電子メールを自動的に送信する

メール送信の自動化について
メール送信自動化を設定する
送信者とスレッド担当者設定
- 送信者オプション
ジョブを追加/移動する際に送信者とスレッド担当者を選択する
自動送信メールのパーソナライズ
メールの添付ファイルをジョブブにリンクする

メールの作成と送信を自動化することができます。すべてのメールはパーソナライズされ、顧客ごとに内容が異なっていても、必要な詳細情報がすべて含まれます。自動化を活用するには、メールの送信自動化「メール送信」 自動化を設定してください。

この記事では、パイプライン自動化を設定する方法について解説しますが、この方法はジョブ自動化適用できます。

メール送信の自動化について

パイプライン内で、特定の段階顧客に自動的にメールを送信できます。TaxDome 、自動メールを以下のような目的で広く活用しています：

プロセスの各段階（例：ファイル、フォーム顧客依頼）で期待事項を伝達する。
指示を提供してください（例：次の手順を説明し、重要な期限を共有する）。
顧客ジョブ顧客通知する（例：ファイルとき、返却物が確認可能になったときなど）。

メール送信自動化を設定する

自動化された電子メールについて言えば、通常は次のような流れになる：

メールを自動的に送信したい場合は、各メールごとにテンプレートが必要です。テンプレートがない場合は、メールを追加する際に「新しいテンプレート」をクリックして作成できます。自動化を追加する際に「新しいテンプレート」をクリックして作成できます。テンプレート内でショートコードを使用して、内容をパーソナライズするようにしてください。
通常、パイプライン内にメール送信専用のステージを設ける必要はないでしょう。その代わりに、 「メール送信」自動化を各自動化追加することで、以下のことが可能になります：

プロセスの顧客期待することを伝えましょう。例えば、ファイルアップロードを依頼する、クライアントのタスクを完了済みとしてマークする、フォームへの記入を依頼するなどです。
顧客通知してください。例えば、お客様のファイルを受領したときや、お客様の申告書の準備が整ったときなどです。

ジョブがこのジョブ、クライアントアカウントに紐付けられたすべての連絡先にメールが自動的に送信されます。

備考

については 電子メールを送信する 自動化、それが オートムーブジョブ オプション有効になっています。自動化は自動的にトリ自動化、完了するためにクライアントや会社側の操作は必要ありません。また、自動化、ジョブには何もリンクされません。

送信者とスレッド担当者設定

「メール送信」自動化を追加する際、メールの送信者とスレッドの管理者を設定できます。通常、これらはメールテンプレート内で設定されます。自動化を追加すると、送信者とスレッドの担当者として選択されたチームメンバーが表示されます。

何かを変えたいなら、二つの選択肢があります：

「自動化「テンプレートへ移動」をクリックすると、テンプレートの詳細をすばやく編集できます。
「カスタマイズ」をクリックすると、その他の送信者オプションが表示されます。他のチームメンバーを選択するか、ジョブとして設定された従業員、または役割が割り当てられている従業員からメールを送信できます。

送信者オプション

メールを送信する人を選択してください：

チームメンバー：他のチームメンバーを選択してください。そのメンバーは、TaxDome メールを同期していることTaxDome 「他のユーザーが私のメールから送信することを許可する」設定が有効になっていることが必要です。
ジョブ : メールジョブから送信されます。複数の担当者が存在する場合は、ジョブ「担当者」フィールドに最初に記載されている担当者から送信されます。ジョブ、TaxDomeメールアドレスを同期している必要があります。
役割: このクライアントアカウントに対して選択された役割（例: 税務申告担当者、アカウントマネージャー、レビュー担当者）に割り当てられたチームメンバーからメールが送信されます。当該役割に割り当てられたチームメンバーは、自身のメールアドレスTaxDomeと同期している必要があります。

ジョブを追加/移動する際に送信者とスレッド担当者を選択する

パイプライン設定で選択するオプションはデフォルト値です。ただし、ジョブ移動する際やパイプラインに追加する際は、送信者とスレッド担当者（スレッド担当者）をいつでもカスタマイズできます。

ジョブ「メール送信」自動化設定されているステージジョブ、ポップアップに自動化が表示されます。「カスタマイズ」をオンにしている場合は、送信者やスレッドの割り当て先の設定を変更できます：

ヒント

この柔軟性は、自動化を変更することなく、特定の顧客状況に応じて別のチームメンバーからメールを送信する必要がある場合に特に役立ちます。

自動送信メールのパーソナライズ

任意のカスタムデータを使用して、自動送信メールをカスタマイズし、個人的なタッチを追加することができます。そのためには

クライアントアカウントと連絡先には、カスタムフィールドに必要な詳細情報をすべて入力してください。アカウントをインポートする際に必要な情報をすべて追加すると、さらに役立つ場合があります。
メールテンプレートにショートコードを追加し、前述の自動化に活用してください。

メールが自動的に送信されると、メールのタイトルや本文フィールドのショートコードは、姓名、納税予定額、会社情報、特定の日付などのカスタムフィールドデータに置き換えられます。

メールの添付ファイルをジョブブにリンクする

メールをジョブリンクすることはできませんが、顧客メール添付ファイルをリンクすることは可能です。以下の手順に従ってください：

添付ファイル付きのメールを開き、右側の「 TaxDome保存 」リンクをクリックしてください。
ファイル名と説明（任意）を編集し、[アップロード]をクリックします。ファイルは「クライアントファイル」フォルダに保存されます。
ジョブを開くには、かんばんビュー、カレンダー、または ジョブ リストからジョブカードを開きます。
ファイルリンクファイル :リンク済みセクションの「リンク」をクリックし、 ファイルをクリックし、クライアントがアップロードしたファイルから必要なファイルを選択し、保存をクリックします。または、新しいファイルアップロードファイルリンクするには、リンク済みセクションの「新規」をクリックし、 ファイルを選択します。