CRM (基本）：顧客リストのインポート
当社のインポートツールでは、クライアントアカウントとコンタクトデータを同時にTaxDome に転送することができますので、ポータルから素早く作業を開始することができます。新しい連絡先やアカウントを手動で作成することもできますが、CSVファイルをアップロードする方が、TaxDome へのデータ転送がはるかに迅速です。
ステップ 0.CSVファイルを準備する
TaxDomeハウツービデオについては、TaxDome アカデミーをご覧ください。アカデミーは、
について知っておく必要があるすべての情報を提供する無料のオンラインハブです。
既存の連絡先やアカウントデータをインポートするには、ExcelやGoogle Sheetsなどのスプレッドシートツールを使用します。また、特定のプラットフォームやソフトウェアプログラムからデータを転送する手順もお読みください。
- 顧客データをTaxDome にインポートする際には、以下の点に注意してください。 アカウント そして 連絡先 異なる:
- 勘定科目とは、会社、信託、家族、個人など、あなたが働き、請求する主体を指す。
- 連絡先は、実際にやり取りをする個人です。ここでは、アカウントと連絡先について説明します。
- 顧客データでスプレッドシートを作成し、CSVファイルとして保存します。CSVファイルはUTF-8でエンコードし、300kBを超えないようにしてください。
- 複数の連絡先が同じアカウントにリンクされている場合でも、スプレッドシートの1行に1つの連絡先のみを入力します。アカウントのインポートを省略して、連絡先のみをインポートすることもできます。
- 顧客グループごとに異なるスプレッドシートを持つことができます。これらのスプレッドシートは、異なる設定を適用して1つずつインポートすることができます。異なる顧客グループのインポートに関するビデオはこちらです。
ヒント：ソースソフトウェアが納税者と配偶者を同じ行に表示するファイルを作成する場合、CSV を手動で編集する必要はありません。代わりに、納税者と配偶者が1つの行にあるファイルをインポートする手順に従ってください。
- 👋お手伝いします！CSVファイルに複数の連絡先が表示され、修正方法がわからない場合は、お気軽にお問い合わせください。サポートチームが喜んでお手伝いいたします：以下の手順に従ってください。
1.スプレッドシートの作成
列を作成し、ラベルを付ける。
ヒント：列に名前をつけるとき、それぞれの列ヘッダー名は異なるデータプロパティを表します。
以下にカラムヘッダの名前の例を示します：
- A欄｜口座名：会社名または信託名（個人口座以外）、または個人名または家族名（個人口座）
- カラムB｜連絡先名：アカウントにリンクされている連絡先の姓名
- C列｜ファーストネーム
- D列｜姓
- E列｜口座タイプ
- F欄｜Eメール： 連絡先がポータルにアクセスするためには、Eメールアドレスが必要です。
- G欄｜電話番号
- H欄｜都市
- コラムI｜アカウントタグ：アカウントをグループ化するために適用できるラベル
- J列｜コンタクトタグ：コンタクトをグループ化するために適用できるラベル
- K 列｜ チームメンバー：インポート時に自動的に割り当てたいチームメンバー
- L列｜ユーザータイプのカスタムフィールド： マネージャーや 簿記係など、ユーザータイプのカスタムフィールドに追加されるチームメンバー
2.連絡先と追加情報をスプレッドシートの行に記入する。
あなたのスプレッドシートにはすでにカスタム列があるかもしれません。しかし、スムーズにインポートするために、以下の基本的なルールに従ってください：
- 各行には連絡先を1つだけ含めること
- データを転送している間に新しいアカウントを作成する予定がある場合は、アカウント名の列があることを確認してください。この欄には、Account Name（TaxDome 、データプロパティと呼ばれるもの）または任意の名前を付けてください。連絡先をアカウントにリンクする必要がない場合は、アカウント名列の行を空白のままにします。
- 複数の連絡先が同じアカウントを共有している場合、各連絡先の各行で同じアカウント名を使用してください。
- カスタムフィールドの種類によって、サポートする文字が異なります。あなたの フィールドが正しく入力されている:
- コンマまたはセミコロン（"," または ";"）でオプションを分割します。
- 日付は対応するフォーマットで記入すること：米国企業の場合はMM/DD/YYYYまたはMMM/DD/YYYY、米国以外の企業の場合はDD/MM/YYYYとする。
夫婦別姓の場合など、異なるタイプの口座をどのように設定すればよいかわからない場合は、以下のヒントをご覧ください。口座の種類別に連絡先を設定する例をご覧いただき、以下のヒントをご確認ください：
同じ連絡先を持つ複数のアカウントをインポートする
Q:スプレッドシートに同一人物にリンクする必要がある異なるアカウントを入力するにはどうすればよいですか？例えば、同じビジネスオーナーに属する複数のビジネスがあります。
A:アカウントごとに1行を作成し、適切な列にアカウントごとに同じ連絡先情報を入力します。
以下のスプレッドシートの例では、Account Nameが TaxDome の Account Nameにマップされ、インポート処理中に5つのアカウントが作成され、それぞれがBrian Rossの連絡先情報にリンクされている。Brian Ross は、email@example.comを使ってTaxDome にログインし、アカウントを切り替えることができる。
同じアカウントで複数の連絡先をインポートする
Q: スプレッドシートに同じアカウントにリンクする必要がある複数の連絡先を入力するにはどうすればよいですか？例えば、1つのビジネスを所有する複数のビジネスパートナーや納税者とその配偶者などです。
A: 連絡先ごとに1行を使用し、該当する列に各人の同じアカウント名を入力してください。
以下のスプレッドシートの例では、Name_Business Nameが TaxDome の Account Nameにマップされ、インポート処理中に6つのアカウントが作成される。Michael Douglastonは1つのコンタクトに、Robbie Corpは3つのコンタクトに、Smith familyは3つのコンタクトに、Mart Frickeyは1つのコンタクトに、Solomon Deutschは1つのコンタクトに、Chrissy Tidderは1つのコンタクトにリンクされている。
連絡先を2つのアカウントに同時にインポート
Q: スプレッドシートに、2つのアカウントにリンクする必要がある複数の連絡先を入力するにはどうすればよいですか？例えば、自分のアカウントは必要だが、家族のアカウントにリンクする必要がある子供などです。
A:各連絡先に2つの行を使用し、連絡先の詳細はそのままにアカウント名を変更します。こうすることで、後で手動で連絡先をリンクする必要がなくなるので、作業の手間が省けます。
3.スプレッドシートをCSV形式で保存する。
TaxDome は、CSVファイルとして保存されたスプレッドシートのみを認識します。スプレッドシートのメニューバーから「File」を選択し、「 Save as CSV」または「Download as CSV 」を選択します（使用するプログラムによって表現が異なる場合があります）。
Microsoft Excel：Save as type］フィールドで［CSV（カンマ区切り）］を選択します。ツール]ドロップダウンメニューで、[ ウェブオプション]を選択します。エンコード ］タブを開きます。Save this document as］ドロップダウンメニューで、［ Unicode（UTF-8）］を選択し、［OK］をクリックします。
スプレッドシートをCSVファイルとして保存し、UTF-8エンコードされていることを確認したら、連絡先をTaxDome 。
ステップ1.CSVファイルをTaxDome
クライアント 」>「アカウント」の順に選択し、「インポート」をクリックします。このボタンは連絡先 ページからもアクセスできます。
CSVファイルをドラッグ＆ドロップするか、「参照 」をクリックしてデスクトップ上にあるCSVファイルを探してアップロードします。
ステップ2.アカウントを作成する（オプション）
アカウントの作り方はこちら：
1.マップアカウント名
TaxDomeのAccount Nameプロパティに対応する列ヘッダ名をスプレッドシートから選択する。スプレッドシートで列ヘッダー名としてAccount Nameを使用した場合、TaxDome'のAccount Nameプロパティと同じ名前であるため、自動的にマッピングされます。
ヒントアカウントのインポートをスキップして連絡先のみをインポートする場合は、「アカウント名」フィールドの「CSVを選択」列の右側にあるXをクリックします。
2.アカウントタイプを選択
インポートした顧客にアカウントタイプを適用する方法を指定するオプションを選択します。詳細はアカウントタイプの記事をご覧ください。
| 選択されたオプション | 結果 |
| 個人、会社、その他 | 選択した口座タイプは、インポートされたすべての口座に一括して適用されます。スプレッドシート内のアカウントタイプ列は無視されます（ある場合）。 |
| CSVカラム付きマップ | Choose CSV columnドロップダウンが表示されます。TaxDome のAccount typeプロパティに対応する列をスプレッドシートから選択します。 |
| 無視 | 既存顧客の更新にのみ使用します。新規顧客のインポートにはこのオプションを選択しないでください。そうしないと、その他の口座タイプが適用され、スプレッドシートの口座タイプ欄は無視されます。 |
Companyが適用された場合、クライアントはAccount Name列データと同じCompany nameプロパティを持つことになります。
3.アカウントフィールドのマッピング
スプレッドシートから任意のデータをアカウントのカスタムフィールドとして追加し、タグ付けしたり、チームメンバーを割り当てます。左側のすべての列ヘッダー名を確認し、アクションドロップダウンメニューから フィールドを 無視または同期の いずれかを選択します。同期フィールドを選択した場合は、列のドロップダウンメニューからフィールドを選択します。 TaxDome 列のドロップダウンメニューからフィールドを選択します。
- 同名のアカウントがすでにTaxDome に存在する場合、そのアカウントは変更されず、すべてのデータはそのまま残ります。
- スプレッドシートのカラムヘッダ名に対応するアカウントプロパティがない場合は、ドロップダウンメニューで新規フィールドを選択して新規フィールドを作成します。インポート中にアカウントカスタムフィールドを追加する方法については、こちらをご覧ください。
- アカウントにタグを付けることもできます。詳しくはタグの付け方をご覧ください。
- スプレッドシートに チームメンバー欄がある場合、スプレッドシートに記載されているチームメンバーが自動的に対応するクライアントに割り当てられます。
- マネージャーや 簿記係など、あらゆるクライアントアカウントのユーザータイプのカスタムフィールドにチームメンバーを追加できます。
ステップ3.設定を定義する（オプション）
このステップでは、新しくインポートしたアカウントに一括して設定を適用します。
1.リンクされた連絡先
左側のEメールの下に、TaxDome Email プロパティが表示されます。連絡先にカスタムEメールフィールドを追加している場合は、これらも表示されます。
インポートしたアカウントにEメールアドレスがリンクされている各連絡先のアクセス権を選択します。デフォルトでは、すべてのアクセス権がオンになっています。これは招待状を送信しませんが、準備が整った時点でクライアントに適切なアクセス権を設定します：
-
ログイン: これをオンに切り替えると、連絡先はTaxDome クライアントポータルを使用できます。
-
通知: これをオンに切り替えると、TaxDome またはパイプラインオートメーションから送信されたメッセージ、主催者、提案、請求書、電子メールなど、すべてのシステム通知を連絡先が受け取ります。
-
Eメール同期：これをオンに切り替えると、クライアントのEメールを表示し、返信することができます。 Inbox+また、相手のアカウントのメール タブにあるすべてのメールを見ることができます。
クライアントにTaxDome ポータルへの招待メールを送信する場合は、「招待メールを送信する」ボックスをチェックします。カスタムメッセージを追加するには、「パーソナライズメッセージ」フィールドにメッセージを入力します。
ヒントベストプラクティスとして、招待状を後で送ることをお勧めします。詳しくは詳細記事をご覧ください。
2.タグ
TaxDome で作成したタグをインポートしたアカウントに適用することができます。タグはインポートされたすべての口座に適用されます。異なる勘定科目に異なるタグを適用する必要がある場合は、あらかじめスプレッドシートに追加しておくことをお勧めします。タグの適用についてもっと読む。
3.割当先
チームメンバーがスプレッドシートにリストされていない場合、新しいアカウントはインポートを行った人に割り当てられます。または、インポートされたアカウントすべてに アクセスできるチームメンバーを追加で選択することもできます。インポート時のチームメンバーの割り当てについては、こちらをご覧ください。
4.フォルダと書類
顧客文書にカスタムフォルダ構造を使用する場合は、新規作成したアカウントにフォルダテンプレートを一括適用します。フォルダテンプレートの作成について詳しくは、こちらをご覧ください。作成済みのフォルダテンプレートを選択しない場合、デフォルトの税務年度テンプレートが 新規アカウントに自動的に適用されます。
生年月月月日生年月日
連絡先のTaxDome へのインポートを開始するには、左側のスプレッドシートから列ヘッダー名を確認し、[Action]ドロップダウンメニューから[Ignore ] または [Sync custom field] のいずれかを選択します。スプレッドシートの列ヘッダー名のうち、TaxDome コンタクトプロパティ名（First Name、Phone、Email、City など）と一致するものが自動的にマッピングされます。
カスタムフィールドを同期]を選択した場合は、ドロップダウンから連絡先フィールドを選択するか、[新規フィールド]をクリックして新規フィールドを追加します。コンタクトカスタムフィールドの詳細を読む。
- ここで連絡先にタグを付けることもできます。 詳しくはタグの付け方をご覧ください。
- すべてのカラムヘッダ名をペアにする必要はありません 。アクション フィールドの選択は「無視」のままでもかまいません。
- アカウントマッピングをスキップした場合は、連絡先のみをインポートできます。
マッピングが完了したら、「Continue」をクリックします。これはインポート処理を開始するものではありません。間違いがあれば、このステップに戻ることができます。
ステップ5.レビュー
マッピングの結果を確認すると、これらすべてがわかる：
- どのチームメンバーがアカウントを担当するか
- どのタグをアカウントに割り当てるか
- どのカスタムアカウントとコンタクトフィールドを作成するか
- どの連絡先をどの名前とメールアドレスで作成するか
- どのアカウントがどの連絡先とリンクして作成されるか
問題がなければ、インポート開始をクリックする。問題がなければ、もう一度戻って必要な修正を行ってください。
これで、このページから離れることができます。インポート処理は勝手に進みます。インポートが完了すると、Eメールで通知が届きます。メッセージ内のリンクをクリックすると、インポート結果が表示されます。ご覧いただけます：
- インポートされたコンタクトの数
- スプレッドシートのスキップされた行数
- 作成されたアカウント数
- 更新されたアカウント数
- 作成されたカスタムフィールドの数
エラーのために）スキップされた行がある場合、その行と理由をzip形式のCSVファイルにエクスポートすることができます。スキップされた行の理由には、必須カラム（例：コンタクト名）のセルが空であったり、EメールカラムのセルにEメールアドレスがない場合などがあります。これで、このページから離れることができます。プロセスは自動的に続行されます。エクスポート結果はメールで送信されます。
輸入手続きに問題がある場合は、お知らせください！む いつでも喜んでお手伝いいたします!
誰が輸入できるのか？
会社のオーナーと管理者は、TaxDome で連絡先をインポートし、アカウントを作成できます。チームメンバーにインポートさせたい場合は、連絡先を管理するアクセス権を与えてください：
1.設定]に進み、メニューバーで[チームとプラン]を選択し、チームメンバーの名前の右端にある3つの点をクリックし、[編集]をクリックします。
2.連絡先を管理する]をトグルし、[保存]をクリックします。
ヒント： TaxDome アカデミーをチェックして、楽しく総合的なクラスを受講し、TaxDome スーパースターになろう。
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