ジョブ 更新
従業員が多い企業では、異なる担当者がジョブ 管理します。ジョブ 再割り当てする際は、ミスを犯しやすいものです。代わりに、ワークフロー特定の段階で ジョブ 追加・ 削除を自動化できます。
この記事では、この自動化をパイプラインステージで設定する方法について説明しますが、このアプローチは カスタムジョブ 自動化設定にも適用されます 。
ステップ1.ジョブ ）を定義する
ジョブ によりジョブ に対する責任者が明確になりジョブ 担当者ごとのフィルタリングも可能になります。ジョブ 任意の数の担当者を設定できジョブ パイプライン設定で該当オプションを有効 にしている限り、 すべての担当 者をジョブ 表示できます。
自動化 を追加する前に 、 どのチームメンバーにジョブ 割り当てるべきかジョブ つ必要になるかを決定する必要があります。これはチームメンバーの役割や 責任によって異なります。営業マネージャー／税務申告担当者／レビュー担当者などが、特定のワークフロー ジョブ を担当する場合があるためです。 例えば、最初の段階でクライアントマネージャーにジョブ 、次の段階で申告書作成担当者に、さらにその次でレビュー担当者に、ジョブ いくことができます。
ステップ2. 「ジョブ 自動化を設定する
ジョブを完了しているジョブ 、すべてのスタッフがそのジョブ に割り当てられていることを確認するには、次の手順に従ってください：
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パイプライン設定 に移動し 、 自動化を追加したいステージを選択します 。 「自動化を追加」リンクをクリックし、プルダウンメニューから「 ジョブ 更新」を選択します。 アカウントリストからチームメンバーを選択します。
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自動化を作成する際、ジョブ として自動的に追加または削除したい従業員を選択します。
オートメーションはさまざまな方法で設定できる：
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既存の担当者クリア＋担当者追加欄を空に： ジョブ がこの段階ジョブ 、割り当てられた従業員は割り当て解除され、ジョブ は未割り当てジョブ
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既存の担当者クリア+担当者追加欄に記入: ジョブ がこの段階ジョブ 、割り当てられた従業員は割り当て解除され、ジョブ 「担当者追加」欄に記載された担当者がジョブ 割り当てられます。
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既存の担当者クリア+担当者追加入力済み: ジョブ がこの段階ジョブ 、割り当て済みの従業員ジョブに割り当てられたままとなり、[担当者追加]フィールドにリストされた者も同様に割り当てられます。
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既存の担当者解除+割り当て済み担当者の削除: ジョブ がこの段階ジョブ 、「担当者を削除」フィールドに記載された従業員は割り当て解除されます。
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担当者を追加+担当者を削除: ジョブ 、「担当者を追加」フィールドに記載された従業員ジョブ割り当てられ、「担当者を削除」に記載された従業員は割り当てが解除されます。
ジョブ 、ジョブ 情報が自動的に更新されます。
備考
については ジョブ 更新 の自動化には関係ない。 ジョブ移動ジョブ オプション 有効化されています。自動化は自動的にトリガーされ、完了するためにクライアント側または企業側の操作を必要としません。また、自動化がトリガーされたジョブ にリンクされている要素はありません。ステップ3.オートメーションの順番に注意
複雑なパイプラインを構築する際、 ジョブ や条件付きステージと自動化を使用する場合は、自動化の順序に注意してください。自動化は最初のものから最後のものまで、一つずつ順番にトリガーされることを考慮に入れてください。
下の2つの画像を見比べて、理解を深めてほしい。
- 左の例では、前のジョブ に割り当てられたチームメンバーに対してタスクが作成され、その後、そのジョブ 別のチームメンバーにジョブ
- 右側の例では、ジョブ まず新しいチームメンバーに割りジョブ 、その後、この特定のチームメンバー向けにタスクが作成されます。
オートメーションの順番を変更するには、ステージ内のオートメーションをクリックし、マウスカーソルを アイコンにマウスカーソルを合わせ、ドラッグ＆ドロップする。
ヒント
タスクテンプレートの作成中に、特定のタスクの割り当て先が不明な場合は、空白のままにして、タスクの割り当てを有効にすることができます。 ジョブ へタスクを割り当てる オプション タスクの作成 と連動した自動化 ジョブ 更新 自動化。これにより、自動化がトリガージョブ 割り当てられたチームメンバーにタスクが割り当てられます。詳細はこちら タスクの担当者とのジョブ 対応付け .ジョブ移動または追加するジョブ を変更する
パイプライン設定で選択するオプションはデフォルト値です。ただし、ジョブ 移動する際やパイプラインに追加する際には、どのチームメンバーを割り当てるか、または除外するかを常に決定できます。
選択したステージ内に、移動ジョブ 作成された「 ジョブ 自動化がある場合、ポップアップに表示されます。以下のオプションがあります：
- デフォルト設定でオートメーションを作動させたい場合は、そのままにしてください。
- 自動化をトリガーしたくない場合は、チェックボックスをオフにします。
- 担当者の設定を変更したい場合は、必要な担当者を追加または削除してください。
- ジョブ既存の担当者全員をクリアしたい場合、[既存の担当者をクリア]オプション 。
また、カンバンビューから割り当てられたチームメンバーを確認できるほか、 ジョブ をその場で編集することで 担当者を追加または削除できます 。
コミュニケーションにおいて、ジョブ ）を送信者として使用する
ジョブ を自動化すると、メールやメッセージの自動化機能で送信者として利用できます。メール送信またはメッセージ送信の自動化において、テンプレート設定セクションでジョブ 信者として選択すると、ジョブに割り当てられたチームメンバーから自動的に連絡が送信されます。
これは、ジョブ パイプラインの各段階で変更される場合（例：クライアントマネージャーから準備担当者、さらにレビュー担当者へ）に特に有用です。メッセージやメールは常に現在の担当チームメンバーから送信されるため、シームレスなクライアント体験を実現します。
ジョブ ）を送信者として使用する方法について詳しく知る:
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