オンボーディングポータルに顧客を招待する準備を整える

TaxDomeようこそ！このガイドでは、顧客管理のためにポータルを効果的にセットアップするお手伝いをします。効率的なワークフローを作成するために、クライアント情報の構造化、既存データのインポート、ドキュメントの整理、クライアントコミュニケーションのカスタマイズ方法を学びます。

口座と連絡先を理解する

ポータルにクライアントを追加する前に、TaxDome がどのようにアカウントと連絡先を通じてクライアントの情報を整理しているかを理解することが重要です。

連絡先 & アカウント:夫婦、事業体、家族グループを1つのアカウントにまとめ、連絡先プロフィールを別々に管理する方法をご紹介します。この構造は、税務書類を共有する必要がありながら、別々のコミュニケーションが必要な世帯で作業する際に役立ちます。
コンタクト・トグル:ポータルへのアクセス、通知、電子メールを受信する連絡先を設定します。これらの設定を使用して、同じアカウント内で締め切りのリマインダやドキュメント要求を受け取る人を制御します。
テストクライアントアカウント:実際のクライアントを招待する前に、サンプルアカウントを作成し、正確なクライアントエクスペリエンスを確認できます。これは、ポータルのセットアップにおける設定の問題を特定するのに役立ちます。

注意アカウントと連絡先を適切に設定することで、承認されていない連絡先がプロポーザルに署名したり、関連する個人のために重複したアカウントを作成したりするような問題を防ぐことができます。

既存の顧客データベースをTaxDome インポートするには、すべての情報が正しく転送されるように計画する必要があります：

現在のソフトウェアから顧客リストをエクスポート:一般的な税務・会計ソフトから顧客データをエクスポートするためのステップバイステップの手順。
インポート用のCSVファイルを準備する:TaxDomeインポート要件に合わせて顧客データをフォーマットします。これには、氏名、連絡先、税務識別子などのフィールドのマッピングが含まれます。また、配偶者や扶養家族の関係が適切に構成されていることを確認する必要があります。
CRM データをTaxDomeインポートする:データの完全性を確保するために、検証ステップ、エラー処理、インポート後の検証を含むインポートプロセスを実行します。
納税者と配偶者を1行にまとめたCSVファイルをインポート:納税者と配偶者の情報がソースシステムの1レコードに含まれている世帯データをインポートするための特別な指示。

ヒント 顧客全体をインポートする前に、さまざまなリレーションシップタイプを含む少量の顧客サンプルでテストインポートを行い、データ構造が正しく機能することを確認してください。

アカウント リストは、顧客管理のためのメインインターフェイスとして機能します。この機能の効率的な使い方を学ぶことで、ワークフローが改善されます：

バルクアクションを学ぶ:特定のフォームが不足しているすべてのクライアントにリクエストを送信したり、タグを適用してクライアントを分類したり、チームメンバーにアカウントを割り当てたりするなど、複数のアカウントに対して同時に操作を実行します。
フィルターの威力:フィルタを作成して保存すると、特定の基準に基づいて顧客セグメントをすばやく特定できます。例えば、ファイリング・ステータス、担当作成者、サービス・タイプ、オーガナイザー・ステータスでフィルタリングし、異なるワークフロー・フェーズで関連性の高い顧客グループに焦点を当てることができます。

効果的な文書管理は、クライアントとのコラボレーションに不可欠です。ここでは、文書システムのセットアップ方法をご紹介します：

ドキュメントを理解する：概要:プライベートフォルダ、共有フォルダ、文書ステータス、バージョン管理など、TaxDome の文書組織構造について説明します。このシステムにより、社内の作業ファイルと顧客向けのドキュメントを分けることができます。
TD Driveでデスクトップアプリをインストール-TaxDome DriveはDropboxやGoogle Driveと同じように動作し、ウェブポータルを開くことなく、ファイルを素早くTaxDome コピーすることができます。また、TaxDome保存されているファイルを簡単に開いて編集することもできます。
ドキュメント移行戦略:現在のストレージシステムに基づいて、既存の文書を移行するためのさまざまな方法。一括アップロード手順、フォルダマッピング、他の文書管理システムからインポートする際のメタデータの保存など。

注意移行前に標準化されたフォルダテンプレートを導入することで、すべてのクライアントアカウントで一貫したドキュメント整理が可能になり、チームメンバーの重要ファイルへのアクセスが簡素化されます。

ポータルを通してクライアントがどのように会社とやり取りするかを設定します：

手動リマインダーと自動リマインダー:ドキュメントの期限、未解決の情報要求、支払いリマインダーの通知ルールを設定します。どのイベントが顧客通知のトリガーになるかを定義し、リマインダーの頻度をカスタマイズします。
企業から顧客への電子メール:一般的なコミュニケーションのためのメールテンプレートを設定します。
クライアントポータルのカスタマイズ:特定の機能の有効化/無効化、会社のブランディング要素の追加、クライアント向けのジョブステータスの設定など、事務所のワークフローに合わせてポータル設定を調整します。