チームを管理する（基本）：アカウントアクセス
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従業員にアカウントへのアクセス権を付与するには、非常に多くのオプションがあります。すべてのアカウントへのデフォルトアクセス権、選択したアカウントへのアクセス権、パイプラインオートメーションを使用した特定のジョブステージでのアカウントへのアクセス権など、さまざまなアクセス権を付与することができます。
ここでカバーしている：
- アカウント・アクセス
- デフォルトアカウントへのアクセス
- 従業員にアクセス権を与える
- 従業員のアカウントの閲覧
- 従業員アカウント統計の表示
- 生年月日が生年月日
- 従業員にアカウントへのアクセス権を付与できる者
アカウント・アクセス
少なくとも1人のチームメンバーがクライアントアカウントにアクセスできる必要があります。チームメンバーが割り当てられると、これらすべてを行うことができます：
- アカウント情報を見る
- クライアント・ドキュメントの閲覧およびダウンロード
- 担当アカウントのすべてのチャットスレッドを閲覧し、それらに応答する。
- 割り当てられたアカウントのすべてのSMSスレッドを表示し、SMSを送信する
- 担当するアカウントに関するすべてのEメールを閲覧し、それらに返信する。
- 担当口座のメモをすべて閲覧し、新しいメモを作成することができる。
- 担当口座のタイムエントリーを閲覧し、新しいタイムエントリーを作成する。
- 担当口座のタスクをすべて表示
- 担当アカウントのタスクを作成する
- 割り当てられたアカウントにリンクされている連絡先を表示
- Add jobs for pipelines that are available for them
従業員に何ができるかを知るには、ポータルの読み取り専用ビューをご覧ください。
アカウントに割り当てられたファームのメンバーは、すべてのアカウントのアクティビティに関する通知も受け取ります。
注意：チームメンバーは、通知を受け取らずにアカウントに割り当てられることがあります。アカウントフォロワーについてはこちらをご覧ください。
デフォルトアカウントへのアクセス
デフォルトのアカウントアクセスとは、新しく作成されたすべてのアカウントにチームメンバーが自動的に割り当てられることを意味します。
会社のオーナーは、デフォルトのアカウント・アクセス権を持っています。しかし、どのチームメンバーにもデフォルトアカウントへのアクセス権を与えることは可能です。
チームメンバーのデフォルトアカウントアクセスを設定するには
左のメニューバーから「Settings（設定）」 > 「Firm settings（ファーム設定 ）」を選択します。デフォルトアカウントアクセス 」セクションを探し、リストから1人以上のチームメンバーを選択し、「保存」をクリックします。
従業員にアクセス権を与える
従業員にアカウントへのアクセス権を与えるには、いくつかの方法がある：
- デフォルトのアカウント・アクセスを設定する
- 新規アカウント作成中
- 既存のアカウントを編集する
- チームアクセスの管理機能を使用することで、どの時点でも
- インポート中のチームメンバーの割り当て
- パイプライン・オートメーション
- 全アカウントを閲覧するアクセス権を与えることで
特定のアカウントにアクセス権を与える
従業員に新しいアカウントへのアクセス権を与えるには、アカウント作成時にその従業員の名前を選択します。
従業員に既存のアカウントへのアクセス権を与える：
1.左のメニューバーから「クライアント」>「アカウント 」と進み、リスト内のクライアント名をクリックします。また、どのページでも左サイドバーメニューから検索フィールドにクライアント名を入力すれば、即座にクライアントを見つけることができます。
2.情報 ]セクションに移動し、[アカウントの詳細]の右側にある[編集]リンクをクリックします。チームメンバー」フィールドに、アカウントにアクセス権を与えたい従業員を追加します。各アカウントには、少なくとも1人のチームメンバーが割り当てられている必要があります。デフォルトでは、アカウント・アクセス権はファーム・オーナーに与えられています。
3.Continueボタンをクリックし、Saveをクリックします。
チームアクセスの一括管理
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一度に多くの異なるアカウントに従業員を割り当てる：
1.左のメニューバーから「クライアント」>「アカウント 」と進み、従業員に割り 当てたいアカウントの横にあるチェックボックスを選択します。すべての口座を選択するには、一番上のチェックボックスをクリックします。
2. チーム 管理をクリックします。
3.チームメンバーのリストが表示されます。各チームメンバーについて、以下のいずれかを選択します：
- 何もしない：チームメンバーはアカウントに割り当てられませんが、チームメンバーがすでにアカウントに割り当てられている場合は、引き続きそのアカウントに割り当てられます。
- すべてに割り当てる：チームメンバーは選択したすべてのアカウントに割り当てられます。
- すべてから削除： チームメンバーは、選択したアカウントのいずれにも割り当てられなくなります。
4.ASSIGN をクリックします。
インポート中のチームメンバーの割り当て
クライアントアカウントをインポートすると、チームメンバーを割り当てるための2つのオプションがあります：
- どのチームメンバーを各アカウントに割り当てるかを定義する - そのためには、スプレッドシートにチームメンバーを含める必要があります。
- インポート時にチームメンバーを割り当てる- この方法で、インポートしたすべてのクライアントに同じチームメンバーを割り当てることができます。
スプレッドシートにチームメンバーを含める
この方法は、異なるチームメンバーを異なるアカウントに割り当てることができるため、非常に時間の節約になる。
1.インポート用のCSVファイルを準備する際に、 チームメンバーの 列を追加し、適切なチームメンバーを含めます。複数のチームメンバーを1つのアカウントに割り当てる場合は、名前をカンマで区切ってください。
2.インポート処理を開始します。インポートの2番目のステップ（アカウントのマッピング）で、CSVのTeam members列が自動的にTaxDome プロパティにマッピングされます。
そうでない場合は、スプレッドシートの列の名前を確認し、インポートをやり直してください。
これで完了です！インポートが完了すると、指定したアカウントにチームメンバーが割り当てられます。
注意チームメンバーの名前を2回確認してください。スプレッドシート内に存在しない従業員がいる場合、該当するアカウントは作成されません。
インポート時にチームメンバーを割り当てる
チームメンバーをスプレッドシートに追加したくない場合でも、インポート中にアカウントに割り当てることができます。そのためには
インポート処理を開始します。インポートの3番目のステップ（設定）で、TaxDome に移動するアカウントに割り当てるチームメンバーを選択します。
注意選択したチームメンバーは、インポートされたすべてのアカウントに割り当てられますので、アカウントごとに異なるチームメンバーを使用したい場合は、スプレッドシートにチームメンバーを含めるか、インポート完了後に割り当て先を一括で変更することをお勧めします。
パイプライン・オートメーションによる従業員への一時的なアカウント・アクセスの付与
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臨時職員の場合、アカウントへのアクセスを制限することもできます。たとえば、臨時職員はアカウントにアップロードされたドキュメントにアクセスする必要があるかもしれませんが、作業プロセスの特定の段階でのみアクセスできます。
これはパイプラインの中で簡単に設定し、自動化することができる。その方法を紹介しよう：
1.派遣社員がどの段階で顧客アカウントにアクセスする必要があるかを決めます。(自動化については、こちらをご覧ください。）
2.パイプライン設定で、自動化を追加したいステージを選択し、 Add automationsリンクをクリックし、プルダウンメニューでUpdate account accessを 選択する。アカウントリストからチームメンバーを選択します。
オートメーションはさまざまな方法で設定できる：
- Add Account Access（アカウントアクセスの追加 ）]の[Assignees to Default Users（割り当て済みユーザーをデフォルトユーザーに置き換える）]を空にします：
ジョブがこの段階に入ると、割り当てられた従業員は割り当て解除され、代わりに デフォルトアカウントアクセスを持つ従業員がアカウントに割り当てられます。 - Add Account Access（アカウントアクセスの追加）」フィールドに記入された「Assignees to Default Users（割り当て済みユーザーをデフォルトユーザーに置き換える）」：
ジョブがこの段階に入ると、割り当てられた従業員は割り当て解除され、代わりにAdd Account Access フィールドにリストされた従業員がアカウントに割り当てられます。 - Assignees to Default Users（割り当て済みユーザーをデフォルトユーザーに置き換える）]がオフになり、[Add Account Access（アカウントアクセスの追加）]フィールドが入力されました：
ジョブがこの段階に入ると、割り当てられた従業員はアカウントに割り当てられたままとなり、Add Account Access フィールドにリストされた従業員も割り当てられます。 - Replace Assignees to Default Usersoff（割り当て済みユーザをデフォルトユーザに置き換える） +Remove Account Access（アカウントアクセスの削除）：
ジョブがこの段階に入ると、[Remove Account Access]フィールドにリストされている従業員は割り当てられなくなります。 - Add Account Accessfilled（アカウントアクセスの追加） +Remove AccountAccess filled（アカウントアクセスの削除）：
ジョブがこの段階に入ると、「Add Account Access」 フィールドにリストされた従業員がアカウントに割り当てられ、「Remove Account Access」フィールドにリストされた従業員は割り当てられなくなります。
従業員にすべてのアカウントへのアクセス権を与える
すべてのアカウント（既存のアカウントと今後追加されるアカウントの両方）に従業員を割り当てる：
1.左のメニューバーから「Settings（設定）」 > 「Team & Plans（チームとプラン）」を選択し、「 Active Team Members（アクティブなチームメンバー）」に移動して、従業員の名前をクリックします。
2.Edit Access Rights（アクセス権の 編集）」の鉛筆アイコンをクリックし、「View all accounts（すべてのアカウントを表示）」に切り替えます。
3.保存をクリックします。これで、従業員は割り当てられたアカウントだけでなく、会社のすべてのアカウントを表示できるようになります。
従業員のアカウントの閲覧
アカウントリストをフィルタリングして、どの顧客アカウントが特定の従業員に割り当てられているかを確認できます：
1.左のメニューバーから「クライアント」>「アカウント 」と進み、「フィルタ」をクリックします。
2.チーム セクションでチームメンバーを選択します。
従業員アカウント統計の表示
ファームのオーナーと管理者は、割り当てられたアカウントの従業員の統計情報を表示できます。これらの統計は、インサイトページの 保留中のクライアントアクティビティウィジェットで確認できます。
このウィジェットは、特定の従業員に関するクライアントからのアクション待ちの請求書、主催者、署名、提案書、承認などを表示します。
2人以上のチームメンバーの顧客アクティビティを追跡したい場合は、必要な数だけ「保留中の顧客アクティビティ」ウィジェットを追加できます。クライアント活動保留ウィジェットの詳細はこちらです。
アカウント統計を表示するもう一つの方法は、従業員の現在のクライアントページです。このページを見つけるには、左のメニューバーから設定> チームとプラン に進みます。従業員名をクリックし、「クライアント 」タブを開きます。従業員の現在および過去のアカウントに関する統計が表示されます。
こんな情報が表示される：
- IDアカウント固有の ID
- 氏名： 顧客の姓名
- 割り当て： 従業員がアカウントに割り当てられた日付
- 計上された請求書： 計上された請求書の数
- 収益： 支払われた請求書の総額
- アップロードされたドキュメント： アップロードされたドキュメントの数
- 承認済み： 承認された文書の数
従業員のアカウントへのアクセスを削除する
例えば、会社に個人用のアカウントがあって、それを他のチームメンバーに見られたくないとします。あるいは、従業員の役割や職務に変更があり、すべての従業員がすべてのアカウントにアクセスできるようにしたくないとします。
どの顧客アカウントからも従業員を削除することができます。(または、従業員の担当顧客リストからアカウントを削除することもできます。)以下のオプションをチェックしてください。
警告 全アカウントの閲覧権限をオンにしている従業員がいる場合、まずそのアクセス権をオフに切り替える必要があります。ただし、管理者は常にすべてのアカウントにアクセスできるため、この方法は使えません。
顧客アカウントから従業員を削除するには
- クライアントプロフィールの「情報」セクションに移動し、アカウント詳細の右側にある「編集」リンクをクリックします。アカウントにアクセスできる全従業員がチームメンバー欄に表示されます。
- チームメンバーの右側にある×をクリックすると、クライアントアカウントへのアクセス権が削除されます。
- Continueボタンをクリックし、Saveをクリックします。
注意アカウントの割り当てを解除することはできません。すべての従業員を削除した場合、アカウントは自動的にデフォルトのアカウントアクセス権を持つ人に割り当てられます。
また、従業員の担当顧客リストからアカウントを削除することもできます：
- 左のメニューバーから「設定」>「 チームとプラン」 、チームメンバーの名前をクリックし、「クライアント 」タブに移動します。
- アカウント名の右端にある赤い削除マークをクリックします。
- 削除確認 ポップアップで「Delete 」をクリックします。選択したアカウントは、従業員の「過去 」タブに移動します。
従業員にアカウントへのアクセス権を付与できる者
会社のオーナーや管理者は、常に従業員にアカウントへのアクセス権を与えることができます。また、従業員にクライアントをチームメンバーに割り当てる権限を与えることもできます。もしあなたが会社のオーナーまたは管理者で、チーム内の他の誰かにアカウントを割り当てたい場合は、以下の手順に従ってください：
1.左のメニューバーから「Settings（設定）」 > 「 Team & Plans（チームとプラン ）」を選択し、「Active Team Members（アクティブなチームメンバー）」に移動して、従業員名をクリックします。
2.アクセス権の編集]鉛筆アイコンをクリックし、[チームメイトの割り当て]トグルをオンにします。
3.保存をクリックする。
