署名トラブルシューティング

ここでは、署名機能を使用する際に遭遇する可能性のある問題に対する解決策を提供し、あなたとあなたのクライアントにシームレスなエクスペリエンスを保証します。

ここでカバーしている： 

サインを要求できない

クライアントから署名を要求できないことがある場合、アクセスレベルが正しくない状態で文書をフォルダにアップロードしたことが原因である可能性があります。この問題を解決するには、以下の手順に従ってください：

  1. 選択したクライアントのDocsタブに移動します。
  2. 署名を依頼したい文書を探してください。
  3. 右端にある3つの点をクリックし、「移動」を選択する。
  4. でフォルダを選択します。 クライアントが閲覧できる にアクセスし 移動.
  5. ドキュメントを適切なフォルダに移動したら、そこにあるドキュメントを見つけて、もう一度3つの点をクリックし、Request signatureを選択します。

これで、クライアントから署名をリクエストできないという問題を簡単に解決できる。 

署名者リストに連絡先が見つからない

署名をリクエストする際に、 署名者リストに特定の連絡先が表示されない場合は、その連絡先がアカウントにリンクされていないことを意味します。

この問題を解決するために：

  • この連絡先がTaxDome に追加されている場合、[クライアント] > [連絡先] を選択し、アカウントにリンクします。すると、この連絡先が署名者 リストに表示されます。
  • この連絡先がTaxDome に追加されていない場合は、署名を要求する際にすぐに追加することができます。

連絡先の一方に署名欄が表示されない（夫婦アカウントの場合）

配偶者がコンピュータを共有してTaxDome にアクセスし、ログイン認証情報を保存する場合、混乱を避けるために文書の署名を正しく処理することが不可欠です。通常、連絡先ごとに署名フィールドを追加し、それに従って文書を送信します。しかし、よくある問題は、一方の配偶者がもう一方の保存した認証情報でログインし、文書に署名して保存した場合に発生します。もう一方の配偶者がログインしようとすると、署名フィールドが表示されず、混乱が生じます。

署名状況を確認するには、以下の手順に従ってください：

  1. クライアントのTaxDome アカウントにアクセスし、「ドキュメント」 タブをクリックします。
  2. 署名」 サブタブを選択します。
  3. 文書のステータスにマウスを合わせると、署名に使用されたメールアドレスと保留中のメールアドレスを確認できます。
  4. 一方の配偶者が自分のEメールアドレスを使ってすでに署名している場合、もう一方の配偶者のEメールアドレスは「保留」と表示されます。

この場合、署名欄がすでに完成しているため、クライアントは署名を追加できません。正しいアカウントにログインして署名するように指示するか、署名プロセスを最初からやり直すことができます。

共同申告中、一方の連絡先に署名を求めることはできない。

顧客が夫婦連名で申告する場合、二人の署名を依頼したいが、 Signers （ 署名者）リストにどちらか一方しか表示されないという状況に遭遇することがあります。

これは、署名者の一人がポータルの連絡先として追加されていないか、その連絡先がアカウントにリンクされていないために発生します。

この問題を解決するために：

  • この連絡先がTaxDome に追加されている場合、[クライアント] > [連絡先]を選択し、アカウントにリンクします。すると、この連絡先が署名者リストに表示されます。
  • この連絡先がTaxDome に追加されていない場合、署名を依頼する際にすぐに追加することができます。連絡先として追加せずに、電子メールで署名依頼を送ることもできます。

夫婦の一方が共同申告書に電子署名するための電子メールアドレスを持っていない。

配偶者の片方だけがメールを持っていて、共同申告書に署名するために両方が必要な場合、Gmailユーザーには簡単な解決策があります。Gmailでは、両方の署名依頼が同じ受信トレイに届くようにメールアドレスを変更することができます。johndoe+1@gmail.com」のように、メール本文の後に「+1」（または他の単語や数字）を追加するだけです。これをウェブポータルの2つ目のメールアドレスとして、メインのアドレスと一緒に入力します。こうすることで、そのメールを受け取った配偶者は、両方の署名依頼を受け取ることができます。

1.共同申告の電子署名を記入する際に署名者を追加を クリックし、新しい署名者を選択する。

2.署名者を追加する。2つ目のメールアドレスを指定し（例：johndoe+1@gmail.com）、「確認」をクリックします。

こうすることで、依頼人は同じ郵便で手紙を受け取り、もう一方の配偶者はそこから署名することができるので、迅速かつ簡単に両方の署名を得ることができます。

連絡先の1人にもう一度署名してもらいたい

例えば、夫婦で共同申告をするとします。あなたが送った書類に二人とも署名しました。しかし、片方の署名の質に不満があるとします。この場合、文書がすでに双方によって署名され、最終的な状態になっているため、もう一度この文書の署名を要求することはできません。

この問題を解決するには、最初に署名した文書を、署名のないコピーに置き換える必要があります。両連絡先は、この文書に再度署名する必要があります。そこで、彼らに注意を促してください。 

シグネチャーの品質ではなく、失敗したKBA に問題がある場合は、該当する記事のセクションをお読みください。

"残念ながら、提供された社会保障番号の身元を確認するための質問はありません"

クライアントがエラー・メッセージに遭遇した場合：「残念ながら、提供された社会保障番号の身元を確認するための質問はありません」というエラーメッセージが表示された場合は、KBA 、提供されたSSNに基づいて必要な5つの質問セットを作成するために、信用情報機関または公的記録から十分なデータを収集できなかったことを意味します。これは通常、お客様のクライアントの財務活動が、確認用質問票を作成するほど一般に知られていない場合に発生します。

現在のところ、この問題に対する直接的な回避策はありません。準拠した電子署名をリモートで提供するには、クライアントは以下の手順を実行する必要があります：

  1. 必要書類を印刷する。
  2. 印刷した用紙に手書きで署名する。
  3. 署名されたフォームをスキャンしてシステムに戻す。

このプロセスにより、SSN照合エラーにもかかわらず、必要なコンプライアンス基準を遵守しながら署名を提供することができる。

クライアントのためにPOAとして文書に署名する場合、どのようにするのですか？

クライアントの死亡または障害に備えて、クライアントに代わって文書に署名するPOA（委任状）を作成することができます。そのためには、署名を依頼し、そのPOAのメールアドレスを署名者として追加してください。将来、さらに依頼人のために行動してもらう必要がある場合は、連絡先として追加してください。

1.クライアントアカウントに連絡先としてPOAを追加する。

2.連絡先の署名権限が有効になっていることを確認してください。

サポートチームへのアクセス権付与

サポートチームに連絡する前に、事前にウェブポータルへのアクセス権を付与し、サポートチームが貴社のオーナーであるかのように何らかのアクションを実行できるようにします。これにより、サポートチームは貴社に代わってアクションを実行することで問題を迅速に解決し、時間を節約して効率的なトラブルシューティングを行うことができます。

1.サイドバーメニューから「設定」 >「ファーム設定 」を選択します。

2.エディタへのアクセス」セクションで、 「サポートチームがオーナーのような権限でログインできるようにする」をオンにします。

3.（オプション）この許可の有効期間を設定します。デフォルトでは、アクセス権は1ヶ月間与えられますが、それを増やしたり減らしたりすることができます。 

4.保存をクリックする。

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