チームの管理（基本）：アカウントの役割

タスクや仕事の割り当ては、特にチームに3人以上いる場合、疲弊する可能性があります。そのため、代わりにアカウントロールの使用を検討する必要があります。ここでは、ポータルにアカウントロールを設定し、タスクや仕事の割り当てを簡素化する方法を説明します。

アカウントの役割

適切なチームメンバーにタスク/仕事を自動的に割り当てることは、ワークフローにおける最も重要なステップの1つです。しかし、多くの従業員がいる場合、パイプラインオートメーションで使用する場合、担当者はタスクのタイプだけでなく、クライアントにも依存するため、タスク/ジョブテンプレートに担当者を追加するだけではできません。そこで、アカウントロールが登場します。

アカウントロールを使用すると、特定のチームメンバーではなく、税務申告書作成者、コンサルタント、簿記係、アカウントマネージャー、レビュアーなどのアカウントロールに仕事やタスクを割り当てることができます。これらの役割のリストは完全にカスタマイズ可能で、ポータルレベルで会社のオーナーまたは管理者が設定することができます。

アカウントの役割を作成すると、どのチームメンバーがどのクライアントを担当するかを定義できます。例えば、チームメンバー1を簿記係に設定し、他のクライアントにはチームメンバー2にこの役割を与えることができます。

こうすることで、タスク/ジョブが自動的に作成されるとき、担当者は特定のクライアントアカウントのアカウントロールの選択に基づいて設定されます。

一般的に、アカウント・ロールを使用するプロセスは以下の通りである：

1.アカウントの役割を定義し、ポータルに追加します。

2.すべてのクライアントアカウントを更新し、クライアントのためにそれぞれの役割を果たすチームメンバーを含める。これは一括で行うことができます。

3.特定のチームメンバーではなく、アカウントロールをタスク/ジョブテンプレートに追加する。

4.パイプラインの自動化でタスクテンプレートを使用し、ジョブの自動作成でジョブテンプレートを使用すると、タスク/ジョブは、特定のクライアントのためにこれらの役割に割り当てられているチームメンバーに自動的に割り当てられます。

アカウントロールは、誰が何を担当しているかを可視化することで、タスクの分散を支援するように設計されています。しかし、アカウント・ロールはAdminやEmployeeなどのシステム・ロールに影響を与えないことに注意することが重要です。また、特定の従業員のアクセス権にも影響しません。

ステップ1.アカウントの役割を追加する

アカウントロールの使用を開始するには、まず、必要なアカウントロールを定義し、ポータルに追加する必要があります。追加するには2つの方法があります：

設定から 設定から ：「設定」>「チームとプラン 」と進み、「ロール」 タブに切り替えます。新規ロール] または[ロールの作成]をクリックします。ロール名を入力し、[保存]をクリックします。

クライアントアカウントからクライアントアカウントから：クライアントアカウントを開き、［情報］タブに切り替えます。アカウントロールセクションで 、ロールの作成をクリックします。ロール名を入力し、［保存］をクリックします。このロールはすべてのクライアントアカウントで使用できます。

ステップ2.チームメンバーを各クライアントの役割に割り当てる

アカウントのロールを作成したら、チームメンバーを各クライアントのロールに割り当てる必要があります。1人のチームメンバーにクライアントによって異なるロールを割り当てることも、1人のチームメンバーに複数のロールを同時に割り当てることも、複数のチームメンバーを1つのロールに割り当てることもできます。

顧客ごとに個別に行うことも、まとめて行うこともできる：

個別にクライアントアカウントを開き、[情報] タブに切り替えます。アカウントの役割] セクションで、特定の役割に割り当てる1人または複数のチームメンバーを選択します。

一括：一度に多くのクライアントにアカウントロールを追加する必要がある場合（既存のクライアントベースでこの機能の使用を開始したい場合など）、インポートツールを使用できます（以下を参照）。

インポートツールでチームメンバーを一括して役割に割り当てる

この方法は、新規アカウントでも既存アカウントでも、チームメンバーを一括してロールに割り当てることができるため、非常に時間の節約になります。

新しいアカウントにロールを追加するには、一般的なインポート手順に従って、各アカウントのロールの列を含めるようにしてください。

既存のアカウントのロールにチームメンバーを割り当てる場合は、以下の手順に従ってください：

1.まず、すべてのアカウントをエクスポートします。これを行うには、サイドバーメニューからクライアント > アカウントに移動し、エクスポートアイコンをクリックします。ダウンロードリンクが記載されたメールが届きます。

2.エクスポートしたCSVファイルを開き、スプレッドシートからアカウント名の列以外のすべての列を削除します。追加したい各アカウント・ロールの列を追加し、データを記入して、ファイルを保存します。以下の点に注意してください：

アカウント・ロールの列がシステム内のアカウント・ロールに対応しているかどうかを確認する（こうすることで、列が自動的にマッピングされる）。
チームメンバーの名前を2回確認してください。スプレッドシートに存在しない従業員がいる場合、その役割には割り当てられません。

3.Client > Accounts ページのImport ボタンをクリックして、スプレッドシートをTaxDome にアップロードします。

4.Account type（口座タイプ）」で「Ignore（無視）」を選択し、このフィールドが更新されないようにする。

5.各アカウントロール列の「Role account」フィールドを選択します。スプレッドシートの列タイトルがシステムのアカウントロールと一致していれば、自動的にマッピングされます。

6.インポートの他のステップはスキップしてください。すべての連絡先フィールドで「無視 」を選択してください。

7.最後のステップでStart Importを クリックします。新しいアカウントや連絡先は作成されません。代わりに、チームメンバーは既存のクライアントアカウントのアカウントロールに割り当てられます。

8.顧客のアカウントで割り当てられたチームメンバーを確認する。

ステップ3.ワークフローでアカウントロールの使用を開始する

アカウント・ロールが作成され、各クライアントにチームメンバーが割り当てられたら、ワークフローでそれらを使い始めることができます。今のところ、2つの方法で可能です：

タスクテンプレートにアサイニーではなくアカウントロールを追加し、パイプライン自動化でこのテンプレートを使用する（例えば、特定のクライアントのレビュアーとして設定されたチームメンバーにレビュータスクを自動的に割り当てる）。
ジョブテンプレートに担当者の代わりにアカウントロールを追加し、ジョブの反復でそれを使用する（例えば、クライアントに割り当てられた簿記係に常にジョブを反復する）。