CRM (基本): 一括操作の適用
バルクアクションは、一度に多くのクライアントに同じアクションを実行することを含みます。TaxDomeのバルクアクション機能では、まず同じことを行う必要があるクライアントにチェックを入れ、それからアクションをトリガーします。一度に一人の方法よりはるかに効率的です！
- 一括アクションの実行方法
- CRM バルクアクション
- 一括アクションとしてオーガナイザーを送信する
- タグの一括管理
- 一括アクションとしてフォルダ テンプレートを適用する
- 一括アクションとしてのクライアントタイプの編集
- アカウントの一括アーカイブ
- アカウントの一括削除
- チームメンバーの一括管理
- 一括アクションとしてのアカウントのフォロー/フォロー解除
- コミュニケーション・バルク・アクション
- ワークフロー一括アクション
- 一括請求アクション
一括アクションの実行方法
一括アクションを開始するには、左サイドバーメニューから「クライアント」→「アカウント 」を選択し、アクティブリストにアクセスします。次に、アクションの対象となるクライアントを選択します。特定のタイプのクライアントアカウントを検索する場合は、 高度なフィルタを使用し、フィルタリングされたリストからクライアントを選択します。
クライアントを選択したら、アクティブリストの上にあるメニューバーから一括アクションを選択します。その他のアクションを見るには、メニューバーのMore actionsをクリックしてください。
CRM バルクアクション
以下は、利用可能なCRM バルクアクションのリストです：
- 一括アクションとしてオーガナイザーを送信する
- タグの一括管理
- 一括アクションとしてフォルダ テンプレートを適用する
- 一括アクションとしてのクライアントタイプの編集
- アカウントの一括アーカイブ
- アカウントの一括削除
- チームメンバーの一括管理
- 一括アクションとしてのアカウントのフォロー/フォロー解除
一括アクションとしてオーガナイザーを送信する
ハウツービデオについては、TaxDome アカデミーをご覧ください。アカデミーは、
を閲覧し、TaxDome について知る必要のあるすべてを学ぶための無料のオンラインハブです。
TaxDomeのカスタムオーガナイザーは、仕事に必要なクライアント情報を収集するのに役立ちます。複数のクライアントにオーガナイザーを送信するには、まずオーガナイザーテンプレートを作成する必要があります。
次に、アクティブリストでオーガナイザーを送信したいクライアントを選択し、メニューバーで「オーガナイザーを送信」をクリックし、「オーガナイザーテンプレート 」フィールド内をクリックして、プルダウンメニューからオーガナイザーを選択します。作成]ボタンをクリックして完了です。
タグの一括管理
タグは2～3語の長さで、素早く認識できるように色分けされており、顧客アカウントのフィルタリングに役立ちます。様々な顧客アカウントにタグを割り当てる必要がある場合は、 タグの一括管理をご利用ください。
アクティブ]リストで、タグ付けが必要なクライアントアカウントを選択し、メニューバーの[タグの 管理] をクリックします。利用可能なタグのリストが表示されます。
各タグについて、以下のいずれかを選択する：
- 何もしない：選択した顧客アカウントにタグは割り当てられません。アカウントにすでにそのタグがある場合は、そのまま残ります。
- すべてに割り当てる： タグは選択したすべてのクライアントアカウントに割り当てられます。
- すべてから削除：選択したクライアントアカウントのいずれかがすでにこのタグを持っている場合、そのタグは削除されます。
一括アクションとしてフォルダ テンプレートを適用する
ハウツービデオについては、TaxDome アカデミーをご覧ください。アカデミーは、
を閲覧し、TaxDome について知る必要のあるすべてを学ぶための無料のオンラインハブです。
フォルダテンプレートを使用すると、顧客アカウントのドキュメント セクションのフォルダを作成するプロセスを短縮できます。フォルダテンプレートを作成し、特定のアカウントに適用することができます。このオプションを使用すると、クライアント固有ではないドキュメントをアップロードすることもできます。
アクティブリストで、フォルダテンプレートを適用するクライアントアカウントを選択し、メニューバーの [その他のアクション ]をクリックし、プルダウンメニューから[フォルダテンプレートの適用 ]を選択します。フォルダテンプレートのフィールドをクリックして、プルダウンメニューから適用するものを選択します。
一括アクションとしてのクライアントタイプの編集
複数の顧客アカウントのアカウントタイプを変更する必要がある場合、一括で編集することができます。
これを行うには、アクティブまたはアーカイブリストに移動し、クライアント タイプを編集するクライアントアカウントを選択し、メニューバーの［その他のアクショ ン］をクリックし、プルダウンメニューから［クライアント タイプの編集］を選択します。サイドバーでクライアントタイプを1つ選択し、クライアントタイプの編集をクリックします。
アカウントの一括アーカイブ
アカウントは不要になったが、すべての情報を手元に残しておきたい場合、アーカイブするのが良い選択です。アーカイブすると、Activeタブから消えてArchivedタブに移動し、編集できなくなります。Archive Accountsを使えば、複数のアカウントを一度にアーカイブできます。アーカイブしたアカウントはいつでも復元できます。
アクティブリストで、アーカイブしたいクライアントアカウントを選択し、メニューバーのMore Actionsをクリックし、プルダウンメニューからArchive Accountsを選択します。
複数のアカウントをアーカイブしておいたが、後で再び必要になった場合、一括で簡単にアクティブに戻すことができる。
アーカイブリストで、復元したいクライアントアカウントを選択し、メニューバーの「More Actions」をクリックし、プルダウンメニューから「Active Accounts」を選択します。
アカウントの一括削除
注意アーカイブされたアカウントのみ削除できます。
クライアントアカウントを削除する必要がある場合があります。一括削除を使えば、一度に複数のアカウントを削除することができます。一度削除したアカウントは復元できません。また、アカウントが削除されると、そのファイルやデータもすべて永久に削除されるため、復元することもできません。
アーカイブリストで、削除したいクライアントアカウントを選択し、メニューバーの「More Actions」をクリックし、プルダウンメニューから「Delete」を選択します。確認フィールドにDELETEと 入力し、削除をクリックします。
チームメンバーの一括管理
会社のオーナーと管理者はすべてのクライアントアカウントへのフルアクセス権を持っていますが、従業員にはアクセス権を与えるか、クライアントに割り当てる必要があります。チーム管理一括アクションを使えば、様々なクライアントアカウントに従業員を一度に割り当てることができます。各クライアントのプロフィールに個別にナビゲートし、従業員を一人ずつ割り当てる長いプロセスを省略できます。
アクティブリストで、従業員に割り当てる必要があるクライアントアカウントを選択し、メニューバーのチーム管理をクリックします。従業員のリストが表示されます。各従業員について、以下のいずれかを選択します：
- 何もしない：従業員はどのアカウントにもアクセスできなくなります。この従業員がすでにこのアカウントに割り当てられている場合は、現在の場所に残ります。
- すべてに割り当てる：従業員は選択したすべてのアカウントにアクセスできます。
- すべてから削除：この従業員が選択したアカウントのいずれかにすでにアクセス権を持っている場合、そのアカウントは削除されます。
一括アクションとしてのアカウントのフォロー/フォロー解除
アカウントをフォローしているチームメンバーは、そのアカウントのすべてのアクティビティに関する通知を受け取ります。あなたがそのアカウントに割り当てられていて、そのアカウントにアクセスできるかどうかに関わらず、そのアカウントをフォローしたり、フォローを解除したりすることができます。アカウントのフォロワーについて詳しくは、記事をご覧ください。
アクティブ] リストで、フォローまたはフォロー解除したいクライアントアカウントを選択し、メニューバーの[ その他のアクション]をクリックし、プルダウンメニューから[アカウントをフォローする]または[アカウントを フォロー解除する] を選択します。
コミュニケーション・バルク・アクション
以下は、利用可能なコミュニケーション・バルク・アクションのリストです：
一括アクションとしてメールを送信する
TaxDome の受信トレイはクライアントごとに分かれていますが、同じメールを一度に多くのクライアントに送信する必要がある場合があります。例えば、締め切りが迫っていることや事務所の最新情報をクライアントに通知したい場合などです。メール一括送信アクションを使えば、パーソナライズされたメールを一度に複数の受信者に送信でき（1日最大400通まで）、メールテンプレートを使ってスピードアップできます。メールの一括送信について詳しくは、こちらをご覧ください。
一括アクションとしてスケジュールされたメールをキャンセルする
時には、アカウントのすべてのスケジュールされたメールをキャンセルする必要があります。これを行うには、スケジュールされたメールをキャンセルしたいアカウントを選択し、メニューバーの[その他のアクション]をクリックし、プルダウンメニューから[スケジュールされたメールをキャンセル]を選択します。
一括アクションとしてメッセージを送信する
メッセージ一括送信アクションを使用すると、複数のクライアントに同じ安全なメッセージを送信できます。例えば、あなたの会社の期限や最新情報をすべてのクライアントに通知したい場合があります。スピードアップするためにチャットテンプレートを使用します。
アクティブリストで、メッセージを送信したいクライアントアカウントを選択し、メニューバーの[その他のアクション ]をクリックし、プルダウンメニューから[メッセージの送信 ]を選択します。テンプレートフィールドをクリックし、プルダウンメニューから使用するチャットテンプレートを選択します。送信ボタンをクリックすると、パーソナライズされたメッセージが選択したクライアントアカウントに送信されます。一括メッセージ送信については、こちらをご覧ください。
一括アクションとしてSMSを送信する
SMS一括送信アクションを使用すると、複数のクライアントに同じショートメッセージを送信することができます。例えば、あなたのサービスのプロモーションや、あなたの会社の最新情報をツアー客に知らせたい場合などです。SMSテンプレートを使って、スピードアップしましょう。
アクティブリストで、SMSを送信したいクライアントアカウントを選択し、メニューバーでMore Actionsを クリックし、プルダウンメニューからSend SMS を選択します。テンプレートフィールドをクリックして、プルダウンメニューから使用するSMSテンプレートを選択します。送信ボタンをクリックすると、パーソナライズされたSMSが選択したクライアントアカウントに送信されます。SMSの一括送信についてはこちらをご覧ください。
ワークフロー一括アクション
以下は、利用可能なワークフロー一括アクションのリストです：
バルクアクションとしてパイプラインにジョブを追加する
ハウツービデオについては、TaxDome アカデミーをご覧ください。アカデミーは、
を閲覧し、TaxDome について知る必要のあるすべてを学ぶための無料のオンラインハブです。
この一括操作では、1つのタイプのジョブ（たとえば1040申告）を複数のクライアントのパイプラインに追加します。パイプラインは、完了するまでパイプライン内のステージからステージへ移動するため、異なるクライアントのこれらのジョブの進捗状況を一箇所に表示します。
Activeリストで、ジョブの対象となるクライアントを選択し、メニューバーのAdd Jobをクリックし、Pipelineフィールド内をクリックしてプルダウンメニューからパイプラインを選択します。ADDボタンをクリックして完了です。
仕事の一括追加に完全に成功しなかった場合は、その理由を説明する通知が Inbox+ に通知が届きます。そこからトラブルシューティングを行うことができます。詳細はこちらをご覧ください。
タスクを一括アクションとして作成する
複数のクライアントに同じタスクを作成する必要がある場合、[アクティブ]リストのクライアントアカウントの横にあるチェックボックスを選択し、メニューバーの[その他のアクション]をクリックし、プルダウンメニューから[タスクの作成] を選択します。タスクの一括作成の詳細については、こちらをご覧ください。
一括請求アクション
以下は利用可能な請求一括アクションのリストです：
一括アクションとして請求書を作成する
複数のクライアントに同じ請求書を作成する必要がある場合は、「アクティブ」リストでクライアントアカウントの横にあるチェックボックスを選択し、メニューバーの「その他のアクション」をクリックし、プルダウンメニューから「請求書の作成 」を選択します。請求書テンプレートを使用するとスピードアップできます。請求書の一括作成についてはこちらをご覧ください。
ヒント請求書をカスタマイズするために動的なデータを含めることができます。カスタムフィールドに基づくアカウントショートコードや日付ショートコードを使用できます。ショートコードについてはこちらをご覧ください。
一括アクションとしてプロポーザルを送信する
プロポーザルとエンゲージメントレターは、ファームとクライアント間の契約範囲を定義します。プロポーザルの一括送信を使えば、複数のクライアントに同じプロポーザルを送信できます。プロポーザルのテンプレートを使用すると、スピードアップできます。
アクティブリストで、プロポーザルを送信したいクライアントアカウントを選択し、メニューバーの「その他のアクション」をクリックし、プルダウンメニューから「プロポーザルの 送信 」を選択します。名前フィールドをクリックして名前を付け（クライアントに表示されます）、テンプレートフィールドをクリックしてプルダウンメニューからテンプレートを選択します。提案書を送信する準備ができましたら、送信ボタンをクリックしてください。提案書の送信については、こちらをご覧ください。