TaxDome納税準備プロセスを設定する

ここでは、TaxDome で税務申告プロセスをセットアップする方法について説明します。新規クライアントを簡単にオンボードする方法、自動化を使用して拡張に対応する方法、8879の電子署名を瞬時に取得する方法などです。

ルーチン・タスクの自動化と委譲

タスクを自動化すればするほど、より多くのクライアントに対応できるようになります。私たちは、（あなたの同僚の経験に基づいて）どのように役立つかヒントを持っています：

• Automate repeated tasks related to communication ( messaging , requesting documents , sending invoices , etc.)
• Delegate admin tasks (such as working with client accounts and conducting regularly scheduled internal audits)

コミュニケーションに関する反復作業

These everyday routine tasks can be assigned to TaxDome just in 3 steps: Write down what you already do Look for tasks that repeat - Create pipelines for each of your processes and use automations for routine tasks

You don’t need to do it from scratch – start from our Marketplace with templates for different types of services. All of the templates we provide are fully editable , so you can change them to fit your needs: 

• 1040 確定申告のパイプライン（ウェビナーより）
• 1120S - S会社所得税申告書
• 1120 - 法人所得税申告書
• 1065 - パートナーシップ所得税申告書

管理業務

まず、管理業務をすべて書き出す。あなたの貴重な時間を確保するために、管理業務のために人を雇うことを検討しましょう。

Then add a team member with a role of an admin to do various administrative tasks: check tags, assign team members to accounts, check pipeline availability inside the team, track your team’s working hours, etc.

新規顧客のオンボーディング：ベストプラクティス

それぞれの会社によって、新規顧客を獲得するためのプロセスは異なるかもしれません。以下の2つのオプションをお勧めします（どちらか適切な方をお選びください）：

• リード／見込み客用のパイプラインを別に確保する
• Onboard new clients in your usual pipelines using tags and conditions

リード／見込み客用のパイプラインを別に確保する

最初の選択肢は、見込み客用に別のパイプラインを用意し、彼らが顧客になったら通常のパイプラインに移すことです。 この方法で新規顧客をワークフローに追加することができます：

• 忖度電話をかける、 提案書を送り、契約を結ぶ リード生成プロセス中に リードがクライアントになったら、提案書、メモ、メッセージ、タイムエントリーなどすべてをそのままに、ワンクリックで「見込み客」パイプラインから「税務申告」パイプラインに仕事を移動できます。

  

ったなパイプラインにむむいてむむな。

新規顧客を処理するもう一つの方法は、パイプラインに追加された新規アカウントにのみ適用されるルールを追加することです。この方法では、2つのパイプラインを使用する必要はありません。当社のクライアントのベストプラクティスによると、次のようにする必要があります：

• Create a conditional stage for all accounts tagged with the New client tag. If an account is tagged with the  New client tag, then the job moves to the Waiting for retainer stage where the invoice automation is added:

• Create conditional automations and send different welcome messages to your new and existing clients based on the tags applied:

• Add the Update account tags automation to the last stage of the pipeline and change the New client tag to the Returning client tag:

エクステンションへの対応

If you ask us — “What’s the best way of handling extensions via TaxDome?” — the answer is: custom job statuses . Let’s explore how you can deal with extensions.

クライアントが延長を必要とする場合、ジョブステータスをカスタムステータスに変更することで、パイプラインに反映させることができます。この方法では、ジョブは現在のステージに残りますが、他のジョブとは視覚的に区別されます。共通フロー内で進める準備ができたら、カスタムステータスをActiveに変更して完了です。これは手動で行うことも、特定のタスクが完了したときに自動的に行うこともできます。  

請求書発行と支払いの設定

請求書発行プロセスは、あなたとあなたのクライアントに最適な方法によって異なります。以下のオプションのいずれかを選択するか、または顧客ごとに両方を使用してください：

• Invoice your new clients before the job is done. You may send an invoice along with an engagement letter . Once the client signs the proposal, the job is moved to the next stage , and the invoice is automatically sent along with a message that they need to pay before you start the work.

• Invoice your trusted clients after the job is done. You can lock prepared returns to invoices and clients will see that the job is done, but they wont’ be able to access or download their forms until they pay for your work.

8879やその他の税務書類の電子署名

以下に、顧客から署名を得る最速の方法を示します：

このプロセスをスムーズに進めるために、私たちのハックを活用しよう：

• For Forms 8879 requiring knowledge-based authentication (KBA), TaxDome can request an IRS-compliant signature (this will cost $1 per signer)
• To deal with multiple signers such as a family, you don’t need to add a spouse as a contact, but the separate email address is required .
• Link the document that is pending signature to your job: the automove feature will be triggered once the document is signed
• You can use the signature templates to quickly add fields for common forms

確定申告の準備管理

Once your return is prepared, you may need to upload it to TaxDome for manager’s review and client approval .

With the TaxDome Desktop App , you can do it right from you tax preparation software or any program that has a print feature. Just use TaxDome as a printer and link the uploaded document to the appropriate Job so that your manager can easily find it.