税務申告：クライアントとのコミュニケーション

パーソナライズされたメールを送信する
スケジュールメール
顧客クライアントポータルから直接顧客ようにしましょう
ファイル収集する
組み込みのPDF ツールを使用して申告書を作成し、レビューする。

顧客：「適切な時間管理とクライアントとのコミュニケーションがあれば、経験豊富な税務専門家は各税務申告書を一度だけ処理できます。」ここでは、これを実現するための最も役立つヒントをまとめた要点集をご紹介します。

パーソナライズされたメールを送信する

定期的かつ個別対応のコミュニケーションは、あなたとクライアント双方に安心感をもたらします。クライアントは情報を得ていると理解し、定期的に連絡が取れていると感じられます。以下のTaxDome 、やり取りを効率化するのに役立ちます：

メールテンプレート :顧客連絡を取る必要があるたびに、メールテンプレートを準備してください。 Marketplace テンプレートを活用すれば簡単に始められます。
パーソナライゼーションにはショートコードを使用してください：すべてのメールを手動で作成する必要はありません。
一括でパーソナライズされたメールを送信： 顧客グループに顧客通知する必要がある場合。
自動メール送信： ジョブがパイプラインを通過ジョブ際の通知。

スケジュールメール

メールを送信すべき正確なタイミングが分かっている場合は、自動送信を計画することも可能です。事前にメールを作成し、配信日時を指定してください。スケジュール設定の詳細はこちら。

当社のシステムを利用している他社の経験に基づき、税務シーズンのキックオフメールにおいて、顧客通知するためにこの機能のご利用をお勧めします：

今年の業務業務における変更点
営業時間
顧客が貴社に連絡する方法
作業を開始するために必要な保証金に関する情報
どのようにして彼らのファイル安全ファイル確認しますか
顧客クライアントポータル顧客

顧客クライアントポータルから直接顧客ようにしましょう

通話のスケジュール設定に通常かかる時間を節約できます。 設定ページに移動し、 連携機能 タブを選択し、スケジューラーサブタブをクリックしてください。ここでは、Acuity、Calendly、YouCanBook.Me、TaxDome を設定できます。詳細はこちらをご覧ください。

お客様のポータル画面右上のボタンから予約顧客、別途メールを作成し、予約方法の手順を記載することをお勧めします。

ファイル収集する

ファイル、すべてのクライアントに対して繰り返すルーチン業務です。また、確定申告ファイル不足していることに気づくなど、予期せぬ事態の発生源にもなり得ます。TaxDomeを利用すれば、ファイルプロセスを設定し、顧客確実にそれに顧客できます。以下のアドバイスをご参照ください：

フォームを使用した自動収集
ファイルを使用して明確な情報収集を行う
ファイルの最終確定

フォームを使用した自動収集

顧客情報やファイル収集する最も一般的な顧客 PDF 顧客しかし、これも時代遅れで非効率的です。TaxDome フォームを提供します。これは簡単に自動化でき、ご要望に合わせて設定可能です。

フォームを使用すれば、時間と手間を大幅に節約フォーム。以下の機能をご覧ください：

条件付きロジック：該当しない質問をスキップする条件を設定する
追加セクション：顧客繰り返し入力するセクション（例：夫婦双方の住所）を顧客
質問への説明：質問に説明文を追加し、顧客が何を求められているかを正確に顧客できるようにしてください
テキストブロック：各セクションの詳細説明や重要な情報の伝達のためにテキストブロックを追加する

ファイルを送信

ファイル、ファイルパーソナライズされたファイルリストをフォーム提供します。顧客アップロードすべき内容を顧客代わりに、必要な書類を正確に確認できます。不足している書類がある場合、その理由（該当なし、後日アップロード、既に提供済み、またはコメント追加）を明示できます。ファイル活用に関するヒントを以下に示します：

オフシーズン中にチェックリストを作成し、税務シーズン開始時にすぐに使えるように準備しましょう。42ファイル（W-2、1099、1098など）から選択して手動で作成するか、PDF AIで生成することも可能です（現在、Drake、Lacerte、ProSeriesのForm 1040に対応）。
フォームにチェックリストを添付すると、一緒に送信されます。フォームテンプレートの作成または編集時にオプション チェックリストを添付」オプション。
顧客チェックリストを一括送信します。アカウントリストを「 チェックリスト > 作成日 」でフィルタリングし、顧客を選択して、添付されたフォームを送信します。
適切な段階で フォーム」自動化を追加し、パイプラインを通じたチェックリストの配信を自動化します。ジョブ有効にすると、クライアントがチェックリスト項目をすべて完了しフォームを送信すると、自動的に次の段階へ進みます。
フォームセクションのチェックリスト列を使用して、進捗をリアルタイムで追跡します。チェックリストのステータスでフィルタリングし、フォローアップ顧客素早く特定します。

ファイルの最終確定

常にこのルールに従ってください：すべてのファイルを受け取った後でなければ、返却の準備を開始しないでください。

ここではいくつかの提案を行いました：

クライアントフォームファイル、すべてのファイル TaxDomeにファイル通知を受け取ったファイル開いてください。顧客、そのための「アップロード完了時に事務所へ通知する」チェックボックス顧客。
ファイル時のフォーム通知をオフフォーム作業中に邪魔されないようにしましょう。
アップロード完了後、顧客にメール送信顧客依頼するか、さらに一歩進んでチャット内の自動化機能とクライアントタスクを活用しましょう。
パイプライン内で確認メッセージを送信する自動化処理用に、別のステージを作成してください。
チャットテンプレートを作成し、顧客がファイルアップロードを完了したことを顧客リクエスト、そこにクライアントタスクを追加してください。
未回答のフォーム締切後にフォームに対して手数料を請求する。