タスクの自動作成とジョブへのリンク

タスクは自動的に作成され、割り当てられるので、タスクの分配や委任処理に費やす時間を節約できます。TaxDome は、ルーチンワークや繰り返し行われるプロセスのほとんどを自動化しますが、それでもチームは、準備する課題やレビューするフォームなど、仕事のマニュアル的な側面を実行する必要があります。従業員が自分の役割を果たし、タスクが完了したことをマークすると、ジョブは自動的にパイプラインの次の段階に進むことができます。

タスク分配ステージを設定し、自動移動を有効にする。

TaxDome 。パイプラインを自動化することで、仕事の進捗に応じてタスクが自動的に作成されます。さまざまな段階でタスクが自動的に生成されるようにパイプラインを設定すれば、時間の大幅な節約になります。

例が必要ですか？例えば パイプラインのReviewステージにManager Reviewタスクを追加し、ジョブがそのステージに到達すると、そのジョブを担当するチームメンバーに、リターンをレビューするタスクが自動的に割り当てられるようにします。

The launch point for automated task creation is selecting a suitable stage in your workflow. Follow these steps:

• You need a task template with assignments you want to delegate automatically. If you don’t have one, you can create it by clicking New template when you add the automation. The template may include subtasks to list all manual work processed in your team for each client (e.g. requesting e-signature, requesting approval, locking a doc to an invoice, etc.)

• Make sure you have a stage in your pipeline for new tasks, then add the Create task automation. Once the job enters this stage, a new task is automatically assigned to the responsible team member. At the same time, it is automatically linked to the job and your employee receives a notification about the new work.

• Ensure that you have the Automove jobs toggle for the stage turned on. This way, once all tasks are done, the job is automatically moved to the next stage. 

備考

ジョブが担当者なしでタスク配布ステージに入った場合、タスクの作成オートメーションのタスク担当者にタスクを割り当てるトグルは、タスクテンプレートで選択されたタスク担当者（もしあれば）を適用します。

タスクを手動でジョブにリンクする

場合によっては、タスクとジョブを手動でリンクさせたいこともあるでしょう。例えば、次のタスクをリンクしたいかもしれません。 個人確定申告の仕事に追加所得情報を依頼する。タスクが手動でリンクされると、自動ジョブ移動機能は自動的に送信されリンクされたタスクと同じように機能します：完了またはキャンセルされると、ジョブは次のステージに移動します。

Learn how to link tasks to jobs manually and use them inside pipelines .

クライアントが自分のパートを完了したときにタスクを自動作成する

顧客にサービスを提供することは、ボールを受け渡しするようなものだ。しかし、ボールが自分のコートにあることをチームメンバーはどうやって知るのでしょうか？そんなときに便利なのが、タスクの自動化だ。パイプラインにタスクの自動化を追加すると、クライアントが仕事の一部を完了したときにのみ、タスクが作成され、自動的に割り当てられます。  

以下に、給与計算パイプラインの例を示します。このパイプラインでは、クライアントの作業が完了し、クライアントが期待するフォームをアップロードしたときにのみ、チームのタスクが作成されます。

つまり、このパイプラインには大きく分けて2つの段階がある：

• The “Forms sent” stag - The ball in the client’s court: a folder template for the client with a form to be processed is automatically created and a message is sent asking the client to fill out form. The message includes a client task that triggers automove.

• 準備中」の段階- ボールは会社のコートにあります。クライアントがフォームに記入し、チャットのスレッドでタスクが完了したことをマークすると、適切なチームメンバーのタスクが自動的に作成されます。これで、給与計算プロセスを進めることができます。

  こうして自動化することで、作業や監視を最小限に抑えることができる。

タスクを使ってチームメンバー間で仕事を配分する

パイプラインにより、タスク同士をリンクさせることができ、1つのタスクが完了すると次のタスクが自動的に作成される。こうすることで、複数の人が同じ仕事に取り組んでいるときに、自動タスクを使って各人のパートを開始するよう通知することができます。 下記は税務申告のパイプラインの例です。他のメンバーが申告書をアップロードし、タスクが完了したことをマークすると、申告書をレビューする人のタスクが作成されます。

つまり、このプロセスには大きく分けて2つの段階がある：

• 準備中」段階- チームメンバー1は、申告書を準備するために自動的に作成されたタスクを受け取ります。申告書をアップロードし、ドキュメントをジョブにリンクしたら、タスクを完了としてマークする。これがオートムーブのトリガーとなる。 

• レビュー中」ステージ- チームメンバー2のタスクが作成され、通知を受け取り、アップロードされた申告書をレビューできるようになります。

  こうして自動化することで、無駄なコミュニケーションを省き、仕事そのものに集中することができる。 

  

  チップ

  クライアントの特定のロールに割り当てられた個人に基づいて、タスクを動的に割り当てることができます。テンプレートの割り当て先がアカウントロールによって決定されている場合、そのロールに割り当てられたチームメンバー全員が自動的にタスクの割り当て先になります。

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