タスクを自動作成し、ジョブにリンクする

タスクの作成と割り当てを自動化することで、タスクの配布や委任プロセスにかかる時間を節約できます。TaxDome 日常的かつ反復的なプロセスの大半をTaxDome 、準備すべき割り当てや確認すべきフォームなど、ジョブの手動作業は依然としてチームが実行する必要があります。従業員がジョブ タスクジョブ 完了としてマークジョブ ジョブ 自動的にパイプラインの次の段階へジョブ

タスク分配ステージを設定し、自動移動を有効にする。

ジョブ 、クライアントに同意書署名、フォーム 記入フォーム ファイルアップロードを依頼するなどフォーム 一連のタスクジョブ TaxDome 、ジョブ に伴いタスクが自動的に作成されるよう、パイプラインをTaxDome 。各段階でタスクを自動生成するパイプラインを設定すれば、大幅な時間短縮が実現します。

例が必要ですか？パイプラインの「レビュー」ステージに「マネージャーレビュー」タスクを追加します。これにより、ジョブ がそのステージジョブ 、ジョブ を担当するチームメンバージョブ 自動的にタスクジョブ 、返却物をレビューするジョブ 。

自動タスク作成の開始点は、ワークフロー適切な ステージ を選択することです。以下の手順に従ってください：

• 自動で割り当てたいタスク を含むタスクテンプレート が必要です。お持ちでない場合は、自動化を追加する際に「新規テンプレート」をクリックして作成できます。テンプレートには、各クライアントごとにチーム内で処理される手動作業（例：電子署名の依頼、承認の依頼、文書を請求書に紐付けるなど）を列挙するサブタスクを含めることができます。

• パイプラインに新規タスク用のステージを用意し、そこに 「 タスク作成 」 自動化 を追加してください 。ジョブ がこのジョブ 、担当チームメンバーに自動的に新規タスクが割り当てられます。同時に、そのタスクは ジョブ 紐付けられジョブ 従業員 ジョブ 新規作業の通知が届きます ジョブ

• オプション  「ジョブ 」オプション 有効になっていることを確認してください。これにより、すべてのタスクが完了すると、ジョブ は自動的に次のステージジョブ 。 

備考

ジョブ 割り当て先なしでタスク分配ジョブ 、タスクオプション 「タスクジョブ 割り当てる」オプション 、タスクテンプレートで選択された割り当て先（存在する場合）を適用します。

タスクジョブ にリンクする

場合によっては、タスクジョブ リンクさせることも必要になる場合があります。例えば、タスク「クライアントに追加の所得情報を依頼する」を個人所得税ジョブリンクさせたい場合などです。タスクを手動でリンクさせると、ジョブ 自動的に送信・リンクされたタスクと同様に動作します。つまり、タスクが完了またはキャンセルされると、ジョブ は次の段階ジョブ 。

タスクジョブ にリンクする方法と、それらをパイプライン内で使用する方法について 学びましょう 。

クライアントが自身の作業を完了した際にタスク作成を自動化する

顧客 へのサービス提供は、ボールをやり取りするような顧客 しかし、チームメンバーはいつボールが自分たちのコートに来たのかを知るのでしょうか？ここで自動化されたタスクが役立ちます。パイプラインにタスク自動化を追加すると、クライアントがジョブの一部を完了した時のみ、タスクが作成され自動的に割り当てられます。  

以下に、給与計算パイプラインの例を示します。このパイプラインでは、クライアントが作業を完了し、期待される書類をアップロードした場合にのみ、チーム向けのタスクが作成されます。

つまり、このパイプラインには大きく分けて2つの段階がある：

• 「送信済みフォーム」ステージ- クライアント側への対応：処理対象のフォームを含むクライアント用フォルダテンプレートが自動生成され、フォーム記入依頼メッセージが送信されます。メッセージには自動移動 をトリガーするクライアントタスク が含まれます。

• 「準備中」段階— クライアントがフォームに記入し、チャットスレッドでタスクを完了としてマークすると、該当するチームメンバー向けにタスクが自動的に作成されます。これにより、給与計算プロセスを進めることが可能となります。

  こうして自動化することで、作業や監視を最小限に抑えることができる。

タスクを使ってチームメンバー間で仕事を配分する

パイプラインにより、タスクを相互に連携させることが可能です。これにより、あるタスクが完了すると、次のタスクが自動的に作成されます。この仕組みを活用すれば、複数の担当者がジョブに取り組む際に、自動化されたタスクで各担当者に作業開始を通知できます。 以下に、税務申告書作成パイプラインの一例を示します。この例では、別のチームメンバーが申告書をアップロードし、自身のタスクを完了としてマークすると、申告書を確認する担当者のタスクが自動的に作成されます。

つまり、このプロセスには大きく分けて2つの段階がある：

• 「準備中」ステージ— チームメンバー1が自動的に作成されたタスクを受け取り、返却書類を準備します。書類をアップロードし、ファイル ジョブリンクしたら、タスクを完了としてマークします。これにより自動移動がトリガーされます。 

• レビュー中」ステージ- チームメンバー2のタスクが作成され、通知を受け取り、アップロードされた申告書をレビューできるようになります。

  こうして自動化することで、無駄なコミュニケーションを省き、仕事そのものに集中することができる。 

  

  ヒント

  クライアントに対して特定の役割が割り当てられた個人に基づき、タスクを動的に割り当てることができます。テンプレート内の担当者（アサインイー）がアカウントの役割によって決定される場合、それらの役割に割り当てられた全チームメンバーが自動的にタスクの担当者となります。

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