電子メールを自動的に送信する

メール自動送信の仕組み
メール送信の自動化を設定する
送信者とスレッド担当者設定
- 送信者オプション
ジョブを追加/移動する際に送信者とスレッド担当者を選択する
自動送信メールのパーソナライズ
メールの添付ファイルをジョブブにリンクする

メールを自動作成・送信できます。各メールはパーソナライズされ、必要な詳細をすべて含みます。クライアントごとに内容が異なっても問題ありません。自動化の魔法を実現するには、メール送信が必要な各段階ごとに「メール自動送信」を設定してください。

この記事では、この自動化をパイプラインステージで設定する方法について説明しますが、このアプローチはカスタムジョブ自動化設定にも適用されます。

メール自動送信の仕組み

パイプライン内で、特定の段階顧客に自動的にメールを送信できます。TaxDome 、自動メールを以下のような目的で広く活用しています：

プロセスの各段階（例：ファイル、フォーム顧客依頼）で期待事項を伝達する。
指示を提供してください（例：次の手順を説明し、重要な期限を共有する）。
顧客ジョブ顧客通知する（例：ファイルとき、返却物が確認可能になったときなど）。

メール送信の自動化を設定する

自動化された電子メールについて言えば、通常は次のような流れになる：

メールを自動送信するには、各メールごとにテンプレートが必要です。テンプレートがない場合は、自動化を追加する際に「新規テンプレート」をクリックして作成できます。テンプレート内でショートコードを使用し、パーソナライズすることを忘れないでください。
一般的に、メール送信専用の別ステージをパイプラインに設ける必要はありません。代わりに、 「メール送信」自動化を各ステージに追加することで、以下のことが可能です：

プロセスの顧客期待することを伝えましょう。例えば、ファイルアップロードを依頼する、クライアントのタスクを完了済みとしてマークする、フォームへの記入を依頼するなどです。
顧客通知してください。例えば、お客様のファイルを受領したときや、お客様の申告書の準備が整ったときなどです。

ジョブがこのジョブ、クライアントアカウントに紐付けられたすべての連絡先にメールが自動的に送信されます。

備考

については 電子メールを送信する の自動化には関係ない。 オートムーブジョブ オプション有効化されています。自動化は自動的にトリガーされ、完了するためにクライアントまたは企業の操作は不要です。また、自動化がトリガーされたジョブにリンクされている要素はありません。

送信者とスレッド担当者設定

メール送信自動化を追加する際、メール送信者とスレッド管理者を設定できます。通常これらはメールテンプレート内で設定されます。自動化を追加すると、送信者とスレッド担当者として選択されたチームメンバーが表示されます。

何かを変えたいなら、二つの選択肢があります：

自動化設定で「テンプレートに移動」をクリックすると、テンプレートの詳細をすばやく編集できます。
「カスタマイズ」をクリックすると、その他の送信者オプションが表示されます。他のチームメンバーを選択するか、ジョブとして設定された従業員、または役割が割り当てられている従業員からメールを送信できます。

送信者オプション

メールを送信する人を選択してください：

チームメンバー：他のチームメンバーを選択してください。そのメンバーは、TaxDome メールを同期していることTaxDome 「他のユーザーが私のメールから送信することを許可する」設定が有効になっていることが必要です。
ジョブ : メールジョブから送信されます。複数の担当者が存在する場合は、ジョブ「担当者」フィールドに最初に記載されている担当者から送信されます。ジョブ、TaxDomeメールアドレスを同期している必要があります。
役割: このクライアントアカウントに対して選択された役割（例: 税務申告担当者、アカウントマネージャー、レビュー担当者）に割り当てられたチームメンバーからメールが送信されます。当該役割に割り当てられたチームメンバーは、自身のメールアドレスTaxDomeと同期している必要があります。

ジョブを追加/移動する際に送信者とスレッド担当者を選択する

パイプライン設定で選択するオプションはデフォルト値です。ただし、ジョブ移動する際やパイプラインに追加する際は、送信者とスレッド担当者（スレッド担当者）をいつでもカスタマイズできます。

ジョブ「メール送信」自動化を含むステージジョブすると、自動化の詳細がポップアップに表示されます。「カスタマイズ」をオンにしている場合、送信者とスレッド担当者設定を変更できます：

ヒント

この柔軟性は、顧客、自動化設定自体を変更せずに、別のチームメンバーからメールを送信する必要がある場合に特に有用です。

自動送信メールのパーソナライズ

任意のカスタムデータを使用して、自動送信メールをカスタマイズし、個人的なタッチを追加することができます。そのためには

クライアントアカウントと連絡先には、カスタムフィールドに必要な詳細情報をすべて入力してください。アカウントをインポートする際に必要な情報をすべて追加すると、さらに役立つ場合があります。
メールテンプレートにショートコードを追加し、上記の自動化に使用してください。

メールが自動的に送信されると、メールのタイトルや本文フィールドのショートコードは、姓名、納税予定額、会社情報、特定の日付などのカスタムフィールドデータに置き換えられます。

メールの添付ファイルをジョブブにリンクする

メールをジョブリンクすることはできませんが、顧客メール添付ファイルをリンクすることは可能です。以下の手順に従ってください：

添付ファイル付きのメールを開き、右側の「 TaxDome保存 」リンクをクリックしてください。
ファイル名と説明（任意）を編集し、[アップロード]をクリックします。ファイルは「クライアントファイル」フォルダに保存されます。
ジョブを開くには、かんばんビュー、カレンダー、または ジョブ リストからジョブカードを開きます。
ファイルリンクファイル :リンク済みセクションの「リンク」をクリックし、 ファイルをクリックし、クライアントがアップロードしたファイルから必要なファイルを選択し、保存をクリックします。または、新しいファイルアップロードファイルリンクするには、リンク済みセクションの「新規」をクリックし、 ファイルを選択します。