ジョブ 自動的に更新する

社内に多くの従業員がいる場合、さまざまな担当者が異なるジョブ を担当します。ジョブ 再割り当てすると、ミスが起きやすくなります。その代わりに、 ワークフロー特定の段階で、 ジョブ 自動的に 追加・ 削除するように設定できます。

ステップ1.ジョブ ）を定義する

ジョブ によりジョブ に対する責任者が明確になりジョブ 担当者ごとのフィルタリングも可能になります。ジョブ 任意の数の担当者を設定できジョブ パイプライン設定で該当オプションを有効 にしている限り、 すべての担当 者をジョブ 表示できます。

以下を追加する前に 自動化 を追加する前に、どのチームメンバーをジョブ に割り当てるかジョブ つ割り当てるかを決定する必要があります。これはチームメンバーの役割や 責任範囲によって異なります。なぜなら、営業マネージャーや税務申告担当者、レビュー担当者などは、特定のワークフロー ジョブ を担当する場合があるからです。 例えば、最初の段階でクライアントマネージャーにジョブ 、次の段階で申告書作成担当者に、その次はレビュー担当者に、というように割り当てていくことができます。

ステップ 2. 「Updateジョブ assigneeジョブ 自動化

ジョブを完了しているジョブ 、すべてのスタッフがそのジョブ に割り当てられていることを確認するには、次の手順に従ってください：

1. 「 パイプライン設定」 に移動し 、 自動化を追加したいステージを選択して、「 自動化を追加」リンクをクリックし、プルダウンメニューから「 ジョブ 更新」を選択します。

2. 「更新方法」 オプションを使用して、担当者の更新方法を選択してください：チームメンバーまたは 役割（ベータ版ユーザーのみ利用可能）。

   

   備考

   更新者： オプション 、御社に少なくとも1つの アカウントの役割 設定。アカウントの役割がない場合、 役割 の横に「無効」と表示される チームメンバー：、ツールチップには、役割によって責任ジョブ 」が割り当てられることが説明されています。 アカウントの役割を追加する このオプションを有効にするには。

   

備考

オートムーブジョブ この自動化では、オプション 効果オプション 。 ジョブ 更新 ジョブ がそのステージジョブ すぐに実行されます。クライアントやチームによる操作が完了するのを待つことはありません。

チームメンバーによる更新

ジョブ として追加または削除する従業員を選択してください。「既存の担当者をクリア」、「担当者を追加」、「担当者を削除」の各操作は、次のように組み合わされます：

役割ごとの更新（ベータ版）

進行中

機能は開発中であり、現在ベータユーザー向けに提供されています。機能の使用ファイル 準備中です。

特定のチームメンバーを指名するのではなく、そのクライアントに対して選択されたアカウントの役割を現在ジョブ 割り当ててください。こうすることで、スタッフの役割が変わった後も、自動化 正しく機能自動化 。

• ロールへの割り当て：1つ以上のアカウントロールを選択してください。自動化 が自動化 、TaxDome クライアントに対して現在そのロールを担っているすべてのユーザーをTaxDome 、ジョブ を割り当てます。選択したロールを複数担っているユーザーがいる場合、そのユーザーは1回のみ追加されます。
• 既存のアサイン先をクリアする：「 チームメンバーモード 」オプション 、 デフォルトではオフになっています。

備考

• ロールモードは追加専用です。後で「このロールを保有する者」を削除すると、その間にロールの保有者が変わっていた場合、意図しない人物が対象になってしまう可能性があります。割り当て先を削除するには、「チームメンバーモード」を使用するか、オプション 既存の割り当て先をクリア オプション 。

• 「チームメンバー」と「役割」を切り替えると、もう一方のモードの設定がクリアされます。

• 現在、選択した役割を担っているユーザーがいない場合、誰も追加されません。「既存の担当者を削除」がオンになっている場合でも、既存の担当者は削除されますが、ジョブ そのジョブ 担当者がいない状態になります。

ステップ3.自動化の順序に注意してください

「Updateジョブ 」自動化 条件付きステージ、および自動化を使用して複雑なパイプラインを構築する際は、自動化順序に注意してください。自動化 最初から最後へと、1つずつ順に実行自動化 念頭に置いてください。 

下の2つの画像を見比べて、理解を深めてほしい。 

• 左の例では、前のジョブ に割り当てられたチームメンバーに対してタスクが作成され、その後、そのジョブ 別のチームメンバーにジョブ
• 右側の例では、ジョブ まず新しいチームメンバーに割りジョブ 、その後、この特定のチームメンバー向けにタスクが作成されます。

自動化順序を変更するには、ステージ自動化 任意の自動化 をクリックし、 移動アイコンにマウスを合わせ、ドラッグ＆ドロップします。 

ヒント

タスクテンプレートの作成中に、具体的なタスクの担当者がわからない場合は、その欄を空白のままにしておき、その後「オプション 。 ジョブ へタスクを割り当てる で タスクの作成 自動化 ジョブ 更新 自動化。これにより、自動化 ジョブ 、そのタスクはジョブ 割り当てられていたチームメンバーに割り当てられます。詳細については タスクの担当者とのジョブ 対応付け .

ジョブ移動または追加するジョブ を変更する

パイプライン設定で選択するオプションはデフォルト値です。ただし、ジョブ 移動する際やパイプラインに追加する際には、どのチームメンバーを割り当てるか、または除外するかを常に決定できます。

移動ジョブ ステージ内に「Updateジョブ 自動化 場合、ポップアップに表示されます。以下のオプションが利用可能です：

• デフォルト設定で自動化 したい場合は、そのままにしておいてください
• 自動化 したくない場合は、チェックボックスのチェックを外してください
• 担当者の設定を変更したい場合は、必要な担当者を追加または削除してください。
• ジョブ既存の担当者全員をクリアしたい場合、[既存の担当者をクリア]オプション 。

備考

「自動化 役割別更新モード , ポップアップには割り当てられた担当者ではなく、役割名が表示されます。確認すると、それらの役割が確定され、担当者が更新されます。

また、カンバンビューから割り当てられたチームメンバーを確認できるほか、 ジョブ をその場で編集することで 担当者を追加または削除できます 。

コミュニケーションにおいて、ジョブ ）を送信者として使用する

ジョブ 設定され、自動化されると、メールや自動化において、その担当者を送信者として利用できるようになります。「メールを送信」または「メッセージを送信」自動化 「テンプレート設定」セクションで、ジョブ 選択すると、ジョブ割り当てられたチームメンバーから自動的にメッセージが送信されます。

これは、ジョブ パイプラインの各段階で変更される場合（例：クライアントマネージャーから準備担当者、さらにレビュー担当者へ）に特に有用です。メッセージやメールは常に現在の担当チームメンバーから送信されるため、シームレスなクライアント体験を実現します。

「 ジョブ を送信者として設定する 」方法の詳細については、こちらをご覧ください 。

シェア

コピーされたリンク