顧客招待のためのポータルの準備

TaxDomeようこそ！このガイドでは、顧客管理のためにポータルを効果的にセットアップするお手伝いをします。効率的なワークフローを作成するために、クライアント情報の構造化、既存データのインポート、ドキュメントの整理、クライアントコミュニケーションのカスタマイズ方法を学びます。

口座と連絡先を理解する

ポータルにクライアントを追加する前に、TaxDome がどのようにアカウントと連絡先を通じてクライアントの情報を整理しているかを理解することが重要です。

Contacts & Accounts : Learn how to organize married couples, business entities or family groups under one account while maintaining separate contact profiles. This structure helps when working with households that need shared tax documents but separate communications.
Contact toggles : Configure which contacts receive portal access, notifications and emails. Use these settings to control who gets deadline reminders or document requests within the same account.
Test client accounts : Create sample accounts to see the exact client experience before inviting actual clients. This helps identify any configuration issues in your portal setup.

備考

アカウントと連絡先を適切に設定することで、承認されていない連絡先にプロポーザルへの署名を許可したり、関連する個人のために重複したアカウントを作成したりするような問題を防ぐことができます。

既存の顧客データベースをTaxDome インポートするには、すべての情報が正しく転送されるように計画する必要があります：

Export a client list from your current software : Step-by-step instructions for exporting client data from common tax and accounting software, including field mapping considerations.
Prepare your CSV file for import : Format your client data to match TaxDome’s import requirements. This includes mapping fields like names, contact information and tax identifiers. Also, you need to ensure spouse/dependent relationships are properly structured.
Import your CRM data to TaxDome : Execute the import process, which includes validation steps, error handling, and post-import verification, to ensure data integrity.
Import a CSV file with taxpayer and spouse on one row : Special instructions for importing household data where taxpayer and spouse information is contained in a single record in your source system.

チップ

顧客全体をインポートする前に、さまざまなリレーションシップタイプを含む少量の顧客サンプルでテストインポートを行い、データ構造が正しく機能することを確認してください。

アカウントリストは、顧客管理のためのメインインターフェイスとして機能します。この機能の効率的な使い方を学ぶことで、ワークフローが改善されます：

Learn bulk actions : Perform operations on multiple accounts simultaneously, such as sending requests to all clients missing specific forms, applying tags to categorize clients, or assigning accounts to team members.
Discover the power of filters : Create and save filters to quickly identify client segments based on specific criteria. For example, filter by filing status, assigned preparer, service type or organizer status to focus on relevant client groups during different workflow phases.

効果的な文書管理は、クライアントとのコラボレーションに不可欠です。ここでは、文書システムのセットアップ方法をご紹介します：

Understand the Documents: overview : Learn TaxDome’s document organization structure, including private and shared folders, document statuses and version control. This system helps separate internal working files from client-facing documents.
Install Desktop App with TD Drive - TaxDome Drive works the same way as Dropbox or Google Drive letting you quickly copy files to TaxDome without need to open web portal. You can also easily open and edit files already stored at TaxDome.
Document migration strategies : Different methods for transferring existing documents based on your current storage system. Includes bulk upload procedures, folder mapping, and metadata preservation when importing from other document management systems.

備考

移行前に標準化されたフォルダテンプレートを導入することで、すべての顧客アカウントで一貫したドキュメント整理が可能になり、チームメンバーの重要ファイルへのアクセスが簡素化されます。

ポータルを通してクライアントがどのように会社とやり取りするかを設定します：

Explore manual and automated reminders : Configure notification rules for document deadlines, outstanding information requests and payment reminders. Define which events trigger client notifications and customize reminder frequency.
Emails from firms to clients : Set up email templates for common communications.
Customize client portal : Adjust portal settings to match your firm’s workflow, including enabling/disabling specific features, adding firm branding elements and configuring client-facing job statuses.

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