オーガナイザーの概要

オンボーディング・プロセスを合理化し、必要な情報を迅速に収集したいですか？顧客が実際に記入するフォームが必要ですか？TaxDome オーガナイザーについて学び、その主な機能をご確認ください。

カテゴリー

主催者の説明

オーガナイザーは、基本的に顧客インテークフォームまたはアンケート用紙です。弊社のオーガナイザーは完全にカスタマイズ可能で、クライアントフレンドリーです。クライアントは、クライアント・モバイル・アプリを使って、スマートフォンから手帳に記入することもできます。

一般的に、手帳を使った情報収集の全体的な流れは次のようになる：

1. You create an organizer template for each use case. For some common use cases, you can download and adjust templates from the Marketplace .

2. You select a template and send an organizer to your client.

3. クライアントはオーガナイザーについて通知を受ける。

4. 顧客は手帳に必要事項を記入して提出する。

5. 提出されたオーガナイザーに関する通知が届きます。

6. あなたはその情報を使って仕事を始める。

   サイドバーメニューの サイドバーメニューの「Organizers」ページに移動します。

   

   TaxDome ：

   • Request documents from your clients . They can upload them right in the organizer and even scan them using their smartphones.

   • Shorten the forms by making additional questions conditional . For example, those who answer ‘No’ to the ‘Do you have children?’ question won’t see any children-related questions at all.

   • Fill in the forms on your client’s behalf . That might be convenient when your clients come to your office, and you want to help them get things done faster.

   • Save your clients’ time by allowing your returning clients to pre-fill particular details . For example, their personal information can possibly stay the same as last year.

   • Reduce manual processing information by assigning account tags based on the answers automatically.

   • Save time collecting client information by syncing organizer answers to account/contact custom fields .

   場合によっては、オーガナイザーを使うよりもクライアント・リクエストを使った方が便利なこともある：

   • オーガナイザーは、包括的なデータの収集に役立ち、クライアントの返却やインテークフォームの繰り返しのプロセスを簡素化する機能を備えています。クライアントがオーガナイザーに記入するには、ポータルにログインする必要があります。オーガナイザーには常にテンプレートが必要です。

   • Client requests help you quickly ask direct questions and request missing documents. You can send them in chat threads or separately . You can allow clients to complete client requests without having to log in. To send a client request, you don’t need a template.

始める前に

Before you start using organizers, it’s important to remember that they are available for the firm owner, admin, and team members with the Manage organizers access rights . So, if you want somebody from your team to either create forms or send them to clients, you should enable this access right for them first. 

以下のことを考慮してください。 オーガナイザーの管理]アクセス権は、チームメンバーが持つ他のアクセス権に関係なく、ドキュメントを含むオーガナイザーで使用されるすべてのデータへのアクセスを提供します。 

さらに、チームメンバーがクライアントに代わって主催者の回答を変更または追加できるようにする場合は、そのメンバーに以下のアクセス権を与える必要があります。 を与えてください。 主催者の回答を編集する。 

クライアントビュー

When you send an organizer, the client will receive a notification via email, mobile app and client portal . Now, they need to open and complete it.

オーガナイザーによるオンボーディングの自動化

TaxDome では、顧客との契約締結を自動化するために、オーガナイザーを広く利用 しています。クライアントがあなたの会社と仕事をする準備ができたら、必要なすべての情報を要求することができます。例えば

• Business documents and company info for new bookkeeping clients

• All personal information and documents needed for tax preparation

• Spreadsheets with hours worked, W-4 forms, payroll banking information, Tax Identification Numbers, and employee info for your payroll clients

And since organizers could be sent to clients automatically via pipeline automations , you need to master the organizer templates for different types of clients once, and then all new clients added to the pipeline will automatically receive the forms to fill in.