定期請求書（基本）：作成、スケジュール、下書き保存
定期的な請求書により、顧客からの支払い承認を要求し、定期的な間隔で自動的に支払いを受けることができます。これは、一貫してサービスを注文するすべてのクライアントに役立ちます。ここでは、定期的な請求書の作成に関するすべての詳細をご覧ください。
定期的な請求書の作成と送信
定期的な請求書の作成と送信は、会社オーナー、または請求書を管理するアクセス権を持つアカウントに割り当てられたチームメンバーによって行われます。
定期請求書は、単独で作成することも、提案書や提案書テンプレートに含めることもできます。また、提案書に記載されたサービスから定期請求書を作成することもできます。
以下の手順に従ってください：
1.いずれかの方法で請求書を作成する：
- 左上のNewをクリックし、Invoicefromを選択します。請求書を発行する口座を選択します。
- クライアントアカウントを開き、請求書タブに切り替え、新規請求書をクリックします。現在の口座が自動的に入力されます。
2.Invoice type（請求書タイプ）」を「Recurring（定期）」（ ）に設定し、「Name（名前） 」を入力するか（支払い承認を伴う請求書の場合、クライアント向けの名前を選択）、テンプレートを選択します。テンプレートを選択した場合は、ステップ7に進みます。
3.請求書を送信する頻度（デフォルトでは毎月に設定されています）と、請求書の再送回数を選択します。
4.支払い方法の選択：請求書の支払い方法です（クレジットカード、銀行引き落とし、またはその両方）。
5.各請求書の金額を小計に 入力するか、行項目を合計して入力する。
6.次に、「作成 」をクリックして請求書を送信します。支払い承認付きの定期請求書が承認されると、Eメールに通知が送信されます。 Inbox+.
また、その他にも記載したい内容があるかもしれません。請求書作成ウィンドウはいくつかのセクションに分かれています：
インボイスタイプ
請求書の作成」ウィンドウは、1回限りの請求書と定期的な請求書で共通です。Recurringを クリックすると定期請求に切り替わります。
一般
- アカウント名、ID またはEメール：請求書を送付する口座を選択してください。
- 請求書テンプレートドロップダウンメニューから、作成した請求書テンプレートをクリックして選択します。反復請求書テンプレートは、定期的にクライアントに送る請求書に特に便利です。
- 名前：定期請求書の名前（例：Bookkeeping 2023またはFinancial Planning 2024）。支払承認のある定期請求書にのみ表示されます。
- 支払い方法を選択します：これは、あなたのクライアントが請求書を支払う方法です（クレジットカード、銀行引き落とし、またはその両方）。弊社では多くの支払い方法をサポートしています。
- チームメンバー支払の受け取りを担当するチームメンバーを選択します（デフォルトでは、請求書を作成する人です）。
- 説明請求書に含まれる内容を説明します。カスタムフィールドに基づくアカウントショートコードと日付ショートコードを使用できます。ショートコードについてはこちらをご覧ください。
再発の設定
- 支払い方法を選択します：請求書受領時に支払いを受理する（支払い承認のある定期請求書のみ）」または「特定の日に支払いを受理する」を選択します。特定日を選択した場合は、最初の請求書の日付で選択する必要があります。
- 最初の請求書の日付：最初の請求書を送付した日付。
- 再発：何回請求書を送るかを入力します。
- 再発：請求書の発行間隔を選択します。リストのいずれか（例：毎月、毎年）、またはカスタム間隔を設定することができます。
請求書の再発行設定は、請求書の再発 行リストでいつでも確認・編集できます。
以下は、異なるスケジュール設定を選択した場合の例である：
| 再発 | 再発 | 発生状況 |
| 毎日 |
5 | 初回2024年1月1日 2回目1月2日～2024年1月5日まで毎日 |
| 週刊 （毎週金曜日） |
8 | 初回2024年1月1日 2回目2024年1月8日 そして毎週1回 2024年2月19日まで |
| 月刊 （月1回） |
12 | 初回2024年1月1日 2回目2月-1-2024 そして12月-1-2024まで毎月1回 |
| 3ヶ月ごと |
4 | 初回2024年1月1日 2回目4月-1-2024年 そして3ヶ月に1回 12月-1-2024年まで |
| 6ヶ月ごと |
2 | 初回1月-1-2024 2回目2024年7月1日 |
| 年間 （年1回） |
5 | 初回2024年1月1日 2回目2025年1月1日 そして2028年1月1日まで毎年1回 |
| カスタム （第2月曜日） |
4 | 初回2024年1月1日 2回目1月15日～2024年1月15日 そして第2月曜日に1回 2月12日～2024年2月12日まで |
カスタム・スケジュール
カスタムスケジュールでは、お客様のニーズに応じて、請求書の定期発行スケジュールをさらに微調整することができます。例えば、4ヶ月ごとの25日、隔月、第2火曜日など、お好きな頻度で請求書を再送するようにスケジュールを設定できます。
カスタム再来設定を設定するには、［再来］ドロップダウンで［カスタム］を選択します。
以下はカスタムスケジュールを作成するために設定するオプションです：
- 開始日： これは、クライアントが再発に同意した後、最初の請求書がクライアントに送信されるタイミングです。これは特定の日付でも、承諾時でもかまいません。
- 最初の請求書の日付：最初の請求書が作成される日付（「特定の日付」を選択した場合に使用可能）。
- Issue invoice every: 各請求書間の期間数。
- 時間カテゴリー：このフィールドは、日、週、月の期間を指定します。
- 再送回数：送付する請求書の回数。
また、有効期限も表示されます。これは、スケジュールに従って最後に請求書が支払われるべき日付です。
支払い承認
いずれかのオプションを選択してください：
1. 自動支払い：自動支払い：クライアントが定期的な請求書の発行条件を承認すると、スケジュールに従って請求書が発行され、クライアントのカード/銀行口座に自動的に請求されます。このオプションは Stripe のみとなります。
2. 請求書の手動支払い：請求書はお客様のスケジュールに従って発行され、お客様に送付されますが、お客様はその都度手動で支払う必要があります。
自動支払い
自動支払いが選択されている場合、クライアントは一度支払いを承認すると、次の支払いはすべて自動的に行われます。クライアント側でどのように見えるか見てみましょう：
1.会社のオーナーまたはチームメンバーが再発請求書を作成します。クライアントは電子メールを受信し、請求 ページのアクション待ち セクションに保留中の通知が表示されます。
2.署名権限のあるクライアントが条件を確認し、支払い詳細を提出し、定期請求書に署名して承諾する。
これが完了すると、定期請求書に記載されたスケジュールに従って、カード/アカウントに自動的に請求が行われます。
注意このタイプの認証を使用するには Stripe をデフォルトの支払いプロバイダとして選択する必要があります。
請求書の手動支払い
請求書の手動支払いを選択した場合、請求書はスケジュールに従って発行され、クライアントに送信されます。CPAChargeが選択されている場合、支払い承認は選択できず、手動が唯一の選択肢となります。
発行された請求書はすべて1回限りの請求書として機能し、「請求」>「 請求書」 ページに表示されます。QuickBooks が接続されている場合、発行後1日以内に同期されます。同時に、定期請求書タブでスケジュールの確認と編集が可能になります。
クライアント側でどのように見えるか見てみよう：
1.会社のオーナーまたはチームメンバーが定期的な請求書を作成し、クライアントは請求書が発行されるたびに通知を受け取ります。手動支払いが選択されている場合、クライアント側には請求書が定期的なものであるとは表示されません。
2.顧客は通常の請求書と同様に手動で請求書を支払う。
3. 一定の期日が来ると、スケジュールに従って新しい請求書がクライアントに発行され、クライアントはそれをもう一度手動で支払わなければならない。これを、すべての請求書がスケジュール通りに送られるまで繰り返す。
追加
を使用している場合のみ、このセクションが表示されます。 Stripe を使用し、支払い承認を有効にしている場合にのみ表示されます。
追加 セクションでは、トグルをオンにした場合のみ詳細を追加する必要がある：
1.請求書をクライアントにメールする：このメッセージは、請求書と一緒に送信されるEメールシステム通知のデフォルトテキストに置き換わります。リクエストを送信した後、このメールにアクセスすることはできません。再利用するには、請求書テンプレートに追加することを検討してください。カスタムフィールドに基づくアカウントショートコードや日付ショートコードを使用することもできます。
2.リマインダー：指定した日数内に請求書の支払いがない場合、これをオンにしてクライアントにメール通知を送信します。リマインダーについてはこちらをご覧ください。
QuickBooks 設定
QuickBooks に送信する請求書の場所と クラスを 選択します。クライアントにはこのフィールドは表示されません。
QuickBooks 設定 セクションは、QuickBooks でオンにした場合のみ表示されます。これを行うには、「アカウントと設定」>「詳細設定」>「カテゴリー 」に進み、ロケーションおよび/またはクラスのトラッキングをオンにします。
項目と概要
Line itemsと Summaryの両方に請求金額が表示されます。サービス内容や料金の詳細を記載したくない場合は、そのままSummaryセクションに移動し、金額を記入してください。
そうでない場合は、提供する商品やサービスの項目別リストを「項目」セクションで作成することができます。このセクションのデータはすべて自動的にサマリーセクションに追加されます。
ラインアイテム ・セクションでは、以下のことができる：
- 行項目を追加します：行項目をクリックし、既存のサービスを選択するか、新しいサービスを作成します。料金フィールドに入力し、サービス数と税金を設定し（請求書の税率についてはこちら）、説明（オプション）を入力します。QuickBooks に送信するクラスを選択します（クライアントにはこのフィールドは表示されません）。
- 割引を適用する：割引項目を追加するには、割引をクリックし、料金フィールドに入力します。
- 行項目を管理します：ゴミ箱アイコンをクリックすると、ライン・アイテムを削除できます。編集、複製、削除、または新しいサービスを作成するには、3つの点をクリックします。
- 設定設定] をクリックして、請求書に表示する列を決定します。
Descriptionと Service dateの欄が空で、非表示にしなかった場合は、自動的に請求書から非表示になります。設定]で非表示にして、値が0に設定されていても請求書に表示されないようにしてください。
要約を 見ればわかる：
- 小計：提供されたサービスの税引前金額の合計です。行項目がない場合は編集できます。追加後は自動計算され、変更できません。
- 付加価値税率：行項目がない場合、VATレートを編集することができます。ラインアイテムがある場合、VATレートを編集するには、ラインアイテムのVAT カラムを有効にする必要があります。
- VAT金額：小計 × VAT率から自動計算されます。
- 合計：小計 ＋VAT金額から自動計算されます。
さらに、最後に「支払スケジュール 」セクションの後に、定期請求書の主な設定（予定支払回数、各支払金額、合計金額）を確認することができます。
クライアントへの注意事項
を追加することができる。 クライアントへの注意事項 ショートコードを使ってパーソナライズすることができます。支払詳細のメモ、または単なるメッセージのいずれかにすることができます。このメモはクライアントポータルとPDF 請求書に表示されます。
支払スケジュール
各請求書の送付日を確認する。
定期的な請求書を下書きとして保存する
継続的な請求書の作成には時間がかかる場合があります。この請求書をクライアントに送信することなく、「下書きとして保存」をクリックしてすべての変更内容を保存することができます。
請求書＞ 定期請求書」ページの「非アクティブ」タブに定期請求書が表示されます。これらの請求書は下書きと表示されます。
特定のクライアントの請求書ドラフトを表示するには、「クライアント」からアカウントを選択し、そのクライアントのプロフィールから「請求書」タブの「定期請求書」サブタブに移動します。クライアントプロフィールの請求書タブは、事務所オーナー、管理者、または請求書管理アクセス権を持つチームメンバーが利用できます。
請求書が下書きとして保存された場合でも、その請求書を確認し、フィールドを追加または削除することができます。ただし、下書きの請求書は「作成」をクリックするまでクライアントには表示されません。
注意下書き請求書の残高欄は、反復請求書を作成して送信するまで0ドルと表示されます。残高とは、その請求書に含まれる未払い金額の合計です。
定期的な請求書の重複
既存の定期請求書のコピーを作成するには、「請求書」>「 定期請求書」ページ、またはクライアントアカウントの「請求書」タブの「定期請求書」サブタブに移動し、請求書名の右端にある3つの点をクリックし、「複製」を選択します。
が表示されます。 請求書の作成 のページには、元の請求書の詳細がすべて入力されています。クリック 作成 あるいは、あなたの好きなように編集してください。
定期的な請求書を作成する際にクライアントが見るもの
顧客は、ダッシュボードの通知をクリックするか、電子メール通知のリンクをクリックするか、ポータルの請求 ページでリンクをクリックすることで、定期的な請求書を表示および署名できます。
その後、簡単なフォームが表示され、詳細を確認し、支払い情報を追加し、署名することができる。
クライアントがどのように見ているかをTaxDome 、ポータルの読み取り専用ビューにアクセスします。
定期請求書に署名できる人
定期請求書を送信すると、署名権限が有効なアカウントにリンクされているすべての連絡先が、クライアントポータルから署名できるようになります。
定期請求書を有効にするには、1人の連絡先のみが承認する必要があります。そのため、署名が許可されていない連絡先（子供など）の署名権限が無効になっていることを確認してください。
クライアントが最初の請求書発行日以降にサインした場合はどうなるか。
最初の請求日が過ぎた後に、クライアントが支払い承認付きの定期請求書に署名した場合、未受領の請求書はすべて生成され、クライアントに自動的に請求されます。例えば、定期請求書が9月25日に開始され、クライアントが10月26日に署名した場合、9月と10月の両方の未請求分が請求されます。
クライアントが選択した支払い方法に十分な資金がない場合、TaxDome は支払いを複数回請求します。しかし、クライアントが手動で支払うことを選択した場合は、常に請求書を支払うオプションがあります。
生保の生保の生保の生保
クライアントの銀行口座の残高不足など、支払い処理に問題があり、支払いが完了しない場合、システムは自動的に最大4回まで支払いを再試行します：
- 最初の支払い失敗から4時間後
- 最後の挑戦から24時間後
- 最後の挑戦から48時間後
- 最後の挑戦から72時間後
4回すべて失敗した場合、クライアントは支払い情報を更新するか、請求書にクレジットを適用する必要があります。そうすれば、今後の支払いは自動的に請求されます。
ご注意銀行引き落としによるお支払いの場合、標準処理期間は最長30日間です。この期間中に支払いが失敗した場合、支払いステータスが「支払い処理中」から「失敗」に変わると、再試行されます。