チームの管理（ユースケース）：チームのキャパシティを計画する

仕事に割り当てられた時間と実際に費やされた時間を評価することは、特に大規模な企業では、効率性と収益性を維持するために非常に重要です。この記事では、チームのキャパシティを正確に計画・管理するために設計された、TaxDome の機能についてご案内します。

チームのキャパシティを計画する

仕事によっては、より多くの時間と労力がかかり、より多くの資格のあるチームメンバーの注意を必要とする場合があります。タイムトラッキングを使用している、または使用を開始したい場合、TaxDome 、次の概念を使用してチームの能力を計画し、分析することができます：

時間予算：特定の仕事に割り当てられる時間。あなたが会社のオーナーであれば、他のチームメンバーのアクセスや変更を制限することができます。
追跡された時間：ジョブにリンクされたすべての時間エントリを合計したもの。
時間差異：時間予算と実績時間との差。
費やした予算時間：時間予算に関連する追跡された時間の量(%)。

例えば、時間予算が 2時間で、追跡された時間が 1時間であれば、時間差異は 1時間となり、予算時間は 50％となる。

一般的に、チーム能力を計画するプロセス全体は次のようなものである：

1.ジョブが作成されると、責任者はそのジョブのタイムバジェットを設定する（これはジョブテンプレートを使用することで事前に行うことができる）。

2.チームメンバーは、割り当てられた仕事に取り組んでいる間、時間を記録します。1つの仕事の時間入力は自動的に合計されます。

3.仕事が終われば、責任者は計画した時間と費やした時間の差を確認し、分析することができる。

TaxDome では、この機能を使って次のことができる：

見積もり予算を見える化し、チームメンバー間で仕事を配分するのに利用する。例えば、より時間がかかり重要な仕事を、より経験のあるチームメンバーに割り振り、後方支援することもできる。
各メンバーの現在の仕事量を考慮し、誰に仕事を割り当てるかを決定する。
過去一定期間のチームメンバーのパフォーマンスを分析し、過負荷になっている人がいないかどうかを確認する。

始める前に

チーム定員の計画を始める前に、以下のことを考慮すべきである：

チームメンバー全員が仕事中にタイムエントリーを使用するようにする：もし従業員が仕事中に時間をトラッキングしない場合、時間単位で時間予算を設定するだけで、実際に費やされた時間を分析したり、レポートを作成したりすることはできません。キャパシティプランニングは、チーム全員がジョブカードから直接時間を記録するのが最も効果的です。あるいは、時間エントリーを手作業でジョブにリンクさせることもできます。

アクセス権を設定します：デフォルトでは、会社のオーナーと管理者のみがタイムバジェットを管理できます。しかし、チームメンバーがジョブを作成する際に時間予算を管理したい場合、または割り当てられた時間と既に費やした時間を比較したい場合は、時間予算を管理する アクセス権を有効にすることができます。レポーティングのキャパシティプランニングダッシュボードへのアクセス権を与えるには、レポーティングの表示もオンにしてください。

仕事の時間予算を設定する

時間予算の設定は、プランニング・チームの能力にとって不可欠なステップである。分析した結果、時間の差異が通常大きいことがわかれば、将来の仕事のために時間予算を変更することができる。

タイムバジェットは、以下のいずれかの方法でいつでも設定することができる：

ジョブカードからジョブ・カードを開き、時間予算 フィールドに時間と分を記入する。

ジョブリストから ワークフロー > ジョブに 移動し、テーブルの右側にあるTime budget カラムの値を編集します。カラムが表示されない場合は、非表示になっていないか確認してください。

ジョブテンプレートから 一般的なジョブやスケジュールに従って作成されたジョブについては、ジョブテンプレートでタイムバジェットを正しく設定することをお勧めします。こうすることで、このテンプレートで作成されたすべての新規ジョブに対して自動的に記入されます。

時間分散の分析

時間予算が設定され、時間エントリーがリンクされたら、時間差異を分析します。これにはさまざまな方法がある：

ジョブ・カード（1つのジョブについて）
ジョブリスト（複数のジョブの場合）
パイプライン中（進行中のジョブについて）
キャパシティプランニングダッシュボード（一定期間にわたる複数のジョブについて）

ジョブ・カードに表示される時間変動

ジョブ・カードのタイム・エントリー・セクションで、常に時間差異を確認することができます。

ジョブリストに表示される時間変動

左のサイドバーメニューからワークフロー > ジョブに アクセスすると、ジョブリストで複数のジョブの時間差異を見ることができます。ここでは、時間予算、追跡された時間、時間差異、費やされた予算時間を表示する列と一致するフィルターがあります。これは、新しいジョブを誰に割り当てるかをチェックしたり、予算外のアクティブなジョブを特定し、必要であれば対策を講じたい場合に、外出先で時間差異を分析するための最良の方法です。

例えば、追跡された時間が 予算を大幅に超過しているすべてのアクティブなジョブを見つけ、その理由を理解したい場合は、「予算時間 > 100」でジョブをフィルタリングします。

パイプラインに表示される時間変動

時間の差異を見るもう1つの方法は、パイプラインのジョブカードにタイムバジェットデータを表示することです。これは、チームがジョブに取り組んでいる間に問題を特定するのに便利です。これは、各パイプラインのパイプライン設定で個別に有効にできます。

キャパシティ・ダッシュボードの時間変動

キャパシティ・プランニングに あらかじめ組み込まれているダッシュボードは、過去一定期間の時間変動を分析するのに最適なツールです。誰が過負荷になったか、または誰が他の人よりも多く、または少なく責任を負ったかを見ることができます。ダッシュボードを見るには、Reporting > Dashboardsに 進み、Capacity Planningを選択します。