オートムーブ (基本)：タスクの作成とジョブへのリンク
タスクは自動的に作成され、割り当てられるので、タスクの分配や委任処理に費やす時間を節約できます。TaxDome は、ルーチンワークや繰り返し行われるプロセスのほとんどを自動化しますが、それでもチームは、準備する課題やレビューするフォームなど、仕事のマニュアル的な側面を実行する必要があります。従業員が自分の役割を果たし、タスクが完了したことをマークすると、ジョブは自動的にパイプラインの次の段階に進むことができます。
ここでカバーしている：
タスク分配ステージを設定し、自動移動を有効にする。
Each job requires a set of tasks, such as getting a client to sign a proposal, complete an organizer or upload a document. TaxDome allows you to automate your pipelines so that tasks are created on their own as jobs progress. It is a huge time-saver when you set up your pipelines to automatically generate tasks at different stages.
例が必要ですか？パイプラインのレビューステージに マネージャーレビュータスクを追加すると、ジョブがそのステージに到達したときに、そのジョブを担当するチームメンバーに、リターンをレビューするタスクが自動的に割り当てられます。
自動タスク作成の開始点は、ワークフローの適切なステージを選択することです。以下のステップに従ってください：
- 自動的に委任したい割り当てを含むタスクテンプレートが必要です。持っていない場合は、自動化を追加するときに新規テンプレートをクリックして作成できます。テンプレートには、各クライアントのためにチームで処理されるすべての手作業をリストアップするサブタスクを含めることができます（電子署名のリクエスト、承認のリクエスト、請求書へのドキュメントのロックなど）。
- パイプラインに新しいタスクのためのステージがあることを確認してから、Create taskautomationを追加します。ジョブがこのステージに入ると、新しいタスクが自動的に担当チームメンバーに割り当てられます。同時に、その仕事は自動的に仕事にリンクされ、社員は新しい仕事に関する通知を受け取ります。
- があることを確認してください。 ジョブの自動移動トグルがオンになっていることを確認してください。こうすることで、すべてのタスクが終了すると、ジョブは自動的に次のステージに移動します。
タスクを手動でジョブにリンクする
場合によっては、タスクをジョブに手動でリンクすることもできます。例えば、「クライアントに追加所得情報を問い合わせる」というタスクを「個人確定申告」の仕事にリンクさせたいとします。タスクが手動でリンクされると、自動ジョブ移動機能は自動的に送信されリンクされたタスクと同じように機能します：完了またはキャンセルされると、ジョブは次のステージに移動します。
タスクを手動でジョブにリンクし、パイプライン内で使用する方法を学びます。
注意してください！タスクが完了しなかったりキャンセルされたりした場合、手動でジョブを別のステージに移動させると、保留中のタスクをどうするか決定するプロンプトが表示されます（詳細については、ジョブ移動時の未完了要素の処理についてをお読みください）。
クライアントが自分のパートを完了したときにタスクを自動作成する
顧客にサービスを提供することは、ボールを受け渡しするようなものだ。しかし、ボールが自分のコートにあることをチームメンバーはどうやって知るのでしょうか？そんなときに便利なのが、タスクの自動化だ。パイプラインにタスクの自動化を追加すると、クライアントが仕事の一部を完了したときにのみ、タスクが作成され、自動的に割り当てられます。
以下に、給与計算パイプラインの例を示します。このパイプラインでは、クライアントの作業が完了し、クライアントが期待するフォームをアップロードしたときにのみ、チームのタスクが作成されます。
つまり、このパイプラインには大きく分けて2つの段階がある：
- フォーム送信」ステージ -- ボールがクライアントのコートにある：処理されるフォームがあるクライアント用のフォルダテンプレートが自動的に作成され、フォームに記入するようクライアントに求めるメッセージが送信される。メッセージには、automoveをトリガーするクライアントタスクが含まれている。
- 準備中」の段階-- ボールは会社のコートにあります。クライアントがフォームに記入し、チャットのスレッドでタスクが完了したことをマークすると、適切なチームメンバーのタスクが自動的に作成されます。これで、給与計算プロセスを進めることができます。
こうして自動化することで、作業や監視を最小限に抑えることができる。
タスクを使ってチームメンバー間で仕事を配分する
パイプラインにより、タスク同士をリンクさせることができ、1つのタスクが完了すると次のタスクが自動的に作成される。こうすることで、複数の人が同じ仕事をしているときに、自動化されたタスクを使って、自分のパートの開始を通知することができる。
以下は、申告書をレビューする人のタスクが、他のチームメンバーが申告書をアップロードし、タスク完了のマークを付けた後に作成される、税務申告書作成パイプラインの一部の例です。
つまり、このプロセスには大きく分けて2つの段階がある：
- 準備中」の段階-- チームメンバー1は、申告書を準備するために自動的に作成されたタスクを受け取ります。申告書をアップロードし、ドキュメントをジョブにリンクすると、そのタスクを完了としてマークする。これがオートムーブのトリガーとなる。
- レビュー中」ステージ-- チームメンバー2のタスクが作成され、通知を受け取り、アップロードされた申告書をレビューできるようになる。
こうして自動化することで、無駄なコミュニケーションを省き、仕事そのものに集中することができる。