ワークフローでアカウントの役割を使用する

特定のチームメンバーではなく、アカウントの役割に基づいてタスクやジョブを割り当てることで、ワークフローを合理化できます。このガイドでは、タスクとジョブ割り当ての自動化について説明します。 

始める前に

アカウントロールを使用すると、仕事とタスクを特定のチームメンバーではなく、税務準備担当者、コンサルタント、簿記担当者、アカウントマネージャー、レビュー担当者などのアカウントロールに割り当てることができます。こうすることで、タスクやジョブが自動的に作成される際、担当者は特定のクライアントアカウントのアカウントロールの選択に基づいて設定されます。

To start using account roles in your workflow, you need to have them created and allocate team members to roles.

これらの手順が完了すると、ワークフローでアカウントロールを使用できるようになります。 

タスク/ジョブでアカウント・ロールを使用する

タスクやジョブを手動または一括で作成する場合、クライアントのアカウントロールに基づいて簡単に自動的に割り当てることができます。

このプロセスはタスクでもジョブでも同様である：

1. タスクまたはジョブ作成を開始します。

2. サイドバーの サイドバーのAssigneesセクションで、Rolesを選択します。

3. 以下のドロップダウンから1つ以上のロールを選択します。 割り当てられたロール]ドロップダウンで1つ以上のロールを選択します。

4. タスクまたはジョブ作成を確定する。

タスク/ジョブが作成されたクライアントの担当者として指定された人に割り当てられます。 

役割に基づいてタスクを自動的に割り当てる

以下の手順で、自動的に作成されたタスクを役割に応じてチームメンバーに割り当てることができます：

• ステップ1.タスクテンプレートにアカウントロールを追加する

• ステップ2.タスク作成の自動化を設定する

ステップ1.タスクテンプレートにアカウントロールを追加する

まず、タスクテンプレートを設定する必要がある：

1. Templates > Firm templates（テンプレート > ファームテンプレート）に移動し、Tasks（タスク）タブに切り替えます。 

2. テンプレートの作成]をクリックするか、調整する既存のテンプレートを選択します。

3. Assigneeセクションで、Rolesを選択する。 

4. 割り当てられたロール」フィールドに必要なロールを追加し、テンプレートを保存します。

   

ステップ2.タスク作成の自動化を設定する

Now, you can use the task template you created in pipeline automations :

1. 編集したいパイプラインを開き、自動化を追加したいステージを選択する。
2. Create taskautomationを追加し、前のステップで設定したテンプレートを選択する。

ジョブがこの段階に入ると、クライアントアカウントのアカウントロールに基づいてタスク担当者が自動的に割り当てられます。   

役割に応じて自動的に仕事を割り当てる

You can have jobs created automatically via job recurrences assigned to different team members based on roles. Follow these steps:

• ステップ1.ジョブテンプレートにアカウントロールを追加する

• ステップ2.ジョブの再帰を設定する

ステップ1.ジョブテンプレートにアカウントロールを追加する

まず、ジョブ・テンプレートを設定する必要があります：

1. Templates > Firm templatesに進み、Jobsタブに切り替える。 

2. テンプレートの作成]をクリックするか、調整する既存のテンプレートを選択します。

3. Assigneeセクションで、Rolesを選択する。 

4. Assigned roles（割り当てられたロール）フィールドで、必要なロールを追加し、テンプレートを保存します。

   

ステップ2.ジョブの再帰を設定する

Now, you can use the job template you created in job recurrences :

1. 編集したい仕事の再帰を開くか、新しいものを作成します。
2. ジョブ・テンプレート欄で、前のステップで設定したテンプレートを選択し、保存します。

この再帰から新しいジョブが作成されると、アカウントの役割に基づいてジョブ割り当て担当者が自動的に割り当てられます。

こんなことができるのは誰だ？

会社のオーナーと管理者は、追加のアクセス権なしで、タスクとジョブの作成、テンプレートの作成、オートメーションとジョブの再帰を設定できます。

Team members will need the following access rights :

• タスクでアカウントロールを使用する

  • タスクを作成するには、クライアントアカウントに割り当てられているか、「すべてのアカウントを表示」のアクセス権を持っている必要があります。

  • タスクテンプレートを作成または編集するためのテンプレートアクセス権を管理する。

  • Manage pipelines access right to add automations to the pipelines they have access to .

• ジョブでアカウントロールを使用する

  • クライアントアカウントに割り当てられているか、ジョブを作成するための「すべてのアカウントを表示」アクセス権を持っていること。

  • ジョブテンプレートを作成または編集するためのテンプレートアクセス権を管理します。

  • ジョブ再帰のアクセス権を管理し、ジョブの再帰を設定します。