パイプライン概要

パイプラインはワークフローに不可欠な要素です。パイプラインは、クライアントをA地点（開始）からB地点（終了）まで、一連の定義された段階に沿って導くプロセスを視覚的に表現したものです。パイプラインは、月次の記帳代行や税務申告、週次給与計算など、さまざまなサービスの管理に利用できます。

この記事では、TaxDome でパイプラインを使い始めるための主な手順について説明します。

プロセスをマップする

TaxDome のパイプラインはプロセスを表しているため、パイプラインを使用する前にパイプラインのマップを作成する必要があります。以下にその方法を示します。

まず、どのようなプロセスがあり、どのようなステップを踏んでいるのかを確認する。以下の質問に答えてください：

1.各ステップのインプットとアウトプットは？

2.それぞれのステップで何をしなければならないか？

3.ステップが終了したことをどうやって知るのですか？

このようにプロセスをマッピングすることをお勧めする：

1.プロセスの終点となる最初と最後のステージを特定することから始める。これらのステージは、プロセス全体を最初に理解する上で非常に重要である。

例えば、こうだ：

1.エンゲージメントレターを送る。

...

5.準備した書類を送る。

2.実行した活動と受け取ったアウトプットに基づき、クライアントを最初から最後まで導くステージを途中に加える。

例えば、こうだ：

1.エンゲージメントレターを送る。

2.必要書類をすべて集める。

3.申告書の作成

4.申告内容を確認する

5.準備した書類を送る。

また

記帳代行サービスの場合、請求書の収集、会計ソフトへのデータ入力、勘定科目の照合、報告書の作成などの段階があるかもしれません。TaxDome、次のようになります：

給与計算の場合、従業員のタイムシートを受け取り、給与計算書を作成し、確認書を取得し、給与計算を処理し、必要書類をアップロードする必要があります。TaxDome以下のようになります：

私たちのパイプラインは、以下のように設計されている。カンバンボード.パイプラインの全体的な機能は、異なるクライアントの類似した仕事の進捗状況を簡単に追跡し、完成に向けてスムーズに流れるようにすることです。

パイプラインの内部で何が起きているのか：

ステージとは 、全体的な作業手順における段階である。ステージに関わるすべての作業が完了すると、ジョブは次のステージに移る。
ジョブとは、クライアントがあなたに支払う個々のプロジェクト（確定申告や1月の給与計算など）のことで、そのために特別に設計されたパイプラインに導入されます。クライアントアカウントに関連する各ジョブは、最初の段階から最後の段階、つまり完了までパイプラインを進みます。
パイプラインを自動化する仕組みであるオートメーションは、物事を独立した形で実現する。一度トリガーされると、例えば、チームメンバーのタスクを作成したり、オーガナイザーや提案書をクライアントに送信したりする。

プロセスのステップを理解したら、最初のパイプラインを作成する準備が整った。ゼロから作成することもできますが、既成のテンプレートに基づいて作成するのが最も早い方法です。 Marketplace無料で入手できます。

そうすれば、ニーズに合わせて微調整ができる。これには以下が含まれる：

ステージを追加/変更する：あなたのプロセスで特定されたステップは、パイプラインのステージに対応しています。
パイプラインの自動化と使用されているテンプレートを確認する。パイプラインの各ステージには、必要なタイミングで実行される1つまたは複数の自動アクションを含めることができます。パイプラインテンプレートをコピーすると、メール、プロポーザル、オーガナイザーなど、自動化で使用されるすべてのテンプレートが手に入ります。時間をかけて確認し、変更してください。

パイプライン設定の調整パイプライン設定では、このパイプラインを利用できるチームメンバーを決定したり、カンバン表示を好みに調整したり、デフォルトのジョブテンプレートを選択してジョブ作成をスピードアップしたりできます。

パイプラインを設定したら、仕事を追加していきます。パイプラインの1つの仕事は、あなたがクライアントのために行っている1つのプロジェクトです。つまり、仕事を追加して初めてパイプラインが機能し始めるのです。

ジョブには、リンクされたドキュメント、異なるチームメンバーのタスク、記入されたオーガナイザーなど、サービスを提供するために必要なすべての情報が含まれている可能性があります。

ジョブ作業を自動化し、ジョブ作成に費やす時間を減らすには、以下の方法がある：

作業中のステップが終了したら、ジョブを次のステージに移すことができる。これは手動でも自動でも可能です。自動的な移動は、ステージの保留項目がすべて完了したときに行われます。例えば、クライアントが請求書を支払った場合、自動的に次の文書作成ステージに移動します。

仕事が次の段階に進むと、チームメンバーのタスクの作成、仕事の進捗状況のクライアントへの通知、請求書の送付など、さらなる自動化されたアクションが発生する可能性がある。

ジョブが最終段階に達し、すべてが完了したら、アーカイブすることでカンバンビューから消えるが、いつでもアクセスすることができる。