オーガナイザー・テンプレートの作成と適用

TaxDome オーガナイザーは、効率的に顧客情報を収集するためのインタラクティブなアンケートを作成することができます。FAQをすべて準備しておけば、時間を大幅に節約できます。さらに、パイプライン内でオーガナイザーを自動化することで、ボタンを1つもクリックすることなく、必要なときにすぐにクライアントに送信できます。 

からオーガナイザー・テンプレートを追加する。Marketplace

An organizer template can be added by a firm owner, admin or any team member with access rights to manage templates . 

ベストプラクティスを使用して既製のオーガナイザー・テンプレートをダウンロードし、必要に応じて編集することができます。Marketplace手帳テンプレートを追加するには：

1. Go to Templates > Marketplace from the sidebar menu and open the Organizers tab.

2. Click Get free on the template you want to add or click on its price and proceed with the payment if it’s a paid template.

3. Go to Templates > Firm templates, open the Organizers tab and click on the name of the organizer template to begin editing.

オーガナイザー・テンプレートの作成

ゼロからオーガナイザー・テンプレートを作成するには サイドバーメニューの「テンプレート」>「ファームテンプレート」から「オーガナイザー」を選択し、「テンプレートの作成」をクリックします。

または パイプラインの作成または編集中にオーガナイザーオートメーションを作成し、[New template]をクリックします。

Organizer template structure

オーガナイザーにはセクションと質問があり、各質問はセクションに属します。各設問はセクションに属します。以下のオーガナイザーテンプレートの作成ページで、フィールドの詳細をご覧ください。

a. テンプレート名：テンプレートの名前を入力します。選択時にこの名前が表示されます。

b. Organizer name: Enter the name your client will see for the organizer. Click Add shortcode to personalize it: Shortcode includes dynamic data that gets replaced with, for example, a client’s name or the date. For more info on shortcodes, go to the detailed article . 

c. テンプレートの内容：セクション名をクリックするとセクションが表示され、6つの点のアイコンを長押しするとセクションが入れ替わります。

d. 新しいセクション：追加セクションを作成する場合はクリックしてください。セクション間のナビゲーションには、左側のテンプレート・コンテンツを使用します。

e. セクション名：最初のセクションの見出しを入力します（例：住所情報）。

f. セクション設定

• コピーアイコン：すべての問題を含むセクション全体を複製します。

• Gear icon: Click to choose this section’s settings. Toggle on Allow client to repeat to let clients replicate sections (for more details, go here ). If you want a new section to be displayed when a client answers a question a certain way, toggle on Conditions, then set up conditional logic jumps (for more details, go here ).

  

• ゴミ箱アイコン：クリックするとセクション全体が削除されます。セクションの削除はテンプレートを保存した後では元に戻せませんのでご注意ください。

g. Question and Text block gear icons:

• 必須：オンにすると、すべての必須質問に回答するまで、クライアントはオーガナイザーを送信できなくなります。

• Pre-filled: If toggled on, the client’s answer to the question will be automatically populated when a client fills out the organizer for the second and further times. Read more on how pre-fill works for the client.

• Conditional: If toggled on, you will be able to make a question or text block to be displayed when a client answers a question a certain way. Read more on how to set up the conditional logic jumps .

• 説明オンに切り替えると、質問を説明する詳細を入力できるようになります。説明は質問の下に表示されます。

• Tagging: If toggled on, you will be able to add and remove account tags depending on client answers. Learn more in the detailed article .

• Sync to CRM: If toggled on, you can select account/contact custom fields to be synced with the answer. You can choose whether to sync each answer in each specific organizer. Learn more in the detailed article .

  

h.質問ドロップダウンから質問またはリクエストのタイプを選択します。アカウント/連絡先のカスタムフィールドと回答を同期する場合、質問のタイプはカスタムフィールドのタイプと同じでなければなりません。

i.テキストブロック：クリックしてテキストブロックをドロップします。テキストブロックにリンクを追加したり、動画を埋め込んだり、絵文字を貼り付けたりできます。

j. Preview: Click to see what it looks like from the client side. For details, go to the section below .

k.設定：

• Notify about document upload: Toggle this on if you want to receive notifications about documents uploaded to the organizer. For more details, go here .

• Organizer self-service: Toggle this on if you want clients to create organizers on their own based on this template. For more details, go here .

• Automatically seal after submission: Toggle this on if you want a client to keep the client from making any new changes. Learn more here .

• Send reminders to clients: Toggle this on to enable sending automatic reminders for pending organizers. Learn more about reminders in organizers .

• ドキュメントのアップロード先フォルダをカスタマイズします：アップロードされたドキュメントを保存するために、クライアントアカウント内に別のフォルダを作成する場合は、この設定をオンに切り替えます。フォルダ名にはショートコードを使用できます。

l. Save & Exit, Save and Cancel: Click Save & Exit to save the template and go back to the templates list, Save to keep your changes and continue editing the template or Cancel to exit without saving.

質問の種類

• 入場無料 は名前、住所、会社名などのテキスト入力用。

• Eメールアドレス はEメールアドレスを入力する。

• 番号 は、子供の数やSSNなどの数字を入力するためのもの。

• 日付 は日、月、年を入力します。入力の際、日付は以下のいずれかの形式と一致する必要があります：米国企業の場合はMMM-DD-YYYY（例：Jan-01-2022）またはMM/DD/YYYY（例：12/24/2022）、米国以外の企業の場合はDD/MM/YYYY（例：24/12/2022）。

• ラジオボタン 会社の種類（非営利団体やLLCなど）など、少なくとも2つの選択肢のリストを提供する。

• チェックボックス 選択可能な小さなボックス（少なくとも1つ）を表示し、複数回答と単一回答の両方を可能にする。

• ドロップダウン は、1つまたは複数のオプションを選択するためのメニューを展開します。

• はい／いいえ は、"結婚していますか？"のような質問に対するイエス／ノーの答えである。

• ファイルアップロード には、アップロードが必要な文書の名前を入力してアップロードする場所を指定します。テンプレートの設定では、アップロードされたドキュメントのためにクライアントアカウントに作成されるフォルダを追加することができます。追加しない場合、クライアントはアップロード時にフォルダを選択する必要があります。  

オーガナイザー・テンプレートを適用する

テンプレートを作成したら、それを使って顧客からデータを収集し、仕事を始める準備が整った：

1. 新しいオーガナイザーを作成するには または、アカウントリストで受信者を選択し、「オーガナイザーを送信」をクリックします。

2. Click the Organizer template list to expand it, then select a template. Preview it if needed.

3. Edit the organizer name or click  +Add shortcode to individualize the title. Shortcode includes dynamic data that gets replaced with, for example, a client’s name or the date. For more info on shortcodes, go here . 

4. 続けて、リマインダーを有効にし、オーガナイザーを仕事にリンクさせます。

   

   備考

   複数の受信者がいる場合、オーガナイザーを仕事にリンクすることはできません。

オーガナイザー・テンプレートの編集

1.オーガナイザー・テンプレートに変更を加えるには、メニューバーから メニューバーの「Templates（テンプレート）」 > 「Firm templates（ファームテンプレート）」を選択し、「Organizers（オーガナイザー）」タブを開いて、リスト内のオーガナイザーテンプレート名をクリックします。

2. Edit questions (e.g, if you need to update the organizer for a new tax year), move or delete questions and sections using the icons to the far right of the section name or question.

3. After making your changes, you have two options:

• Click Save or Save & Exit to save the changes to the template only.

• Click Update organizers at the bottom of the page to save the template and apply updates to to all organizers linked to this template. Organizers that have already been started by clients will not be updated.

手帳テンプレートの複製

既存の手帳テンプレートから新しい手帳テンプレートを作成します：オーガナイザー・テンプレート名の右端にある3つの点をクリックし、「複製」を選択します。 複製」を選択します。オーガナイザーのコピーは、接尾辞（例：オーガナイザー(2)）付きで保存されます。

オーガナイザーテンプレートの削除

ごちゃごちゃしないように、不要になった手帳テンプレートは削除してください。オーガナイザーテンプレートの名前の右端にある3つの点をクリックし、ドロップダウンから「削除」を選択します。 削除]を選択し、[削除]をクリックして確定します。そのテンプレートでクライアントに作成されたすべての手帳は残ります。

私のテンプレートは顧客にとってどのようなものですか？

If you need to check your organizer template from the client side, click Preview on the top right of the template.

ここで、プレビューするセクションを 左上の[セクションへ]ドロップダウンからプレビューするセクションを選択し、クライアントが行うように任意のブロックを記入し、[次へ]をクリックして次のセクションに進みます。上部の緑色のバーは、オーガナイザー・ブロックの進捗状況とともに表示されます。

編集が完了したら 編集に戻る」または右上の「X」をクリックします。