Account access for team members

従業員にアカウントへのアクセス権を付与するには、多くのオプションがあります。すべてのアカウントへのデフォルトアクセス権、選択したアカウントへのアクセス権、パイプラインオートメーションを使用した特定のジョブステージでのアカウントへのアクセス権など、さまざまなアクセス権を付与することができます。

アカウント・アクセス

少なくとも1人のチームメンバーがクライアントアカウントにアクセスできる必要があります。チームメンバーが割り当てられると、以下のことが可能になります：

• アカウント情報を見る
• クライアント・ドキュメントの閲覧・ダウンロード
• View and send client requests to their assigned accounts.
• 担当アカウントのすべてのチャットスレッドを閲覧し、それらに応答する。
• 割り当てられたアカウントのすべてのSMSスレッドを表示し、SMSを送信します。
• 担当アカウントに関するすべての電子メールを閲覧し、返信する。
• 担当口座のメモをすべて表示し、新しいメモを作成することができます。
• 担当口座のタイムエントリーを表示し、新しいタイムエントリーを作成することができます。
• 担当アカウントに関するすべてのタスクを表示します。
• 担当アカウントのタスクを作成する。
• 割り当てられたアカウントにリンクされている連絡先を表示します。
• Add jobs for pipelines that are available for them .

備考

チームメンバーの割り当てと削除は、アクティビティフィードページに反映されます。

You can assign an account role (e.g., bookkeeper or reviewer) to a team member. This automatically gives them access to the client’s account and clearly defines their responsibilities within the team.

To get a sense of what an employee can do, visit a read-only view of their portal .

アカウントに割り当てられたファームのメンバーは、すべてのアカウントのアクティビティに関する通知も受け取ります。

備考

チームメンバーは、通知を受け取らずにアカウントに割り当てることができます。アカウントフォロワーについてはこちらをご覧ください。

デフォルトアカウントへのアクセス

デフォルトのアカウントアクセスとは、新しく作成されたすべてのアカウントにチームメンバーが自動的に割り当てられることを意味します。

ファームのオーナーは、デフォルトのアカウント・アクセス権を持っています。しかし、どのチームメンバーにもデフォルトアカウントへのアクセス権を与えることも可能です。

チームメンバーのデフォルトアカウントアクセスを設定するには

左のメニューバーから「Settings（設定）」 > 「Firm settings（ファーム設定）」を選択します。デフォルトアカウントアクセスセクションを見つけ、リストから1人以上のチームメンバーを選択し、保存をクリックします。

備考

デフォルトのアカウントアクセス設定に加えられたすべての変更は、アクティビティフィードページに反映されます。

従業員にアクセス権を与える

従業員にアカウントへのアクセス権を与えるには、いくつかの方法がある：

• By setting them up with default account access

• 新規アカウント作成中 

• 既存のアカウントを編集する

• By using the manage team access feature at any point

• インポート中のチームメンバーの割り当て

• パイプライン・オートメーション

• 全アカウントを閲覧するアクセス権を与えることで

特定のアカウントにアクセス権を与える

従業員に新しいアカウントへのアクセス権を与えるには、アカウント作成時にその従業員の名前を選択します。

従業員に既存のアカウントへのアクセス権を与える：

1. 左のメニューバーから 左のメニューバーから「クライアント」>「アカウント」を選択し、リスト内のクライアント名をクリックします。また、検索フィールドにクライアント名を入力すれば、即座にクライアントを見つけることができます。

2. Go to the Info section and click Edit to the right of Account info. Add employees you want to give account access to in the Team members field. Each account needs to have at least one team member assigned to it. By default, account access is given to the firm owner. 

3. をクリックします。 Continue（続行）をクリックし、Save（保存）をクリックします。

チームアクセスの一括管理

一度に多くの異なるアカウントに従業員を割り当てる：

1. サイドバーメニューから サイドバーメニューから「クライアント」 > 「アカウント」を選択し、従業員に割り 当てたいアカウントの横にあるチェックボックスを選択します。すべての口座を選択するには、一番上のチェックボックスをクリックします。

2. Click Manage team.

3. チームメンバーのリストが表示されます。各チームメンバーについて、以下のいずれかを選択してください：

• 何もしない：チームメンバーはアカウントに割り当てられませんが、チームメンバーがすでにアカウントに割り当てられている場合は、引き続きそのアカウントに割り当てられます。

• すべてに割り当てる：チームメンバーは選択したすべてのアカウントに割り当てられます。

• すべてから削除：チームメンバーは、選択したアカウントのいずれにも割り当てられなくなります。

4. Assignをクリックする。

インポート中にチームメンバーを割り当てる

クライアントアカウントをインポートすると、チームメンバーを割り当てるための2つのオプションがあります：

• Define which team members should be assigned to every account - to do so, you need to include team members in your spreadsheet .

• Assign team members during import — this way, you will be able to assign the same team members to all imported clients.

スプレッドシートにチームメンバーを含める

この方法は、異なるチームメンバーを異なるアカウントに割り当てることができるため、非常に時間の節約になる。 

1. インポート用のCSVファイルを準備する際に、チームメンバーの列を追加し、適切なチームメンバーを含めます。1つのアカウントに複数のチームメンバーを割り当てる場合は、名前をカンマで区切ってください。

2. インポート処理を開始します。インポートの 2 番目のステップ（アカウントのマップ）で、CSV のチーム メンバー欄が自動的に TaxDome プロパティにマップされます。 CSVのチームメンバー列が自動的にTaxDome プロパティにマッピングされます。 

そうでない場合は、スプレッドシートの列の名前を確認し、インポートをやり直してください。 

これで完了です！インポートが完了すると、指定したアカウントにチームメンバーが割り当てられます。

警告

チームメンバーの名前を2回確認してください。スプレッドシート内に存在しない従業員がいる場合、該当するアカウントは作成されません。

インポート時にチームメンバーを割り当てる

チームメンバーをスプレッドシートに追加したくない場合でも、インポート中にアカウントに割り当てることができます。そのためには

インポート処理を開始します。インポートの3番目のステップ（設定）で、TaxDome に移動するアカウントに割り当てるチームメンバーを選択します。

備考

選択したチームメンバーは、インポートされたすべてのアカウントに割り当てられるため、アカウントごとに異なるチームメンバーを使用したい場合は、スプレッドシートにチームメンバーを含めるか、インポート完了後に割り当て先を一括で変更する方がよいでしょう。

パイプライン・オートメーションで従業員に一時的なアカウント・アクセスを与える

臨時職員の場合、アカウントへのアクセスを制限することもできます。たとえば、臨時職員はアカウントにアップロードされたドキュメントにアクセスする必要があるかもしれませんが、作業プロセスの特定の段階でのみアクセスできます。

これはパイプラインの中で簡単に設定し、自動化することができる。その方法を紹介しよう：

1. Decide at what stage you need the temporary worker to access client accounts. (You can read more about automations .)

2. When editing pipeline stages , choose the stage to which you would like to add the automation, click on the Add automations link, then choose Update account access in the pull-down menu. Choose the team member(s) from the account list.

オートメーションはさまざまな方法で設定できる：

• Add Account Access（アカウント・アクセスの追加）]の[Assignees to Default Users（割り当て済みユーザーをデフォルト・ユーザーに置き換える）]を空にします： ジョブがこの段階に入ると、割り当てられた従業員は割り当てられなくなり、代わりにデフォルト・アカウント・アクセスを持つ従業員がアカウントに割り当てられます。 が代わりに割り当てられます。

• Add Account Access（アカウント・アクセスの追加）]で、[Assignees to Default Users（割り当て済みユーザーをデフォルト・ユーザーに置き換える）]が入力されました： ジョブがこの段階に入ると、割り当てられた従業員は割り当てられなくなり、代わりに「Add Account Access」フィールドにリストされた従業員がアカウントに割り当てられます。 Add Account Access]フィールドにリストされた社員が代わりに割り当てられます。

• Assignees to Default Users（割り当て済みユーザーをデフォルトユーザーに置き換える）]がオフの場合、[Add Account Access（アカウントアクセスを追加）]フィールドが入力されます： ジョブがこの段階に入ると、割り当てられた従業員はアカウントに割り当てられたままとなり、[Add Account Access]フィールドにリストされた従業員も割り当てられます。 Add Account Access]フィールドにリストされた従業員も割り当てられます。

• Assignees to Default Users（担当者をデフォルトユーザーに置き換える）」をオフにし、「Remove Account Access（アカウントアクセスを削除する）」を入力します： ジョブがこの段階に入ると、[Remove Account Access]フィールドにリストされている従業員は割り当てられなくなります。 Remove Account Access]フィールドにリストされた従業員は、割り当てられなくなります。

• アカウント・アクセスの追加（Add Account Accessfilled） +アカウント・アクセスの削除（Remove Account Accessfilled）： ジョブがこの段階に入ると Add Account Access」フィールドにリストされた従業員はそのアカウントに割り当てられ、「Remove Account Access」フィールドにリストされた従業員は割り当てられなくなります。

従業員にすべてのアカウントへのアクセス権を与える

すべてのアカウント（既存のアカウントと今後追加されるアカウントの両方）に従業員を割り当てる：

1.サイドバーメニューから 設定]>[チームとプラン]に移動し、[チームメンバー]>[アクティブメンバー]に移動して、従業員の名前をクリックします。

2. 従業員名の横にある3つの点をクリックし、「編集」を選択します。 編集]を選択し、[すべてのアカウントを表示]に切り替えます。

3. クリック 保存をクリックします。これで、従業員は割り当てられたアカウントだけでなく、会社のすべてのアカウントを表示できるようになります。

従業員のアカウントを見る

アカウントリストをフィルタリングして、どの顧客アカウントが特定の従業員に割り当てられているかを確認できます：

1. 左のメニューバーから 左のメニューバーから「Clients」>「Accounts」を選択し、「Filter」をクリックします。

2. チーム チームセクションで

従業員アカウントの統計情報を見る

ファームのオーナーと管理者は、割り当てられたアカウントの従業員の統計情報を見ることができます。これらの統計は インサイトページの保留中のクライアントアクティビティウィジェットで確認できます。 

このウィジェットは このウィジェットは、特定の従業員のためにクライアントからのアクションを待っている請求書、主催者、署名、提案書、承認などを表示します。 

If you want to track client activity for two or more team members, you can add as many Pending client activity widgets as you need. Here’s more about the Pending client activity widget .

アカウントの統計情報を表示するもう1つの方法は 従業員の現在の顧客ページです。これを見つけるには、左のメニューバーから設定 > チームとプランに進みます。従業員名をクリックし、[クライアント]タブに移動します。その従業員の現在および過去のアカウントの統計が表示されます。

こんな情報が表示される：

• IDアカウント固有の ID

• 氏名：顧客の姓名

• 割り当て：従業員がアカウントに割り当てられた日付

• 計上された請求書：計上された請求書の数

• 収益：支払われた請求書の総額

• アップロードされたドキュメント：アップロードされたドキュメントの数

• 承認済み：承認された文書の数

従業員のアカウントへのアクセスを削除する

If you have a personal account or need to adjust team members’ roles and responsibilities, you can remove employees from a client account. Alternatively, you can remove accounts from an employee’s list of assigned clients.

備考

If you have employees with すべてのアカウントを表示する access right turned on, you’ll first need to toggle off that access right. However, this doesn’t work for your admins, as they always have access to all accounts.

顧客アカウントから従業員を削除するには

1. Go to the Info section of the client’s profile and click on the Edit link to the right from Account info. All employees with account access are displayed in the Team members field.

2. チームメンバーの右側にある×をクリックすると、クライアントアカウントへのアクセス権が削除されます。

3. Continueボタンをクリックし、Saveをクリックします。

   

備考

アカウントの割り当てを解除することはできません。すべての従業員を削除すると、そのアカウントはデフォルトのアカウントアクセス権を持つ人に自動的に割り当てられます。

また、従業員の担当顧客リストからアカウントを削除することもできます：

1. 左のメニューバーから「設定」>「チームとプラン」と進み、チームメンバーの名前をクリックして「クライアント」タブに進みます。

2. アカウント名の右端にある赤い削除マークをクリックします。

3. 削除確認ポップアップで「削除」をクリックします。選択したアカウントは、従業員の「過去」タブに移動します。

   

備考

If a team member is removed from a client account, any account roles accocated to them for that account are automatically cleared.

従業員にアカウントへのアクセス権を付与できる者

会社のオーナーや管理者は、常に従業員にアカウントへのアクセス権を与えることができます。また、従業員にクライアントをチームメンバーに割り当てる権限を与えることもできます。もしあなたが会社のオーナーまたは管理者で、チーム内の他の誰かにアカウントを割り当てたい場合は、以下の手順に従ってください：

1. 左のメニューバーから 左のメニューバーから「Settings（設定）」 > 「Team & Plans（チームとプラン）」を選択し、「Active Team Members（アクティブ・チーム・メンバー）」に移動して、従業員名をクリックします。

2. をクリックしてください。 をクリックし、チームメイトの割り当てトグルをオンにします。

3. クリック 保存します。

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