フォルダテンプレートの作成と適用

「フォルダテンプレート」欄内を空欄
フォルダテンプレートの作成
フォルダテンプレートを適用する
フォルダテンプレートの編集（新税務年度サブフォルダの追加など）
フォルダテンプレートの削除

フォルダテンプレートを使えば、顧客のファイルを整理するためのフォルダセット作成のプロセスを効率化できます。フォルダテンプレートを用意しておけば、新規アカウントにも既存アカウントにもすぐに適用できます。さらに、顧客が必要とするファイルやフォームをテンプレートに取り込んでおくなど、事前に準備しておくことも可能です。

備考

ファイルの一元化、ペーパーワークの排除、ワークフローの合理化について、以下の方法をご覧ください。マスターファイル管理 .

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TaxDome に新しいアカウントを追加するとTaxDome 手動またはインポート経由）、それぞれに自動的に「デフォルトの課税年度」という名前のフォルダテンプレートが作成されます。

各クライアントファイル整理するためのフォルダ構造を設定するには、デフォルトのフォルダテンプレートを編集するか、新しいフォルダを完全に新規作成してデフォルトとして設定する必要があります。この操作は、事務所オーナーと管理者の両方がアクセス権限を持っています。

デフォルトのフォルダー・テンプレートを扱うには以下3つの方法があります：

デフォルトの課税年度テンプレートを編集する：左メニューバーから「テンプレート」＞「事務所テンプレート」を選択し、「フォルダ」タブを開いて「デフォルトの課税年度」をクリックします。フォルダやサブフォルダの編集・削除・追加でテンプレートを変更し、完了したら「保存終了」をクリックしてください。
デフォルトとして使用する新しいフォルダテンプレートを作成します：左のメニューバーから「設定」> 「事務所の設定」を選択し、「デフォルトのフォルダテンプレート」欄でデフォルトとして使用するテンプレートを選択します。「保存する」をクリックします。

テンプレートを編集中に、変更を保存して編集を続けるには、保存をクリックすることで変更を保持し、編集を続行できます。

備考

デフォルトのフォルダテンプレートの変更は、アクティビティフィードページを参照されたい。

デフォルトフォルダテンプレートなしで新規アカウントを作成する：サイドバーメニューから［設定］＞［会社設定］へ移動し、［デフォルトフォルダテンプレート］セクションの［×］をクリックします。保存をクリックします。

備考

すべての新規アカウントにはトップレベルドメインが含まれます クライアントがアップロードしたファイル フォルダ内のクライアントは閲覧および編集が可能ですイメージ

アクセスレベル。このフォルダは正確なスペルでハードコードされており、テンプレートに類似のフォルダが存在する場合でも常に追加されます。テンプレート内またはクライアントアカウント内でこのフォルダの名前を変更すると、テンプレート適用時に同一フォルダとして認識されません。フォルダをマージするには、名前とアクセスレベルの両方が完全に一致する必要があります。

フォルダテンプレートの作成

フォルダテンプレートは、会社の所有者、管理者、またはテンプレート管理権限を持つチームメンバーによって作成されます。

フォルダ・テンプレートを作成するには左のメニューバーからTemplates > Firm templates を選択し、Foldersサブタブを開いて、Create templateをクリックします。

または、パイプラインの作成または編集中にパイプラインの作成または編集中にフォルダテンプレート自動化を適用し、[新規テンプレート] をクリックします。

次に、フォルダ構造を作成します。 「フォルダテンプレートの作成」ウィンドウには、3つの最上位フォルダ（ ファイル、クライアントファイル 、プライベート）が表示されます。これらを名前変更、編集、削除でき、必要な数の最上位フォルダを作成できます。

フォルダテンプレートの作成ウィンドウのオプション フォルダテンプレートの作成]ウィンドウのオプション：

新しい最上位フォルダを作成する：「フォルダを作成」をクリックし、フォルダ名を入力、プライバシー／アクセスレベル（非公開、クライアント閲覧可、クライアント閲覧・編集可）を選択後、「送信」をクリックします。プライバシーレベルの詳細はこちらをご覧ください。
サブフォルダを作成します：トップレベルのフォルダの右側にある3つの点をクリックし、[新規フォルダ]をクリックしてフォルダ名を付け、キーボードのEnterキーを押します。
最上位フォルダの表示設定を変更する:フォルダ右側の三点リーダーをクリックし、「編集」をクリック、プライバシー/アクセスレベルを選択し、「保存」をクリック保存をクリックします。
フォルダ/サブフォルダの名前変更:フォルダの右側にある三点リーダーをクリックし、[編集]をクリックします。フォルダに名前を付け、[保存]をクリックします。保存をクリックします。
フォルダを削除します：フォルダの右側にある3つの点をクリックし、[削除]をクリックします。

フォルダにファイルを追加できるようになりました。顧客ファイル顧客たい場合は、それらをフォルダに追加してください。ドラッグ＆ドロップするか、「 ファイルアップロード」をクリックします。または「フォルダをアップロード」ファイル複数のファイルアップロードできます（TaxDome 詳細はこちら）。

ファイル、異なる最上位フォルダに追加してください。例えば、会計、簿記、または税務のテンプレートを プライベートフォルダに追加し、サービス契約書をクライアント閲覧権限のあるフォルダに追加します。

備考

ファイル、会社の所有者、管理者、またはファイル管理するアクセス権を持つチームメンバーによってフォルダに追加ファイル。

クリック 保存終了でテンプレートを保存し、テンプレート一覧に戻るか保存をクリックすると変更を保持したままテンプレートの編集を続行できます。

フォルダテンプレートを適用する

フォルダー・テンプレートができたところで、次は何をするのか？

フォルダテンプレートを適用するには、ファイル管理するアクセス権限を持つファーム所有者、管理者、またはチームメンバーである必要がありますファイル
フォルダテンプレートは、アカウント作成時またはTaxDomeへのクライアントリストインポート時に手動で適用できます。
フォルダテンプレートは、新規アカウントと既存アカウントの両方に適用できます。
フォルダテンプレートを適用した後も、フォルダ構造を変更できます。変更するには、 ファイルファイルセクションまたはツリービューに移動します。

フォルダテンプレートをアカウントに適用するとどうなるか：

フォルダとファイルが顧客のアカウントにすでに存在する場合、フォルダテンプレートにそれらのフォルダとファイルが含まれていても重複することはありません。
顧客アカウントにテンプレートにないフォルダやファイルがある場合、それらのフォルダやファイルはそのまま残ります。
テンプレート内に顧客アカウントには存在しないフォルダとファイルがある場合、それらがフォルダとファイルが新たに作成されます。
同じ顧客に対して複数のサービスを実行する場合は、複数のテンプレートを 1 つずつ適用すると、アカウントアカウントプロファイルに不足しているフォルダーとドキュメントが新たに作成されます。

フォルダー・テンプレートを適用するには、いくつかの方法があります：

１つのアカウントへ適用
複数のアカウントへ適用
オートメーション経由
新しいアカウント（作成時）に適用

１つのアカウントへ適用

クライアントアカウントの ファイル ページで、 ファイル タブを開き、「フォルダテンプレートを適用」をクリックします。

フォルダテンプレートフィールドをクリックし、ドロップダウンメニューからテンプレートを選択します（例：顧客）。次に「適用」をクリックすると、選択したアカウントのフォルダ構造が変更されます。

複数のアカウントへ適用

左メニューバーから 顧客アカウント を選択し、フォルダテンプレートを適用したいアカウントのチェックボックスを選択します。メニューバーの「その他の操作」左にある三点リーダーをクリックし、「フォルダテンプレートを適用」をクリックします。
必要に応じて、検索フィールドに名前、ID または電子メールアドレスを入力して、さらにアカウントを追加します。
フォルダテンプレートフィールドをクリックし、ドロップダウンメニューからテンプレート（例：顧客）を選択します。その後、適用をクリックして選択したアカウントのフォルダ構造を変更します。

新しいアカウント（作成時）に適用

新しいアカウントを手動またはインポートで作成する際に、作成済みまたは「フォルダテンプレートの新規作成」より、目的のフォルダテンプレートを適用できます。

特定のテンプレートを自動的に適用したい場合は、それをデフォルトとして設定してください。これにより、手動またはインポート作成されるすべての新規アカウントに適用されます。

フォルダテンプレートの編集（新税務年度サブフォルダの追加など）

テンプレートを変更するにはサイドバーメニューから「テンプレート」 > 「ファームテンプレート」を選択します。フォルダに移動し、フォルダのテンプレート名をクリックします。
フォルダテンプレートを変更し、 保存終了をクリックします。3つの場所（プライベート、クライアントファイル 、クライアントがファイル）のいずれでもフォルダの追加や削除が可能です。