タスクとToDoの作成

タスク機能は、ToDoを管理することで、あなたを含むすべての人が、税務業務において重要なポイントを確実に押さえることができます。タスクは、自分の次の予定だけでなく、他のチームの処理状況も知ることができます。さらに、パイプライン内でタスクを自動化することもできます。

タスクの作成

On TaxDome, we see tasks as steps you must take in order to complete a job . A job might involve a variety of tasks for both your team and the client—messages, invoices, time entries, proposals, and so on. Read more about the difference between our Pipelines, Jobs, and Tasks features .

税務業務には非常に多くの可動部分があるため、パイプライン内のタスクを自動化できるシステムを設計しました。この方法では、パイプライン内でジョブがステージからステージへと移動する際にタスクが自動的に生成されます。また、手動でタスクを作成したい場合は、特定の仕事にリンクさせることもできます。柔軟性に富んでいる！

Tasks can be created by a firm owner, Admin, or any employee who has been given access to the account or access rights to view all accounts .

タスクはいくつかの方法で作成できる：

• スタンドアロン・タスクの追加

• 複数のクライアントのタスクを追加する

• タスクに詳細を追加する

• Eメールからタスクを作成する

• パイプラインステージ内のタスクを自動化

スタンドアロン・タスクの追加

単一のタスクを作成するには、以下の手順に従う：

1. 左上の「新規」をクリックし、スライドアウトで「タスク」を選択します。

2. Add details to the task in the right sidebar. 

3. 以上です！タスクの作成」をクリックします。

   

複数のクライアントのタスクを追加する

複数のクライアントに同じタスクを作成する必要がある場合は、バルク機能をご利用ください：

1. クライアント > アカウント]に移動し、クライアントアカウントの横にあるチェックボックスを選択し、[その他のアクション]をクリックし、ドロップダウンで[タスクの作成]を選択します。

2. Add details to the task in the right sidebar. 

3. 以上です！タスクの作成」をクリックします。

   

タスクに詳細を追加する

必要であれば、タスクの詳細を追加する：

a.アカウント。クライアントアカウントを追加するか、タスクが特定のクライアントのためのものでない場合は、クライアントフィールドを空白のままにします。

b.仕事。前のステップでアカウントを1つだけ選択した場合、タスクをリンクしたい仕事を選択することができます。つのタスクは1つの仕事にのみリンクできます。

c. Template. Populate the task with one of your previously saved templates. Click the Template list to select a template (read more about task templates here ).

d.割り当て先：一人以上のタスク担当者を選択します。チームメンバーまたはロールを選択できます：

• チームメンバー：チームメンバーの名前または複数の名前を選択します。

• Roles: Select an account role or roles. Once the job is created from the template, all team members assigned to the relevant roles in a client account will be allocated to the job.

e.タスク名。このフィールドへの入力は必須で、タスクリストとジョブ内で表示される名前になります。

f.ステータス。ステータスはタスクがどの段階にあるかを把握するのに役立ちます。タスクが完了すると、あなたまたは割り当てられたチームメンバーはステータスを完了に変更できます。

g.優先度優先度を選択します：低、高、中、 緊急。デフォルトの優先度は「中」です。

h. Description. Use the description to document current progress or open items. This way, when you open the task list , you’ll be able to see what kind of shape tasks are in. You can use text formatting, emoji, bullets, numbered lists, and also insert links. You can also mention your team members to get them notified of the task without having to assign it to them.

i. Tags. These help categorize your tasks and sort them. To learn more, go to Using account and task tags .

j.開始日、期限。日付の設定は任意ですが、時間管理ツールとして役立ちます。タスクの期限の3日前にリマインダーメールが届きます。期限を過ぎたタスクや期限が近づいているタスクは、タスクリストの名前の横に赤と黄色の感嘆符アイコンが表示されます。

k. Repeat. Make your task automatically repeat (to see how, go here ). Not available, if the task is assigned to a role. While you can still set a task to recur every month, you’ll get even more out of incorporating tasks into jobs (see Automating tasks inside pipelines ).

l. Attach Documents. If you have selected only one account in step 1, you can attach documents you or other team members need to work on (details below ).

m. Subtasks. Your task may include smaller to-dos (details below ).

n. Link Account Notes. If you have selected only one account in step 1, you can link account notes that could help your teammates in completing the task. Once the note is linked, you can see it under the Account Notes. (details in the article ).

o.タスクを作成する。クリックするとタスクの作成が完了します。

Eメールからタスクを作成する

クライアントから受け取ったEメールからタスクを作成したいと思うかもしれません。これは Inbox+通知センターから簡単にできます。方法は以下の通りです：

1. から Inbox+ページで、メール通知バーをクリックして展開し、「タスクを作成」リンクをクリックします。メールアドレスが複数のアカウントにリンクされている場合は、必要なものを選択できます。

2. タスクの作成サイドバーが開きます。フィールドにはすでにクライアントのEメールが入力されています：

• クライアント：メールを送信したクライアント。

• タスク名：メールの件名。

• 説明：メール本文。

3. タスクの作成ボタンをクリックして、タスクを保存します。タスクが作成されると、通知は自動的にInbox+ Archivedタブに移動します。

パイプラインステージ内のタスクを自動化

To find out how to automate tasks inside pipelines, go here on the Tasks in Jobs page.

サブタスクの作成

タスクはToDoチェックリストとして機能するサブタスクを持つことができます。サブタスクはタスクの作成や編集中に追加できます。

サブタスクを作成するには、以下の手順に従ってください：

1. サブタスクのトグルをオンにすると、ToDo項目用のフィールドを持つチェックボックスが表示されます。サブタスクの名前、またはToDoを記入してください。

2. チェックリストの項目を増やすには、サブタスクの追加をクリックします。

3. タスクの作成]をクリックするか、[保存]をクリックして変更を保存します。

   

   サブタスクが完了したら、その横にあるチェックボックスにチェックを入れることができます。

   

   タスクリストのSUBTASKS列に、完了したサブタスクの数と残りのサブタスクの合計数が表示されます。

   

タスクにファイルを追加する

You will need a folder with the private access level to attach files to a task for a specific client (you cannot do it for more than one client at a time).

• To attach files from your desktop, click Attach documents, select From My Computer, then locate the files you want to upload. You can upload PDFs, Word files, Excel files, or images. For more details, go here . The files attached to tasks are saved to the selected folder under the Docs tab in the Private subtab.

• TaxDome からファイルを添付するには、[添付] をクリックし、[FromTaxDome] を選択し、フォルダをクリックしてファイルを選択します。すでにTaxDome にアップロードされているファイルを追加できます。

  

定期的なタスクの作成

定期的な仕事とは、定期的に行う仕事のことである：例えば、週に1度顧客に電話をかける、3日に1度郵便物をチェックする、年に1度特定の納税申告書を作成する、などである。

反復タスクを作成すると、以下の属性が最初のタスクからコピーされる：

• クライアントの名前
• タスクの名前
• タスクの説明
• タスクのタグ
• タスクの歴史
• タスクの担当者
• サブタスク（すべてのチェックボックスをクリアした状態）
• リピート・スケジュール（選択されたリピート回数から1を引いた数）
  

  備考

  ステータス、コメント、添付ファイルは ない は最初のタスクからコピーされた。

繰り返しタスクを設定するには、タスクの作成と同じステップに従います。 をオンにします。そうすればタスクスケジュールを作成できます。

1. タスクを繰り返す頻度を選択します。デフォルトでは、タスクは週に1回繰り返されます。日、週、月、年単位で繰り返すこともできます。
2. タスクの期限を決める。特定の日付または反復させたい回数を選択できます。

定期的なタスクが設定されると、開始日と期限日、キューにあるタスクの数が表示されます。

また、タスクリストの名前の横に時計のアイコンが表示されているので、どのタスクが繰り返されるかを確認することができます。

Learn more about completing recurring tasks in the Working on a task article.