💸 税務準備：顧客とのコミュニケーション

あるクライアントはこう言っています：「適切な時間管理と顧客とのコミュニケーションにより、経験豊富な税理士は各税務申告を1回で済ませることができます。ここでは、これを実現するための最も役立つヒントが記載されたカンニングペーパーをご覧いただけます。

ここでカバーしている：

パーソナライズされたメールの送信

定期的かつ個別的なコミュニケーションは、あなたとクライアントの双方に安心感をもたらします。顧客は、あなたが定期的に連絡を取っているように感じるのです。

以下のTaxDome の機能は、やり取りを効率化するのに役立ちます：

スケジュールメール

また、送信すべき時間が正確に分かっていれば、自動的にメールが送信されるように計画することもできます。事前にメールを書き、送信日時を指定しましょう。スケジュール管理についてはこちらをご覧ください。

弊社のシステムをご利用いただいている他の事務所の経験に基づき、この機能を税務シーズンのキックオフ・メールに使用してクライアントにお知らせすることをお勧めします：

  • 今年の診療/サービスの変化
  • 営業時間
  • 顧客からの連絡方法
  • 作業を開始するために必要な保証金に関する情報
  • 書類を安全に保管する方法
  • クライアントがクライアント・ポータルにアクセスする方法

クライアントがクライアントポータルから直接予約できるようにします。

通話のスケジューリングに費やす時間を節約できます。設定]ページに移動し、[統合]タブを選択し、[スケジューラ]サブタブをクリックします。ここでは、TaxDome 、Acuity、Calendly、YouCanBook.Me、Schedulistaとの統合を設定できます。詳しくはこちらをご覧ください。

ポータルサイトの右上にあるボタンを使って予約することができますが、予約方法を記載したメールを別途作成することをお勧めします。

書類の収集

書類を揃えるのは、どのクライアントに対しても繰り返すルーチンワークだ。また、確定申告の準備の最中に書類が不足していることに気づくなど、驚きの原因となることもあります。TaxDome を使えば、書類の収集プロセスを設定し、クライアントがそれに従うようにすることができます。以下のアドバイスをご参照ください：

オーガナイザーによる自動収集

顧客から情報や書類を収集する最も一般的な方法は、PDF 。しかし、これも時代遅れで非効率的です。TaxDome 、簡単に自動化でき、ニーズに合わせて設定できるオーガナイザーを提供します。

オーガナイザーを使えば、時間と手間を大幅に節約できる：

  • 条件付きロジック：該当しない質問をスキップする条件を設定します。

  • 追加セクション：繰り返し記入するセクション（例：夫婦両方の住所）を顧客にコピーさせる。

  • 質問に対する説明：質問に説明を加えることで、クライアントに何が求められているかを正確に伝えることができます。

  • テキストブロック：テキストブロックを追加して、各セクションの詳細を説明したり、重要な情報を伝えたりします。

ったな

すべての書類を受け取ってから申告準備を始めること。

私たちはここでいくつかの提案をした：

  • アップロードが完了したら、クライアントにメールを送信してもらうか、チャットでオートメーションや クライアントタスクを使用して、さらに一歩踏み込みましょう。

  • パイプラインに確認メッセージを 送信するオートメーション用の別のステージを作りましょう。

  • クライアントにドキュメントのアップロードが完了したことを確認するよう依頼するチャットテンプレートを作成し、そこにクライアントタスクを追加します。

  • 未回答のオーガナイザーや締切後に提出されたオーガナイザーに手数料を請求する。

組み込みのPDF ツールを使用して申告書を作成し、レビューする。

TaxDome には、閲覧、編集、マークアップ、共同作業などに適したPDF ツールが埋め込まれています。ドキュメントを便利な状態に保つには、以下のハックを使うことができます：

  • クライアントがドキュメントを単一ファイルとしてスキャンした場合、TaxDome 内でドキュメントをマージできます。

  • PDFをレビューする際にスタンプを使用することで、どのドキュメントがチェックされたかをチームが把握できます。

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