How tags, folder templates, and custom fields can streamline your workflow

Before importing your client list into TaxDome, it’s essential to understand how tags, folder templates and custom fields can help you stay organized and optimize your workflow. Setting these up beforehand will ensure that your data is structured efficiently from the start.

タグより良いワークフローのために顧客を整理する

Tags are a powerful way to categorize and filter your client list. While many users fully grasp their importance only after setting up workflows and pipelines, adding tags during the CSV import can save time and effort later.

タグは、より簡単な管理と自動化のために顧客をセグメント化するのに役立ちます。一般的な使用例には以下のようなものがあります：

• 税務フォームとサービス必要なサービスに基づいて顧客を分類します。

• 顧客ステータス：より良いフォローアップのために、クライアントに新規またはリピーターのラベルを付けます。

• VIPティア：ゴールド、シルバー、ブロンズなどのタグを割り当て、顧客対応の優先順位をつけます。

• 支払い方法：異なる方法（クレジットカード、銀行振込など）で支払う顧客を特定する。

• 場所ターゲットを絞ったコミュニケーションのために、地理的な場所に基づいてクライアントを並べ替えます。

  

TaxDome では、システム全体でタグを使用することができます。よくあるケースは以下の通りです：

• パイプライン：タグを使用して、クライアントをワークフローのステージに自動的に移動させます。

• 一括メール：タグでクライアントをフィルタリングし、ターゲットを絞ったメールを送信します。

• タイプ別フィルター：特定の顧客グループを簡単に見つけて、サービスの追加、連絡、担当チームメンバーの再割り当てなどを行うことができます。

• 文書の検索：割り当てられたタグに基づいて、重要な文書を簡単に見つけることができます。

Though you can always add tags later, it’s a good idea to start establishing your tagging system before import. This way, you can add a column for tags to your CSV file so that they are automatically created and applied during the import process.

フォルダテンプレート顧客ドキュメントの構造化

顧客をインポートする前に、会社のワークフローに沿ったフォルダ構造を設定することが重要です。これにより、文書が論理的に保存され、最初から簡単にアクセスできるようになります。

デフォルトでは、すべてのクライアントに以下のフォルダ構造が選択されています：

• クライアントがアップロードした文書：クライアントがドキュメントをアップロードできる指定フォルダ。リクエストされたアップロードはここに表示されます。

• クライアントと共有される文書：電子署名依頼や確定申告書など、クライアントに送信する文書の共有フォルダ。

• プライベート：ワークペーパー、下書き、機密情報などに最適です。

The folder structure is defined by folder templates . The best practice is to edit the Default Tax Years folder template to your liking or create a new one before you import your client base. Here are some advice:

• Importedという名前のプライベートフォルダを含める-これにより、一括インポートされた文書が元のフォルダ構造を保持するようになります。

• 顧客のタイプ（例：記帳代行と税務申告）ごとに異なるフォルダー・テンプレートを用意することを検討する。

フォルダテンプレートが準備できたら、インポート時にポータルの右側にあるフォルダテンプレートを選択し、時間を節約することができます（フォルダテンプレートは後でいつでも適用できます）。

カスタムフィールド顧客情報の取得

Custom fields allow you to store additional client-specific details beyond the standard information fields. Before importing your client list, decide what extra data you need to track. 

TaxDome では、アカウント（ビジネス関連データ）と連絡先（個人関連データ）に異なるカスタムフィールドを設定することができます。カスタムフィールドを追加し、入力すると、システム全体で使用することができます（PDF 請求書、パーソナライズされた電子メールを一括送信するための電子メールテンプレートなど）。

便利なカスタムフィールドの例

• 配偶者の名前- 共同申告の場合に重要。

• ご希望の連絡方法- Eメール、電話、面談。

• 事業形態- 個人事業主、LLC、法人など

• 期末日- 企業のお客様に便利です。

By setting up custom fields in advance, you ensure that your imported client data is complete and ready for use. If you know for sure that you want to transfer some client-related data to TaxDome, make sure to add a column for each field to your CSV file . This way, they are automatically created and filled in during the import process. However, you can always add additional CRM data in bulk later .