Prepare your CSV file for import

CSVの説明

CSV（Comma-Separated Values）ファイルは、エクセルのスプレッドシートに似た、表にデータを保存して整理するためのシンプルな形式です。各行はレコード（顧客など）を表し、各列には特定の詳細（アカウント名、アカウントタイプ、Eメールなど）が含まれます。エクセルのスプレッドシートとは異なり、CSVファイルには書式や数式は含まれません。 CSV ファイルは、TaxDome ようなCRM システムへのデータインポートに広く使用されています。クライアントを個別に追加する代わりに、必要な詳細情報をすべて含む CSV ファイルを作成し、TaxDome にアップロードすることができます。 覚えておくべきこと

• You can create a CSV file in Excel just like you would create a spreadsheet. The only difference is that you need to specify that it’s CSV when you are saving it . 

• If you’ve used another accounting CRM before TaxDome, you don’t need to create a CSV from scratch; just export it from your current provider .

ファイルはUTF-8でエンコードされ、300kBを超えないこと。

始める前に

• Distinguish accounts and contacts: Contacts are individuals you interact with. Accounts are entities you work for and bill, such as a company, a family or an individual. When working with CSV files, it’s important to remember that the import is based on contacts, not accounts. This is because a single account (like a business or a married couple) can have multiple contacts (such as several employees or both spouses). 

• Use different spreadsheets for different client groups. These can be imported one by one, with different settings applied .

• If your source software generates a file with the taxpayer and spouse on the same row, you don’t need to manually edit the CSV. Instead, follow the instructions for importing a file with the taxpayer and spouse on one row .

  👋   We can help! If your CSV file ends up with multiple contacts per row and you don’t know how to fix it, let us know. Our support team is happy to help: Follow these steps to get assistance . 

CSVファイルの列を作成し、ラベルを付ける。

CSVファイルをTaxDome アップロードする前に、インポート処理をスムーズに行うために、CSVファイルを適切にフォーマットしてください。以下のステップに従って、システムの要件を満たす構造化されたファイルを作成してください。 列の名前を付ける際、各列のヘッダーは異なるデータプロパティを表します。これはインポート時に適切なTaxDome プロパティとマッピングされます。ある列は口座に、ある列は連絡先にマッピングされます。以下はスムーズなインポートのための一般的なルールです：

• 各行には連絡先を1つだけ含めること。

• データ転送中にアカウントが作成されていることを確認するには、アカウント名の列があるかどうかをチェックします。

• If you plan to add columns for custom fields, pay attention to the data format. Different types of custom fields support different characters:

複数選択ドロップダウンのカスタムフィールドでは、オプションをカンマまたはセミコロン（", "または";"）で区切ります。 日付は対応するフォーマットで記入する：

米国企業の場合はMM/DD/YYYYまたはMMM/DD/YYYY。 米国以外の企業の場合はDD/MM/YYYY。

ここで、インポート用のCSVで使用される一般的な列を確認しておこう。

アカウント・フィールド／カスタム・フィールド（A～J列）

これらの行は、あなたが所属する事業体を示すものでなければなり ません。1つのアカウントに複数の連絡先がリンクされていることがあるため、スプレッドシートには同じアカウントを参照する異なる連絡先の行が複数存在する可能性があります。

• A欄｜口座名：会社名または信託名（個人口座以外）、または個人名または家族名（個人口座）。配偶者の場合は、2つの名前と姓を使用することをお勧めします。

• Column B | Account Tags: Label(s) you can apply for grouping accounts. If you want to apply several, be sure to separate them by commas. 

• C欄｜ 口座の種類：個人または会社

• D列｜チームメンバー：インポート時にアカウントに自動的に割り当てたいチームメンバー。ウェブポータルで作成された名前を正確に入力し、複数ある場合はカンマで区切ります。

• E-G列｜アカウント・ロール名（例：Tax Preparer、Reviewer）：ウェブポータルで作成したアカウントロール名を正確に入力してください。この役割に割り当てられているチームメンバーを列挙し、複数いる場合はカンマで区切ります。追加の役割ごとに別の列を使用します（例：マネージャーはG列）。

• Columns H-J | Custom Fields: Additional fields for accounts that will be created during the import. These may include important information that you would like to add to your accounts, like Tax Filing Status, SNN/EIN or City. Feel free to add as many fields as needed by creating additional columns.

コンタクト・フィールド／カスタム・フィールド（K～V列）

これらは、配偶者や会社の従業員など、あなたが交流のある個人を指すべきである。 

• K列｜コンタクト名：ここでは、連絡先の姓と名を指定します。 

• L列｜ファーストネーム

• M列｜姓

• コラムN｜Eメール：ポータルにアクセスするすべての連絡先に対して、Eメールアドレスの入力は必須です。

• Column O | Phone Number. Having this info in a contact is particularly useful when using the SMS feature .

• P欄｜番地

• Column Q | Custom Fields: Additional fields for contacts that will be created during the import. These may include important information you want to add to your contact, like Birthday, Best time to call. Feel free to add as many fields as needed by creating additional columns.

• Column R | Contact Tags: Label(s) you can apply for grouping contacts. If you want to apply several, be sure to separate them by commas. 

一般的な輸入シナリオ

顧客のタイプによっては、夫婦別姓の場合など、異なるタイプの口座を設定する必要があるかもしれません。以下に、よくある状況をいくつか挙げますので、スプレッドシートの行に情報を正しく記入する際の参考にしてください。

• 同じビジネスオーナーに属する複数のビジネスのインポート

• 輸入配偶者／ビジネス・パートナー

• 連絡先を2つのアカウントに同時にインポート

• 連絡先のインポートのみ

同じビジネスオーナーに属する複数のビジネスのインポート

For these, you need to have different accounts that are linked to the same person. Create one row for each account, then enter the same contact information for each account in the appropriate columns. In the example spreadsheet below, a contact for Brian Ross is added to TaxDome after import. Also, five different accounts are created, each one linked to Brian Ross’s contact information. Brian Ross can then log in to TaxDome using email@example.com and switch between accounts. 

輸入配偶者／ビジネス・パートナー

これらの場合、同じアカウントに複数の連絡先がリンクされている必要があります。 各連絡先に1行を使用し、該当する列に各人に同じアカウント名を入力します。

下のスプレッドシートの例では、3つのアカウントが作成される。Simpsonsのアカウントは、配偶者の2人の連絡先にリンクされ、Flansersのアカウントは、4人の連絡先（配偶者とその子供）にリンクされ、Americal Wheelsの会社のアカウントは、3人の連絡先（この事業体の従業員）にリンクされます。

連絡先を2つのアカウントに同時にインポート

1人の連絡先をスプレッドシートの2つ以上のアカウントにリンクさせることができます。例えば、自分の口座が必要だが、家族の口座にリンクする必要がある子供などです。このような場合は、連絡先の行をコピーし、連絡先の詳細はそのままにアカウント名を変更します。

下の例では、バートとリサ・シンプソンはザ・シンプソンズのアカウントにリンクされ、同時に自分のアカウントにもリンクされる。

連絡先のインポートのみ

連絡先をアカウントにリンクする必要がない場合（例えば、見込み客に関する情報を転送する場合）、次の行を空白のままにしてください。 の行を空白のままにします。 

スプレッドシートをCSV形式で保存する

TaxDome CSVファイルとして保存されたスプレッドシートのみを認識します。CSVファイルはUTF-8でエンコードされ、300kBを超えないようにしてください。 スプレッドシートのメニューバーから「ファイル」を選択し、「CSV 形式で保存」または「CSV 形式でダウンロード」を選択します。

マイクロソフト・エクセル保存形式 Save as typeフィールドで、CSV（カンマ区切り）を選択します。ツール]ドロップダウンメニューで、[ウェブオプション]を選択します。 エンコード］タブを開きます。Save this document as］ドロップダウンメニューで、［Unicode（UTF-8）］を選択し、［OK］をクリックします。

Now that you’ve saved your spreadsheet as a CSV file and made sure it is UTF-8 encoded, you’re ready to import  your contacts to TaxDome.