オーガナイザー（基本）：テンプレートの作成と適用

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TaxDome オーガナイザーは、効率的に顧客情報を収集するためのインタラクティブなアンケートを作成することができます。FAQをすべて準備しておけば、時間を大幅に節約できます。さらに、パイプライン内でオーガナイザーを自動化することで、ボタンを1つもクリックすることなく、必要なときにすぐにクライアントに送信できます。

オーガナイザー・テンプレートの作成

オーガナイザーテンプレートは、会社のオーナー、管理者、またはテンプレートを管理するアクセス権を持つチームメンバーによって作成することができます。必要な時にすぐに利用でき、さらにカスタマイズできるように作成しておきましょう。

オーガナイザーテンプレートを作成するには、サイドバーメニューから「テンプレート」>「ファームテンプレート」を選択し、「オーガナイザー」を選択して「テンプレートの作成」をクリックします。

または、パイプラインの作成または編集中にCreate organizer automationを追加し、New templateをクリックしてこのページにアクセスします。

オーガナイザーにはセクションと質問があり、各質問はセクションに属します。各設問はセクションに属します。以下のオーガナイザーテンプレートの作成ページで、フィールドの詳細をご覧ください。

a.テンプレート名：テンプレートの名前を入力します。選択時にこの名前が表示されます。

b.オーガナイザー名：クライアントに表示されるオーガナイザー名を入力します。ショートコードを追加 ]をクリックしてパーソナライズします：ショートコードには、例えばクライアントの名前や日付に置き換えられる動的なデータが含まれています。ショートコードの詳細については、詳細記事をご覧ください。

c.テンプレートの内容：セクション名をクリックするとセクションが表示され、6つの点のアイコンを長押しするとセクションが入れ替わります。

d.新しいセクション：追加セクションを作成する場合はクリックしてください。セクション間のナビゲーションには、左側のテンプレート・コンテンツを使用します。

e. セクション名：最初のセクションの見出しを入力します（例：住所情報）。

f. セクション設定

コピーアイコン：すべての問題を含むセクション全体を複製します。
歯車のアイコン：クリックすると、このセクションの設定を選択できます。クライアントがセクションを複製できるようにするには、「クライアントの繰り返しを許可する」をオンに切り替えます（詳細はこちら）。クライアントが特定の方法で質問に答えると新しいセクションが表示されるようにしたい場合は、「条件」をオンにして、条件付きロジックジャンプを設定します（詳細はこちら）。

ゴミ箱アイコン：クリックするとセクション全体が削除されます。セクションの削除はテンプレートを保存した後では元に戻せませんのでご注意ください。

g. 質問とテキストブロックのギアアイコン：

必須：オンにすると、すべての必須質問に回答するまで、クライアントはオーガナイザーを送信できなくなります。
事前入力：オンにすると、2回目以降に手帳に記入する際に、質問に対するクライアントの回答が自動的に入力されます。事前入力がクライアントにどのように作用するかについては、こちらをご覧ください。
条件付き: オンに切り替えると、クライアントが特定の方法で質問に回答したときに、質問またはテキストブロックを表示させることができます。条件付きロジックジャンプの設定方法については、こちらをご覧ください。
説明オンに切り替えると、質問を説明する詳細を入力できるようになります。説明は質問の下に表示されます。
タグ付け：オンにすると、クライアントの回答に応じてアカウントタグを追加・削除できるようになります。詳しくは詳細記事をご覧ください。

h.質問プルダウンから質問またはリクエストのタイプを選択します。

これが質問タイプの意味である：

入場無料 は名前、住所、会社名などのテキスト入力用。

電子メール はEメールアドレスを入力する。

番号は、子供の数やSSNなどの数字を入力するためのもの。

日付は日、月、年を入力します。入力の際、日付は以下のいずれかの形式と一致する必要があります：米国企業の場合はMMM-DD-YYYY（例：Jan-01-2022）またはMM/DD/YYYY（例：12/24/2022）、米国以外の企業の場合はDD/MM/YYYY（例：24/12/2022）。

ラジオボタン には、会社の種類（非営利団体やLLCなど）などのオプションのリストが表示されます。

チェックボックス 選択可能な小さなボックスが表示され、複数回答も単一回答も可能です。

ドロップダウン は、1つまたは複数のオプションを選択するためのメニューを展開します。

はい／いいえ は、"結婚していますか？"のような質問に対するイエス／ノーの答えである。

ファイルアップロード には、アップロードが必要な文書の名前を入力してアップロードする場所を指定します。テンプレートの設定では、アップロードされたドキュメントのためにクライアントアカウントに作成されるフォルダを追加することができます。追加しない場合、クライアントはアップロード時にフォルダを選択する必要があります。

i.テキストブロック：クリックしてテキストブロックをドロップします。テキストブロックにリンクを追加したり、動画を埋め込んだり、絵文字を貼り付けたりできます。

j.プレビュー：クリックすると、クライアント側からどのように見えるかを確認できます。詳しくは下のセクションをご覧ください。

k.設定：

ドキュメントのアップロードを通知します：オーガナイザーにアップロードされた文書に関する通知を受け取りたい場合は、これをオンに切り替えてください。詳細はこちらをご覧ください。
オーガナイザーのセルフサービス：このテンプレートに基づいて、顧客が自分で手帳を作成する場合は、このスイッチをオンにします。詳細はこちらをご覧ください。
提出後、自動的に捺印する：クライアントが新しい変更を加えないようにしたい場合は、この設定をオンに切り替えてください。詳しくはこちらをご覧ください。
クライアントにリマインダーを送信する：これをオンに切り替えると、保留中の手帳のリマインダーを自動的に送信できるようになります。手帳のリマインダーについて詳しくはこちら。
ドキュメントのアップロード先フォルダをカスタマイズします：アップロードされたドキュメントを保存するために、クライアントアカウント内に別のフォルダを作成する場合は、この設定をオンに切り替えます。フォルダ名にはショートコードを使用できます。

l.保存して終了]、[ 保存]、[キャンセル]：保存して終了 ]をクリックするとテンプレートが保存され、テンプレートリストに戻ります。[保存]をクリックすると変更内容が保持され、テンプレートの編集が続行されます。

注：質問やテキストブロックのない空のセクションは保存されません。情報を追加するか、削除する必要があります。

オーガナイザー・テンプレートを適用する

テンプレートを作成したら、それを使って顧客からデータを収集し、仕事を始める準備が整った：

1.左上の「新規」をクリックし、「オーガナイザー」を 選択するか、アカウントリストで受信者を選択し、「オーガナイザーを 送信」をクリックして、新しいオーガナイザーを作成します。

2.Organizerテンプレートリストをクリックして展開し、テンプレートを選択します。必要に応じてプレビューします。

3.オーガナイザー名を編集するか、+ショートコードを追加をクリックしてタイトルを個別化する。ショートコードには、例えば顧客の名前や日付に置き換えられる動的なデータが含まれています。ショートコードの詳細については、こちらをご覧ください。

4.リマインダーを有効にし、オーガナイザーを仕事にリンクさせます。

注：複数の受信者がいる場合、オーガナイザーを仕事にリンクすることはできません。

からオーガナイザー・テンプレートを追加する。Marketplace

ベストプラクティスを備えた既製の手帳テンプレートをダウンロードできます。Marketplace から手帳テンプレートを追加するには：

1.サイドバーメニューから「テンプレート」>「Marketplace」と進み、「オーガナイザー」タブを開きます。

2.追加したいテンプレートの「無料」をクリックするか、有料テンプレートの場合は価格をクリックして支払いに進みます。

3.Templates (テンプレート)」 > 「Firm templates (ファームテンプレート)」の順に選択し、「Organizers (オーガナイザー)」タブを開いてオーガナイザーテンプレートの名前をクリックし、必要に応じて編集を開始します。

オーガナイザー・テンプレートの編集

1.オーガナイザーテンプレートを変更するには、メニューバーの「テンプレート」>「ファームテンプレート 」で「オーガナイザー 」タブを開き、リスト内のオーガナイザーテンプレート名をクリックします。

2.セクション名や質問の右端にあるアイコンを使用して、質問を編集したり(例えば、新しい課税年度用に手帳を更新する必要がある場合)、質問やセクションを移動または削除します。手帳テンプレートの変更が完了したら、「保存して終了」をクリックします。

注意:オーガナイザーテンプレートに加えた変更は、同じテンプレートから既に作成されたオーガナイザーには反映されません。ただし、今後送信されるすべての新しい手帳（自動化されたものを含む）には、変更が反映されます。

手帳テンプレートの複製

既存の手帳テンプレートから新しい手帳テンプレートを作成します：オーガナイザー・テンプレート名の右端にある3つの点をクリックし、「複製」を選択します。オーガナイザーのコピーは、接尾辞（例：オーガナイザー(2)）付きで保存されます。

オーガナイザーテンプレートの削除

ごちゃごちゃしないように、不要になった手帳テンプレートは削除してください。手帳テンプレート名の右端にある3つの点をクリックし、ドロップダウンで削除を選択し、削除をクリックして確定します。そのテンプレートでクライアントに作成されたすべての手帳は残ります。

私のテンプレートは顧客にとってどのようなものですか？

クライアント側からオーガナイザー・テンプレートを確認する必要がある場合は、テンプレートの右上にあるプレビューをクリックしてください。

ここでは、左上のGo to sectionドロップダウンからプレビューするセクションを選択し、クライアントが行うように任意のブロックを記入し、Nextをクリックして次のセクションに進むことができます。上部の緑色のバーは、オーガナイザー・ブロックの進捗状況とともに表示されます。

編集が完了したら、「戻る」をクリックするか、右上の「X」をクリックします。

ヒント TaxDome アカデミーのコースをご覧ください。