フォルダテンプレートの作成と適用

フォルダテンプレートを使えば、顧客のファイルを整理するためのフォルダセット作成のプロセスを効率化できます。フォルダテンプレートを用意しておけば、新規アカウントにも既存アカウントにもすぐに適用できます。さらに、顧客が必要とするファイルやフォームをテンプレートに取り込んでおくなど、事前に準備しておくことも可能です。

備考

ファイルの一元化、ペーパーワークの排除、ワークフローの合理化について、以下の方法をご覧ください。 マスター・ドキュメント管理 .

「フォルダテンプレート」欄内を空欄

TaxDome に新しい勘定科目を（手動またはインポートによって）追加すると、各勘定科 目は自動的に以下の名前のフォルダテンプレートを取得します。 Default Tax Years.

You’ll want to either edit the default folder template or create a new folder altogether to set as the default so that you have the folder structure you want to organize each client account documents. Both firm owners and admins have the access to do this.

デフォルトのフォルダー・テンプレートを扱うには以下3つの方法があります：

• Default Tax Years テンプレートを編集します：左のメニューバーから「Templates」>「Firm templates」を選択し、「Folders」タブを開いて「Default Tax Years」をクリックします。フォルダやサブフォルダを編集、削除、追加してテンプレートを変更します。完了したら、Save & Exitをクリックします。

• デフォルトとして使用する新しいフォルダテンプレートを作成します：左のメニューバーから「設定」> 「事務所の設定」を選択し、「デフォルトのフォルダテンプレート」欄でデフォルトとして使用するテンプレートを選択します。「保存する」をクリックします。

テンプレートの編集中に をクリックして編集を続けることができます。

備考

Changing the default folder template will be reflected on the アクティビティフィード ページを参照されたい。

• Create new accounts without default folder templates: Go to Settings > Firm settings from the sidebar menu, then click the X in the Default folder template section. Click Save.

備考

All new accounts include a top-level Client uploaded documents folder with the クライアントは閲覧・編集が可能 access level. This folder is hardcoded with this exact spelling and is always added, even if the template already contains a similar folder. If this folder is renamed—either in a template or in a client account—it won’t be recognized as the same folder when applying templates. For folders to merge, both the name and access level must match exactly.

フォルダテンプレートの作成

Folder templates are created by a firm owner, admin or any team member with access rights to manage templates .

1. フォルダ・テンプレートを作成するには 左のメニューバーからTemplates > Firm templates を選択し、Foldersサブタブを開いて、Create templateをクリックします。

または、パイプラインの作成または編集中に パイプラインの作成または編集中にフォルダテンプレート自動化を適用し、[新規テンプレート] をクリックします。

2. 次に、フォルダ構造を作成する。フォルダテンプレートの作成 フォルダテンプレートの作成ウィンドウには、3つのトップレベルフォルダ（クライアントがアップロードした文書、クライアントと共有した事務所の文書、プライベート）が表示されます。これらのフォルダは、名前の変更、編集、削除が可能です。

フォルダテンプレートの作成ウィンドウのオプション フォルダテンプレートの作成]ウィンドウのオプション：

• Create a new top-level folder: Click Create folder, name the folder, select the privacy/access level (Private, Client can view or Client can view and edit), then click Submit. Read more about privacy levels here .

• サブフォルダを作成します：トップレベルのフォルダの右側にある3つの点をクリックし、[新規フォルダ]をクリックしてフォルダ名を付け、キーボードのEnterキーを押します。

• トップレベルのフォルダの可視性を変更します：フォルダの右側にある3つの点をクリックし、[編集]をクリックして、プライバシー/アクセスレベルを選択し、[保存]をクリックします。

• フォルダ/サブフォルダの名前を変更します：フォルダの右側にある3つの点をクリックし、[編集]をクリックしてフォルダ名を付け、[保存]をクリックします。

• フォルダを削除します：フォルダの右側にある3つの点をクリックし、[削除]をクリックします。

3. Now you can add documents and forms to folders. If you want clients to have specific documents, add them to the folders. Drag-and-drop them or click Upload documents. Or upload several documents from a folder by clicking Upload folder (for details on how TaxDome processes folders, go here ).

異なる最上位フォルダに、必要なドキュメントを必要なだけ追加します。例えば、会計、簿記、税金のテンプレートを プライベートフォルダには会計、簿記、税務のテンプレートを追加し、クライアントが閲覧できるフォルダにはサービス契約書を追加します。

備考

ドキュメントは、会社のオーナー、管理者、またはドキュメントを管理するアクセス権を持つチームメンバーによってフォルダに追加することができます。

4. をクリックします。 Save & Exit（保存して終了）］をクリックしてテンプレートを保存し、テンプレートリストに戻るか、［Save（保存）］をクリックして変更内容を保持し、テンプレートの編集を続行します。

フォルダテンプレートを適用する

フォルダー・テンプレートができたところで、次は何をするのか？

• To apply a folder template, you must be a firm owner, admin or team member with access rights to manage documents .

• You can apply folder templates manually while creating an account or while you importing a client list to TaxDome.

• フォルダテンプレートは、新規アカウントと既存アカウントの両方に適用できます。

• フォルダテンプレートを適用した後も、フォルダ構造を変更することができます。そのためには、ドキュメントのアップロード中に「ドキュメント」セクションまたはツリービューに移動します。

フォルダテンプレートをアカウントに適用するとどうなるか：

• フォルダとファイルが顧客のアカウントにすでに存在する場合、フォルダ テンプレートにそれらのフォルダとファイルが含まれていても重複することはありません。
• 顧客 アカウントにテンプレートにないフォルダやファイルがある場合、それらのフォルダやファイルはそのまま残ります。
• テンプレート内に顧客 アカウントには存在しないフォルダとファイルがある場合、それらがフォルダとファイルが新たに作成されます。
• 同じ顧客に対して複数のサービスを実行する場合は、複数のテンプレートを 1 つずつ適用すると、アカウントアカウント プロファイルに不足しているフォルダーとドキュメントが新たに作成されます。

フォルダー・テンプレートを適用するには、いくつかの方法があります：

• １つのアカウントへ適用

• 複数のアカウントへ適用

• オートメーション経由

• 新しいアカウント（作成時）に適用

１つのアカウントへ適用

1. クライアントアカウントの Docs]ページで[Docs]タブを開き、[フォルダテンプレートの適用]をクリックします。

2. をクリックします。 フォルダテンプレート]フィールドをクリックしてドロップダウンメニューからテンプレートを選択し（新規クライアントなど）、[適用]をクリックして選択したアカウントのフォルダ構造を変更します。

複数のアカウントへ適用

1. 左のメニューバーから フォルダテンプレートを適用したいアカウントのチェックボックスを選択し、メニューバーのMore actionsの左にある3つの点をクリックし、Apply folder templateをクリックします。

2. 必要に応じて、検索フィールドに名前、ID または電子メールアドレスを入力して、さらにアカウントを追加します。

3. をクリックします。 フォルダテンプレート]フィールドをクリックして、ドロップダウンメニューからテンプレートの1つを選択し（新規クライアントなど）、[適用]をクリックして選択したアカウントのフォルダ構造を変更します。

新しいアカウント（作成時）に適用

新しいアカウントを手動またはインポートで作成する際に、作成済み または「フォルダテンプレートの新規作成」より、目的のフォルダテンプレートを適用できます。

If you want a specific template to be applied automatically, set it as the default . This way, it will be applied to all new accounts created manually or via import.

フォルダテンプレートの編集（新税務年度サブフォルダの追加など）

1. テンプレートを変更するには サイドバーメニューから「テンプレート」 > 「ファームテンプレート」を選択します。フォルダに移動し、フォルダのテンプレート名をクリックします。

2. フォルダ・テンプレートを変更し 保存して終了します。3つの場所（プライベート、クライアントと共有している会社の文書、クライアントがアップロードした文書）のいずれかにフォルダを追加または削除することができます。

備考

フォルダテンプレートに加えた変更は、他の場所には反映されません。変更を確認するには、更新されたテンプレートをクライアントアカウントのプロファイルに適用する必要があります。また、以前に作成されたフォルダは削除されません。

フォルダテンプレートの削除

不要になったフォルダテンプレートは削除してください。フォルダテンプレートの名前の右端にある3つの点をクリックし、ドロップダウンから削除を選択します。 削除] を選択し、[削除] をクリックして確定します。そのテンプレートを使用してアカウントに作成されたフォルダ構造はすべて残ります。

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