チャット（基本）：表示、印刷、アーカイブ、削除
TaxDome には、クライアントからのメッセージを管理・追跡するためのツールがたくさんあります。すべての返信を一度に見ることも、一人のクライアントからの返信だけを見ることもできます。また、チャットをアーカイブしたり、再度開いたり削除したり、クライアントがいつメッセージを受け取ったかなどを確認することもできます。
ここでカバーしている：
- 顧客からのメッセージへの対応
- 顧客アカウントのすべてのチャットを見る
- チャットスレッドと求人情報のリンク
- メッセージの編集
- メッセージの削除
- どのメッセージが受信され、読まれたかを見る
- 印刷チャット
- チャットスレッドのアーカイブと再開
- チャットスレッドの削除
顧客からのメッセージへの対応
チームメンバーは、担当クライアントが新しいチャットスレッドを作成したり、タスクに変更を加えたりすると、メールと通知を受け取ります。 Inbox+担当クライアントが新しいチャットスレッドを作成したり、チャットに返信したり、タスクに変更を加えたりすると、チームメンバーはメールと通知を受け取ります。
誰かがスレッドに返信するたびに、通知が更新されます。 Inbox+1つのチャットスレッドにつき、1つの通知しか表示されません。スレッドに新しいメッセージがあると、通知が更新され、一番上に移動します（通知についての詳細はこちら）。
最新のメッセージを表示して返信するには、スレッド名または「Go to...」リンクをクリックしてください。
クライアントのチャットを見たり返信したりするには、クライアントのアカウントのコミュニケーションタブに移動します。その タブでは、DMと同様にすべてがリアルタイムで行われます。スレッドをクリックすると表示されます。
チャットのスレッド内
- チャットフィールドに入力してクライアントとコミュニケーション
- Windowsの場合はctrl +Enter、Macの場合はcmd +Enterでメッセージを送信します。
- クライアントがアップロードしたファイルの表示とダウンロード
- アップロードされたファイルの追加、閲覧、ダウンロード、削除
- クライアント・タスクの追加、レビュー、チェックオフ
他のユーザー（ ログインがオンになっている2人以上の連絡先）を含むアカウントのクライアントから応答を受信した場合、連絡先の名前が作成者として表示されるため、誰がチャットスレッド内で応答しているかが常にわかります。
顧客アカウントのすべてのチャットを見る
クライアントアカウントのすべてのチャットスレッドを表示するには、クライアントに移動してアカウントを選択し、コミュニケーション タブを開きます。コミュニケーションタブの右側に表示される円は、アカウントの未読チャットとSMSメッセージの数を示します。チャット タブの緑色の点は、その下にある未読スレッドを表示します。
クライアントアカウントのすべてのチャットは、チャットの ページで最も新しい応答によって時系列にソートされます。また SMS.
これがチャット・ページにあるものです：
- 未読セクションと既読セクション。未読のメッセージがあるスレッドは一番上にあります。少なくとも一人のファーム・メンバーが中のメッセージをすべて読むと、スレッドは既読になります。すべてのメッセージを読むと、セクション名は消えます。
- ステータスと 作者。未読メッセージのあるスレッドには緑色の紙飛行機のアイコンと点が、既読のスレッドには紫色の紙飛行機のアイコンが、アーカイブされたスレッドには灰色のアイコンが表示されます。スレッド内の最新メッセージを送信した人の名前も表示されます。
- 件名と 応答時間。最新のメッセージの内容、送信日時、ドキュメントが添付されている場合、スレッド内にクライアントタスクがある場合に表示されます。
- クライアントのタスク状況。スレッド内のタスク総数のうち、完了したタスクの数を表示します。未完了のタスクは青で、完了したタスクは灰色で表示されます。
- フィルター 時間間隔、クライアントタスクの完了、スレッドステータス （下記参照）でチャットスレッドをフィルタリングします。
チャットスレッドのフィルタリング
クライアントアカウントのチャットスレッドをフィルタリングして、関連するスレッドのみを表示することができます。例えば、クライアントのタスクが未完了のスレッドやアーカイブされたスレッドを素早く見つけることができます。フィルタリングには3つの方法があります：
- 時間間隔：特定の時間間隔に作成された応答またはクライアントタスクを持つチャットスレッドを参照してください。
- クライアントタスク:未完了 または完了のクライアントタスクを含むチャットスレッドを表示するか、すべてを 選択してクライアントタスクのみを含むスレッドを表示します。
- ステータス:アクティブまたはアーカイブステータスのチャットスレッドのみを表示します。
リストにフィルターをかけるには、右上隅のFILTERを クリックし、必要なフィルターを選択し、APPLYをクリックします。必要な数のフィルターを適用することができます。
選択したフィルターを適用すると、それに応じてリストが絞り込まれます。選択したフィルターはフィルター ページの上部に表示されます。フィルタを追加または削除することで、簡単にフィルタを変更することができます。(フィルターの適用についてはこちらをご覧ください)。
チャットスレッドと求人情報のリンク
新しい仕事をリンクするには、スレッドのリンクされた仕事タブに行き、+仕事にリンクするをクリックし、左側のチェックボックスをクリックして1つ以上の仕事を選択し、保存をクリックします。検索フィールドを使用して特定のジョブを検索するか、上下の矢印をクリックして名前またはパイプラインでジョブを並べ替えます。
リンクされた仕事はすべて「リンクされた仕事」タブに表示されます。ジョブ名の右側にあるXをクリックするとリンクが解除され、ジョブ名をクリックすると新しいページで詳細が表示されます。
メッセージの編集
会社のオーナーと従業員は、過去24時間以内に送信したメッセージを編集することができます。そのため、メッセージに変更が必要な場合は
1.チャットのスレッドを開く。
2.メッセージの右側にある3つの点をクリックし、「編集」を選択します。
3.テキストフィールドで必要な編集を行い、✔を押すと変更が保持され、Xを押すと破棄されます。
注意メッセージの編集はクライアントにはできません。また、他の人が送信したメッセージを編集することもできません。
メッセージの削除
自分のメッセージを削除できるのは、ファームオーナーと管理者のみです。削除するには
- チャットスレッドを開く
- メッセージの右側にある3つの点をクリックし、「削除」を選択します。
注意 ドキュメントが添付されたメッセージを削除すると、チャットスレッドのドキュメントタブからもドキュメントが削除されます。
どのメッセージが受信され、読まれたかを見る
Gray or green checkmarks appear next to each message you or any of the team members sent. All team members always see if the message from the firm was read by a client, disregarding who sent it.
Here’s what the checkmarks mean:
メッセージは正常に送信された。
The client has read the message. If there are several users linked to the client account, green checkmarks indicate that at least one has read the message.
As for the client, they don't see if you have read their messages. Therefore, you don't need to feel pressured to respond immediately, lest they think you're ignoring them.
アカウントリストをフィルタリングして、未解決の質問や未読のメッセージがあるクライアントを確認できます：
- クライアント]に移動し、[フィルタ]をクリックします。
- ドロップダウンメニューから「チャット」を選択し、ご希望のオプションにチェックを入れてください：
- アクティブ：チャットのスレッドがアクティブなすべてのアカウント。
- 未読：未読のチャットスレッドがあるすべてのアカウント。
- アーカイブ：チャットのスレッドがアーカイブされているすべてのアカウント。
印刷チャット
チャットスレッドを印刷するには、チャットウィンドウの右上にある3つの点をクリックし、ドロップダウンから印刷を選択します。
チャットスレッドのアーカイブと再開
チャットスレッドでクライアントから必要なすべての情報を受け取ったら、混乱を避けるためにアーカイブするか削除してください。チャットスレッドをアーカイブしても、あなたはそのスレッドにアクセスできます。しかし、未完了のタスクが残っている場合、クライアントはダッシュボードでそれらを見ることができません。
チャットスレッドをアーカイブするには、右上の3つの点をクリックし、アーカイブをクリックし、アーカイブチャットポップアップで「はい」をクリックします。
アーカイブされたチャットスレッドは、アクティブなスレッドと一緒にチャットページに表示されます。アーカイブされたスレッドは、クライアントのために表示され、スレッドの上部に灰色の紙飛行機のアイコンとアーカイブされたラベルが表示されます。しかし、アーカイブされたスレッドが表示されないようにページをフィルタリングすることができます。
チャットのスレッドをアーカイブした後、後でそのスレッドが必要だとわかった場合は、再度開いてください。
- クライアントアカウントの[コミュニケーション] タブの[チャット]ページに移動します。
- ページの右端にあるFilterボタンをクリックし、StatusセクションからArchiveを選択し、Applyをクリックします。
- チャットスレッドを開き、チャットの右端にある3つの点をクリックし、「再開」をクリックします。
アーカイブされたチャットは、スレッド内で以下の操作が行われると、自動的にアクティブになります（会社またはクライアントのいずれかによる）：
- 新しいメッセージを送信する
- クライアントタスクの送信、再送、編集
- ドキュメントのアップロード
チャットスレッドの削除
アーカイブされたメッセージスレッドとは異なり、削除されたスレッドは復元できません。チャットスレッドを永久に削除するには
1.メッセージスレッドの右端にある3つの点をクリックし、[削除]をクリックします。
2. 削除確認ポップアップで削除をクリックする。
