💸 Tax Preparation：のプロセスを構成する。TaxDome
ここでは、TaxDome で税務申告プロセスをセットアップする方法について説明します。新規クライアントを簡単にオンボードする方法、自動化を使用して拡張に対応する方法、8879の電子署名を瞬時に取得する方法などです。
ここでカバーしている：
ルーチン・タスクの自動化と委譲
タスクを自動化すればするほど、より多くのクライアントに対応できるようになります。私たちは、（あなたの同僚の経験に基づいて）どのように役立つかヒントを持っています：
- コミュニケーションに関連する繰り返しタスクの自動化（メッセージング、資料請求、請求書送付など）
- 管理業務の委任（顧客口座の管理や定期的な内部監査の実施など）
コミュニケーションに関する反復作業
このような日常のルーチンワークは、TaxDome 、わずか3ステップで割り当てることができる：
ゼロから作る必要はありません。 Marketplaceから始めましょう。弊社が提供するテンプレートはすべて編集可能ですので、お客様のニーズに合わせて変更することができます：
- 1040 確定申告のパイプライン（ウェビナーより）
- 1120S - S会社所得税申告書
- 1120 - 法人所得税申告書
- 1065 - パートナーシップ所得税申告書
管理業務
まず、管理業務をすべて書き出す。あなたの貴重な時間を確保するために、管理業務のために人を雇うことを検討しましょう。
タグのチェック、チームメンバーのアカウントへの割り当て、チーム内のパイプラインの可用性のチェック、チームの勤務時間の追跡などです。
新規顧客のオンボーディング：ベストプラクティス
それぞれの会社によって、新規顧客を獲得するためのプロセスは異なるかもしれません。以下の2つのオプションをお勧めします（どちらか適切な方をお選びください）：
- リード／見込み客用のパイプラインを別に確保する
- タグと条件を使用して、通常のパイプラインで新規顧客を取り込む
リード／見込み客用のパイプラインを別に確保する
最初の選択肢は、見込み客用のパイプラインを別に持ち、彼らが顧客になったら通常のパイプラインに移すことだ。
この方法で新しい顧客をワークフローに追加することができます：
- リード・ジェネレーションの過程で、ディスカバリー・コールを行い、提案書を送り、契約を結ぶ。
- リードがクライアントになったら、提案書、メモ、メッセージ、タイムエントリーなどすべてをそのままに、ワンクリックでその仕事を「見込み客」パイプラインから「税務申告」パイプラインに移動できます。
ったなパイプラインにむむいてむむな。
新規顧客を処理するもう一つの方法は、パイプラインに追加された新規アカウントのみに適用されるルールを追加することです。この方法では、2つのパイプラインを使用する必要はありません。
私たちのクライアントのベストプラクティスによれば、以下のことを行うべきである：
New client タグが付けられたすべてのアカウントに対して、条件付きステージを作成する。アカウントがNew client タグでタグ付けされている場合、ジョブはWaiting for retainerステージに移動し、そこで請求書自動化が追加されます：
- 条件付きのオートメーションを作成し、適用されたタグに基づいて新規および既存の顧客に異なるウェルカムメッセージを送信します：
- アカウントタグの更新オートメーションをパイプラインの最後のステージに追加し、新規顧客タグを復帰顧客タグに変更する：
エクステンションへの対応
TaxDomeエクステンションを処理する最善の方法は何ですか？-- 答えはカスタムジョブステータスです。それでは、どのようにエクステンションを扱うことができるかを探ってみましょう。
クライアントが延長を必要とする場合、ジョブステータスをカスタムステータスに変更することで、パイプラインに反映させることができます。この方法では、ジョブは現在のステージに残りますが、他のジョブとは視覚的に区別されます。共通フロー内で進める準備ができたら、カスタムステータスをActiveに変更して完了です。これは手動で行うことも、特定のタスクが完了したときに自動的に行うこともできます。
請求書発行と支払いの設定
ヒント TaxDome を通して直接お金を受け取ることができるように、支払いプロバイダーに接続してください。
請求書発行のプロセスは、あなたとあなたのクライアントにとって最適な方法によって決まります。
以下のオプションから1つを選択するか、異なるクライアント用に両方を使用します：
新規顧客には、仕事が終わる前に請求書を発行しましょう。エンゲージメントレターと一緒に請求書を送ることができます。クライアントが提案書に署名すると、仕事は次の段階に進み、仕事を始める前に支払う必要があるというメッセージとともに 請求書が自動的に送信されます。
- 仕事完了後に信頼できるクライアントに請求書を発行できます。作成した返品を請求書にロックすることができ、クライアントは仕事が完了したことを確認できますが、仕事の代金を支払うまでフォームにアクセスしたりダウンロードしたりすることはできません。
8879やその他の税務書類の電子署名
以下に、顧客から署名を得る最速の方法を示します：
このプロセスをスムーズに進めるために、私たちのハックを活用しよう：
- 知識ベース認証（KBA ）が必要なフォーム8879については、TaxDome 、 IRS に準拠した署名を依頼することができます（この場合、署名者1人につき1ドルの費用がかかります）。
- 家族など複数の署名者を扱う場合、配偶者を連絡先として追加する必要はありませんが、別の電子メールアドレスは必要です。
- 署名待ちの文書をジョブにリンク：文書に署名が完了すると、自動移動機能が起動します。
- 署名テンプレートを使用して、一般的なフォームのフィールドをすばやく追加できます。
確定申告の準備管理
申告書を作成したら、TaxDome にアップロードし、マネージャーの確認とクライアントの承認を得る必要があります。
TaxDome デスクトップアプリを使えば、税務申告書作成ソフトや印刷機能のあるプログラムからすぐに印刷できます。TaxDome をプリンターとして使用し、アップロードした文書を適切なジョブに リンクするだけで、マネージャーが簡単に見つけることができます。