チャット概要

チャットを使えば、サードパーティのアプリケーションを使うことなく、TaxDome 、顧客と安全にコミュニケーションをとることができます。ここでは、この機能に慣れるために必要なすべての詳細を説明します。

ウェビナー電子メール、チャット、ファームからのお知らせ、クライアント・タスク、Streamlineクライアント・コミュニケーションの自動化など、TaxDome の一連のツールを使ってクライアントとのコミュニケーションを最大限に効率化するウェビナーをご覧ください。

チャットの説明

チャットは、電子メールやSMSと並んで、TaxDome に組み込まれているコミュニケーション手段の一つです。この機能は、デスクトップ・ポータルおよびTaxDome モバイル・アプリでご利用いただけます。チャットを使用すると、次のことができます：

• 質問し、仕事の詳細を話し合う 
• 不足ドキュメントのリクエストチャットスレッドにアップロードされたドキュメントは、自動的にクライアントのプロファイルに配置され、Docs経由でアクセスすることができます。
• 不足している情報や書類を至急受け取るよう、クライアントに依頼を出す 
• クライアントのタスクを追加します。タスクはチェックボックス付きのToDoリストとして表示されます。
• 予約

あなたが作成するすべてのチャットは、チャットスレッド（または単にチャット）と呼ばれています。チャットスレッドは、個々のクライアントのために作成することも、複数のクライアントと同時に作成することも（一括操作）、自動的に 作成することもできます。チャットはゼロから作成することも、テンプレートを使用して作成することもできます。 

作成されたチャットにアクセスするには、クライアントプロフィールのコミュニケーションタブに移動します。

チャットは安全です。つまり、そのチャットは以下の人しか見ることができません：

• チャットスレッドを作成したクライアント 
• 事務所オーナー
• 管理者 
• クライアントのアカウントにアクセスできるチームメンバー、またはすべてのアカウントにアクセスできるメンバー
• チャットで言及したチームメンバー

チャット通知

メッセージを送信すると、クライアントは通知を受け取ります。未読のメッセージは「アクション待ち」セクションに表示されます。ファーム側からは、すべてのチャットが「チャット＆タスク 」セクションで利用できます（モバイルアプリでは「チャット」）。   

チャットスレッド作成者には、Inbox+、Eメール、またはその両方で通知が届きます：

• クライアントがチャットスレッドに新しいメッセージを送信する
• アカウントにアクセスできるクライアントまたはチームメンバーが、チャットスレッドで返信する。
• クライアントはすべてのタスクを完了する
• クライアントが書類をアップロード

チャットの管理

チャットのスレッドは無制限に作成できます。しかし、混乱を避けるために、1つのチャット内ですべての詳細を明確にし、問題が解決したときにアーカイブすることをお勧めします。いつでも再開することができます。 

デフォルトでは、クライアントはチームメンバーのように新しいチャットスレッドを開始することができます。これはまた、多くのチャットスレッドにつながる可能性があります。秩序を保つために、ファーム設定でクライアントへのチャット作成機能を無効にすることができます。これにより、クライアントはあなたが作成したチャットにのみ返信することができます。 

チャットでプロセスを自動化

TaxDome 企業はテキストコミュニケーションを自動化するためにチャットメッセージを広く使用している： 

• 今後必要なアクション（フォーム8879やインボイスの電子署名など）についてクライアントに警告する。
• 指示を与える（例：手帳の記入方法を説明する）
• 不足している書類の提出を求める（例：会社の経営状態や納税準備の確認に必要な書類など）
• 仕事の現状を報告する（例：クライアントに復帰の審査について伝える） 

メッセージはパイプラインの自動化を介してクライアントに送信することができますので、異なるケースのためのチャットテンプレートを一度マスターする必要があります。その後、パイプラインに追加されたすべての新しいクライアントは、自動的に適切なメッセージを受信します。