インポート（基本）：タグ、フォルダテンプレート、カスタムフィールドにこだわる理由
顧客リストをTaxDomeインポートする前に、タグ、フォルダテンプレート、カスタムフィールドがどのように整理整頓とワークフローの合理化に役立つかを理解することが不可欠です。これらを事前に設定することで、データが最初から効率的に構造化されます。
タグより良いワークフローのために顧客を整理する
タグは顧客リストを分類し、フィルタリングする強力な方法です。多くのユーザーはワークフローやパイプラインを設定した後に初めてその重要性を理解しますが、CSVインポート時にタグを追加することで、後で時間と労力を節約することができます。
タグは、より簡単な管理と自動化のために顧客をセグメント化するのに役立ちます。一般的な使用例には以下のようなものがあります：
- 税務フォームとサービス必要なサービスに基づいて顧客を分類します。
- 顧客ステータス：より良いフォローアップのために、クライアントに新規またはリピーターのラベルを付けます。
- VIPティア： ゴールド、シルバー、ブロンズなどのタグを割り当て、顧客対応の優先順位をつけます。
- 支払い方法：異なる方法（クレジットカード、銀行振込など）で支払う顧客を特定する。
- 場所 ターゲットを絞ったコミュニケーションのために、地理的な場所に基づいてクライアントを並べ替えます。
TaxDome では、システム全体でタグを使用することができます。よくあるケースは以下の通りです：
- パイプライン：タグを使用して、クライアントをワークフローのステージに自動的に移動させます。
- 一括メール：タグでクライアントをフィルタリングし、ターゲットを絞ったメールを送信します。
- タイプ別フィルター。 特定の顧客グループを見つけて、サービスの追加、連絡、担当メンバーの再割り当てなどを簡単に行うことができます。
- 文書の検索：割り当てられたタグに基づいて、重要な文書を簡単に見つけることができます。
タグは後でいつでも追加できますが、インポート前にタグ付けシステムを確立しておくことをお勧めします。CSVファイルにタグの列を追加しておけば、インポート時に自動的にタグが作成・適用されます。
フォルダテンプレート顧客ドキュメントの構造化
顧客をインポートする前に、会社のワークフローに沿ったフォルダ構造を設定することが重要です。これにより、文書が論理的に保存され、最初から簡単にアクセスできるようになります。
デフォルトでは、すべてのクライアントに以下のフォルダ構造が選択されています：
- クライアントがアップロードした文書：クライアントがドキュメントをアップロードできる指定フォルダ。リクエストされたアップロードはここに表示されます。
- クライアントと共有される文書：電子署名依頼や確定申告書など、クライアントに送信する文書の共有フォルダ。
- プライベート：ワークペーパー、下書き、機密情報などに最適です。
フォルダ構造はフォルダテンプレートによって定義されます。ベストプラクティスは、顧客ベースをインポートする前に、Default Tax Years フォルダテンプレートをお好みに合わせて編集するか、新しいテンプレートを作成することです。以下はそのアドバイスです：
- Importedという名前のプライベートフォルダを 含める -これにより、一括インポートされた文書が元のフォルダ構造を保持するようになります。
- 顧客のタイプ（例：記帳代行と税務申告）ごとに異なるフォルダー・テンプレートを用意することを検討する。
フォルダテンプレートが準備できたら、インポート時にポータルの右側にあるフォルダテンプレートを選択し、時間を節約することができます（フォルダテンプレートは後でいつでも適用できます）。
カスタムフィールド顧客情報の取得
カスタムフィールドを使用すると、標準の情報フィールド以外にも顧客固有の詳細を保存することができます。顧客リストをインポートする前に、追跡する必要がある追加データを決定してください。
TaxDome では、アカウント（ビジネス関連データ）と連絡先（個人関連データ）に異なるカスタムフィールドを設定することができます。カスタムフィールドを追加し、入力すると、システム全体で使用することができます（PDF 請求書、パーソナライズされた電子メールを一括送信するための電子メールテンプレートなど）。
便利なカスタムフィールドの例
- 配偶者の名前- 共同申告の場合に重要。
- ご希望の連絡方法- Eメール、電話、面談。
- 事業形態- 個人事業主、LLC、法人など
- 期末日- 企業のお客様に便利です。
事前にカスタムフィールドを設定しておくことで、インポートした顧客データが完全な状態で使用できるようになります。顧客関連データをTaxDome転送することが確定している場合は、CSVファイルに各フィールドの列を追加してください。こうすることで、インポート処理中に自動的に作成され、入力されます。しかし、後でいつでも一括でCRM データを追加することができます。