パイプラインにおけるステージ・オートメーションの仕組み

オートメーション
オートメーションの追加
オートメーションの順番
オートメーションの削除
パイプラインでオートメーションを見る

オートメーションは、ワークフローの適切なタイミングで自動的にアクションをトリガーし、時間を節約します。ジョブをさまざまな段階に進めると、手作業なしで次のステップが開始されます。

オートメーション

オートメーションとは、ワークフローを自動化する仕組みです。TaxDome オートメーションは、作業手順の様々な段階またはカスタムジョブステータスにおいて、お客様、チームメンバー、またはクライアントのアクションを開始します：

As a job moves through the different stages of a pipeline , the automations you set up trigger actions that need to be taken in order for the job to be completed.
As you assign a custom job status , the automations you set up trigger actions that allow your job to move from a custom status (e.g., Missing information) to the Active status.

さらに、オートメーションにはジョブの自動移動機能があります。因果関係のトリガーを設定することができ、現在のステージのすべての要件が満たされたときに、ジョブが自動的に次のステージに移動します。

例えば、クライアントが請求書を支払い、オーガナイザーを提出すると、ジョブは自動的にパイプラインの次のステージに移動し、そこで新しいオートメーションがトリガーされます（例えば、チームのタスクが作成されます）。

例えば、あなたの会社で個人税務のプロセスがあるとします。紹介メールとカスタマイズされたオーガナイザーをクライアントに自動送信したいかもしれません。そして、クライアントがオーガナイザーを提出すると、そのアカウントのジョブは自動的に次のステージ（例：税務申告準備）に進みます。その後、チームメンバーが完了するタスクを開始する、といった具合です。

以下は、あなたのクライアントのためのサンプルプロセスです。各ステージで、ルーチンを簡素化する自動化が可能であることがわかります。

始めるには、以下の手順に従ってください：

Download a pipeline from the Marketplace . This will also copy all templates used inside automations.
ステージを選択し、フォローアップとしてオートメーションを追加または編集し、テンプレートを選択します。
Decide if you want to use the jobs automove feature. You can turn it on or off for each stage except for the last one.
パイプラインを保存する。オートメーションが追加されたら、パイプラインページに行き、ステージの上のオートメーションアイコンをクリックすることで確認できます。

オートメーションの追加

警告

新しく追加されたオートメーションは、オートメーションが作成される前にステージに移動されたジョブに対してはトリガーされない。

自動化を作成する前に、特定のフォローアップを必要とする作業プロセスのさまざまな段階について考えてみましょう：

課題があるときは、作業プロセスのさまざまな段階を書き出す。
フォローアップが必要な段階に丸をつける。
これらのアクションを定義することで、TaxDome で新しいパイプラインを作成する際に、オートメーションとして追加することができます。

作成したいオートメーションが決まったら、次のステップはそれらをパイプラインに追加することだ：

When editing pipeline stages or custom job statuses , select the stage you want to link the automation to, click Add automations or click Edit automations on any automation if you already have one:

次にオートメーション・タイプを選択する：

Apply folder template: Once a job for a client enters this stage, the folder structure of their docs is changed to that of a selected template.
Update account tags: Once a job for a client enters this stage, a selected tag is automatically applied to their account or deleted from it. You can also decide to clear all account tags.
Send invoice: Once a job for a client enters this stage, an invoice based on a selected template is sent to them. It is also automatically linked to the job.
Create organizer: Once a job for a client enters this stage, an organizer based on a selected template is sent to them. It is also automatically linked to the job.
Create task: Once a job for a client enters this stage, a task based on a selected template is created. It is also automatically linked to the job.
Send client request: Once a job for a client enters this stage, a client request based on a selected template is sent to them. It is also automatically linked to the job.
Send proposal/EL: Once a job for a client enters this stage, a proposal based on a selected template is sent to them. It is also automatically linked to the job.
Send email: Once a job for a client enters this stage, an email based on a selected template is sent to them.
Send message: Once a job for a client enters this stage, a message based on a selected template is sent to them. It is also automatically linked to the job.
Update account access: Once a job for a client enters this stage, account access permissions for the team members who have access to the account are updated.
Update job dates : Once a job for a client enters this stage, the intake date and/or internal deadline are automatically updated according to your configuration (e.g., date job entered stage or other reference date).
Update job assignees: Once a job for a client enters this stage, team members are automatically assigned to the job and/or become unassigned.
Add wiki page: Once a job for a client enters this stage, a published wiki page with instructions is automatically linked to the job, making it easily accessible for your team members.
Update client-facing job status : Once a job for a client enters this stage, client-facing statuses are updated accordingly.

オートメーション用のテンプレートを選択するかをクリックして新しいテンプレートを作成します。テンプレートが作成され保存されると、リストから選択できるようになります。
If you want additional emails to be sent to your clients when they don’t respond within a certain time frame, enable the Reminders feature . These automations work for the organizers, client requests, proposals, invoices and messages.
If you want your automation to be triggered only for certain clients, click Add conditions or Edit conditions (if the logis is already set up), then add a condition. Here’s more on conditional stages and automations .
各ステージに必要なだけオートメーションを追加する。
Decide if you want your jobs to be moved automatically to the next stage once all associated actions are done, e.g., the organizer is completed, the invoice is paid, etc. Read more on automoving jobs .
Saveボタンをクリックして変更を保存します。

オートメーションの順番

通常、1つのステージやカスタムジョブステータス内のオートメーションの順番を意識する必要はありません。ジョブがステージに入るか、ステータスが割り当てられると、1つ1つトリガーされます。そのため、オーガナイザーと一緒にクライアントへメッセージが送信された場合、これら2つのイベントはほぼ同時に発生します。

しかし、オートメーションの順番が重要な場合もある。たとえば アカウント・タグの更新]オートメーションは、クライアント・アカウントからすべてのタグをクリアし、[条件付きオートメーション]は、特定のタグが適用されたアカウントにのみオーガナイザーを送信する場合、順序を注意深くチェックする必要があります。後者の例では、"Update account tags "オートメーションを2番目に配置するとよい。

オートメーションの順序を変更することができます。オートメーション・サイドバーにアクセスするには Automationsサイドバーにアクセスするには、ステージ内のオートメーションをクリックし、Moveアイコンにマウスカーソルを合わせ、ドラッグ＆ドロップします。

オートメーションの削除

パイプラインの編集中にオートメーションを削除できます。

パイプラインを ステージ]タブでパイプラインを編集する際、自動化を行うステージまたはカスタムジョブステータスを選択します。ステージ内のオートメーションの数は真ん中に表示されます。
ステージ内のオートメーションまたは Edit automationsリンクをクリックして、Automationsサイドバーにアクセスします。
オートメーションの右にあるゴミ箱アイコンをクリックし、次にをクリックする。

パイプラインでオートメーションを見る

パイプラインで使用されているオートメーションをいつでも確認できます。また、オートメーションの追加や削除も素早く行えます。

各ステージの上には、カウンター付きのオートメーションアイコンがある。アイコンをクリックすると、そのステージにどのようなオートメーションがあり、どのようなテンプレートが使用されているのか、詳細が表示される。条件付きのオートメーションがある場合それに応じてマークされる。カーソルを合わせると、オートメーションのトリガーとなるタグが表示される。
条件付きステージがある場合、その上にステージ条件のリンクが表示されます。クリックすると、どのタグがトリガーとして使われるかを調べることができます。
パイプラインに変更を加えるには、Add automationsまたはAdd tagsリンクをクリックします。Edit pipelineウィンドウが開きます。