CRM (ベーシック）：ポータルアクセス、通知、Eメール同期

個人、家族、企業のいずれであれ、確定申告書を作成する場合、それぞれの事業体には独自のアカウントが必要です。しかし、異なる人（家族やビジネスパートナーなど）は、アカウント内の設定が異なる場合があります。クライアントへのログインアクセス、通知、Eメールの設定についてはこちらをご覧ください。

ここでカバーしている：

複数のメールアドレスを追加する方法

連絡先は個人なので、1つの連絡先に複数のメールアドレス（個人、仕事など）があるのは当然です。デフォルトでは、各連絡先には1つのメールアドレスフィールドがありますが、手動で追加のCRM フィールドを作成したり、新しい連絡先を手動で作成したり、インポートする際にフィールドを追加することができます。

会社のオーナー、管理者、またはアカウントを管理するアクセス権を持つ従業員は、アカウントにユーザー（メールアドレス）を追加することができます。

アカウントのプロフィールで、「情報」タブを開き、「連絡先」セクションを確認します。ここには、アカウントにリンクされている連絡先のすべてのメールアドレスが表示されます。リストにないメールアドレスを追加したい場合は、次のいずれかを実行します。 別の連絡先を追加するまたは、すでにリンクされている連絡先に別のメールアドレスを 追加します。

以下の手順に従ってください：

  1. 追加のメールアドレスを保存するために、 CRM のカスタムメールフィールドを作成する。
  2. 既存の連絡先を更新して、追加の電子メールアドレスを含める。
  3. 必要であれば、メールアドレスのLOGIN、NOTIFY、EMAIL SYNCの トグルをオンにしてください（トグルの詳細は後述します）。
チップ

注意招待された人が招待リンクをクリックする前にEメールアドレスを変更すると、セキュリティ上の理由からEメールアドレスは無効化されます。新しい招待メールは更新されたメールアドレスに送信されます。 

LOGINトグルの説明

連絡先にEメールアドレスを入力する際、LOGIN をオンにすることで、そのEメールアドレスが属する人にポータルへのアクセスを許可することができます。

これは何をするのか：

  • ユーザーは、TaxDome クライアントポータルへの招待状を受け取り、アカウントにアクセスできるようになります。
  • メールアドレスの横にある「ログイン」をオンにしたアカウントにリンクされているすべての連絡先がサインインできます。

連絡先のメールアドレスにポータルアクセスを追加すると、そのユーザーに招待メールを送信するよう求められます。送信をクリックすると、TaxDome 、その人にアクティベーションのリクエストが電子メールで送信されます。アカウントをアクティベートするには、その人がリクエストを承認し、パスワードを作成します。その後、新しいユーザーは自動的にアカウントにリンクされます。各ユーザーは、アカウントへのログイン認証情報を持っています。

EMAIL SYNCトグルの説明

ユーザーをアカウントに追加する際、そのEメールアドレスのEMAIL SYNCを オンにすることもできます。

これは何をするのか：

  • そのアドレスから受信したメールはすべて、アカウント・プロフィールの Inbox+ セクションとアカウントプロファイルのメール タブに表示され、TaxDome から返信できます。
  • 同期されたEメールと連絡先のEメールの履歴はすべて、TaxDome に自動的に入力されます。
  • 添付ファイルを自動的に保存する] を有効にすると、今後送信される添付ファイル付きのメールはすべて、アカウントの [クライアントのドキュメント]セクションにドキュメントが自動的に保存されます。
チップ

ヒントまだポータルにアクセスしていない（ログインがまだオンになっていない）将来の顧客のためにEMAIL SYNCをオンに切り替えて、彼らからのEメールも受信できるようにしましょう。

NOTIFY トグルの説明

連絡先] セクションの電子メールアドレスで[NOTIFY]をオンに切り替えると、その電子メールが属する人は、システム通知（すべてまたは選択したもの）を受信します。NOTIFYは 、アカウントにポータルアクセスや新しいメールアドレスを追加するとき、またはいつでも好きなときにオンに切り替えることができます。

チップ

ヒントクライアントに送信されたすべてのTaxDome メールのコピーを受信することができます。ここでは、TaxDome がクライアントに送信するシステム通知を受信するように設定する方法を説明します。

メールアドレスの右端にある3つの点をクリックし、「通知設定」を選択して、ユーザーが受け取る通知を決定します。

トグルの意味

ドキュメントファイルアップロード

  • 会社からアップロードされた新しい文書に関する通知

書類 署名依頼

  • 署名が保留されている書類の請求
  • 署名待ちの書類に関するリマインダー

書類承認

  • 承認待ちの書類に関する要請
  • 承認待ちの文書に関するリマインダー

チャットとクライアント・タスク

プロポーザル

  • 新規提案の依頼
  • 保留中の提案に関する注意喚起

主催者

  • 新オーガナイザーの要請
  • 保留中のオーガナイザーに関するリマインダー

請求書と支払い

  • 新規請求書の請求
  • 保留中の請求書に関するリマインダー
  • 請求書支払いの確認
  • 払い戻しに関する通知

アクティベーション待ちのクライアントへの通知と電子メール

アカウントにリンクされている連絡先のLOGIN、NOTIFY、EMAIL SYNCをオンに切り替えても、まだアカウントを有効化していない場合は、TaxDome Eメールとシステム通知を受信します：

  • TaxDome から送信する通常のメールは、アカウントが有効化されているかどうかにかかわらず、すべて受信者に送信されます。また Inbox+また、アカウントにリンクされた連絡先からの新しいメールに関する通知を受け取ることもできます（通知 設定で設定してください）。
  • すべてのシステム通知は、連絡先のEメールアドレスに送信され、アカウントを有効にするまで、Eメールの上部にアカウント有効化の バナーが表示されます。

招待状はいつでも再送できます。

アカウントからユーザーアクセスを削除する

アカウントへのアクセスが不要になった場合は、そのユーザーを削除してください。アカウントプロフィールの「情報 」タブで、ユーザーのメールアドレスの右にある「ログイン 」をオフに切り替えてください。アカウントはそのまま残りますが、そのユーザーはアクセスできなくなります。

メールアドレスの変更

顧客の電子メールアドレスが変更された場合、追加ユーザーであるかのように新しい電子メールアドレスを追加します。

チップ

注意廃止されたメールアドレスをすぐに削除しないように注意してください。

その代わりに、以下の手順に従ってください：

1.クライアントの連絡先を更新し、古いメールアドレスの代わりに新しいメールアドレスを含める。

2.LOGIN トグルをオンにして、ユーザーが新しいEメールアドレスに送られた招待を承諾するのを待ちます。 

3.クライアントが招待を承認したら、LOGINを オフにして、リンクされていないEメール セクションから以前のEメールアドレスを削除します。

クライアントポータルで別のアカウントに切り替える

ログイン時に、複数のアカウントにアクセスできるユーザーは、希望するアカウントを選択するポップアップと、画面上部にログインしたアカウントの通知が表示されます。上部の通知は、その右端のXをクリックすることで、次回のログインまで閉じることができます。

青いサイドバーの一番下か、上部の通知から右にあるSwitch accountのリンクをクリックすれば、後でいつでもポップアップにアクセスできる。

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