自動化の例（基本）：メール送信
Eメールを作成し、自動的に送信することができます。すべてのメールはパーソナライズされ、必要な詳細がすべて含まれます。自動化のマジックを実現するには、メールの送信が必要な各ステージで、メール送信の自動化を設定してください。
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メール送信の自動化を設定する
自動化された電子メールについて言えば、通常は次のような流れになる：
1.メールを自動送信する場合、それぞれのテンプレートが必要です。テンプレートがない場合は、オートメーションを追加する際に新規テンプレートをクリックして作成することができます。テンプレートをパーソナライズするために、必ずショートコードを使用してください。
2.一般的に、メール送信のためにパイプラインに別のステージを持ちたくないかもしれません。その代わりに、異なるステージにメール送信オートメーションを追加することができます：
- 書類のアップロードを依頼する、クライアントのタスクを完了にする、手帳に記入するなど、プロセスの各段階でクライアントに期待していることを伝える。
- いつ書類を受け取ったか、いつ申告書の準備ができたかなど、クライアントに 近況を伝えましょう。
ジョブがこの段階に入ると、メールは自動的にクライアントアカウントにリンクされているすべての連絡先に送信されます。
注意 Eメール送信自動化については、 、ステージのAutomove jobsトグルがオンになっていても問題ありません。自動化は自動的にトリガーされ、完了するためにクライアントまたはファームからのアクションは必要ありません。また、自動化がトリガーされたとき、どの要素もジョブにリンクされません。
電子メールの添付ファイルを仕事にリンクする
Eメールをジョブにリンクさせることはできませんが、クライアントのEメール添付ファイルをリンクさせることはできます。以下の手順に従ってください：
- ファイルが添付されたメールを開き、右側の「Save toTaxDome」リンクをクリックします。
- ファイル名と説明（オプション）を編集し、[アップロード] をクリックします。ファイルは、クライアントがアップロードしたドキュメントフォルダに保存されます。
- カンバンビュー、カレンダー、またはジョブリストから ジョブカードを開きます。
- Link the document to it: Click Link in the Linked section, select Documents, click the Client uploaded documents folder and choose the files you want, then click Save. Or, to upload a new document and link it, click New in the Linked section and select Document.
これにより、チームメンバーはジョブ・カードの右側にある「Linked > Documents」セクションから必要な書類に簡単にアクセスできるようになります。
ヒント 添付ファイルを自動的に保存する機能をオンにすると、最初の2つのステップを省略し、ドキュメントが自動的に保存されます。
自動送信メールのパーソナライズ
任意のカスタムデータを使用して、自動送信メールをカスタマイズし、個人的なタッチを追加することができます。そのためには
- 顧客アカウントと連絡先が、カスタムフィールドに必要なすべての詳細を持っていることを確認してください。アカウントをインポートする際に必要なものをすべて追加しておくとさらに便利です。
- メールテンプレートにショートコードを追加し、上記の自動化に使用します。
Once the email is automatically sent, shortcodes in the email title and/or body field are replaced with the custom field data, such as first name and last name, estimated tax payment, company info or a specific date.
