ジョブ（上級）：ジョブアサインメント対象者
ジョブ担当者とは、TaxDome アカウント内の特定のジョブを担当するチームメンバーのことです。チームメンバーを仕事に割り当てることで、ワークフローを整理し、責任を追跡し、自動化を効果的に活用することができます。このガイドでは、ジョブ担当者について知っておくべきこと、またこの機能を日常業務で使用する方法について説明します。
ジョブアサインメントについて
ジョブアサイニーとは、パイプライン内の特定のジョブを担当するチームメンバーのことです。チームメンバーに仕事を割り当てるということは、実質的に「この人はこのクライアントの仕事を担当します」ということです。
赴任者についてのポイント
- ジョブには、1人または複数のアサイニーを設定することができます。
- ジョブアサインメントは、ジョブに関するアカウントへのアクセスを自動的に取得します。
- 担当者は手動または自動で変更できる。
TaxDome 企業がどのようにジョブ・アサイニーを活用しているか、いくつかのアプローチを紹介しよう：
- ジョブ・トラッカー：すべてのジョブを、進捗管理を担当するスタッフに割り当てます。ジョブテンプレートでデフォルトの担当者を使用することで、簡単に管理できます。
- サービス専用チーム：共同作業が必要な場合、複数のチームメンバーを割り当てます（例：1040申告に取り組むチーム）。
- 独立したチームワーク：ワークフローを合理化し、コミュニケーションを改善するために、仕事の段階ごとに担当者を変更する（例：クライアント・マネージャー→準備担当者→レビュアー）。
ジョブアサインメントは、ジョブアサインメントとは異なる：
- アカウントへのアクセス。これは、実際に誰がクライアントの情報を閲覧および編集できるかを決定します。
- タスクの担当者。ジョブがパイプラインを進むにつれて、異なる担当者を持つ複数のリンクされたタスクが発生する可能性があります（例：フォームの準備、請求書の発行、フォームのレビューなど）。
- アカウントロール。アカウントロールがクライアントアカウントへの全体的なアクセスを決定するのに対し、ジョブ担当者は個々のジョブおよび関連するワークフローに固有です。ジョブ担当者には、個々のチームメンバーではなくロールを指定できます。
ジョブアサインメントの追加
ジョブアサインメントは、以下のいずれかの方法で追加できます：
- ジョブカードの「Assignees」フィールド内、またはジョブテンプレートの同フィールド内
- パイプライン・オートメーションを使って自動的に
- ワークフロー > ジョブ/ジョブの再帰ページで担当者欄の名前をクリックし、1人以上の担当者を選択します。複数選択されている場合、右側に追加アサイン先の数が表示されます。その上にカーソルを合わせると名前が表示されます。
ワークフローでジョブアサインメントを使い始める
チームメンバーをジョブに割り当てたら、この機能をさまざまな方法で活用してワークフローを効率化できます：
メッセージの送信：ジョブアサインメントを送信者として選択する
オートメーションで仕事に関連するメッセージをクライアントに送信する際、仕事の担当者を送信者に設定することができます。これにより、クライアントとのコミュニケーションが、実際に仕事を担当しているチームメンバーから行われるようになります。パイプラインでのメッセージ自動化の設定に関する完全なガイドについては、記事を参照してください。
作成したタスクを担当者に割り当てる
自動化によって作成されたタスクは、ジョブ担当者に直接割り当てることができるため、責任の所在が明確になります。これにより、ジョブ、タスク、担当メンバーの間に直接的なつながりが生まれます。詳細はこちら
ジョブアサインメントを自動的に更新
TaxDome の自動化を使用して、ジョブがパイプラインを通過する間にジョブの割 り当て先を変更することができます。これにより、ジョブがワークフローを通過する際に、ワークロードを動的に分配することができます。詳細な手順については、ガイドを参照してください。
担当者別に仕事を追跡
ジョブアサインメントを使用する価値のある側面の1つは、チームメンバーの仕事を追跡・管理できることです。バランスの取れた仕事量を確保するために、チームメンバー間の仕事の配分を定期的に見直します。これにより、過負荷になっているチームメンバーや、追加業務の余力があるチームメンバーを特定することができます。
特定のチームメンバーに割り当てられたすべての仕事を見るには：
- 左サイドバーからワークフロー > ジョブを選択するか、パイプラインのカンバンビューを開きます。
- Filterをクリックし、Jobassignee を選択します。
- フィルタリングしたいチームメンバーを選択します。
ジョブ担当者は、パイプラインのカンバンビューのジョブカードに表示されます。これを有効にするには、パイプライン設定でジョブカードをカスタマイズします。
