Add and allocate account roles

アカウントの役割
ステップ1.アカウントの役割を追加する
ステップ2.チームメンバーを各クライアントの役割に割り当てる
ステップ3.ワークフローでアカウントロールの使用を開始する
こんなことができるのは誰だ？

タスクや仕事の割り当ては、特にチームに3人以上いる場合、疲弊する可能性があります。そのため、代わりにアカウントロールの使用を検討する必要があります。ここでは、ポータルにアカウントロールを設定し、タスクや仕事の割り当てを簡素化する方法を説明します。

アカウントの役割

適切なチームメンバーにタスク/仕事を自動的に割り当てることは、ワークフローにおける最も重要なステップの1つであり、適切な従業員がタイムリーに割り当てに取り掛かることを保証します。しかし、多くの従業員がいる場合、パイプラインオートメーションで使用される場合、担当者はタスクのタイプだけでなく、クライアントにも依存するため、タスク/ジョブテンプレートに担当者を追加するだけではできません。そこで、アカウントロールが登場します。

アカウントロールを使用すると、特定のチームメンバーではなく、税務申告書作成者、コンサルタント、簿記係、アカウントマネージャー、レビュアーなどのアカウントロールに仕事やタスクを割り当てることができます。これらの役割のリストは完全にカスタマイズ可能で、ポータルレベルで会社のオーナーまたは管理者が設定することができます。

アカウントの役割を作成すると、どのチームメンバーがどのクライアントを担当するかを定義できます。例えば、チームメンバー1を簿記係に設定し、他のクライアントにはチームメンバー2にこの役割を与えることができます。

こうすることで、タスク/ジョブが作成されたときに、特定のクライアントアカウントのアカウントロールの選択に基づいて担当者が設定されます。

一般的に、アカウント・ロールを使用するプロセスは以下の通りである：

アカウントの役割を定義し、ポータルに追加します。
すべてのクライアントアカウントを更新し、クライアントのために各役割を実行するチームメンバーを含める。これは一括で行うことができます。

タスク/ジョブを手動で作成したり、テンプレートを設定する際に、特定のチームメンバーの代わりにロールを選択します。
(パイプラインの自動化、ジョブの再帰、または手動によるタスク/ジョブの作成で)担当者をロールとしてタスクまたはジョブが作成されると、特定のクライアントのためにこれらのロールに割り当てられているチームメンバーに自動的に割り当てられます。
You can view role assignment in the Accounts list, and filter it based on this information:

filter Role without assignee shows accounts where no team member holds a specific role;
filter Role with assignee shows accounts with a specific team member assigned.

Account roles are designed to help distribute tasks by providing visibility into who is responsible for what. However, it’s important to note that account roles do not influence system roles , such as admin or employee. Also, they do not influence access rights of the particular employee.

備考

When a team member is added to an account using account roles, they are automatically getting access to that client account. If a team member is later unassigned from the client account, their role assignment on the account will also be cleared.

ステップ1.アカウントの役割を追加する

アカウントロールの使用を開始するには、まず、必要なアカウントロールを定義し、ポータルに追加する必要があります。追加するには2つの方法があります：

設定から 設定から：「設定」>「チームとプラン」と進み、「ロール」タブに切り替えます。新規ロール]または[ロールの作成]をクリックします。ロール名を入力し、[保存]をクリックします。
クライアントアカウントからクライアントアカウントから：クライアントアカウントを開き、［情報］タブに切り替えます。アカウントロールセクションで、ロールの作成をクリックします。ロール名を入力し、［保存］をクリックします。このロールはすべてのクライアントアカウントで使用できます。
一括アクションのサイドバーから：サイドバーメニューから「クライアント」>「アカウント」を選択し、リスト内の複数またはすべてのアカウントを選択します。More actions]をクリックし、[Manage roles]を選択します。一括ロール割り当てサイドバーで、新規ロールをクリックします。ロール名を入力し、保存をクリックします。このロールはすべてのクライアントアカウントで使用できるようになります。

ステップ2.チームメンバーを各クライアントの役割に割り当てる

Once you have your account roles created, you need to allocate team members to roles for each client. A single team member can be assigned different roles depending on the client, one team member can hold multiple roles simultaneously, and several team members can be allocated to one role. You can do it for each client individually or in bulk:

個別にクライアントアカウントを開き、[情報]タブに切り替えます。アカウントの役割]セクションで、特定の役割に割り当てる1人または複数のチームメンバーを選択します。
一括で：一度に多くのクライアントにアカウントロールを追加する必要がある場合（既存のクライアントベースでこの機能の使用を開始したい場合など）、Accountsページから一括で行うか、インポートツール（下記参照）を使用します。

アカウントページからチームメンバーを一括して役割に割り当てる

To set up the same team member roles for several existing accounts at once :

Go to Clients > Accounts from the sidebar menu. Select checkboxes next to the accounts you want to update. The fastest way to do this is to apply an appropriate filter to the account list and select the Select All checkbox. If you don’t have an appropriate filter, just select clients manually.
をクリックします。リストの上にあるMore actionsをクリックし、Manage rolesを選択します。

サイドバーで、以下を選択します。ロールを割り当てたい各チームメンバーの[アクション]列で [ロールの割り当て] を選択します。次に、割り当てるロールを選択し、［完了］をクリックします。準備ができたら、「保存」をクリックします。ロールが更新されると、Eメールが送信されます。

インポートツールでチームメンバーを一括して役割に割り当てる

This method is a huge time-saver as you can allocate team members to roles in bulk, both to your new and existing accounts. For adding roles to new accounts, follow the common import procedure and make sure to include a column for each account role.

既存のアカウントのロールにチームメンバーを割り当てる場合は、以下の手順に従ってください： 1.まず、すべてのアカウントをエクスポートします。これを行うには、サイドバーメニューからサイドバーメニューからクライアント > アカウントに移動し、エクスポートアイコンをクリックします。ダウンロードリンクが記載されたメールが届きます。

エクスポートしたCSVファイルを開き、スプレッドシートからアカウント名の列を除くすべての列を削除します。

備考
連絡先に関連するカラムがないことを確認してください。こうすることで、一括インポートのステップで連絡先のトグルやその他の連絡先関連の設定が変更されることはありません。
追加したいアカウント・ロールごとに列を追加し、データを入力し、ファイルを保存します。以下のことに注意してください：

アカウント・ロールの列がシステム内のアカウント・ロールに対応しているかどうかを確認する（こうすることで、列が自動的にマッピングされる）。
チームメンバーの名前を2回チェックします。スプレッドシートに存在しない従業員がいる場合、その役割には割り当てられません。

スプレッドシートをTaxDome にアップロードするには、「顧客」 > 「口座」ページのインポートボタンをクリックします。をクリックして、スプレッドシートを TaxDome にアップロードします。
口座タイプこのフィールドは更新されない。
を選択する。各アカウント・ロール・カラムの「Roleaccount」フィールドを選択します。スプレッドシート内の列タイトルがシステム内のアカウントロールと一致していれば、自動的にマッピングされます。
インポートの他のステップはスキップしてください。必ずすべてのコンタクトフィールドを無視する。
クリックをクリックします。新しいアカウントや連絡先は作成されません。代わりに、チームメンバーは既存のクライアントアカウントのアカウントロールに割り当てられます。
顧客のアカウントに割り当てられたチームメンバーを確認する。

ステップ3.ワークフローでアカウントロールの使用を開始する

アカウント・ロールが作成され、各クライアントにチームメンバーが割り当てられたら、ワークフローでそのロールを使い始めることができます：

タスクテンプレートにロールを割り当て、パイプラインの自動化に使用することができます。
ジョブテンプレートにロールの割り当て先を設定し、ジョブの再帰を作成する際にそれらを使用することができます。
あるいは、テンプレートに基づくかどうかにかかわらず、単一のアイテムを作成するときにロールを使用することもできます。

To learn more, go the detailed article on using account roles in your workflow.

こんなことができるのは誰だ？

Only firm owners and admins can create account roles and change them. However, assigning/reassigning existing roles to accounts could also be done by team members with the View all accounts (or, instead, have access to accounts where they are updating the role assignees), Manage accounts and Assign team members access rights granted .