パイプラインの解説

パイプラインとは顧客 貴社が顧客 に行う業務を顧客 開始から完了まで段階ごとに視覚的に可視化したものです。これにより、すべてのジョブ 把握し、チームメンバー間で業務を引き継ぎ、反復的な手順を自動化することで、業務の漏れを防ぐことができます。

パイプラインの概要

パイプラインとは、サービス 提供するサービス （税務申告、月次経理、給与計算、オンボーディングなど）のための、再利用可能な段階別の青写真です。各パイプラインは順序付けられた段階から構成されており、各クライアントとの契約は、 ジョブとして通過し、各ステージでは 自動化 をトリガーし、メールの送信、タスクの作成、請求書の発行、フォーム送信などを行うことができます。

パイプラインを使ってできることは次のとおりです：

• 段階別のワークフローを構築する— クライアントとのプロジェクトが経る各ステップを設計し、必要に応じて 各段階に時間制限 を設定して 、 期限切れの作業を通知 できるようにします 。
• 各ステージでの作業を自動化しましょう。ジョブ が特定のステージジョブ 、メール、タスク、請求書、フォーム、同意書などを自動的に送信・作成できます。 自動化 についてはこちら をご覧ください 。
• ジョブ 進める— すべてのアクション項目が完了したら、ジョブ を 次の段階ジョブ 自動的に移行します 。
• 顧客タイプごとの分岐— アカウントタグ 顧客 、 特定の顧客 自動化 特定のステージを実行したり、自動化 適用したりします。
• 定期的な作業をスケジュールする— 月次経理や四半期ごとの申告などについては、 ジョブ 設定を行い、 所定の間隔でジョブ 作成ジョブ ようにします 。
• ジョブ 例外を追跡する—ジョブ デフォルトで「アクティブ」、「完了」、または「アーカイブ」 ジョブ 。ステージを追加せずに、「保留中」 などのカスタムステータスを作成できます 。

パイプライン vsジョブ タスク

以下の3つの用語は、よく混同されがちです：

• パイプライン— テンプレート：順序付けられたステージ、各ステージに自動化 、およびワークフローを制御するルール（再帰処理、条件分岐、時間制限）。パイプラインは一度作成すれば、顧客再利用可能です。
• ジョブ — 1つのクライアントアカウントに対して、パイプラインを通過する1つの作業単位。1つのパイプラインには、異なる段階ジョブ 何百ものジョブ 同時に保持されることがあります。
• タスク—ジョブ内の個別の作業項目で、チームメンバーに割り当てられるもの。

より詳しい用語については、 「ステージ」「ジョブ」「タスク」の解説 をご覧ください 。

パイプラインの仕組み

パイプラインは、ジョブ を送り込み始めた瞬間にその真価を発揮します。大まかな流れは以下の通りです：

1. パイプラインを、 一から 作成 するか、Marketplace を利用して 作成し 、各ステージや自動化 自社のプロセス自動化 調整します。
2. クライアントアカウント ジョブ を追加します。手動、一括、または定期スケジュールによる自動のいずれかの方法で追加できます。
3. ジョブ ステージジョブ 、そのステージに自動化 順番に実行されます。例えば、契約書が送信され、担当者向けのタスクが作成され、フォローアップメールがキューに入れられます。
4. ジョブ は、チームがクリックして進める手動 の場合 、 あるいは すべてのステージアクションが完了 した際に「Automove 」によって自動的に、 次のステージへ移行します 。
5. ジョブ が最終段階ジョブ 、作業が完了すると、「完了」とマークされ、完全な記録を残しつつカンバンビューを整理 するためにアーカイブ することができます。

アクセスと権限

デフォルトでは、事務所のオーナーと管理者は、事務所内のすべてのパイプラインを確認および管理できます。

他のチームメンバーには、次の2つのことが必要です：

• 「 パイプラインの管理 アクセス権により、パイプラインの作成や編集が可能になります。
• パイプラインの設定にある「利用可能」リストに追加され、個々のチームメンバーへの表示設定が管理されます。

パイプライン内のジョブ表示権限は、 アカウントへのアクセス権とジョブ によって個別に管理されます 。つまり、 チームメンバーはパイプライン全体を表示できますが、アクセス顧客 ジョブ のみを確認できます。

備考

付与 パイプラインの管理 また、チームメンバーがアクセスできるすべてのパイプラインに対して編集権限を付与します。 利用可能 適用対象となるパイプラインの範囲を指定する。

パイプラインでプロセスを自動化する

パイプラインには、組織全体の自動化 大部分自動化 。フォーム 同じメールを送信したり、同じタスクを作成したり、同じフォーム 生成したりする作業を手動で行う代わりに、これらのアクションをステージに一度紐づけるだけで、ジョブ がそのステージジョブ 自動的に実行されます。

一般的な自動化 ：

• 新規顧客のオンボーディング— 新規顧客のジョブ 第1段階ジョブ 際、自動的に契約書を送付し、登録フォームを作成し、アカウントマネージャーに通知する。
• ファイル —ジョブ が「 ファイル待機中」ステージジョブ 、フォーム を送信フォーム クライアントから応答 があるまで自動リマインダーを スケジュールします。
• 請求と支払い— 作業が完了したら請求書を発行し、クライアントからの支払いジョブ 、Automoveを使用してジョブ を次の段階に進めてください。
• 定期サービス— 月次記帳や四半期ごとの申告など、 ジョブ を設定すれば、ジョブ 作成され 、自動化 が残りの処理を自動化 。

クライアントビュー

顧客 パイプラインや各ステージ、ジョブ を見る顧客 ジョブ これらはバックオフィス向けの画面ですジョブ 顧客の目に触れるのは、自動化 通知、フォーム、同意書、請求書、ファイル、および電子署名の依頼のみです。ジョブ 、表示するように設定しない限り、管理者の側でのみ確認できます。

顧客 の進捗状況を顧客 場合は、ジョブ「 ジョブ 」を割り当ててください。このステータスはクライアントポータルに表示され、手動、一括、自動化更新することができます。

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