Email sync: Overview
Email sync is the feature needed to send emails from TaxDome. It also lets you receive client messages and automatically assign them to clients’ profiles. Once your email is synced with TaxDome, you won’t need to search through your email provider inbox for client messages, which might mix with personal emails.
Email sync in comparison
| 同期が設定されていない | 同期が設定されている |
|---|---|
| TaxDomeメールの送受信はできません。 | TaxDome から電子メールを送信し、このタイプの通信機能に関連するすべての機能を使用します。 |
| メールプロバイダの受信トレイに、各クライアントのフォルダを手動で作成します。 | 顧客からのすべてのメールは、プロバイダの受信トレイから自動的にコピーされ、次のように分類されます。TaxDome |
| メールの受信トレイをチェックして、一刻を争うものを見逃してしまう危険性がある。 | Inbox+顧客からの新着メールの通知を受け取る |
| クライアントのために働いているチームメンバーがあなたにccを送ってきて、あなたのメールの受信箱がそれらでいっぱいになる。 | You view emails from team members’ clients under the Email tab in client profiles |
| クライアントから送信された添付ファイル（文書やその他のファイル）を手動でダウンロードします。 | 添付ファイルは自動的にTaxDome ウェブポータルに保存されます。 |
| チームメンバーがあなたの代わりにメールを送信できず、自動化に支障をきたす。 | チームメンバーは、あなたを介さずに電子メールを送信し、ステージからステージへのジョブカードは自動的に移動することができます。 |
| メール署名はメールプロバイダー側で管理し、すべてのメールに適用されます。 | You can adjust the email signature , which will be applied only to emails sent from TaxDome |
Who needs to sync
Every team member needs to sync their email account with TaxDome. This way, all client correspondence will be automatically gathered in one centralized location within each client’s profile.
チップ
Several team members can sync their accounts with one shared mailbox (e.g., support@your-firm.com ).Once all team members have synced their email accounts, regardless of which employee communicates with a client, every email exchange will be accessible through the client-specific inbox inside that client’s profile.
Firm owner and admins can always check if email sync is set up for each team member by navigating to Settings > Team & Plans > Team members.
So that all emails are accurately synchronized and displayed in TaxDome, we recommend to turn on the Email sync toggle when adding contacts. This ensures there will be the Email tab in the client’s profile. However, it doesn’t mean they will receive the message you sent in their TaxDome client portal. They can view emails only in their email account inbox.
同期方法
It doesn’t matter which email provider you use. TaxDome can be synced with all email providers. However, if you use one of the major providers (Google, Outlook, Microsoft 365), sync will be smooth and easy to perform in several clicks
How to sync in a nutshell:
-
Go to Account settings > Email integration find the
-
Specify your email address, click Sync your email and follow instructions for your email provider .
After sync settings
When the sync is completed, you can manage the connected features under the Email integration section of your account settings:
a) Automatically save attachments
b) Allow team members to reply to clients on your behalf
c) Manage your email signature (WYSIWYG or HTML format)
メールの同期を停止する
You might need to disable email sync if your firm changes communication methods (e.g., an email address is changed). You can stop email sync at any time. To do this:
-
右上のプロフィールをクリックしてください。
-
アカウント設定に移動します。
-
In the Email integration section, click Stop email sync and confirm this action in the pop-up.
You can sync another email or reset email integration if you need to.
警告
Unsyncing your email address means that any pipeline automations involving email sending will no longer work.Email sync system notifications
以下のEメール同期通知が表示される場合があります：
-
メール同期が有効になっていない場合「メールアカウントとTaxDome 同期されていないため、メールアカウントに送信されたメールの通知が表示されません。プロフィール設定でメールアカウントを同期してください。
-
機能しなくなった場合「メールの同期が停止しました。プロフィールの設定で一旦無効にし、再度有効にしてください。
Click on this notification, and choose one of the following options:
-
後で通知- 24時間通知を削除します。
-
二度と表示しない- 通知を永久に削除します。
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