職((((((()オートムーブ
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ヒント Automoveのトリガーチェックリストをダウンロードして、Automoveが有効な場合と無効な場合をご確認ください。
Automoveジョブ機能は、ジョブをパイプラインのステージからステージに移動させることで、ワークフローを簡素化します。この機能は、オートメーション、リンクされたエレメント、またはその両方で使用できます。依存関係を作成し、チームメンバーまたはクライアントがステージ内のすべてのアクションを完了するたびに、ジョブが自動的に先にジャンプするようにします。
オートムーブの仕事
仕組みはこうだ:
1.パイプラインにステージとオートメーションを追加している間、ジョブを自動的に先に進めたいステージでAutomove jobsをトグルする。
2.パイプラインにジョブを追加すると、最初のステージのオートメーションがトリガーされる。
3.最初のステージでAutomove jobsがオンに設定されている場合、最初のステージのすべてのアクション(例:提案書の署名、請求書の支払いなど)が完了すると、ジョブは自動的に2番目のステージに移動します。
4.ジョブが最終段階に到達し、すべてのアクションが完了したら、アーカイブすることができます。
心に留めておいてほしい:
- Automoveジョブがオンになっているステージに複数のオートメーションが追加された場合、すべてのアクションが完了すると、ジョブは自動的に移動します。
- Automoveジョブ機能は、請求書、提案書、オーガナイザー、タスク、ドキュメント、チャットがステージ内のジョブに手動でリンクされていても認識します。不完全なアクションでリンクされた要素がある場合、ジョブは先に進みません。
- パイプラインの最終段階でAutomoveジョブをオンにすることはできません。
- ジョブボックスの右側にあるカウンターを見れば、現在のステージに未完成の要素があるかどうかがわかります。詳しい説明はこちら。
Automoveジョブズとオートメーションとの連携
Automoveジョブ機能は、チームメンバーまたはクライアントからの特定のユーザーアクションを必要とするオートメーションでのみ機能します。以下の詳細をご確認の上、各オートメーション名をクリックして、その採用方法をご確認ください:
オートメーション | 自動的に起こること |
必要な措置 | 誰がその行為を行うのか | トリガー オートムーブ |
オーガナイザーを送る |
オーガナイザーがクライアントに送られ、仕事にリンクされる | 主催者の提出 |
クライアント | はい |
請求書の作成 | インボイスをクライアントに送信し、ジョブにリンク | 全額を支払う | クライアント | はい |
提案書を送る | 提案書をクライアントに送り、仕事にリンクさせる | サイン | クライアント | はい |
タスクの作成 | チームメンバーのために作成され、仕事にリンクされたタスク | 完了またはキャンセルとしてマークする | チームメンバー | はい |
メッセージの送信(クライアントのタスクがテンプレートに追加されている場合) | クライアントに送信され、ジョブにリンクされたメッセージ | クライアントのタスクをチェックする | クライアント | はい |
メッセージの送信(テンプレートにクライアントのタスクがない場合) | クライアントに送信され、ジョブにリンクされたメッセージ | - | 自動的に実行される | いいえ |
フォルダテンプレートを適用する | クライアントアカウントに適用されるフォルダテンプレート | - | 自動的に実行される | いいえ |
アカウントにタグを適用 |
タグの適用または削除 | - | 自動的に実行される | いいえ |
アカウントアクセスの更新 | チームメンバーがアカウントに追加されたり、アカウントから削除されたりする。 | - | 自動的に実行される | いいえ |
ジョブ担当者の更新 | チームメンバーがジョブアサインメントとして追加されたり、削除されたりする | - | 自動的に実行される | いいえ |
電子メールを送信する |
電子メールがクライアントに送信される | - | 自動的に実行される | いいえ |
オートムーブ・ジョブが手動でリンクされた要素をどのように扱うか
既存の請求書、提案書、または他の要素を、オートメーションで作成するのではなく、手動でジョブに追加したい場合があります。また、手動でしかリンクできない要素(文書など)もあります。しかし、手動でリンクされた要素は、同様にAutomoveジョブをトリガーします。以下の詳細を確認し、各要素の名前をクリックして、その採用方法を確認してください:
リンクされた要素 | 必要な措置 | トリガー オートムーブ |
提案 |
サイン | はい |
署名待ちの文書 |
サイン | はい |
支払い保留の書類 |
文書がロックされている請求書を支払う | はい |
承認待ちの文書 |
承認 | はい |
インボイス |
全額を支払う | はい |
オーガナイザー |
投稿する | はい |
タスク |
完了またはキャンセルとしてマークする | はい |
クライアントのタスクを含むチャットスレッド |
クライアントのタスクをチェックする | はい |
クライアントにタスクのないチャットスレッド | - |
いいえ |
備考 | - | いいえ |
支払い | - | いいえ |
タイムエントリー | - | いいえ |
ウィキページ | - | いいえ |
仕事 |
- | いいえ |
ショートメール | - | いいえ |
クライアントからのリクエスト | リクエストを送信するか、ステータスを「完了」に変更する。 | はい |
オートムーブ・ジョブズ Q&A/例
質問 | 回答 |
これらのオートメーションとリンクされた要素を含むステージで、Automove jobs をオンにするとどうなりますか? 請求書の作成と アカウントタグの更新 |
クライアントが請求書全額を支払えば、仕事は自動化される。 |
アカウントタグの更新と Eメールの送信 |
仕事は自動化されない。 |
プロポーズの送信と メッセージの送信 | クライアントが提案書に署名し、チャットスレッド内のすべてのクライアントタスクのToDo項目が完了とマークされると、ジョブが自動実行されます(テンプレート内にクライアントタスクがない場合は、提案書への署名が自動実行のトリガーとなる唯一のアクションです)。 |
請求書を含む提案書を送るか? | クライアントがプロポーザルに署名すると、ジョブは自動的に移動します(ただし、請求書を手動でリンクした場合は、プロポーザルが署名され、請求書が全額支払われると、ジョブは自動的に移動します)。 |
オーガナイザーを送る と承認待ちのリンク文書?
|
クライアントまたはチームメンバーがオーガナイザーを提出し、ドキュメントを承認すると、ジョブは自動化されます。 |
オーガナイザーと 手動でリンクされた保留中のプロポーザルを送信 しますか? | クライアントまたはチームメンバーがオーガナイザーを提出し、 提案書に署名すれば、仕事は自動化される。 |
手動でリンクされた保留中のオーガナイザーで、オートメーションはないのか? | クライアントまたはチームメンバーがオーガナイザーを提出すると、仕事は自動的に進行します。 |
手動でリンクされた請求書と自動化されていない請求書? | クライアントが全額を支払えば、仕事は自動化される。 |
署名と支払いを保留している手動のリンク文書? | クライアントが文書に署名し、全額を支払えば、仕事は自動化される。 |
手動でリンクされたクライアントのリクエスト? | クライアントがリクエストを送信するか、リクエストのステータスをCompletedに変更すると、ジョブは自動的に移動します。 |