署名（基本）：クライアントに電子署名を依頼する
文書の電子署名は、手書きで署名するのと同じくらい法的拘束力があります。文書に署名すると、その文書は最終版と見なされ、変更することはできません。で TaxDomeでは、電子署名が必要な場所を指定したり、納税者とその配偶者のフィールドを挿入したり、ナレッジベース認証(KBA)またはQES/を追加したりできます。AdES、リマインダーをオンにするなど、さまざまな機能が期待できます。
ここでカバーしている：
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始める前に
署名要求を続行する：
- 文書がPDF ファイルであることを確認してください。
- のフォルダに保存されていることを確認してください。 クライアントはアクセスを見ることができる
.アクセス権の異なるフォルダにある場合、 うごかす との間に クライアントが閲覧できる にアクセスする。 - クライアントがポータルにアクセスできない場合、電子署名はできませんので、クライアントの電子メールアドレスでログインがオンになっていることを確認してください。
.アクセス権の異なるフォルダにある場合、 顧客からの電子署名の依頼
クライアントに電子署名を依頼するには、以下の手順に従ってください：
1.クライアントアカウントのDocumentsサブタブに移動し、PDFの右端にある3つの点をクリックし、Request Signatureを選択します。
2.Choose signer（署名者を選択）ドロップダウンメニューで署名者を選択するか、署名テンプレートを適用する。
3.電子署名フィールドをドラッグ＆ドロップする。
4.送信をクリックする。署名要求メニューの詳細については、以下のサブセクションを参照してください。
シグネチャー・リクエスト・メニュー
電子署名を依頼する際にはさまざまなオプションがありますが、以下で詳しく説明します：
1. KBA が必要 /QES/(ケス)AdES: KBA 認証方法を追加する(米国のクライアントのみ)か、 QES/(ケス)AdES 署名(EUのクライアントのみ)。If QES/AdES が選択されている場合、以下の流れは 詳細記事で説明しているように異なります。
2.テンプレート： よく使うフォームの時間を節約するために署名テンプレートを作成した場合、ここで選択できます。
3.署名者の選択：署名フィールドを追加する署名者を選択する。
- アカウントユーザーの連絡先名をクリックし、下の署名フィールドをドラッグ＆ドロップします。
- 署名者を削除するには、右側のX をクリックします。
- 会社代表者のフィールドを追加するには、「Me」オプションを選択します（詳細は後述）。
- デフォルトの署名順を変更する。
4. 署名者の追加：配偶者など、書類に署名するアカウントの連絡先を追加で選択します（共同申告の電子署名に関する記事で詳細をご覧ください）。
5.署名欄：
- 署名：顧客または会社の代表者による電子署名に使用します。各署名フィールドには、署名、日付、署名時刻が含まれます。
- イニシャル： クライアントまたは会社の代表者のイニシャルが必要な場合に使用します。
- 署名日：このフィールドは、クライアントが文書に署名したときに入力されます。会社代表者フィールドでは、文書がクライアントに送信されたときに日付が表示されます。日付は編集できません。
- テキスト をリクエストしたり、追加情報を追加したりすることができます：
- 追加データを要求するには、フィールドを必要な場所に配置し、それをクリックして編集します。
- 情報を追加するには、プリフィルドされたフィールドを必要な場所に配置し、それをクリックして編集します。
6. 日付形式：電子署名の日付形式を選択します。手動で設定しない場合は、デフォルトの日付形式が使用されます。
7.リマインダー: クライアントが時間通りにサインしなかった場合、Eメール通知を自動的に送信したい場合は、 をオンに切り替えてください（詳細は後述します）。リマインダーには次のフィールドのテキストが含まれます。
8.クライアントへのメッセージ： 署名依頼に添えるパーソナライズされたメッセージを追加します。このメッセージは新しい署名要求と一緒に電子メールに含まれます。このフィールドに入力しない場合、クライアントにはデフォルトのメッセージが送信されます。
9.ショートコードの追加：受信者の名前、住所、口座名、日付など、クライアントへのメッセージフィールドの主要な情報に自動的に置き換えられるコードです（ショートコードについてもっと読む）。
10.送信： 署名の準備ができましたら、ここをクリックしてください。
11.保存:ドキュメントを送信せずに変更を保存します: 追加されたフィールドはすべて保存され、ドキュメントは署名セクションのドキュメントタブに表示されます。追加したフィールドはすべて保存され、ドキュメントは[ドキュメント]タブの[署名]セクションに表示されます。文書は、[送信] をクリックするまでクライアントには表示されません。
会社代表者の電子署名の追加
ほとんどの書類には、1人以上の税務申告書作成者が署名する必要があります。複数の会社の営業担当に署名してもらう必要がある場合は、各チームメンバーの名前を示すフィールドを追加し、編集します。
チーム・メンバーに電子署名を依頼する場合は、[署名者の選択] ドロップダウンから [私] オプションを選択します。利用可能なフィールドは以下のとおりです：
- 署名：デフォルトではあなたの名前が表示されますが、変更することができます。MRの署名欄が必要な場合は、署名欄を追加し、名前を編集してください。
- Initials: by default, the selected initials appear, but you can edit the field as needed.
- 日付：このフィールドは、文書がクライアントに送信されたときに自動的に入力されます。
- テキスト：会社名、住所、その他必要な情報を追加してください。
ヒント
- 名前やイニシャルを変更する必要がある場合は、クリックしてフィールドを編集してください。
- 担当者の署名フィールドが追加され、その文書がクライアントに送信されていない場合、クライアントのアカウント文書にアクセスできるチームメンバーであれば、そのフィールドを編集または削除することができます。
- ドキュメントをクライアントに送信すると、ドキュメントは会社によって署名されたと見なされ、クライアントはこれを見ることができます( QES/(ケス)AdES 署名)。
- 担当者の署名欄が追加され、文書にまだ顧客の署名がない場合、必要に応じて電子署名のリクエストをキャンセルする時間があります。
- 文書の監査証跡には、誰が文書内の各担当者の署名フィールドを作成したかが表示されます。
顧客に電子署名を促す
電子署名用の文書を送信すると、必ず通知が送信されます。アカウントにリンクされていて、 Notifyがオンになっているユーザーは通知を受け取ります。どのユーザーがNotifyをオンにしているかは、アカウントのInfoタブでContacts セクションを見ることで確認できます。
受信者が返事をするのに時間がかかりすぎたり、返事をし忘れたりした場合、あなたは返事をすることができる：
- 保留中の文書に関する通知を手動で再送信する
- 自動リマインダーの設定
手動リマインダー（再送信）
電子署名を要求する通知を再送信するには、「署名」リストで文書の右側にある3つの点をクリックし、「再送信」を選択します。
ったな：
- 追加の電子メール・メッセージがクライアントに送信される。
- 電子署名待ちの文書に関する通知が、クライアントの「アクション待ち」リストの最上部に移動します。
自動リマインダー
電子署名する文書を送信すると、クライアントに電子メール通知が送信されます。
電子署名のリクエスト中にリマインダーをオンに切り替えると、指定時間内に電子署名が行われなかった場合に、追加の電子メールがクライアントに送信されます。リマインダーオプションの オン/オフは、署名保留中のドキュメントを開くことでいつでも切り替えることができます（署名者の一人が電子署名している場合も同様です）。リマインダーの設定を変更したら、忘れずに「保存 」をクリックしてください。
リマインダーをトグルしたら、選択します：
- 次のリマインダーまでの日数: 文書がすべての署名者によって電子署名されていない場合、指定した日数後にリマインダーを送信するように設定します。デフォルトでは、電子署名が要求されてから3日後にリマインダーが送信されます。
- リマインダーの数：クライアントに送信するリマインダーの数を設定します。デフォルトでは、クライアントはリマインダーメールを1通のみ受信します。
リマインダーはいつ止まるか：
- 設定した回数のリマインダーが送信された
- 署名者全員が署名した文書
電子署名を依頼する際にクライアントが見るもの
クライアントは、クライアントポータルのホームページまたはドキュメントページの「Waiting for action（アクション待ち）」セクションの「Documents（ドキュメント）」カテゴリにあるドキュメントをクリックするか、通知メールに記載されているリンクをクリックすることで、ドキュメントを表示し、電子署名することができます。
1つのアカウントに複数のユーザー（例：配偶者）に電子署名を依頼した場合、署名するユーザーには自分の電子署名フィールドのみが表示されます。両者が電子署名するまで、文書は署名サブタブの 電子署名 保留のままです。
クライアントが初めて署名依頼を受け取る際、電子署名の開示事項を読み、電子署名を使用することに同意するよう求められます：
クライアント側からTaxDome 、読み取り専用ビューにアクセスしてください。
