仕事の時間予算を立てる

ジョブに割り当てられた時間と実際に費やされた時間を評価することは、特に大規模な企業では、効率性と収益性を維持するために非常に重要です。この記事では、仕事のための時間予算を正確に計画・管理するために設計されたTaxDome の機能についてご案内します。

仕事のための時間予算の計画

仕事によっては、より多くの時間と労力がかかり、より多くの資格のあるチームメンバーの注意を必要とする場合があります。タイムトラッキングを使用している場合、または使用を開始したい場合は、TaxDome 、次の概念を使用してジョブ時間予算を計画し、分析することができます：

• 時間予算：特定の仕事に割り当てられる時間。あなたが会社のオーナーであれば、他のチームメンバーのアクセスや変更を制限することができます。

• 追跡された時間：ジョブにリンクされたすべての時間エントリを合計したもの。

• 時間差異：時間予算と実績時間との差。 

• 費やした予算時間：時間予算に関連する追跡された時間の量(%)。

例えば、時間予算が2時間で、追跡された時間が1時間であれば、時間差異は1時間となり、予算時間は50％となる。

一般的に、仕事の時間予算を計画するプロセス全体は次のようなものである：

1. ジョブが作成されると、責任者はそのジョブのタイムバジェットを設定する（これはジョブテンプレートを使用することで事前に行うことができる）。

2. チームメンバーは、割り当てられた仕事に取り組んでいる間、時間を追跡します。1つの仕事のタイムエントリは自動的に合計されます。

3. 仕事が終われば、責任者は計画した時間と費やした時間の差を確認し、分析することができる。 

TaxDome では、この機能を使って次のことができる：

• 見積もり予算を見える化し、チームメンバー間で仕事を配分するのに利用する。例えば、より時間がかかり重要な仕事を、より経験のあるチームメンバーに割り振り、後方支援することもできる。 
• 各メンバーの現在の仕事量を考慮し、誰に仕事を割り当てるかを決定する。
• 過去一定期間のチームメンバーのパフォーマンスを分析し、過負荷になっている人がいないかどうかを確認する。

Another tool for analyzing your workload and planning the team capacity is to set weekly capacity for each team member and compare it to the actual time spent. Learn more here .

始める前に

仕事時間の予算計画を立てる前に、以下のことを考慮すべきである：

• Make sure all team members use time entries while working on jobs: if your employees don’t track time while working on jobs, you can only set the time budget in hours but not analyze the actual time spent or build reports. Working with time budget is most effective if everyone in the team tracks time right from the job card . Or, they can link time entries to jobs manually.

  

• Set up access rights: By default, only the firm owner and admins can manage the time budget . However, if you want your team members to be responsible for the time budget when they create jobs or to be able to compare the allocated time with the time they already spent, you can enable a Manage time budget access right for them. To give them access to the Time variance dashboard in the Reporting, turn on the View reporting for them as well.

  

仕事の時間予算を設定する

時間予算の設定は、プランニング・チームの能力において不可欠である。分析した結果、時間の差異が通常大きいことがわかれば、将来の仕事のために時間予算を変更することができる。 

タイムバジェットは、以下のいずれかの方法でいつでも設定することができる：

• ジョブカードからジョブ・カードを開き、時間予算フィールドに時間と分を記入する。

  

• From the job list: Go to Workflow > Jobs and edit the Time budget column value right in the table. If you don’t see the column, check if it’s hidden .

  

• ジョブテンプレートから一般的なジョブやスケジュールに従って作成されたジョブについては、ジョブテンプレートでタイムバジェットを正しく設定することをお勧めします。こうすることで、このテンプレートで作成されたすべての新規ジョブに対して自動的に記入されます。

  

時間分散の分析

時間予算が設定され、時間エントリーがリンクされたら、時間差異を分析します。これにはさまざまな方法がある：

• ジョブ・カード（1つのジョブについて）

• ジョブリスト（複数のジョブの場合）

• パイプライン中（進行中のジョブについて）

• On the Time variance dashboard (for multiple jobs over a period of time)

ジョブ・カードに表示される時間変動

ジョブ・カードのタイム・エントリー・セクションで、常に時間差異を確認することができます。

ジョブリストに表示される時間変動

左のサイドバーメニューからワークフロー > ジョブにアクセスすると、ジョブリストで複数のジョブの時間差異を見ることができます。ここでは、時間予算、追跡された時間、時間差異、費やされた予算時間を表示する列と一致するフィルターがあります。これは、新しいジョブを誰に割り当てるかをチェックしたり、予算外のアクティブなジョブを特定し、必要であれば対策を講じたい場合に、外出先で時間差異を分析する最適な方法です。

For example, if you want to find all active jobs where Tracked time significantly exceeds the Time budget and understand what’s the reason, filter jobs by ‘Budget time spent > 100’. 

パイプラインに表示される時間変動

Another way to see time variance is to show the time budget data on job cards in the pipeline. This could be useful for identifying issues while the team is working on jobs. This  could be enabled in the pipeline settings  for each pipeline individually.

キャパシティ・ダッシュボードの時間変動

Time variance pre-built dashboard is a great tool for analyzing time variance over a past period of time. You’ll be able to see who was overloaded or who took more or less responsibility than the others. To see the dashboard, go to Reporting > Dashboards and select Time variance.