メールの仕組み

メール機能により、業務中にGmailやサードパーティ製アプリを使用する必要がなくなります。メール同期機能でメールアカウントをTaxDome と連携させれば、TaxDome を一元TaxDome 顧客とのやり取りが効率化されます。

TaxDome のメール機能TaxDome 概要

TaxDome 、お客様のメールアカウントからメッセージを送信し、顧客 とのやり取りをTaxDome 内で顧客 閲覧できる安全な統合TaxDome 。このシステムは、別途メールシステムを構築するTaxDome 、 既存のメールプロバイダー（ Gmail、Outlook、Microsoft 365など）TaxDome させることで 動作します。

同期が完了すると、すべてのクライアントとのやり取りが自動的に一箇所に集約されます。これらは、各プロフィール 内プロフィール グローバルな コミュニケーション からアクセスできます 。 つまり、どのチームメンバーがクライアントとやり取りをしたかに関わらず、すべてのメールのやり取りをそのクライアント専用の受信箱から確認できます。この一元化されたシステムにより、コミュニケーション クライアントコミュニケーション すべてのコミュニケーション 完全に把握できるようになります。

TaxDomeのメール機能では、次のようなことができます：

• 個別送信と一括送信： 特定の顧客に メールを送信 する場合や、 同じメッセージ をより顧客 届ける 必要がある 場合に 利用できます。
• テンプレートとパーソナライズ： ショートコード を使用してメールテンプレート を作成すれば 、 一から書き直すことなく、各顧客に合わせたメッセージ を送ることができます 。
• 送信の予約： 将来の日時に メールが送信されるよう予約できます 。締め切りや営業時間に合わせて計画を立てる際に便利です。

メール同期とは何か

メール同期は、TaxDomeにおけるメール機能を実現する基盤技術です。これはメールプロバイダーとTaxDome 間の双方向接続でありTaxDome

• プロバイダーの受信箱からクライアントのメールを TaxDomeにインポートします
• TaxDome からメールを送信します（お客様のメールTaxDome ）
• 両システムでメールが同期されるように維持する
• プロフィールごとにメッセージを自動的に整理します

各チームメンバーは自身のメールアカウントをTaxDomeと同期します。TaxDome 主要なメールプロバイダーすべてTaxDome 、Gmail、Outlook、Microsoft 365向けの設定は簡素化されています。

備考

同期後、TaxDome 顧客 との会話のみTaxDome に転送されます。従業員のメールボックスからのその他のメールは、ポータルからアクセスできません。

メール連携がワークフローフローに与える影響

メール連携の仕組み

メール同期システムは、お客様のメールプロバイダーとTaxDome間の安全な接続を通じて動作します：

受信メールについて：

1. クライアントが御社のメールアドレス宛にメールを送信します

2. メールはプロバイダーの受信トレイ（Gmail、Outlookなど）に届きます

3. TaxDome メールをコピーします

4. システムは送信者をクライアントプロフィールと照合します

5. そのクライアントの「メール」タブにメールが表示されます

6. クライアントアクセス権を持つチームメンバーは、それを見たり操作したりできます

送信メールについて：

1. チームメンバーは、自身の同期済みTaxDome 、または他のチームメンバーに委任された場合にそのメンバーの代わりに、TaxDome メールを作成します。

2. メールは同期されたプロバイダーアカウント経由で送信されます

3. メールはクライアントの通常の受信トレイに表示されます

4. コピーTaxDome クライアントプロフィール TaxDome 保存されます

このアーキテクチャにより、既存のメールアドレスとインフラを維持しながら、TaxDome組織的なメリットを得ることができます。

備考

アーカイブされたメールおよび削除済みアイテムフォルダ内のメールは、メールボックス内にTaxDome 残ります。完全に削除されると、TaxDome削除されます。

誰が同期する必要があるのか

メールの同期が必要なのは、自身のメールアドレスからメールを送信するチームメンバーのみです。他のメンバーに代わって（他人のメールアドレスを使用して）メールを送信するだけのチームメンバーは、自身のメールを同期する必要はありません。その代わりに、そのメールを使用する相手のアカウントで 「他の人に自分のメールアドレスからの送信を許可する」オプションを 有効にする必要があります。

以下の場合はメールを同期してください：

• 自身のメールアドレスからクライアントへのメールを送信または受信する
• 顧客 送信者としてあなたのメールアドレス顧客
• TaxDomeでメール通知を受け取る必要がある

以下の場合は同期する必要はありません：

• 他のチームメンバーに代わってメールを送信することのみ
• 顧客 とは直接メール顧客 連絡を取らないでください

備考

各メールアドレスはTaxDome ユーザーのみに同期できます。重複した同期は自動的に切断されます。

メール通知

クライアントが貴社に新規メールを送信したり、既存のメールスレッドに返信したりするたびに、そのクライアントのアカウントにアクセス権を持つチームメンバーは通知センターで通知を受け取ります。 通知センター に通知が届きます。最新のメールを確認し返信するには、「Go to…」をクリックしてください。

備考

顧客 からの新規メッセージすべてについて通知を受け取るか、 割り当てられたスレッドのみに 制限できます。 通知設定の変更方法の 詳細についてはこちらをご覧ください 。

アクセスと権限

TaxDome のメール機能は、既存のアクセス制御構造をTaxDome 。メールは以下によって送信できます：

• 事務所オーナー
• 企業管理者
• すべての顧客 を表示する権限を持つチームメンバー、 顧客 そのアカウントに割り当てられているチームメンバー

チームメンバーは顧客 のメールのみ閲覧可能であり、これにより社内の適切な情報境界が維持されます。

メールを使ってプロセスを自動化

メール はパイプラインによる自動化 が可能です 自動化 つまり、ジョブ 指定されたジョブ 瞬間に、クライアントへ自動的にメールが送信されます。

一般的な自動化 — 例えば、典型的な1040（確定申告書）の処理プロセスでは：

• ポータルへようこそ
• ご来店顧客
• マネージャーがファイル を確認中ファイル 旨の通知
• 確定申告の成功
• 仕事の質を評価リクエスト

クライアントビュー

顧客視点では、メールの利用方法に何の変化もありません。顧客 TaxDome 送信されたメールを、TaxDome ポータル内ではなく、普段使用しているメールボックスにTaxDome 顧客 。お客様は普段通り、お好みのメールアプリケーションを使用してメールに返信します。

この透明性により、顧客 新しいシステムを習得したり、コミュニケーション習慣を変更したり顧客 。TaxDome 組織的メリットは、すべて貴事務所側にあります。

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