チームの管理（ユースケース）：季節従業員を扱うためのベストプラクティス

チームがあったとしても、繁忙期には季節従業員を雇う必要があるかもしれない。例えば、税務署の繁忙期を人手なしで乗り切るのは不可能に思えるかもしれません。ここでは、TaxDome における季節従業員の雇用と管理のベストプラクティスをご紹介します。

サブスクライブ

季節従業員は数ヶ月間だけTaxDome の追加ライセンスが必要になるため、年間サブスクリプションにお金をかける理由はありません。代わりに月額ライセンスを購入することができます。

一般的には、以下のような流れになる：

チームメンバーを追加し、アクセス権を設定します。ここでのベストプラクティスは、あなたが管理するメールアドレスを使用することです。こうすることで、彼らが辞めた後、パスワードを変更することでアクセス権を剥奪することができる。
毎月ライセンスを購入する。
シーズン終了後、相手のアカウントを停止すれば、もう課金されることはない。

季節従業員をより早く採用するために、標準業務手順を彼らと共有しましょう。もし彼らがすべての指示を必要としないことを理解しているのであれば、全文の代わりに短いバージョンを作って送ることもできます。

TaxDome では、Wiki ページをオンボーディングリソースとして使用することができます。また、TaxDome のナビゲートに関するヒントやコツ、ヘルプセンターの記事やビデオへのリンクを含めることもできます。

機密情報を不正アクセスから保護することがいかに重要であるか、皆さんは間違いなくご存知でしょう。季節従業員が顧客と仕事を始める前に、機密データへのアクセスを制限していることを確認してください：

設定]では、グローバルなアクセス権はできるだけ割り当てないようにします。特定のタスクに必要であれば、特定のアカウントやドキュメントへのアクセス権のみを与えることができます。
パイプラインの自動化を利用して、特定の段階でアカウントのアクセス権を付与したり取り消したりする。こうすることで、アクセス権を剥奪するタイミングを忘れることがなくなる。

多くの会計事務所が、繁忙期の季節従業員に対して時間ベースの報酬を採用しているのは、公正な報酬を提供でき、関係者全員にとって透明性が高いからである。

他のチームメンバーには固定給や時間給があるかもしれませんが、季節従業員には異なるレートがあるかもしれません。これを効果的に処理するには、TaxDome 、似たような名前で料金が異なるサービスを個別に作成します。

タイムエントリページを使用して、各従業員のプロジェクト作業時間を追跡し、全員に公平な報酬が支払われるようにします。

個人のパフォーマンスを理解するには、正確な労働時間とタスクのデータが必要です。その結果が気に入れば、さらに長期間雇用したり、ボーナスを支給したり、翌年も一緒に働きたいかどうか尋ねたりすることもできる。

TaxDome では、レポート機能を使って必要なデータをすべて入手することができます。さまざまな基準に基づいてレポートを作成し、ダッシュボードに整理し、アラートを設定することができます。

暑い季節が終わり、季節従業員を解雇する時期になりました。やるべきことのリストはこちら：

従業員アカウントを停止します。その後、彼らはポータルにアクセスできなくなり、あなたは彼らのサブスクリプションに課金されなくなります。来年また一緒に働きたい場合は、アカウントを復元することができます。
必要に応じてタスクやプロジェクトを再割り当てする。クライアントの仕事が未完成のまま放置されないようにする。
季節従業員がアクセスしていた共有パスワードを更新する。
季節従業員の連絡先を保存しておくと、将来その従業員を再雇用するときに便利です。