ジョブアサインメントの更新

When your firm has many employees, the different people maintain the job on different pipeline stages. It is really easy to make a mistake when you reassign jobs manually. Instead, you can have job assignees added and removed automatically at certain stages of the workflow.

In this article, you will learn how to set up this automation in pipeline stages, but this approach also applies to setting up this automation in custom job statuses .

ステップ1.ジョブアサインメントを定義する

Having job assignees helps you see who is responsible for a specific job and also allows you to filter by each assignee. You can set up as many assignees as you want for each job and you can have them all displayed in your job cards as long as you have that option enabled in your pipeline’s settings.

Before adding the automation , you have to decide which team member should be assigned to a job and when they need it. That depends on your team member’s role or responsibilities, since your sales manager/tax preparer/reviewer/etc. could be responsible for a job only during a certain workflow stage. For example, you can have a job assigned to a client manager in the first stage, then to the preparer in the next one, then to the reviewer, and so on.

ステップ2.ジョブ担当者の更新」自動化を設定する

全スタッフが自分の役割を果たしながら仕事にアサインされるようにするには、以下の手順に従ってください：

1. Go to the pipeline settings , choose the stage to which you would like to add the automation, click on the Add automations link, then choose Update job assignees in the pull-down menu. Choose the team member(s) from the account list.

2. 自動化の作成中に、自動的にジョブアサインメントとして追加または削除したい従業員を選択します。

   

   オートメーションはさまざまな方法で設定できる：

• Add assignedeesempty： ジョブがこの段階に入ると、割り当てられた従業員は割り当てられなくなり、ジョブも割り当てられなくなります。

• Add assignedees（担当者の追加）」フィールドで既存の担当者をクリアします： ジョブがこの段階に入ると、アサインされていた従業員はアサインされなくなり、代わりにAdd assigneesフィールドに表示されている従業員がそのジョブにアサインされます。

• 既存の配属先を消去＋配属先を追加： ジョブがこの段階に入ると、割り当てられた従業員はそのジョブに割り当てられたままとなり、[割り当てを追加]フィールドにリストされた従業員も割り当てられます。

• 既存の配属先を消去」＋「配属先を削除」： ジョブがこの段階に入ると、Remove assignedeesフィールドに表示されている従業員は未配属になります。

• 担当者の追加（Add assignedeesfilled） +担当者の削除（Remove assignedeesfilled）： ジョブがこの段階に入ると、[担当者を追加]フィールドに表示されている従業員はそのジョブに割り当てられ、[担当者を削除]フィールドに表示されている従業員は割り当てられなくなります。

ジョブがステージに入ると、ジョブ担当者は自動的に更新される。

備考

については ジョブ担当者の更新 の自動化には関係ない。 オートムーブ求人 のトグルをオンにします。オートメーションは自動的にトリガーされ、クライアント側またはファーム側からのアクションは必要ありません。また、自動化がトリガーされたとき、どの要素もジョブにリンクされません。

ステップ3.オートメーションの順番に注意

Update job assigneesオートメーションと条件付きステージとオートメーションを使用して複雑なパイプラインを構築する場合、オートメーションの順序に注意してください。オートメーションは最初から最後へ、1つずつトリガーされることを考慮してください。 

下の2つの画像を見比べて、理解を深めてほしい。 

• 左の例では、前のステージで仕事を割り当てられたチームメンバーのためにタスクが作成され、その後、別のチームメンバーに仕事が割り当てられます。
• 右の例では、まず新しいチームメンバーに仕事が割り当てられ、次にこの特定のチームメンバーのためにタスクが作成されます。

オートメーションの順番を変更するには、ステージ内のオートメーションをクリックし、マウスカーソルを アイコンにマウスカーソルを合わせ、ドラッグ＆ドロップする。 

チップ

タスクテンプレートの作成中に、特定のタスクの割り当て先が不明な場合は、空白のままにして、タスクの割り当てを有効にすることができます。 仕事の担当者にタスクを割り当てる トグル タスクの作成 と連動した自動化 ジョブアサインメントの更新 を自動化する。こうすることで、自動化がトリガーされた後、タスクはジョブに割り当てられているチームメンバーに割り当てられる。続きを読む タスク担当者とジョブ担当者のマッチング .

ジョブの移動または追加時にジョブアサインメントを変更する

パイプライン設定で選択したオプションはデフォルトのものです。しかし、手動でジョブを移動する際やパイプラインにジョブを追加する際に、どのチームメンバーを割り当てたり削除したりするかはいつでも決めることができます。

ジョブを移動する選択されたステージ内にUpdate job assigneeautomationが作成されている場合、ポップアップに表示されます。以下のオプションがあります：

• デフォルト設定でオートメーションを作動させたい場合は、そのままにしてください。
• 自動化をトリガーしたくない場合は、チェックボックスをオフにします。
• 担当者の設定を変更したい場合は、必要な担当者を追加または削除してください。
• 既存のアサインメントをすべてクリアしたい場合は、Clear existing assignees（既存のアサインメントをクリア）をオンにしてください。

Also, you can see assigned team members from the kanban view, as well as add or remove assignees by editing a job card on the spot.

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