カスタム・フィールドで手帳の回答を同期
オーガナイザーの回答をアカウントや連絡先のカスタムフィールドと同期させることができるため、手動でのデータ入力時間を最小限に抑えることができます。これは、新規顧客の登録や既存顧客情報の更新に役立ちます。この記事では、その方法について説明します。
カスタムフィールドを使った回答の同期について
When your clients fill in organizers, you can sync their answers with account/contact custom fields, such as estimated tax payment, company size, EIN, etc. This is especially useful in the following cases:
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新規顧客のオンボーディング新規顧客のオンボーディングでは、オーガナイザーを送信して必要な情報をすべて要求できます。次に、オーガナイザーの回答をクライアントアカウントまたはコンタクトのカスタムフィールドと同期させることができます。これらはクライアントアカウントに保存され、いつでもアクセスできるようになります。
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既存の顧客情報の更新すでに顧客情報を入力している場合、時間の経過とともに状況が変化する可能性があります。クライアントがオーガナイザーを通じて情報を更新したり、いくつかのフィールドが空になったりした場合、カスタムフィールドでこれらの更新を同期することができます。
Syncing organizer answers is available for the following question types :
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入場無料
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Eメールアドレス
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日付
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番号
一般的に、カスタムフィールドを持つオーガナイザーの回答を同期するプロセスは以下のとおりです：
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オーガナイザーテンプレートの準備中に同期を設定することで、提出されたオーガナイザーごとに質問をカスタムフィールドにマッピングする必要がなくなります。
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このテンプレートに基づいたオーガナイザーを送る。そして、クライアントが記入するのを待つか、クライアントに代わって記入しましょう。
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完成した手帳を開き、回答をカスタムフィールドに同期します。必要に応じて調整してください。
その後、クライアントのプロフィールが回答のデータで更新されるのを確認できます。
始める前に
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Ensure you have added custom fields you want to use. Question types in the organizer template must correspond with custom field types, so ensure that the questions in your organizer template match the types of the custom fields (text, number, URL) you wish to sync with.
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Set up access rights: If you want your team members to be able to sync answers with custom fields, enable the Manage organizers access right for them. It could be helpful to let the Edit organizer answers as well. To let them set up sync with CRM in the organizer templates, turn on Manage templates for them, too.
ステップ1.オーガナイザーテンプレートでCRM との同期を設定する。
カスタムフィールドと回答のマッチングを簡単にするために、オーガナイザーテンプレートで事前に定義することができます：
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Open the organizer template from the Templates > Organizers page, then click the gear icon under the question you want to sync with a custom field.
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トグルオン CRM同期する。ドロップダウンメニューから、同期するアカウントまたは連絡先のフィールドを選択します。質問タイプに一致するフィールドのみを選択できます。ドロップダウンメニューに既存のフィールドが表示されない場合は、それが正しいタイプであることを確認してください。
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をクリックします。 をクリックし、オーガナイザー・テンプレートを保存します。これでクライアントに送信できます。更新されたテンプレートを保存した後に送信されるオーガナイザーでは、回答をカスタムフィールドと同期することができます。
テンプレート テンプレート] > [カスタムフィールド]ページで、どのカスタムフィールドがオーガナイザーを介して更新できるかを確認できます。カスタムフィールド名の横にある「 CRM同期」をクリックすると、質問がこのフィールドに接続されているすべてのオーガナイザーテンプレートが表示されます。
ステップ2.回答を同期する
クライアントがオーガナイザーを提出した後、またはあなたがクライアントに代わってオーガナイザーを提出した後、オーガナイザーの回答をカスタムフィールドに同期させることができます：
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Open the organizer from the Organizers page and click Sync to CRM at the top right.
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すでにカスタムフィールドに関連付けられている質問については、回答がカスタムフィールドとどのように一致するかを確認します。 調整を行うには
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同期」欄で「無視」を選択して、いくつかの回答をスキップします。
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フィールド列の関連カスタムフィールドを変更します。
- カスタムフィールドと同期する質問をさらに選択するには、その質問の同期欄で同期を選択し、フィールド欄でカスタムフィールドを選択します。
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連絡先カスタムフィールドに関連する質問については、更新する連絡先を選択します。すべてのコンタクトカスタムフィールドで同じコンタクトを使用する場合は すべてのフィールドに使用します。
4. If some answers are blank, toggle on Sync empty fields to synchronize those fields. This will erase any existing data they might contain.
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同期をクリックします。これで、顧客プロファイルに移動し、すべてのフィールドがオーガナイザーの値で更新されていることを確認できます。
チップ
You can’t edit answers when syncing them to custom fields. If your client made a mistake or you want to adjust answers for another reason, you must edit the organizer’s answers first. To do so, click three dots at the top right of the organizer and select 回答を変更する. Make the adjustments and submit the organizer again. Now, you can sync updated answers to custom fields.この記事は役に立ちましたか？
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