インポート（基本）：CSVファイルの準備
CSVの説明
CSV（Comma-Separated Values）ファイルは、エクセルのスプレッドシートに似た、表にデータを保存して整理するためのシンプルな形式です。各行はレコード（顧客など）を表し、各列には特定の詳細（アカウント名、アカウントタイプ、Eメールなど）が含まれます。エクセルのスプレッドシートとは異なり、CSVファイルには書式や数式は含まれません。
CSV ファイルは、TaxDome ようなCRM システムへのデータインポー トに広く使用されています。クライアントを個別に追加する代わりに、必要な詳細情報をすべて含む CSV ファイルを作成し、TaxDome にアップロードすることができます。
覚えておくべきこと
- CSVファイルは、スプレッドシートを作成するのと同じように、エクセルで作成することができます。唯一の違いは、保存するときにCSVであることを指定する必要があることです。
- TaxDome前に他の会計CRM 使用していた場合、CSVを一から作成する必要はありません。
- ファイルはUTF-8でエンコードされ、300kBを超えないこと。
始める前に
- アカウントとコンタクトを区別する：連絡先とは、あなたがやりとりする個人のことです。アカウントは、会社、家族、個人など、あなたが働き、請求書を発行するエンティティです。CSVファイルを扱う場合、インポートはアカウントではなくコンタクトに基づいていることを覚えておくことが重要です。これは、1つのアカウント（企業や夫婦など）が複数の連絡先（複数の従業員や夫婦など）を持つことができるためです。
- 顧客グループごとに異なるスプレッドシートを使用する。これらのスプレッドシートは、異なる設定を適用して1つずつインポートすることができます。
- 納税者と配偶者が同じ行にあるファイルを作成する場合、CSV を手動で編集する必要はありません。代わりに、納税者と配偶者が1つの行にあるファイルをインポートする手順に従ってください。
👋お手伝いします！CSVファイルに複数の連絡先が表示され、修正方法がわからない場合は、お気軽にお問い合わせください。サポートチームが喜んでお手伝いいたします：以下の手順に従ってください。
CSVファイルの列を作成し、ラベルを付ける。
CSVファイルをTaxDome アップロードする前に、インポート処理をスムーズに行うために、CSVファイルを適切にフォーマットしてください。以下のステップに従って、システムの要件を満たす構造化されたファイルを作成してください。
列に名前を付けると、各列のヘッダーは異なるデータプロパティを表します。これはインポート時に適切なTaxDome プロパティとマッピングされます。ある列は口座に、ある列は連絡先にマッピングされます。以下はスムーズなインポートのための一般的なルールです：
- 各行には連絡先を1つだけ含めること。
- データ転送中にアカウントが作成されていることを確認するには、アカウント名の列があるかどうかをチェックします。
- カスタムフィールドにカラムを追加する場合は、データ形式に注意してください。異なる カスタムフィールドの種類 異なるキャラクターをサポートする：
- 複数選択ドロップダウンのカスタムフィールドでは、オプションをカンマまたはセミコロン（", "または";"）で区切ります。
- 日付は対応するフォーマットで記入すること：
- 米国企業の場合はMM/DD/YYYYまたはMMM/DD/YYYY。
- 米国以外の企業の場合は、DD/MM/YYYY。
ここで、インポート用のCSVで使用される一般的な列を確認しておこう。
アカウント・フィールド／カスタム・フィールド（A～J列）
これらの行は、あなたが所属する事業体を示すものでなければなり ません。1つのアカウントに複数の連絡先がリンクされていることがあるため、スプレッドシートには同じアカウントを参照する異なる連絡先の行が複数存在する可能性があります。
- A欄｜口座名：会社名または信託名（個人口座以外）、または個人名または家族名（個人口座）。配偶者の場合は、2つの名前と姓を使用することをお勧めします。
- コラムB｜アカウントタグ：アカウントをグループ化するために適用できるラベル。複数適用する場合は、必ずカンマで区切ってください。
- C欄｜ 口座の種類：個人または会社
- D列｜チームメンバー：インポート時にアカウントに自動的に割り当てたいチームメンバー。ウェブポータルで作成された名前を正確に入力し、複数ある場合はカンマで区切ります。
- E-G列｜アカウント・ロール名（例：Tax Preparer、Reviewer）：ウェブポータルで作成したアカウントロール名を正確に入力してください。この役割に割り当てられているチームメンバーを列挙し、複数いる場合はカンマで区切ります。追加の役割ごとに別の列を使用します（例：マネージャーはG列）。
- 列H-J｜カスタムフィールド：インポート時に作成されるアカウント用の追加フィールドです。これらには、税務申告状況、SNN/EIN、市町村など、アカウントに追加したい重要な情報が含まれる場合があります。追加の列を作成することで、必要な数のフィールドを自由に追加できます。
コンタクト・フィールド／カスタム・フィールド（K～V列）
これらは、配偶者や会社の従業員など、あなたが交流のある個人を指すべきである。
- K列｜コンタクト名：ここでは、連絡先の姓と名を指定します。
- L列｜ファーストネーム
- M列｜姓
- コラムN｜Eメール：ポータルにアクセスするすべての連絡先に対して、Eメールアドレスの入力は必須です。
- O列｜電話番号。連絡先にこの情報があると、SMS機能を使うときに特に便利です。
- P欄｜番地
- 列Q ｜ カスタムフィールド：インポート時に作成される連絡先の追加フィールドです。誕生日や 電話するのに最適な時間など、連絡先に追加したい重要な情報が含まれます。追加の列を作成することで、必要な数のフィールドを自由に追加できます。
- R欄｜コンタクトタグ：連絡先をグループ化するために適用できるラベルです。複数適用する場合は、必ずカンマで区切ってください。
一般的な輸入シナリオ
顧客のタイプによっては、夫婦別姓の場合など、異なるタイプの口座を設定する必要があるかもしれません。以下に、よくある状況をいくつか挙げますので、スプレッドシートの行に情報を正しく記入する際の参考にしてください。
同じビジネスオーナーに属する複数のビジネスのインポート
この場合、同一人物にリンクされた異なるアカウントが必要です。アカウントごとに1行を作成し、適切な列にアカウントごとに同じ連絡先情報を入力します。
以下のスプレッドシートの例では、インポート後に Brian Ross の連絡先がTaxDome に追加されています。また、5 つの異なるアカウントが作成され、それぞれが Brian Ross の連絡先情報にリンクされています。Brian Ross は、email@example.comを使用してTaxDome にログインし、アカウントを切り替えることができます。
輸入配偶者／ビジネス・パートナー
これらの場合、同じアカウントに複数の連絡先がリンクされている必要があります。 各連絡先に1つの行を使用し、適切な列に各人の同じアカウント名を入力します。
下のスプレッドシートの例では、3つのアカウントが作成される。Simpsonsのアカウントは、配偶者の2人の連絡先にリンクされ、Flansersのアカウントは、4人の連絡先（配偶者とその子供）にリンクされ、Americal Wheelsの会社のアカウントは、3人の連絡先（この事業体の従業員）にリンクされます。
連絡先を2つのアカウントに同時にインポート
1人の連絡先をスプレッドシートの2つ以上のアカウントにリンクさせることができます。例えば、自分の口座が必要だが、家族の口座にリンクする必要がある子供などです。このような場合は、連絡先の行をコピーし、連絡先の詳細はそのままにアカウント名を変更します。
下の例では、バートとリサ・シンプソンはザ・シンプソンズのアカウントにリンクされ、同時に自分のアカウントにもリンクされる。
連絡先のインポートのみ
連絡先をアカウントにリンクする必要がない場合（例えば、見込み客に関する情報を転送する場合）、アカウント名の列は空白のままにしておきます。
スプレッドシートをCSV形式で保存する
TaxDome CSVファイルとして保存されたスプレッドシートのみを認識します。CSVファイルはUTF-8でエンコードされ、300kBを超えないようにしてください。
スプレッドシートのメニューバーから「File」を選択し、「 Save as CSV」または「Download as CSV 」を選択します（使用するプログラムによって表現が異なる場合があります）。
Microsoft Excel：Save as type］フィールドで［CSV（カンマ区切り）］を選択します。ツール]ドロップダウンメニューで、[ ウェブオプション]を選択します。エンコード ］タブを開きます。Save this document as］ドロップダウンメニューで、［ Unicode（UTF-8）］を選択し、［OK］をクリックします。
スプレッドシートをCSVファイルとして保存し、UTF-8エンコードされていることを確認したら、TaxDome連絡先をインポート する準備ができました。