アカウントの役割を追加および割り当てる

アカウントの役割
ステップ1.アカウントの役割を追加する
ステップ2. 各クライアントごとにチームメンバーを役割に割り当てる
ステップ3.ワークフローワークフローでアカウントロールの使用を開始する
こんなことができるのは誰だ？

ジョブ、特にチームに3人以上いる場合、非常に負担が大きくなります。そのため、アカウントロールの使用を検討すべきです。ここでは、ポータルでアカウントロールを設定し、ジョブをご紹介します。

アカウントの役割

ジョブ適切なジョブ自動的に割り当てることは、ワークフロー最も重要なステップの一つであり、適切な従業員がタイムリーに割り当てられた業務に取り掛かることを保証します。しかし、従業員数が多い場合、単に割り当て先をジョブ追加するだけでは不十分です。パイプライン自動化で使用する場合、割り当て先はタスクの種類だけでなくクライアントにも依存するためです。ここでアカウントロールが重要な役割を果たします。

アカウントロールを使用すると、特定のチームメンバーではなく、税務申告担当者、コンサルタント、簿記担当者、アカウントマネージャー、レビュー担当者などのアカウントロールにジョブタスクジョブ割り当てることができます。これらのロールの一覧は完全にカスタマイズ可能で、事務所オーナーまたは管理者によってポータルレベルで設定できます。

アカウントロールを作成すると、どのチームメンバーがどの顧客を担当するかを定義できます。例えば、チームメンバー1を一部の顧客簿記担当者として設定し、他の顧客については代わりにチームメンバー2にこの役割を割り当てることができます。

この方法により、ジョブ、特定のクライアントアカウントに対するアカウントロールの選択に基づいて担当者が設定されます。

一般的に、アカウント・ロールを使用するプロセスは以下の通りである：

アカウントの役割を定義し、ポータルに追加します。
クライアントアカウントをすべて更新し、各クライアントに対して各役割を担うチームメンバーを含めるようにします。これは一括で実行可能です。

ジョブ作成する場合やテンプレートを設定する場合、特定のチームメンバーではなく役割を選択します。
ジョブ役割として割り当て先を設定してジョブ場合（パイプライン自動化、ジョブ、または手動でのジョブいずれか）、顧客に対してこれらの役割に割り当てられたチームメンバーに自動的に割り当てられます。
アカウント一覧で役割の割り当てを確認でき、以下の情報に基づいてフィルタリングできます：

担当者が割り当てられていないロールをフィルターすると、特定のロールを保持するチームメンバーがいないアカウントが表示されます。
フィルター 役割と担当者 特定のチームメンバーが割り当てられたアカウントを表示します。

アカウントロールは、誰が何を担当しているかを可視化することでタスクの分担を支援するように設計されています。ただし、アカウントロールは管理者や従業員などのシステムロールには影響を与えない点に留意が必要です。また、特定の従業員のアクセス権にも影響を与えません。

備考

アカウントロールを使用してアカウントにチームメンバーを追加すると、自動的にアクセスを得るそのクライアントアカウントに。ただし、それらは自動的にアカウントをフォローするチームメンバーが後からクライアントアカウントから割り当て解除された場合、そのアカウントにおける役割の割り当ても解除されます。

ステップ1.アカウントの役割を追加する

アカウントロールの使用を開始するには、まず、必要なアカウントロールを定義し、ポータルに追加する必要があります。追加するには2つの方法があります：

設定から: [設定] > [チームとプラン]に移動し、[ロール] タブに切り替えます。[新しいロール] または[ロールを作成] をクリックします。ロール名を入力し、[保存] をクリックします。保存をクリックします。
クライアントアカウントから：クライアントアカウントを開き、[情報]タブに切り替えます。[アカウントロール]セクションで、[ロールを作成]をクリックします。ロール名を入力し、[保存]をクリックします。保存をクリックします。このロールはすべてのクライアントアカウントで利用可能になります。
一括操作サイドバーから：サイドバーメニューの顧客［アカウント］に移動し、リストから複数のアカウントまたはすべてのアカウントを選択します。［その他の操作］をクリックし、［ロールの管理］を選択します。一括ロール割り当てサイドバーで［新しいロール］をクリックします。ロール名を入力し、［保存をクリックします。この役割はすべてのクライアントアカウントで利用可能になります。

ステップ2. 各クライアントごとにチームメンバーを役割に割り当てる

アカウントの役割を作成したら、各クライアントごとにチームメンバーを役割に割り当てる必要があります。1人のチームメンバーはクライアントごとに異なる役割を割り当てられ、1人のメンバーが複数の役割を同時に保持することも可能です。また、複数のチームメンバーを1つの役割に割り当てることもできます。クライアントごとに個別に、または一括で設定できます：

個別に：クライアントアカウントを開き、[情報]タブに切り替えます。[アカウントの役割]セクションで、特定の役割を割り当てるチームメンバーを1人以上選択します。
一括操作：顧客追加する必要がある場合（例：既存の顧客ベースでこの機能の利用を開始したい場合）、アカウントページから一括操作を行うか、インポート（下記参照）をご利用いただけます。

アカウントページからチームメンバーを一括して役割に割り当てる

複数の既存アカウントに対して、同じチームメンバーの役割を一度に設定するには：

サイドバーメニューから 顧客アカウント を選択します。更新したいアカウントの横にあるチェックボックスを選択します。最も迅速な方法は、アカウントリストに適切なフィルターを適用し、「すべて選択」チェックボックスを選択することです。適切なフィルターがない場合は、顧客」を選択してください。
をクリックします。リストの上にあるMore actionsをクリックし、Manage rolesを選択します。

サイドバーで、役割を割り当てたい各チームメンバーの「アクション」列にある「役割を割り当てる」を選択します。次に、割り当てる役割を選択し、「完了」をクリックします。準備ができたら、保存をクリックします。ロールが更新されると、メールが届きます。

インポートを使用してチームメンバーを一括で役割に割り当てる

この方法は、新規アカウントと既存アカウントの両方に、チームメンバーを一括で役割に割り当てられるため、大幅な時間節約になります。新規アカウントに役割を追加するには、インポートに従い、各アカウント役割に対応する列を含めるようにしてください。

既存アカウントのチームメンバーを役割に割り当てるには、以下の手順に従ってください： 1. まず、すべてのアカウントをエクスポートします。サイドバーメニューから 顧客アカウントに移動し、エクスポートアイコンをクリックしてください。ダウンロードリンクが記載されたメールが届きます。

エクスポートしたCSVファイルを開き、スプレッドシートからアカウント名の列を除くすべての列を削除します。

備考
連絡先に関連する列がないことを確認してください。これにより、インポート連絡先のトグルやその他の連絡先関連設定を変更することはありません。
追加したいアカウント・ロールごとに列を追加し、データを入力し、ファイルを保存します。以下のことに注意してください：

アカウント・ロールの列がシステム内のアカウント・ロールに対応しているかどうかを確認する（こうすることで、列が自動的にマッピングされる）。
チームメンバーの名前を2回チェックします。スプレッドシートに存在しない従業員がいる場合、その役割には割り当てられません。

スプレッドシートをTaxDome にアップロードTaxDome 、 インポート ボタンをクリックしてスプレッドシートをTaxDomeにアップロードします顧客
口座タイプこのフィールドは更新されない。
を選択する。各アカウント・ロール・カラムの「Roleaccount」フィールドを選択します。スプレッドシート内の列タイトルがシステム内のアカウントロールと一致していれば、自動的にマッピングされます。
インポート他の手順はスキップしてください。すべての連絡先フィールドに対して「無視」を選択してください。
最後のステップで「 インポートを開始」をクリックしてください。新しいアカウントや連絡先は作成されません。代わりに、チームメンバーは既存のクライアントアカウント内のアカウント役割に割り当てられます。
顧客アカウントに割り当てられたチームメンバーを確認してください。

ステップ3.ワークフローワークフローでアカウントロールの使用を開始する

各クライアントごとにアカウントロールを作成し、チームメンバーを割り当てたら、ワークフローでそれらを使用できるようになります:

タスクテンプレートにロールを割り当て、パイプラインの自動化に使用することができます。
ジョブに役割の担当者を含めることができ、ジョブ作成時にそれらを使用できます。
あるいは、テンプレートに基づくかどうかにかかわらず、単一のアイテムを作成するときにロールを使用することもできます。
メールやチャットの自動化では、役割を送信者として使用できます。これにより、各クライアントに対してその役割に割り当てられたチームメンバーからメッセージが送信されます。

詳細については、ワークフローでのアカウントロールの使用に関する詳細記事をご覧ください。

こんなことができるのは誰だ？

アカウントの役割を作成および変更できるのは、会社の所有者と管理者だけです。ただし、既存の役割をアカウントに割り当てたり再割り当てしたりすることは、「すべてのアカウントを表示する」（または代わりに、役割の割り当て先を更新しているアカウントへのアクセス権を持つ）、「アカウントを管理する」、「チームメンバーを割り当てる」アクセス権が付与されているチームメンバーも行うことができます。