Tax Preparation: Client communication

As one of our clients put it: “Proper time management and client communication allow an experienced tax professional to handle each tax return only one time.” Here, you’ll find a cheat sheet with the most helpful tips on how you can achieve this. Send personalized emails {#1}

定期的かつ個別的なコミュニケーションは、あなたとクライアントの双方に安心感をもたらします。顧客は、あなたが定期的に連絡を取っているように感じられます。 TaxDome 以下の機能は、お客様とのやり取りを効率化するのに役立ちます：

• Email templates . Prepare an email template for each time you need to communicate with clients. Use our templates library for an easy start.

• Use shortcodes for personalization - you don’t have to compose every email manually.

• Send personalized emails in bulk (i.e. when you need to inform a group of clients about something).

• Send automated emails (i.e. notifications when your job is moving through a pipeline).

スケジュールメール

You can also plan for emails to be sent automatically if you know exactly when they should be sent. Write your emails in advance and specify the date and time for the dispatch. Here’s more on scheduling ahead .

弊社のシステムをご利用いただいている他の事務所の経験に基づき、この機能を税務シーズンのキックオフ・メールに使用してクライアントにお知らせすることをお勧めします：

• 今年の診療/サービスの変化

• 営業時間

• 顧客からの連絡方法

• 作業を開始するために必要な保証金に関する情報

• 書類を安全に保管する方法

• クライアントがクライアント・ポータルにアクセスする方法

クライアントがクライアントポータルから直接予約できるようにします。

You can save the time you usually spend scheduling a call. Go to the  Settings page, select the Integrations tab, then click on the Scheduler subtab. Here, you can set up the TaxDome integration with Acuity, Calendly, YouCanBook.Me, and Schedulista. For more details, go here .

Even though your clients will be able to schedule appointments using the button on the top right of their portal , we recommend you create a separate email with instructions on how to schedule an appointment.

書類の収集

書類を揃えるのは、どのクライアントに対しても繰り返すルーチンワークだ。また、確定申告の準備の最中に書類が不足していることに気づくなど、驚きの原因となることもあります。TaxDome使えば、書類の収集プロセスを設定し、クライアントがそれに従うようにすることができます。以下のアドバイスをご覧ください：

• オーガナイザーによる自動収集

• ったな

オーガナイザーによる自動収集

The most common way to collect info and documents from your clients is via PDF. However, this is also outdated and inefficient. TaxDome provides you with organizers , which can be easily automated and set up to your needs.

オーガナイザーを使えば、時間と手間を大幅に節約できる：

• Conditional logic : set the conditions to skip the questions that are not applicable

• Additional sections : let your clients copy the sections that repeat (e.g. the address for both spouses)

• Explanations for questions : add a description to your questions so that your clients know exactly what’s required from them

• Text blocks : add text blocks to describe each section in detail or to convey important information

ったな

すべての書類を受け取ってから申告準備を始めること。 私たちはここでいくつかの提案をしました：

• Open the client’s organizer or documents only after you got a notification that all the documents are uploaded to TaxDome. Your clients have the Notify firm if you are done uploading checkbox for that.

• 書類のアップロード時にオーガナイザーの通知をオフにすれば、気が散るのを防げます。

  

• Ask your clients to send an email to you once they’re finished uploading, or take it one step further by using automations and client tasks in chats.

• Make a separate stage for the automation for sending the confirmation message in your pipeline.

• Create a chat template to request that your clients confirm that they are done uploading documents — and add a client task there.

• 未回答のオーガナイザーや締切後に提出されたオーガナイザーに手数料を請求する。

組み込みのPDF ツールを使用して申告書を作成し、レビューする。

TaxDome provides you with embedded PDF Tools suitable for viewing, editing , markup, collaboration and more. To keep docs handy, you can use these hacks:

• Merge documents right inside TaxDome if your client scanned them as single files

• Use stamps when reviewing PDFs so that your team knows which docs have been checked