オーガナイザー（上級者向け）：カスタムフィールドと回答を同期

近日公開！この機能は現在ベータ版ユーザーに提供されています。

オーガナイザーの回答をアカウントや連絡先のカスタムフィールドと同期させることができるため、手動でのデータ入力時間を最小限に抑えることができます。これは、新規顧客の登録や既存顧客情報の更新に役立ちます。この記事では、その方法について説明します。

カスタムフィールドを使った回答の同期について

顧客がオーガナイザーに記入する際、その回答をアカウントや連絡先のカスタムフィールド（見積納税額、会社規模、EINなど）と同期させることができます。 

このような場合に最も役立つ：

• 新規顧客のオンボーディング新規顧客のオンボーディングでは、オーガナイザーを送信して必要な情報をすべて要求できます。次に、オーガナイザーの回答をクライアントアカウントまたはコンタクトのカスタムフィールドと同期させることができます。これらはクライアントアカウントに保存され、いつでもアクセスできるようになります。
• 既存顧客情報の更新:すでに顧客情報を入力している場合、時間の経過とともに状況が変化する可能性があります。クライアントがオーガナイザーを通して情報を更新したり、いくつかのフィールドが空になったりした場合、カスタムフィールドでこれらの更新を同期させることができます。

オーガナイザーの回答の同期は、以下の問題タイプで利用できます：

• 入場無料
• 電子メール
• 日付
• 番号

一般的に、カスタムフィールドを持つオーガナイザーの回答を同期するプロセスは以下のとおりです：

1.オーガナイザーテンプレートの準備中に同期を設定することで、提出されたオーガナイザーごとに質問をカスタムフィールドにマッピングする必要がなくなります。

2.このテンプレートに基づいたオーガナイザーを送る。その後、クライアントが記入するか、クライアントに代わって記入するのを待ちます。

3.完成した手帳を開き、回答をカスタムフィールドに同期します。必要に応じて調整してください。 

その後、クライアントのプロフィールが回答のデータで更新されるのを確認できます。

始める前に

• 使用するカスタムフィールドが追加されていることを確認してください。
• オーガナイザーテンプレートの質問タイプは、カスタムフィールドのタイプに対応している必要があります。したがって、オーガナイザーテンプレートの質問と、同期させたいカスタムフィールドのタイプ（テキスト、数値、URL）が一致していることを確認してください。
• アクセス権を設定する：チームメンバーにカスタムフィールドと回答を同期させたい場合は、「主催者の管理」 アクセス権を有効にしてください。主催者の回答を編集 することもできます。主催者テンプレートでCRM との同期を設定するには、テンプレートの管理も有効にしてください。 

ステップ1.オーガナイザーテンプレートでCRM との同期を設定する。

カスタムフィールドと回答のマッチングを簡単にするために、オーガナイザーテンプレートで事前に定義することができます：

1.テンプレート > オーガナイザーからオーガナイザーテンプレートを開きます。 テンプレート > オーガナイザーページで手帳テンプレートを開き、カスタムフィールドと同期させたい質問の下にある歯車のアイコンをクリックします。

2.Sync toCRM をトグルします。ドロップダウンメニューから、同期するアカウントまたは連絡先のフィールドを選択します。質問タイプに一致するフィールドのみを選択できます。ドロップダウンメニューに既存のフィールドが表示されない場合は、そのフィールドが正しいタイプであることを確認してください。

3.質問サイドバーの保存を クリックし、オーガナイザーテンプレートを保存します。これでクライアントに送信できます。更新したテンプレートを保存した後に送信されるオーガナイザーでは、回答をカスタムフィールドと同期することができます。

テンプレート > カスタムフィールド 」ページでは、どのカスタムフィールドがオーガナイザーを介して更新できるかを確認できます。カスタムフィールド名の横にある「 CRM に同期」をクリックすると、質問がこのフィールドに接続されているすべてのオーガナイザーテンプレートが表示されます。

ステップ2.回答を同期する

クライアントがオーガナイザーを提出した後、またはあなたがクライアントに代わってオーガナイザーを提出した後、オーガナイザーの回答をカスタムフィールドに同期させることができます：

1.オーガナイザーページから オーガナイザーを開き、右上の「 CRM に同期」をクリックします。

2.すでにカスタムフィールドに関連付けられている質問については、回答がカスタムフィールドとどのように一致するかを確認します。

調整を行う：

• 同期」 欄で「無視 」を選択して、いくつかの回答をスキップします。 
• フィールド 列で関連するカスタムフィールドを変更します。

• カスタムフィールドと同期する質問をさらに選択するには、その質問の同期 欄で同期を 選択し、フィールド 欄でカスタムフィールドを選択します。

3.連絡先カスタムフィールドに関連する質問については、更新する連絡先を選択します。すべてのコンタクトカスタムフィールドで同じコンタクトを使用する場合は、「すべてのフィールドで使用する」をクリックします。

4.一部の回答が空白の場合は、「空のフィールドを同期する」をオンにして、それらのフィールドを同期します。これにより、それらのフィールドに含まれる可能性のある既存のデータが消去されます。

5.同期をクリックします。これで、顧客プロファイルに移動し、すべてのフィールドがオーガナイザーの値で更新されていることを確認できます。

ヒントカスタムフィールドに同期する際に、回答を編集することはできません。クライアントがミスをした場合、または別の理由で回答を調整したい場合は、まずオーガナイザーの回答を編集する必要があります。そのためには、オーガナイザーの右上にある3つの点をクリックし、「回答の変更」を選択します。調整を行い、もう一度オーガナイザーを送信します。これで、更新した回答をカスタムフィールドに同期できます。