Contact settings (login, notify, email sync, signatory)

TaxDome は、実際の顧客と同じようにCRM に柔軟性を持たせています。各アカウントは複数の連絡先にリンクすることができ、各連絡先 は複数の電子メールを持つことができます。アカウントの作成またはクライアントのインポート時に、権限と通知を設定することができます。さらに、将来いつでも一括で権限を更新することができます。この記事では、各アカウント内の各連絡先のメールへのアクセスと通知の設定方法について説明します。

Contact settings, explained

Contact settings control the basic permissions and notifications for your client interactions:

• Login defines if the client has portal access .

• Notify defines if the client will receive system notifications and which ones.

• Email sync defines if you will receive emails from clients inside TaxDome. 

• Signatory defines whether the contact can sign proposals & ELs or recurring invoices .

Each client account can be linked to multiple contacts, but you can configure contact settings for each linked contact separately. This allows you to provide portal access and other settings to specific contact linked to the client account without giving it to the other contacts. Contact settings are always linked to contact email, so if your contact has two or more emails, you can select different settings for each.

You can access contact settings:

• in the Info tab of a client account  

• when creating a new client account 

• during client list import

• をアカウントリストに追加してください。

チップ

You can streamline client management and update contact settings in bulk. Learn more in the section below .

ログインの説明：ポータルアクセスの管理

When Login in the Info tab of the client profile is checked, the contact can access the TaxDome client portal. Usually, when you check the Login box, you may want to send the invitation to the client. However, you can check Login but choose to invite the clients later. This way, the account will be active but marked as Pending activation.

You can configure your portal to allow certain actions —such as viewing, signing, uploading documents, paying invoices and completing client requests—without requiring portal access.

ポータルアクセスの有効化

You can check Login in the Info tab of the client account page to give portal access to the person to whom this email address belongs.

これは何をするのか：

• ユーザーは、TaxDome クライアントポータルへの招待状を電子メールで受け取る。
• 招待を受諾すると、顧客ポータルにサインインできる。

連絡先のメールアドレスにポータルアクセスを追加すると、そのユーザーに招待メールを送信するよう促されます。送信 をクリックすると、TaxDome は有効化要求を電子メールで送信します。アカウントを有効化するには、そのユーザはリクエストを受諾し、パスワードを作成します。その後、新しいユーザーは自動的にアカウントにリンクされます。各ユーザーは、アカウントへのログイン認証情報を持っています。

チップ

If you want to turn the Login on but send the invite later, consider updating contact settings from account list .

ポータルアクセスの削除

If someone no longer wants to have access to an account, go ahead and remove them. Under the Info tab of the account profile, uncheck the Login box to the right of the user’s email address. The account will remain intact; however, the user will no longer be able to access it.

通知、説明

The Notify setting in the Info tab of the client profile helps manage the system notifications sent to the specific client. You can turn it off completely or decide which types of notifications the client will receive.  

クライアントが受け取る通知を選択する

Decide which notifications the user should get by clicking the three dots to the far right of the email address, then selecting Notification preferences.

トグルの意味

• Documents: File upload:

  • 会社からアップロードされた新しい文書に関する通知

• 書類署名依頼

  • 署名が保留されている書類の請求
  • 署名待ちの書類に関するリマインダー

• 書類承認

  • 承認待ちの書類に関する要請
  • 承認待ちの文書に関するリマインダー

• メッセージとクライアントのタスク

  • Notifications about new messages, including client tasks
  • チャットスレッドの新着返信に関する通知

• プロポーズ

  • 新規提案の依頼
  • 保留中の提案に関する注意喚起

• 主催者

  • 新オーガナイザーの要請
  • 保留中のオーガナイザーに関するリマインダー

• 請求書と支払い

  • 新規請求書の請求
  • 保留中の請求書に関するリマインダー
  • 請求書支払いの確認
  • 払い戻しに関する通知

• クライアントの要望

  • 新規顧客のリクエスト
  • 保留中のリクエストに関するリマインダー

• Transactions:

  • The user will receive a weekly reminder email every Monday at 9:00 AM (in their time zone) with unanswered transaction questions.

電子メールの同期について

When this is enabled, you and your team can see and reply to the client’s emails right from TaxDome. 

これは何をするのか：

• If Email sync is enabled, the Email tab appears under the Communication tab in the client account. 

• All team members see all emails received from that address in the Inbox+ section and in the Communication tab of the account profile and be able to reply from TaxDome.

• 同期されたEメールと連絡先のEメールの履歴はすべて自動的にTaxDome入力されます。

• If Automatically save attachments is enabled , all future emails with attachments will automatically save the documents to the Docs section of the account.

チップ

Check メール同期 for future clients who don’t yet have portal access (their ログイン is still unchecked), so you can receive emails from them, too.

Signatory, explained

Signatory defines whether the contact has authority to sign proposals & ELs or recurring invoices. When enabled, contacts can sign proposals, enter payment details for invoices included in proposals, and sign recurring invoices with payment details.

This setting is useful when you have multiple contacts linked to an account but only want specific contacts (such as primary account holders) to have signing authority.

For more information, read the Manage signers & signature authority for proposals article.

Update contact settings in bulk

Updating contact settings in bulk streamlines client management and saves time. This way, you can modify settings for all contacts linked to your selected accounts. To update contact settings in bulk, go to Clients > Accounts from the left menu bar and follow these steps:

1. Choose the clients by selecting checkboxes to the left of them.

2. Click More Actions and then select Edit login, notify, email sync.

3. 各設定の右側にあるドロップダウンからアクションを選択します：

• 何もしない：設定は更新されません。

• すべての連絡先で有効にする：この設定は、アカウントにリンクされているすべての連絡先に対して有効になります。

• Login: Enabling Login allows you to select the Send invitations checkbox and add a message for the invitation email (optional).

• Notify: Enabling Notify allows you to toggle on Customize notification preferences and select the system notification types your clients will receive (optional).

• すべての連絡先を無効にする：アカウントにリンクされているすべての連絡先で設定が無効になります。

Once done, you will receive an Inbox+ notification with a brief report on the bulk update result and a list of errors (if any).

顧客はアクセスできますか？

You can quickly check whether your clients have portal access and view their Login, Notify, and Email sync settings in the Clients > Accounts section of the left menu:

• Login: The ID column in your client list indicates whether at least one contact linked to the account has portal access. Statuses are color-coded so you can identify them at a glance in your accounts list: 

  • グリーン means the client account is Activated. The account has at least one user that can log on.

  • Yellow means the client account is Pending activation. The invitation was sent, but the client hasn’t activated their account yet.

  • Gray means the client account is Not activated. The account exists on TaxDome, but the invitation was not sent, and the account doesn’t have users that can log in.

• Notify and Email sync: the Notify and Email sync columns indicate whether the setting is enabled for at least one contact linked to the client account.

備考

If you don’t see these columns, customize your client account list to display them.

複数のメールアドレスを追加する

Because a contact is a person, it’s natural that one contact might have several email addresses (personal, work, etc.). By default, each contact has one email address field, but you can manually create extra CRM fields or add ones while you’re creating new contacts manually or importing them .

In the account profile, open the Info tab, then review the Contacts section. Here, you can view all email addresses and phone numbers for the contacts linked to the account. If you want to add email addresses that aren’t listed, either add another linked contact or add another email address to the contact that is already linked.

以下の手順に従ってください：

• Create custom CRM email fields to store the additional email addresses.

• Update the existing contact to include an additional email address.

• Turn on the Login, Notify and/or Email sync settings for the email address if you need to.

アクティベーション待ちの顧客への通知と電子メール

If you’ve turned on contact settings for a contact linked to an account, but they haven’t yet activated their account, they’ll still receive TaxDome email and system notifications:

• All regular email you send from TaxDome will go out to the recipient regardless of whether their account is activated or not. You also can receive Inbox+ notifications about new emails from that contact linked to the account (set this up in your Notification settings ).

• すべてのシステム通知は、連絡先のEメールアドレスに送信され、アカウントを有効にするまで、Eメールの上部にアカウント有効化のバナーが表示されます。

You can always resend an invitation .

クライアントのメールアドレスを変更する

顧客の電子メールアドレスが変更された場合、追加ユーザーであるかのように新しい電子メールアドレスを追加します。

備考

廃止されたメールアドレスをすぐに削除しないように注意してください。

その代わりに、以下の手順に従ってください：

1. Update the client contact to include the new email address instead of the old one.

2. Check the Login box and wait for the user to accept the invitation sent to the new email address, so that they don’t lose access to their account. 

3. クライアントが招待を承認したら、そのクライアントの以前のメールアドレスを ログイン]をオフにして、[リンクされていない電子メール]セクションから以前の電子メールアドレスを削除します。

チップ

招待された人が招待リンクをクリックする前にメールアドレスを変更した場合、セキュリティ上の理由で無効化されます。新しい招待メールは、更新されたメールアドレスに送信されます。

How clients can switch between accounts in the client portal

They can switch to the other account anytime later by clicking on the to-dos in the other accounts at the bottom of the Home page or by selecting the other account from the top right of the page.

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