents tab and are also available to your client. If you selected a default upload folder for an organizer template, you will also be able to quickly find them there.

シェア

コピーされたリンク