ジョブ更新

ステップ1.ジョブ）を定義する
ステップ 2. 「Updateジョブ assigneeジョブ自動化
ステップ3.自動化の順序に注意してください
ジョブ移動または追加するジョブを変更する
コミュニケーションにおいて、ジョブ）を送信者として使用する

従業員が多い企業では、異なる担当者がジョブ管理します。ジョブ再割り当てする際は、ミスを犯しやすいものです。代わりに、ワークフロー特定の段階でジョブ追加・削除を自動化できます。

この記事では、パイプライン自動化を設定する方法について解説しますが、この方法はジョブ自動化適用できます。

ステップ1.ジョブ）を定義する

ジョブによりジョブに対する責任者が明確になりジョブ担当者ごとのフィルタリングも可能になります。ジョブ任意の数の担当者を設定できジョブパイプライン設定で該当オプションを有効にしている限り、すべての担当者をジョブ表示できます。

以下を追加する前に自動化を追加する前に、どのチームメンバーをジョブに割り当てるかジョブつ割り当てるかを決定する必要があります。これはチームメンバーの役割や 責任範囲によって異なります。なぜなら、営業マネージャーや税務申告担当者、レビュー担当者などは、特定のワークフロージョブを担当する場合があるからです。例えば、最初の段階でクライアントマネージャーにジョブ、次の段階で申告書作成担当者に、その次はレビュー担当者に、というように割り当てていくことができます。

ステップ 2. 「Updateジョブ assigneeジョブ自動化

ジョブを完了しているジョブ、すべてのスタッフがそのジョブに割り当てられていることを確認するには、次の手順に従ってください：

「パイプライン設定」に移動し、自動化を追加したいステージを選択して、「 自動化を追加」リンクをクリックします。次に、プルダウンメニューから「 ジョブ 」を選択します。アカウント一覧からチームメンバーを選択してください。
自動化を作成する際、ジョブ自動的に追加または削除したい従業員を選択してください。

自動化、さまざまな方法で自動化：

既存の担当者クリア＋担当者追加欄を空に：ジョブがこの段階ジョブ、割り当てられた従業員は割り当て解除され、ジョブは未割り当てジョブ
既存の担当者クリア+担当者追加欄に記入: ジョブがこの段階ジョブ、割り当てられた従業員は割り当て解除され、ジョブ「担当者追加」欄に記載された担当者がジョブ割り当てられます。
既存の担当者クリア+担当者追加入力済み: ジョブがこの段階ジョブ、割り当て済みの従業員ジョブに割り当てられたままとなり、[担当者追加]フィールドにリストされた者も同様に割り当てられます。
既存の担当者解除+割り当て済み担当者の削除: ジョブがこの段階ジョブ、「担当者を削除」フィールドに記載された従業員は割り当て解除されます。
担当者を追加+担当者を削除: ジョブ、「担当者を追加」フィールドに記載された従業員ジョブ割り当てられ、「担当者を削除」に記載された従業員は割り当てが解除されます。

ジョブ、ジョブ情報が自動的に更新されます。

備考

については ジョブ更新 自動化、それが ジョブ移動ジョブ オプション有効になっています。自動化自動的に自動化、完了するためにクライアント側や会社側からの操作は不要です。また、自動化ジョブには何もリンクされません。

ステップ3.自動化の順序に注意してください

「Updateジョブ 」自動化条件付きステージ、および自動化を使用して複雑なパイプラインを構築する際は、自動化順序に注意してください。自動化最初から最後へと、1つずつ順に実行自動化念頭に置いてください。

下の2つの画像を見比べて、理解を深めてほしい。

左の例では、前のジョブに割り当てられたチームメンバーに対してタスクが作成され、その後、そのジョブ別のチームメンバーにジョブ
右側の例では、ジョブまず新しいチームメンバーに割りジョブ、その後、この特定のチームメンバー向けにタスクが作成されます。

自動化順序を変更するには、ステージ自動化任意の自動化をクリックし、移動アイコンにマウスを合わせ、ドラッグ＆ドロップします。

ヒント

タスクテンプレートの作成中に、特定のタスクの割り当て先が不明な場合は、空白のままにして、タスクの割り当てを有効にすることができます。 ジョブへタスクを割り当てる オプション タスクの作成 自動化 ジョブ更新 自動化。これにより、自動化ジョブ、そのタスクはジョブ割り当てられていたチームメンバーに割り当てられます。詳細についてはタスクの担当者とのジョブ対応付け .

ジョブ移動または追加するジョブを変更する

パイプライン設定で選択するオプションはデフォルト値です。ただし、ジョブ移動する際やパイプラインに追加する際には、どのチームメンバーを割り当てるか、または除外するかを常に決定できます。

移動ジョブステージ内に「Updateジョブ 自動化場合、ポップアップに表示されます。以下のオプションが利用可能です：

デフォルト設定で自動化したい場合は、そのままにしておいてください
自動化したくない場合は、チェックボックスのチェックを外してください
担当者の設定を変更したい場合は、必要な担当者を追加または削除してください。
ジョブ既存の担当者全員をクリアしたい場合、[既存の担当者をクリア]オプション。

また、カンバンビューから割り当てられたチームメンバーを確認できるほか、ジョブをその場で編集することで担当者を追加または削除できます。

コミュニケーションにおいて、ジョブ）を送信者として使用する

ジョブ設定され、自動化されると、メールや自動化において、その担当者を送信者として利用できるようになります。「メールを送信」または「メッセージを送信」自動化 「テンプレート設定」セクションで、ジョブ 選択すると、ジョブ割り当てられたチームメンバーから自動的にメッセージが送信されます。