パイプライン（基礎編）：自動化の仕組み

自動化は時間の節約に役立ちます。ジョブをワークフローの様々なステージに移動させる際、ワークフロープロセスの次のステップとしてアクションが自動的に開始されるように追加します。

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ここでカバーしている：

オートメーション
オートメーションの追加
オートメーションの順番
オートメーションの削除
パイプラインでオートメーションを表示する

オートメーション

オートメーションとは、システムを自動的に動作させる仕組みのことです。TaxDomeオートメーションは、作業手順のさまざまな段階で、あなた、あなたのチームメンバー、またはあなたのクライアントのためのアクションを開始します。ジョブがパイプラインのさまざまなステージを通過するとき、あなたが設定したオートメーションは、ジョブを完了するために実行する必要があるアクションをトリガーします。

そのほか、オートメーションには次のようなものがある。機能です。因果関係のトリガーを設定することができ、現在のステージのすべての要件が満たされたときに、ジョブが自動的に次のステージに移動します。例えば、クライアントが請求書を支払い、オーガナイザーを提出すると、ジョブは自動的にパイプラインの次のステージに移動し、そこで新しいオートメーションがトリガーされます（例えば、チームのタスクが作成されます）。

例えば、あなたの会社で個人税務のプロセスがあるとします。紹介メールとカスタマイズされたオーガナイザーをクライアントに自動送信したいかもしれません。そして、クライアントがオーガナイザーを提出すると、そのアカウントのジョブは自動的に次のステージ（例：税務申告準備）に進みます。その後、チームメンバーが完了するタスクを開始する、といった具合です。

クライアントのためのプロセス例を以下に示します。各ステージで、ルーチンを簡素化する自動化が可能であることがわかります。

ヒントパイプライン(基本)を参照してください：チュートリアルでは、テンプレートとオートメーションによる典型的なパイプラインがどのように作成されるのか、そしてジョブを追加してさらに進めるとどうなるのかを説明します。

始めるには、以下の手順に従ってください：

1.パイプラインを Marketplace.これにより、オートメーション内で使用されているすべてのテンプレートもコピーされます。

2.ステージを選択し、フォローアップとしてオートメーションを追加または編集し、テンプレートを選択する。

3.ジョブの自動移動機能を使うかどうかを決める。最後のステージを除く各ステージで、オンまたはオフにできます。

4.パイプラインを保存する。オートメーションが追加されたら、パイプラインページに行き、ステージの上のオートメーションアイコンをクリックすることで確認できます。

オートメーションの追加

注意新しく追加されたオートメーションは、オートメーションが作成される前にステージに移動されたジョブに対してはトリガーされません。

自動化を作成する前に、特定のフォローアップを必要とする作業プロセスのさまざまな段階について考えてみましょう：

課題があるときは、作業プロセスのさまざまな段階を書き出す。
フォローアップが必要な段階に丸をつける。
これらのアクションを定義することで、TaxDome で新しいパイプラインを作成する際に、オートメーションとして追加することができます。

作成したいオートメーションが決まったら、次のステップはそれらをパイプラインに追加することだ：

1.パイプラインステージを編集する場合、オートメーションをリンクさせたいステージを選択し、Add automations ボタンをクリックするか、すでにオートメーションがある場合は任意のオートメーションをクリックし、オートメーションタイプを選択する：

フォルダテンプレートを適用します：クライアントのジョブがこの段階に入ると、ドキュメントのフォルダ構造は選択したテンプレートのものに変更されます。
アカウントタグの更新：クライアントの仕事がこの段階に入ると、選択したタグが自動的にアカウントに適用されるか、アカウントから削除されます。すべてのアカウントタグを消去することもできます。
請求書の作成：クライアントの仕事がこの段階に入ると、選択したテンプレートに基づいた請求書がクライアントに送信されます。また、自動的に仕事にリンクされます。
オーガナイザーの作成： クライアントの仕事がこの段階に入ると、選択したテンプレートに基づいたオーガナイザーがクライアントに送信されます。また、自動的に仕事にリンクされます。
タスクの作成： クライアントの仕事がこの段階に入ると、選択されたテンプレートに基づいたタスクが作成されます。また、自動的に仕事にリンクされます。
提案書を送る： クライアントの仕事がこの段階に入ると、選択したテンプレートに基づいた提案書がクライアントに送信されます。また、自動的に仕事にリンクされます。
Eメールを送信します： クライアントの仕事がこの段階に入ると、選択したテンプレートに基づいたEメールがクライアントに送信されます。
メッセージを送信します：クライアントの仕事がこの段階に入ると、選択されたテンプレートに基づいたメッセージがクライアントに送信されます。また、自動的に仕事にリンクされます。
アカウントアクセスの更新：クライアントのジョブがこの段階に入ると、アカウントにアクセスできるチームメンバーのアカウントアクセス許可が更新されます。
ジョブの担当者を更新します：クライアントのジョブがこの段階に入ると、チームメンバーは自動的にそのジョブに割り当てられるか、または割り当てられなくなります。
クライアント向けのジョブステータスを更新する：クライアント向けのジョブがこの段階に入ると、クライアント向けのステータスがそれに応じて更新されます。

2.自動化用のテンプレートを選択するか、New templateボタンをクリックして新規作成する。テンプレートが作成され保存されると、リストから選択できるようになります。

3.一定期間内に返事がない場合、追加でメールを送りたい場合は、リマインダー 機能を有効にしてください（これらの自動化は、オーガナイザー、プロポーザル、請求書、メッセージに対して機能します）。リマインダーについてもっと読む。

4.特定のクライアントに対してのみオートメーションをトリガーさせたい場合は、Edit conditionsボタンをクリックし、条件を追加してください。条件付きステージの詳細はこちら。

5.各ステージに必要なだけオートメーションを追加する。

6.関連するすべてのアクション（例えば、オーガナイザーが完了した、請求書が支払われたなど）が完了したら、ジョブを自動的に次のステージに移動させるかどうかを決定します。ジョブの自動移動についてもっと読む。

7.Save ボタンをクリックして変更を保存します。

オートメーションの順番

通常、1つのステージ内のオートメーションの順番を意識する必要はない。ジョブがステージに入ると、1つ1つトリガーされる。そのため、オーガナイザーと一緒にクライアントへメッセージが送信された場合、これら2つのイベントはほぼ同時に発生する。

しかし、いくつかのオートメーションは、他のオートメーションに依存する場合があるため、オートメーションの順序が重要な場合がある。例えば、顧客アカウントからすべてのタグをクリアするUpdate Account Tagsオートメーションと、特定のタグが適用されたアカウントにのみオーガナイザーを送信する条件付きオートメーションがある場合、順序を注意深くチェックする必要がある。後者の例では、"UpdateAccount Tags "オートメーションを2番目に配置するとよい。

オートメーションの順序を変更することができます。オートメーション・ サイドバーにアクセスするには、ステージ内のオートメーションをクリックし、マウスを「移動」 アイコンに合わせ、ドラッグ・アンド・ドロップする。

オートメーションの削除

パイプラインの編集中にオートメーションを削除できます。

1.パイプラインステージを編集するとき、オートメーションのあるステージを選択する。ステージ内のオートメーションの数は真ん中に表示されます。

2.ステージ内のオートメーションまたはEdit automationsリンクをクリックし、Automations サイドバーにアクセスする。

3.オートメーションの右にあるゴミ箱アイコンをクリックし、Save をクリックする。

パイプラインでオートメーションを表示する

パイプラインで使用されているオートメーションをいつでも確認できます。また、オートメーションの追加や削除も素早く行えます。

各ステージの上には、カウンター付きのオートメーションアイコンがある。アイコンをクリックすると、そのステージにどのようなオートメーションがあり、どのようなテンプレートが使用されているのか、詳細が表示される。条件付きのオートメーションがある場合それに応じてマークされる。カーソルを合わせると、オートメーションのトリガーとなるタグが表示される。
条件付きステージがある場合、その上にステージ条件のリンクが表示されます。クリックすると、どのタグがトリガーとして使われるかを調べることができます。
パイプラインに変更を加えるには、[Add automations]または[Add tags ]リンクをクリックします。Edit pipelineウィンドウが開きます。