TaxDome 辞書

ここでは、TaxDome の一般的な用語を、わかりやすい定義とともにご紹介します。

ここでカバーしている：

アカウント

アカウント、クライアント・アカウント、クライアント・プロフィールはすべて同義語です。個人、家族、企業、非営利団体、信託など、TaxDome にアカウント/プロファイルを持つクライアントのために仕事を行います。アカウント/プロファイル自体は、あなたがクライアントと連絡を取り、文書、手帳、請求書、支払いなどのデータを保存する場所です。

アカウントにはメールは含まれませんが、連絡先には含まれます。クライアントがクライアントポータルにアクセスできるようにするには、クライアントのアカウントと1つ以上の連絡先をリンクし、少なくとも1つの電子メールのプロファイルアクセスをオンにします。

オートメーション

TaxDomeオートメーションは、作業プロセスのさまざまな段階で、あなた、チームメンバー、またはクライアントのアクションを開始します。パイプライン内にオートメーションを設定します。例えば、特定のメッセージ、オーガナイザー、または提案が自動的にクライアントに送信されます。

オートメーションの使い方については、こちらをご覧ください。

チャット

チャットはTaxDome でクライアントと安全にコミュニケーションする方法です。チャットは特定の仕事にリンクされたり、パイプラインの中で自動化されたり、単独で行われることもあります。

チャットスレッドは各クライアントのプロフィール内にきちんと整理され、未読のスレッドの数や、どのチームメンバーがスレッドに返信したかを常に確認することができます。チャットスレッドには、クライアントのタスクリストや添付ドキュメントを含めることができます。クライアントから必要なものを受け取ったら、スレッドをアーカイブまたは削除して、混乱を避けることができます。

チャットの詳細はこちら。

クライアントポータル

TaxDomeのクライアント・ポータルは安全でセキュアなハブであり、クライアントは重要書類の共有、サービス料金の支払い、支払い履歴の確認、期限に関する最新情報の入手、リアルタイムでの質問と回答、納税整理の完了などを行うことができます。クライアントは、自宅にいながら、あるいはモバイル・デバイスを使って外出先から、これらすべてを一箇所で行うことができます。

ポータルアクセスは、アカウント作成中または作成後にクライアントに与えることができます。連絡先のEメールアドレスにポータルアクセスを追加すると、TaxDome 、アクティベーションリクエストがEメールで送信されます。アカウントを有効にするには、クライアントはリクエストを承認し、パスワードを作成する必要があります。

詳しくは、 TaxDome を顧客に紹介する方法をご覧ください。

顧客の要望

クライアントリクエストを使用すると、ワークフローを中断することなく、情報を明確にするために、仕事の途中でクライアントに迅速かつその場限りのアンケートを送信できます。クライアントにも第三者にも送ることができ、サインインは不要です。完全なオーガナイザーとは異なり、クライアントリクエストはテンプレートを必要としないため、より迅速に編集して送信することができます。 

クライアントからのリクエストについてはこちらをご覧ください。

連絡先

連絡先とは、あなたがやり取りするすべての人のことです。顧客だけでなく、同僚、見込み客、パートナー、顧客の家族などの個人情報を保存することができます。

1つの連絡先を複数のアカウントにリンクすることができます。たとえば、ケイト・スミスの連絡先は、彼女の電子メールアドレス（katesmith@gmail.com）とともに、ケイト・スミス・ファミリー、ケイト・LLC 1、ケイト・トラストに リンクされています。なぜなら、3つのアカウントはすべて、異なるエンティティではありますが、彼女のものだからです。TaxDome の各アカウント、または顧客プロファイルには、対応する連絡先が複数あります。

コンタクトについての詳細はこちら。

文書承認

TaxDome では、クライアントがあなたの仕事に満足しているかどうかを確認したり、他に何か必要なものがあるかどうかを確認するために、承認を求めることができます。クライアントが文書に完全に満足していない場合は、その理由を箇条書きにするよう求められるので、すぐに何を取り組めばよいかがわかります。

文書承認機能の詳細については、こちらをご覧ください。

電子メールの同期

顧客とのコミュニケーションには様々な方法がありますが、Eメールが最も一般的です。そのため、TaxDome は安全な統合Eメールシステムを提供しています。TaxDome を使えば、クライアントごとにフォルダを作ったり、返信の必要のないメールにCC'dをもらったりする必要はありません。代わりに、各クライアントと受信ボックスを共有し、各クライアントのプロフィールからアクセスすることができます。この機能を使用するには、各チームメンバーが自分のメールアカウントをTaxDome と同期する必要があります。

クライアントまたはチームメンバーとのスレッド内のすべての新着メッセージは、他の通知とともに Inbox+セクションに表示されます。

Eメールの同期方法はこちらをご覧ください。

電子署名

ー電子署名はー電子文書やー帳票にーにー、ー般にー般にー、ー般にー.

TaxDome で電子署名を使用する方法は2つある：

  • 作成した書類・フォームへの署名依頼
  • 顧客との契約書に電子署名を依頼する

詳しくは記事をご覧いただきたい。

フォルダテンプレート

Folder templates speed up the process of organizing your client’s documents by making default folders for theiraccounts.フォルダテンプレートは、パイプライン内で自動化することも、特定の顧客アカウントに手動で適用することもできます。

フォルダー・テンプレートについての詳細はこちらをご覧ください。

Inbox+

Inbox+ は、プロジェクトを開始したり終了したりするだけでなく、仕事を軌道に乗せるための重要な通知を受け取る場所でもあります。クライアントがドキュメントを開く、提案書に署名する、新しいメッセージを送信するなど、クライアントに関連するイベントが発生すると、TaxDome に通知が届きます。Inbox+ では、これらの通知がどのようなステータスであるかを知ることができます。通知の設定はチームメンバーごとに簡単に設定できます。

Inbox+ 。

求人情報

たいていの場合、あなたの会社はさまざまなサービスを提供している。TaxDome では、ジョブとは、クライアントがあなたに支払う個々のサービスのことを指します。ジョブは、その特定のサービスのために設計されたパイプラインに入るので、1つのパイプラインは、異なるクライアントのための多くのジョブを含むかもしれません。例えば、2020年のクライアントの1040申告書（それぞれ1つのジョブ）は、1040申告書パイプラインで処理されます。各ジョブはクライアントアカウントとペアになっており、両者はパイプラインを最初の段階から最後の段階まで一緒に進みます。

求人の詳細はこちら

仕事の再発

年毎の年、年、年、年、年、年、年、年、年、年、年、年、年、年、年、年、年、年（年、年、年（人（年人（年人（年人（年人（年人（年人（年人（年言う年（年，年（年人（年年（年年言言言言言言言必要に応じてパイプラインに自動生成できます。また、パイプラインに既に追加されているジョブ再帰のスケジュールを個別に設定することもできます。

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主催者

オーガナイザーは、顧客から必要な情報を収集するためのカスタムデザインのアンケートで、顧客とのやりとりを最小限に抑えます。特定の仕事にリンクさせることも、パイプラインの中で自動化することも、単独で行うこともできます。

オーガナイザーについての詳細はこちら。

パイプライン

パイプラインとは、確立された作業手順のことで、特定のサービスを完了するために必要な一連の手順を指します。パイプラインは顧客の流れを管理するのに役立ちます。例えば、1040申告、W-2、給与パイプラインなど、提供するサービスの種類ごとにパイプラインを作成します。各パイプラインには、ステージと呼ばれる独自のステップセットがあります。クライアントがあなたに支払う個々のプロジェクトである仕事は、必要なパイプラインに入り、完了するまでステージからステージへと移動します。

パイプラインの詳細については、こちらをご覧ください。

プロフィール・アクセス

各アカウント/プロファイルは、1つまたは複数の連絡先にリンクされ、各連絡先には電子メールアドレスが含まれています。このように、アカウントに複数のユーザーが必要な場合、すべてのユーザーがクライアントポータルを介してアカウントにアクセスすることができます。

例えば、夫婦で共同申請する場合、必要なアカウントは1つだけです。夫婦ともにポータルアクセスを希望する場合は、両方の連絡先をアカウントにリンクします。連絡先のEメールアドレスにポータル・アクセスを追加したら、TaxDome 、それぞれアクティベーション・リクエストをEメールで送信します。その後、各配偶者がリクエストを承認し、自分のパスワードを作成します。これにより、2人は同じアカウントに対して別々のログイン認証情報を持つことになります。

追加ユーザーにアカウントへのアクセス権を与える方法については、こちらをお読みください。

プロポーザル

プロポーザルおよびエンゲージメントレタービルダーを使用すると、プロとしてクライアントに関与するためのインタラクティブでクライアント向けの文書を作成できます。カスタマイズオプションにより、プロポーザル（マーケティング、セールス）、エンゲージメントレター、またはその両方を作成できます。さらに、署名時にご希望の支払い方法で自動的に支払いを要求することもできます。

サイドバーやステップのネーミングなど、機能全体をカスタマイズすることができます。これらはすべてテンプレートとして保存でき、データ入力の時間を節約したり、パイプラインの自動化に使用することができます。

プロポーズの詳細についてはこちらをご覧ください。

注意事項

リマインダーとは、クライアントが一定の時間内に電子メールによる催促に応じなかった場合に、自動的にクライアントに送信される追加の電子メール通知です。自動リマインダーを使用することで、無反応のクライアントや忘れっぽいクライアントに電話する必要がなくなり、時間を節約できます。

リマインダーの詳細については、こちらをご覧ください。

サービス

サービス機能を使って請求書を明細化し、特定のサービスを提案書に追加しましょう。より早く取引を完了し、より詳細な財務報告を得ることができます。さらに、クライアントは常に支払い内容を正確に把握できます。

サービスの詳細については、こちらをご覧ください。

タグ

タグは2～3語の長さで、素早く認識できるように色分けされており、顧客アカウント、連絡先、タイムエントリ、タスクをフィルタリングするのに役立ちます。タグはアイテムの詳細を提供し、同じタグを持つ類似アイテムを簡単に見つけることができます。タグは、手動またはパイプラインオートメーションによって、一度に1つのクライアントまたは複数のクライアントに割り当てることができます。

タグについて詳しくはこちら

タスク

タスクはToDoである。TaxDome では、タスクは仕事を完了するために必要なステップだと考えています。仕事には、チャット、請求書、タイムエントリー、提案書など、チームやクライアントのためのさまざまなタスクが含まれるかもしれません。

タスクはチームメンバーに割り当てることも、特定のジョブにリンクさせることも、パイプライン内で自動化することも、単独で実行することもできます。さまざまなステータスのラベルが付けられ、タスクにはサブタスクやコメントも含まれます。

タスクの詳細については、こちらをご覧ください。

TaxDome ドライブ

TaxDome Driveを使用することで、ブラウザを開くことなく、迅速かつ簡単にクライアントドキュメントをアップロード、表示、管理することができます。基本的には、DropboxやGoogle Driveと同じように動作する、デスクトップ上のマップされたドライブ（Z:Drive）です。TaxDome Driveの最も優れた点は、あなたがデータを見たり操作したりできるにもかかわらず、すべてのデータがサーバーに保存されることです。こうすることで、すべてのデータがハードドライブ上の貴重なスペースを占有することがなくなります。

TaxDome ドライブの設定と使用方法については、こちらをご覧ください。

テンプレート

テンプレートとは、あらかじめデザインされた文書、Eメール、フォーム、タスクなどのことです。設計図のように、テンプレートは同じものをより多く作成するための基礎として使用されます。テンプレートは、例えばメールを送信したり、フォルダ構造、提案書、オーガナイザーを作成したりするプロセスをスピードアップします。また、パイプラインに自動化を追加する際にも役立ちます。

例えば、「クライアントに電話する」タスクテンプレートを設定し、クライアント向けの仕事が パイプラインの最初の段階に入るとすぐにチームメンバーがクライアントに電話をかけるようにトリガーすることができます。また、何度も使用する提案書テンプレートを作成することもできます。

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