電子メール概要

メール機能により、業務中にGmailやサードパーティ製アプリを使用する必要がなくなります。メール同期機能でメールアカウントをTaxDome と連携させれば、TaxDome を一元TaxDome 顧客とのやり取りが効率化されます。

TaxDomeにおけるメールとは何か

TaxDome 、お客様のメールアカウントからメッセージを送信し、顧客 とのやり取りをTaxDome 内で顧客 閲覧できる安全な統合TaxDome 。このシステムは、別途メールシステムを構築するTaxDome 、 既存のメールプロバイダー（ Gmail、Outlook、Microsoft 365など）TaxDome させることで 動作します。

同期が完了すると、すべてのクライアントとのやり取りは自動的に一元化された場所に集約されます。各クライアントのプロファイル内、またはグローバルな コミュニケーションページ からアクセス可能です 。 これにより、どのチームメンバーがクライアントと連絡を取った場合でも、すべてのメールのやり取りはクライアント専用の受信箱から確認できます。この一元化されたシステムにより、コミュニケーション クライアントコミュニケーション 完全に可視化できます。

メール同期とは何か

メール同期は、TaxDomeにおけるメール機能を実現する基盤技術です。これはメールプロバイダーとTaxDome 間の双方向接続でありTaxDome

• プロバイダーの受信箱からクライアントのメールを TaxDomeにインポートします
• TaxDome からメールを送信します（お客様のメールTaxDome ）
• 両システムでメールが同期されるように維持する
• クライアントプロファイルごとにメッセージを自動的に整理します

各チームメンバーは自身のメールアカウントをTaxDomeと同期します。TaxDome 主要なメールプロバイダーすべてTaxDome 、Gmail、Outlook、Microsoft 365向けの設定は簡素化されています。

備考

同期後、TaxDome 顧客 との会話のみTaxDome に転送されます。従業員のメールボックスからのその他のメールは、ポータルからアクセスできません。

TaxDome とメールを同期させることのTaxDome

メール同期は会計事務所のクライアントコミュニケーション管理を変革します。同期すると以下の点が変化します：

メール同期の仕組み

メール同期システムは、お客様のメールプロバイダーとTaxDome間の安全な接続を通じて動作します：

受信メールについて：

1. クライアントが御社のメールアドレス宛にメールを送信します

2. メールはプロバイダーの受信トレイ（Gmail、Outlookなど）に届きます

3. TaxDome メールをコピーします

4. システムは送信者をクライアントプロファイルに照合する

5. そのクライアントの「メール」タブにメールが表示されます

6. クライアントアクセス権を持つチームメンバーは、それを見たり操作したりできます

送信メールについて：

1. チームメンバーは、自身の同期済みTaxDome 、または他のチームメンバーに委任された場合にそのメンバーの代わりに、TaxDome メールを作成します。

2. メールは同期されたプロバイダーアカウント経由で送信されます

3. メールはクライアントの通常の受信トレイに表示されます

4. コピーTaxDome クライアントTaxDome 残ります

このアーキテクチャにより、既存のメールアドレスとインフラを維持しながら、TaxDome組織的なメリットを得ることができます。

備考

アーカイブされたメールおよび削除済みアイテムフォルダ内のメールは、メールボックス内にTaxDome 残ります。完全に削除されると、TaxDome削除されます。

誰が同期する必要があるのか

メール同期は、自身のメールアドレスからメールを送信するチームメンバーのみに必要です。チームメンバーが他人の代理として（他人のメールアドレスを使用して）メールを送信する場合、自身のメールを同期する必要はありません。代わりに、そのメンバーが使用するメールアドレスの所有者が 「他の人に自分のメールから送信を許可する」オプションを 有効にする必要があります。

以下の場合はメールを同期してください：

• 自身のメールアドレスからクライアントへのメールを送信または受信する
• 顧客 送信者としてあなたのメールアドレス顧客
• TaxDomeでメール通知を受け取る必要がある

以下の場合は同期する必要はありません：

• 他のチームメンバーに代わってメールを送信することのみ
• 顧客 とは直接メール顧客 連絡を取らないでください

顧客 と直接連絡を取る全チームメンバーがメールを同期顧客 、どの従業員が顧客と連絡を取ったかに関わらず、すべてのメールのやり取りは当該顧客のプロファイル内にある顧客固有の受信箱からアクセス可能になります。

備考

各メールアドレスはTaxDome ユーザーのみに同期できます。重複した同期は自動的に切断されます。

事務所のオーナーおよび管理者は、[設定] > [チームとプラン] > [チームメンバー] に移動することで、各チームメンバーのメール同期設定を確認できます。

ヒント

すべての顧客 正確に同期され、TaxDomeに表示されるようにするため、 メール同期 オプション を有効にすることをお勧めします。これにより、クライアントアカウントにリンクされた連絡先に対して「メール」タブが表示されるようになります。ただし、これはTaxDome で送信したメッセージが受信されることを意味するものではありません。メールは、クライアント自身のメールアカウントの受信トレイでのみ閲覧可能です。

アクセスと権限

TaxDome のメール機能は、既存のアクセス制御構造をTaxDome 。メールは以下によって送信できます：

• 事務所オーナー
• 企業管理者
• すべてのアカウントを閲覧する アクセス権を持つチームメンバー、 または アカウントに割り当てられたチームメンバー

チームメンバーは顧客 のメールのみ閲覧可能であり、これにより社内の適切な情報境界が維持されます。

電子メール機能

TaxDomeメールシステムTaxDome、様々なコミュニケーションワークフローをサポートします：

• 個別送信と一括送信： 個別の顧客にメールを送信したり、 一括送信機能 で顧客 送信したり できます 。 メール内容をゼロから作成するか、 ショートコード 付きのメールテンプレートを使用して メッセージ をパーソナライズできます。
• スケジュール送信： メールを 将来の日付に 送信するようスケジュール設定します 。締切や営業時間に合わせた連絡計画に便利です。
• 自動化： TaxDomeでメールを自動化 ワークフローの一部として。例えば、典型的な1040（納税申告書）プロセスでは、自動メール送信には以下が含まれる可能性があります：
  • ポータルへようこそ
  • ご来店顧客
  • マネージャーがファイル を確認中ファイル 旨の通知
  • 確定申告の成功
  • 仕事の質を評価リクエスト

警告

自動化のエラーを避けるには、必ず チームメンバーがあなたの代わりにメールを送信できるようにする .

メール通知

クライアントが貴社に新規メールを送信したり、既存のメールスレッドに返信したりするたびに、そのクライアントのアカウントにアクセス権を持つチームメンバーは通知センターで通知を受け取ります。 通知センター に通知が届きます。最新のメールを確認し返信するには、「Go to…」をクリックしてください。

備考

顧客 からの新規メッセージすべてについて通知を受け取るか、 割り当てられたスレッドのみに 制限できます。 通知設定の変更方法の 詳細についてはこちらをご覧ください 。

クライアントビュー

顧客視点では、メールの利用方法に何の変化もありません。顧客 TaxDome 送信されたメールを、TaxDome ポータル内ではなく、普段使用しているメールボックスにTaxDome 顧客 。お客様は普段通り、お好みのメールアプリケーションを使用してメールに返信します。

この透明性により、顧客 新しいシステムを習得したり、コミュニケーション習慣を変更したり顧客 。TaxDome 組織的メリットは、すべて貴事務所側にあります。

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