ステージ自動化の例（基本）：ジョブ担当者の更新
多くの従業員を抱える会社では、それぞれの担当者が異なるパイプラインで仕事を進めることになる。手作業でジョブの割り当てを変更すると、ミスを犯しやすくなります。その代わりに、ワークフローの特定の段階で自動的に ジョブ担当者を追加・削除させることができます。
この記事では、パイプラインステージでこの自動化をセットアップする方法を学びますが、このアプローチはカスタムジョブステータスでこの自動化をセットアップする場合にも当てはまります。
ステップ1.ジョブアサインメントを定義する
ジョブ担当者を設定することで、誰が特定のジョブを担当しているかを確認することができ、また各担当者ごとにフィルタリングすることもできます。パイプラインの設定でこのオプションを有効にしている限り、各ジョブに好きなだけ多くの担当者を設定し、ジョブカードに表示させることができます。
自動化を追加する前に、どのチームメンバーにいつジョブを割り当てるかを決定する必要があります。これは、チームメンバーの役割や 責任に依存します。セールスマネージャー、税務申告担当者、レビュアーなどは、特定のワークフロー・ステージの間だけジョブに責任を持つことができるからです。例えば、最初のステージではクライアントマネージャーに、次のステージでは準備担当者に、そして次にレビュー担当者に、というようにジョブを割り当てることができます。
ステップ2.ジョブ担当者の更新」自動化を設定する
全スタッフが自分の役割を果たしながら仕事にアサインされるようにするには、以下の手順に従ってください：
1.パイプライン設定に移動し、自動化を追加したいステージを選択し、 Add automationsリンクをクリックし、プルダウンメニューでUpdate job assigneesを 選択します。アカウントリストからチームメンバーを選択します。
2.自動化の作成中に、自動的にジョブアサインメントとして追加または削除したい従業員を選択します。
オートメーションはさまざまな方法で設定できる：
- Add assignees empty]で既存の担当者をクリアします：
ジョブがこの段階に入ると、割り当てられた従業員は割り当てられなくなり、ジョブも割り当てられなくなります。 - Add assignedees（担当者の追加）」フィールドで既存の担当者をクリアします：
ジョブがこの段階に入ると、アサインされていた従業員はアサインされなくなり、代わりにAdd assignees フィールドにリストされている従業員がそのジョブにアサインされます。 - 既存の配属先を消去＋配属先を追加：
ジョブがこの段階に入ると、割り当てられた従業員はそのジョブに割り当てられたままとなり、[割り当てを 追加]フィールドにリストされた従業員も割り当てられます。 - 既存の配属先を消去」＋「配属先を削除」：
ジョブがこの段階に入ると、Remove assigneesフィールドに表示されている従業員は未配属になります。 - 担当者の追加（Add assignedeesfilled） +担当者の削除（Remove assignedeesfilled）：
ジョブがこの段階に入ると、[ 担当者を追加]フィールドに表示されている従業員はそのジョブに割り当てられ、[担当者を削除]フィールドに表示されている従業員は割り当てられなくなります。
ジョブがステージに入ると、ジョブ担当者は自動的に更新される。
注意！ Updateジョブ担当者自動化については、、ステージのautomove jobsトグルがオンになっているかどうかは関係ありません。自動化は自動的にトリガーされ、クライアント側またはファーム側からのアクションは必要ありません。また、自動化がトリガーされたとき、どの要素もジョブにリンクされません。
ステップ3.オートメーションの順番に注意
Update job assigneesオートメーションと条件付きステージとオートメーションを使用して複雑なパイプラインを構築する場合、オートメーションの順序に注意してください。オートメーションは最初から最後へ、1つずつトリガーされることを考慮してください。
下の2つの画像を見比べて、理解を深めてほしい。
- 左の例では、前のステージで仕事を割り当てられたチームメンバーのためにタスクが作成され、その後、別のチームメンバーに仕事が割り当てられます。
- 右の例では、まず新しいチームメンバーに仕事が割り当てられ、次にこの特定のチームメンバーのためにタスクが作成されます。
オートメーションの順序を変更するには、ステージ内のオートメーションをクリックし、マウスを移動 アイコンに合わせ、ドラッグ・アンド・ドロップする。
ヒントタスクテンプレートの作成中に、特定のタスクの担当者が不明な場合は、空白のままにしておいて タスクを担当者に割り当てる トグルを有効にします。 担当者の更新 のトグルを有効にします。こうすることで、自動化がトリガーされた後、タスクはジョブに割り当てられているチームメンバーに割り当てられます。タスクの担当者とジョブの担当者のマッチングについてもっと読む。
ジョブの移動または追加時にジョブアサインメントを変更する
パイプライン設定で選択したオプションはデフォルトのものです。しかし、手動でジョブを移動する際やパイプラインにジョブを追加する際に、どのチームメンバーを割り当てたり削除したりするかはいつでも決めることができます。
ジョブを移動する選択されたステージ内にUpdate job assignee automationが作成されている場合、ポップアップに表示されます。以下のオプションがあります：
- デフォルト設定でオートメーションを作動させたい場合は、そのままにしてください。
- 自動化をトリガーしたくない場合は、チェックボックスをオフにします。
- 担当者の設定を変更したい場合は、必要な担当者を追加または削除してください。
- 既存のアサイン先をすべてクリアしたい場合は、 Clear existing assigneesをオンに切り替えてください。
また、カンバンビューからアサインされたチームメンバーを確認したり、その場でジョブカードを編集してアサインメンバーを追加・削除することもできます。
