パイプライン（基本編）：ステージ自動化の仕組み

オートメーションは、ワークフローの適切なタイミングで自動的にアクションをトリガーし、時間を節約します。ジョブをさまざまな段階に進めると、手作業なしで次のステップが開始されます。

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オートメーション

オートメーションとは、ワークフローを自動的に動作させる仕組みです。TaxDome オートメーションは、作業手順のさまざまなステージまたはカスタムジョブステータス中に、あなた、チームメンバー、またはクライアントのアクションを開始します：

ジョブがパイプラインのさまざまな段階を進むにつれて、設定したオートメーションがジョブを完了させるために必要なアクションをトリガーする。
カスタムジョブステータスを割り当てると、設定したオートメーションがアクションをトリガーし、ジョブがカスタムステータス（例：情報不足）からアクティブステータスに移行します。

さらに、オートメーションにはジョブの自動移動機能があります。因果関係のトリガーを設定することができ、現在のステージのすべての要件が満たされたときに、ジョブが自動的に次のステージに移動します。

例えば、クライアントが請求書を支払い、オーガナイザーを提出すると、ジョブは自動的にパイプラインの次のステージに移動し、そこで新しいオートメーションがトリガーされます（例えば、チームのタスクが作成されます）。

例えば、あなたの会社で個人税務のプロセスがあるとします。紹介メールとカスタマイズされたオーガナイザーをクライアントに自動送信したいかもしれません。そして、クライアントがオーガナイザーを提出すると、そのアカウントのジョブは自動的に次のステージ（例：税務申告準備）に進みます。その後、チームメンバーが完了するタスクを開始する、といった具合です。

クライアントのためのプロセス例を以下に示します。各ステージで、ルーチンを簡素化する自動化が可能であることがわかります。

ヒントパイプライン(基本)を参照してください：ここでは、テンプレート、カスタムステータス、オートメーションを含む典型的なパイプラインがどのように作成され、ジョブを追加してさらに進めるとどうなるかを説明します。

始めるには、以下の手順に従ってください：

1.パイプラインを Marketplace.これにより、オートメーション内で使用されているすべてのテンプレートもコピーされます。

2.ステージを選択し、フォローアップとしてオートメーションを追加または編集し、テンプレートを選択する。

3.ジョブの自動移動機能を使うかどうかを決める。最後のステージを除く各ステージで、オンまたはオフにできます。

4.パイプラインを保存する。オートメーションが追加されたら、パイプラインページに行き、ステージの上のオートメーションアイコンをクリックすることで確認できます。

オートメーションの追加

注意新しく追加されたオートメーションは、オートメーションが作成される前にステージに移動されたジョブに対してはトリガーされません。

自動化を作成する前に、特定のフォローアップを必要とする作業プロセスのさまざまな段階について考えてみましょう：

課題があるときは、作業プロセスのさまざまな段階を書き出す。
フォローアップが必要な段階に丸をつける。
これらのアクションを定義することで、TaxDome で新しいパイプラインを作成する際に、オートメーションとして追加することができます。

作成したいオートメーションが決まったら、次のステップはそれらをパイプラインに追加することだ：

1.パイプラインステージまたはカスタムジョブステータスを編集する場合、オートメーションをリンクするステージを選択し、Add automationsをクリックするか、すでにオートメーションがある場合は、任意のオートメーションでEdit automationsをクリックします：

次にオートメーション・タイプを選択する：

フォルダテンプレートを適用します：クライアントのジョブがこの段階に入ると、ドキュメントのフォルダ構造は選択したテンプレートのものに変更されます。
アカウントタグの更新：クライアントの仕事がこの段階に入ると、選択したタグが自動的にアカウントに適用されるか、アカウントから削除されます。すべてのアカウントタグを消去することもできます。
請求書の作成：クライアントの仕事がこの段階に入ると、選択したテンプレートに基づいた請求書がクライアントに送信されます。また、自動的に仕事にリンクされます。
オーガナイザーの作成： クライアントの仕事がこの段階に入ると、選択したテンプレートに基づいたオーガナイザーがクライアントに送信されます。また、自動的に仕事にリンクされます。
タスクの作成： クライアントの仕事がこの段階に入ると、選択されたテンプレートに基づいたタスクが作成されます。また、自動的に仕事にリンクされます。
クライアントリクエストの送信： クライアントのためのジョブがこの段階に入ると、選択されたテンプレートに基づいたクライアントリクエストがクライアントに送信されます。このリクエストは自動的に仕事にリンクされます。
提案書を送る： クライアントの仕事がこの段階に入ると、選択したテンプレートに基づいた提案書がクライアントに送信されます。また、自動的に仕事にリンクされます。
Eメールを送信します： クライアントの仕事がこの段階に入ると、選択したテンプレートに基づいたEメールがクライアントに送信されます。
メッセージを送信します：クライアントの仕事がこの段階に入ると、選択されたテンプレートに基づいたメッセージがクライアントに送信されます。また、自動的に仕事にリンクされます。
アカウントアクセスの更新：クライアントのジョブがこの段階に入ると、アカウントにアクセスできるチームメンバーのアカウントアクセス許可が更新されます。
ジョブの担当者を更新します：クライアントのジョブがこの段階に入ると、チームメンバーは自動的にそのジョブに割り当てられるか、または割り当てられなくなります。
顧客向けジョブ・ステータスの更新:クライアント向けのジョブがこの段階に入ると、クライアント向けのステータスがそれに応じて更新されます。

2.自動化のテンプレートを選択するか、New templateをクリックして新規作成する。テンプレートが作成され保存されると、リストから選択できるようになります。

3.クライアントが一定期間内に返信しなかった場合に追加でメールを送信したい場合は、リマインダー 機能を有効にしてください。これらの自動化は、オーガナイザー、クライアントからのリクエスト、提案書、請求書、メッセージに対して機能します。

4.特定の顧客に対してのみオートメーションをトリガーしたい場合は、「条件を追加」または「条件を編集」（ロジがすでに設定されている場合）をクリックし、条件を追加します。条件付きステージとオートメーションについてはこちらをご覧ください。

5.各ステージに必要なだけオートメーションを追加する。

6.関連するすべてのアクション（例えば、オーガナイザーが完了した、請求書が支払われたなど）が完了したら、ジョブを自動的に次のステージに移動させるかどうかを決定します。ジョブの自動移動についてもっと読む。

7.Save ボタンをクリックして変更を保存します。

オートメーションの順番

通常、1つのステージやカスタムジョブステータス内のオートメーションの順番を意識する必要はありません。ジョブがステージに入るか、ステータスが割り当てられると、1つ1つトリガーされます。そのため、オーガナイザーと一緒にクライアントへメッセージが送信された場合、これら2つのイベントはほぼ同時に発生します。

しかし、場合によっては、自動化の順番が重要である。例えば、顧客アカウントからすべてのタグをクリアするUpdate account tagsオートメーションと、特定のタグが適用されたアカウントにのみオーガナイザーを送信するconditionalオートメーションがある場合、順序を注意深くチェックする必要がある。後者の例では、"Update account tags "オートメーションを2番目に配置するとよい。

オートメーションの順序を変更することができます。オートメーション・ サイドバーにアクセスするには、ステージ内のオートメーションをクリックし、マウスを「移動」 アイコンに合わせ、ドラッグ・アンド・ドロップする。

オートメーションの削除

パイプラインの編集中にオートメーションを削除できます。

1.Stagesタブでパイプラインを編集するとき、オートメーションがあるステージまたはカスタムジョブステータスを選択します。ステージ内のオートメーションの数は真ん中に表示されます。

2.ステージ内のオートメーションまたはEdit automationsリンクをクリックし、Automations サイドバーにアクセスする。

3.オートメーションの右にあるゴミ箱アイコンをクリックし、Saveをクリックする。

パイプラインでオートメーションを見る

パイプラインで使用されているオートメーションをいつでも確認できます。また、オートメーションの追加や削除も素早く行えます。

各ステージの上には、カウンター付きのオートメーションアイコンがある。アイコンをクリックすると、そのステージにどのようなオートメーションがあり、どのようなテンプレートが使用されているのか、詳細が表示される。条件付きのオートメーションがある場合それに応じてマークされる。カーソルを合わせると、オートメーションのトリガーとなるタグが表示される。
条件付きステージがある場合、その上にステージ条件のリンクが表示されます。クリックすると、どのタグがトリガーとして使われるかを調べることができます。
パイプラインに変更を加えるには、[Add automations]または[Add tags ]リンクをクリックします。Edit pipelineウィンドウが開きます。