定期的な請求書の作成とスケジュール

定期的な請求書により、顧客からの支払い承認を要求し、定期的な間隔で自動的に支払いを受けることができます。これは、一貫してサービスを注文するすべてのクライアントに役立ちます。ここでは、定期的な請求書の作成に関するすべての詳細をご覧ください。

定期的な請求書の作成と送信

Recurring invoices can be created and sent by a firm owner or any team member assigned to the account with access rights to manage invoices . 

You can create recurring invoices alone or include them in your proposals or proposal templates . You can also create recurring invoices from the services listed in the proposal .

以下の手順に従ってください： 1.いずれかの方法で請求書を作成します：

• 左上のNewをクリックし、Invoicefromを選択します。請求書を発行する口座を選択します。
• クライアントアカウントを開き、請求書タブに切り替え、新規請求書をクリックします。現在の口座が自動的に入力されます。

2.請求書タイプを Invoice type（請求書タイプ）」を「Recurring（定期）」に設定し、「Name（名前）」を入力するか（支払い承認を伴う請求書の場合、顧客向けの名前を選択する）、テンプレートを選択します。テンプレートを選択した場合は、ステップ7に進みます。

3. 請求書の送信頻度（デフォルトは デフォルトでは毎月に設定されています)と請求書の再発行回数を選択します。

4.支払い方法の選択：請求書の支払い方法（クレジットカード、銀行引き落とし、またはその両方）を選択します。 5.各請求書の金額を小計に入力するか、各項目を合計します。

6. Then click Create to send the invoice. Once a recurring invoice with payment authorization is accepted, a notification is sent to your email and Inbox+ .

また、その他にも盛り込みたい内容があるだろう。請求書の作成 ウィンドウはいくつかのセクションに分かれています：

• インボイスタイプ
• 一般
• 再発の設定
• 支払い承認
• 追加
• QuickBooks 設定
• 項目と概要
• クライアントへの注意事項
• 支払スケジュール

インボイスタイプ

請求書の作成 請求書作成画面は、1回限りの請求書と定期的な請求書で共通です。Recurring **をクリックすると、定期請求に切り替わります。

一般

• アカウント名、ID またはEメール：請求書を送付する口座を選択してください。
• 請求書テンプレートドロップダウンメニューから、作成した請求書テンプレートをクリックして選択します。反復請求書テンプレートは、定期的にクライアントに送る請求書に特に便利です。
• 名前：定期請求書の名前（例：Bookkeeping 2023またはFinancial Planning 2024）。支払承認のある定期請求書にのみ表示されます。 
• Choose a payment method: This is how you want your clients to pay invoices (either by credit card, bank debit or both). We support a number of payment methods .
• チームメンバー支払の受け取りを担当するチームメンバーを選択します（デフォルトでは、請求書を作成する人です）。
• Description: Add a description outlining what is included in the invoice. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here’s more on shortcodes .

再発の設定

• 支払い方法を選択します：請求書受領時に支払いを受理する（支払い承認のある定期請求書のみ）」または「特定の日に支払いを受理する」を選択します。特定日を選択した場合は、最初の請求書の日付で選択する必要があります。
• 最初の請求書の日付：最初の請求書を送付した日付。
• 再発：何回請求書を送るかを入力します。
• 再発：請求書の発行間隔を選択します。リストのいずれか（例：毎月、毎年）、またはカスタム間隔を設定することができます。29日、30日、または31日に開始する毎月の反復を設定した場合、その日付がない月は、その月の最終日に請求書が送信されます。

請求書の再発行設定は、**請求書の再発行リストでいつでも確認・編集できます。 **請求書再発行リスト」を開いてください。

以下は異なるスケジュール設定を選択した場合の例です：

カスタム・スケジュール

カスタムスケジュールでは、お客様のニーズに応じて、請求書の定期発行スケジュールをさらに微調整することができます。例えば、4ヶ月ごとの25日、隔月、第二火曜日など、お好きな頻度で請求書を再送するようにスケジュールを設定できます。 カスタムの再来設定を設定するには、[再来設定]ドロップダウンメニューの[カスタム]を選択します。 を選択します。

以下はカスタムスケジュールを作成するために設定するオプションです：

• 開始日：これは、クライアントが再発に同意した後、最初の請求書がクライアントに送信されるタイミングです。これは特定の日付でも、承諾時でもかまいません。
• 最初の請求書の日付：最初の請求書が作成される日付（「特定の日付」を選択した場合に使用可能）。
• Issue invoice every: 各請求書間の期間数。29日、30日、31日に開始する月次反復を設定し、その日付がない月がある場合、請求書はその月の最終日に送信されます。
• 時間カテゴリー：このフィールドは、日、週、月の期間を指定します。
• 再送回数：送付する請求書の回数。

また、有効期限も表示されます。これは、スケジュールに従って最後に請求書が支払われるべき日付です。

支払い承認

いずれかのオプションを選択してください：

1.  Automatic payment : After the client accepts the recurring invoice terms, invoices will be issued according to your schedule, and the client’s card/bank account will be charged automatically. This option is available for Stripe only.

2.  Manual payment of invoice : Invoices will be issued and sent to the client according to your schedule, but they will need to pay them manually each time.

自動支払い

自動支払いが選択されている場合、クライアントは一度支払いを承認すると、次の支払いはすべて自動的に行われます。クライアント側でどのように見えるか見てみましょう：

1. The firm owner or team member prepares a recurrent invoice. The client receives an email and sees a pending notification at the top of the Billing page.

2. The client with signatory authority reviews the terms, submits payment details, and then signs and accepts the recurring invoice.

これが完了すると、定期請求書に記載されたスケジュールに従って、カード/アカウントに自動的に請求が行われます。

請求書の手動支払い

請求書の手動支払いを選択した場合、請求書はスケジュールに従って発行され、クライアントに送信されます。CPAChargeが選択されている場合、支払い承認は選択できず、手動が唯一の選択肢となります。 発行された請求書はすべて1回限りの請求書として機能します。 請求書]ページに表示されます。QuickBooks 接続されている場合、発行後1日以内に同期されます。同時に、定期請求書タブでスケジュールの確認と編集が可能になります。 

クライアント側でどのように見えるか見てみよう：

1. 会社のオーナーまたはチームメンバーが定期的な請求書を作成し、クライアントは請求書が発行されるたびに通知を受け取ります。手動支払いが選択されている場合、クライアント側には請求書が定期的なものであるとは表示されません。 

2. 顧客は通常の請求書と同じように手動で請求書を支払う。

3. 一定の期日が来ると、スケジュールに従って新しい請求書がクライアントに発行され、クライアントはそれをもう一度手動で支払わなければならない。これを、すべての請求書がスケジュール通りに送られるまで繰り返す。

追加

このセクションが表示されるのは Stripe を使用し、支払い承認を有効にしている場合にのみ表示されます。 追加セクション 追加セクションでは、トグルをオンにした場合のみ詳細を追加する必要があります：

1. Email invoice to client: This message will replace the default text in the email system notification sent along with the invoice. The email won’t be accessible to you after you send the request. To reuse it, consider adding it to the invoice template . You can also use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes.

2. Reminders: Toggle this onto send an email notification to the client if they haven’t paid the invoice within a specified number of days. Here’s more on reminders .

QuickBooks 設定

選択 請求書をQuickBooks送信する場所と クラスを選択します。クライアントにはこのフィールドは表示されません。 

なお QuickBooks 設定セクションは、QuickBooksオンにした場合のみ表示されます。これを行うには、「アカウントと設定」>「詳細設定」>「カテゴリー」の順に選択し、ロケーションおよび/またはクラスのトラッキングをオンにします。

項目と概要

どちらも Line itemsと Summaryには請求金額が表示されます。サービス内容や料金の詳細を記載したくない場合は、そのままSummaryセクションに移動し、金額を記入してください。

そうでない場合は、提供する商品やサービスの顧客向け明細リストを セクションで作成することができます。このセクションのデータはすべて自動的にサマリーセクションに追加されます。

行項目セクションで 項目セクションで

• Add line item: Click Line item, then either select an existing service or create a new one. Fill in the Rate field, set the number of services and tax (here’s more on tax rates in invoices ), and type in the Description (optional). Select Class to be sent to QuickBooks (clients will not see this field).
• 割引を適用する：割引項目を追加するには、割引をクリックし、料金フィールドに入力します。 
• 行項目を管理します：ゴミ箱アイコンをクリックすると、ライン・アイテムを削除できます。編集、複製、削除、または新しいサービスを作成するには、3つの点をクリックします。
• 設定 設定]を クリックして、請求書に表示する列を決定します。 もし DescriptionとService dateの欄が空で、非表示にしなかった場合、自動的に請求書から非表示になります。設定]で非表示にして、値が0に設定されていても請求書に表示されないようにしてください。 

要約を見ればわかる：

• 小計：提供されたサービスの税引前金額の合計です。行項目がない場合は編集できます。追加後は自動計算され、変更できません。
• VAT rate: If you don’t have line items, you can edit the VAT rate. If you have line items, to edit the VAT rate, you need to enable the **VAT **column for the line items (here’s more on sales tax ).
• VAT金額：小計×VAT率から自動計算されます。
• 合計：小計＋VAT金額から自動計算されます。

さらに、最後に 支払いスケジュールセクションの後に、定期請求書の主な設定を確認することができます。

クライアントへの注意事項

ショートコードを使用して、クライアントにメモを追加し、パーソナライズすることができます。それは、支払いの詳細を含むメモ、または単なるメッセージのいずれかにすることができます。このメモはクライアントポータルとPDF 請求書に表示されます。

支払スケジュール

各請求書の送付日を確認する。

定期的な請求書を下書きとして保存する

定期請求書の作成には時間がかかる場合があります（取引先と条件を調整中の場合など）。その場合は この請求書をクライアントに送信せずに、下書きとして保存します。

定期請求書は、「請求書」→「定期請求書」ページの「非アクティブ」タブで確認できます。 Invoices > Recurring Invoices」ページの「Inactive」タブに表示されます。これらの請求書は「下書き」と表示されます。

To view draft invoices for a specific client, go to  Clients, select the account, then go to the Recurring invoices subtab of the Invoices tab from their profile. The Invoices tab in the client’s profile is available to the firm owner, admin or any team member with the Manage invoices access right.

請求書が下書きとして保存された場合でも、その請求書を確認し、フィールドを追加または削除することができます。ただし、下書きの請求書は、「作成」ボタンを押すまでクライアントには表示されません。 作成する。

定期的な請求書の重複

既存の定期請求書のコピーを作成するには、以下の手順に従います。 請求書 > 定期請求書」ページ、またはクライアントアカウントの「請求書」タブの「定期請求書」サブタブで、請求書名の右端にある3つの点をクリックし、「複製」を選択します。

請求書の作成ページが表示され、元の請求書の詳細がすべて入力されています。Createをクリックするか、お好きなように編集してください。

クライアントビュー

顧客は、ダッシュボードの通知をクリックするか、電子メール通知のリンクをクリックするか、ポータルサイトの請求ページでリンクをクリックすることで、定期的な請求書を表示および署名できます。 ポータルの請求ページでリンクをクリックします。 

Then, they will be presented with a simple form where they will be able to review the details, add payment information, and sign.  If you want to see TaxDome how the client sees it, access a read-only view of their portal .

定期請求書に署名できる人

When you send a recurring invoice, all contacts linked to the account with the signatory authority enabled are allowed to sign from their client portal. 

定期請求書を有効にするには、1人の連絡先のみが承認する必要があります。そのため、署名が許可されていない連絡先（子供など）の署名権限が無効になっていることを確認してください。

クライアントが最初の請求書発行日以降にサインした場合はどうなるか。

最初の請求日が過ぎた後に、クライアントが支払い承認付きの定期請求書に署名した場合、未受領の請求書はすべて生成され、クライアントに自動的に請求されます。例えば、定期請求書が9月25日に開始され、クライアントが10月26日に署名した場合、9月と10月の両方の未請求分が請求されます。 クライアントの選択した支払い方法に十分な資金がない場合、TaxDome は複数回支払いを請求します。自動支払いに失敗した場合はどうなりますか？失敗

クライアントの銀行口座の残高不足など、支払い処理に問題があり、支払いが完了しない場合、システムは自動的に最大4回まで支払いを再試行します：

• 最初の支払い失敗から4時間後
• 最後の挑戦から24時間後
• 最後の挑戦から48時間後
• 最後の挑戦から72時間後

If all four attempts are unsuccessful, the client will have to update their payment details or you can apply credits to the invoice (if any). Once they have done so, future payments will be charged automatically.