CRM (基本）：連絡先トグル（ログイン、通知、メール同期）
TaxDome は、CRM 、現実世界での顧客の設定と同じように柔軟性を提供します。各アカウントは複数の連絡先にリンクすることができ、各連絡先は複数の電子メールを持つことができます。アカウントの作成やクライアントのインポート時に、権限や通知を設定することができます。さらに、将来いつでも一括で権限を更新することができます。この記事では、各アカウント内の各連絡先のメールへのアクセスと通知の設定方法について説明します。
コンタクト・トグルについて
コンタクトトグルは、クライアントとのやり取りの基本設定を変更します：
- ログインは、クライアントがポータルアクセスを持っているかどうかを定義します。
- Notifyは、クライアントがシステム通知を受け取るかどうか、またどの通知を受け取るかを定義します。
- 電子メール同期は、TaxDome 内のクライアントからの電子メールを受信するかどうかを定義します。
各クライアントアカウントは、複数の連絡先にリンクすることができますが、リンクされた各連絡先に個別に連絡先トグルを設定することができます。これにより、他の連絡先にポータルアクセスやその他の設定を与えることなく、クライアントアカウントにリンクされた特定の連絡先にポータルアクセスやその他の設定を与えることができます。コンタクトトグルは常にコンタクトのEメールにリンクされているため、コンタクトが2つ以上のEメールを持っている場合、それぞれ異なる設定を選択することができます。
コンタクトのトグルにアクセスできます：
- クライアントアカウントの 情報タブで
- 新規顧客アカウント作成時
- 顧客リストのインポート中
- をアカウントリストに追加してください。
ヒント顧客管理を効率化し、一括でコンタクトのトグルを設定することができます。詳しくは下のセクションをご覧ください。
ログインの説明：ポータルアクセスの管理
クライアントプロフィールの「情報」 タブで「ログイン 」をオンにすると、コンタクトはTaxDome クライアントポータルにアクセスできます。通常、ログインを オンにすると、クライアントに招待状を送信します。しかし、ログインを オンにしても、後でクライアントを招待することもできます。この場合、アカウントはアクティブになりますが、有効化保留と表示されます。
ポータルへのアクセスを必要とせずに、特定のアクション（文書の閲覧、署名、アップロード、請求書の支払い、クライアントからのリクエストの完了など）を許可するように、ポータルを設定できます。
ポータルアクセスの有効化
クライアントアカウントページの[情報] タブで[ログイン ]をオンにして、このメールアドレスが属する人にポータルアクセスを許可することができます。
これは何をするのか：
- ユーザーは、TaxDome クライアントポータルへの招待状を電子メールで受け取る。
- 招待を受諾すると、顧客ポータルにサインインできる。
連絡先のメールアドレスにポータルアクセスを追加すると、そのユーザーに招待メールを送信するよう求められます。送信をクリックすると、TaxDome 、その人にアクティベーションのリクエストが電子メールで送信されます。アカウントをアクティベートするには、その人がリクエストを承認し、パスワードを作成します。その後、新しいユーザーは自動的にアカウントにリンクされます。各ユーザーは、アカウントへのログイン認証情報を持っています。
ヒント ログインを オンにして、後で招待を送りたい場合は、アカウントリストからコンタクトのトグルを更新することを検討してください。
ポータルアクセスの削除
アカウントへのアクセスが不要になった場合は、そのユーザーを削除してください。アカウントプロフィールの情報 タブで、ユーザーのメールアドレスの右にあるログインを オフに切り替えてください。アカウントはそのまま残りますが、そのユーザーはアクセスできなくなります。
通知、説明
クライアントプロフィールの情報タブにある通知 トグルは、特定のクライアントに送信されるシステム通知を管理するのに役立ちます。完全にオフにすることも、クライアントが受け取る通知の種類を決めることもできます。
ヒントクライアントに送信されたすべてのTaxDome メールのコピーを受信することができます。ここでは、TaxDome がクライアントに送信するシステム通知を受信するように設定する方法を説明します。
クライアントが受け取る通知を選択する
メールアドレスの右端にある3つの点をクリックし、「通知設定」を選択して、ユーザーが受け取る通知を決定します。
トグルの意味
ドキュメントファイルアップロード
- 会社からアップロードされた新しい文書に関する通知
書類 署名依頼
- 署名が保留されている書類の請求
- 署名待ちの書類に関するリマインダー
書類承認
- 承認待ちの書類に関する要請
- 承認待ちの文書に関するリマインダー
メッセージとクライアント・タスク
- クライアント・タスクを含む新着メッセージの通知
- チャットスレッドの新着返信に関する通知
プロポーザル
- 新規提案の依頼
- 保留中の提案に関する注意喚起
主催者
- 新オーガナイザーの要請
- 保留中のオーガナイザーに関するリマインダー
請求書と支払い
- 新規請求書の請求
- 保留中の請求書に関するリマインダー
- 請求書支払いの確認
- 払い戻しに関する通知
顧客の要望
- 新規顧客のリクエスト
- 保留中のリクエストに関するリマインダー
電子メールの同期について
これをオンにすると、あなたやあなたのチームは、TaxDome から、クライアントのメールを見たり、返信したりすることができます。
これは何をするのか：
- メール同期が有効な場合、クライアントポータルにメールタブが表示されます。
- チーム・メンバー全員が、そのアドレスから受信したすべてのメールを、アカウント・プロフィールの Inbox+ セクションとアカウントプロファイルのメール タブに表示され、TaxDome から返信することができます。
- 同期されたEメールと連絡先のEメールの履歴はすべて、TaxDome に自動的に入力されます。
- 添付ファイルを自動的に保存する] を有効にすると、今後送信される添付ファイル付きのメールはすべて、アカウントの [クライアントのドキュメント]セクションにドキュメントが自動的に保存されます。
ヒントまだポータルサイトにアクセスしていない（ログインがまだオンになっていない）未来の顧客もEメール同期をオンにすると、その顧客からのEメールを受信できるようになります。
コンタクト・トグルの一括更新
連絡先トグルの一括更新は、顧客管理を合理化し、時間を節約します。この方法では、選択したアカウントにリンクされているすべての連絡先の設定を変更できます。連絡先トグルを一括で設定するには、左のメニューバーから「クライアント」>「アカウント」と進み、以下の手順に従ってください：
1.クライアントの左側にあるチェックボックスを選択してクライアントを選択します。
2.その他のアクション]をクリックし、[ログイン、通知、メール同期の編集]を選択します。
3.各設定の右側にあるドロップダウンからアクションを選択します：
- 何もしない：設定は更新されません。
- すべての連絡先で有効にします： この設定は、アカウントにリンクされているすべての連絡先に対して有効になります。
- すべての連絡先を無効にする：アカウントにリンクされているすべての連絡先で設定が無効になります。
完了すると、一括更新の結果に関する簡単なレポートとエラーのリスト（もしあれば）が記載されたInbox+ 通知が届きます。
顧客はアクセスできますか？
クライアントのログイン、通知、メール同期の設定を簡単に確認できます。これを行うには、左のメニューバーからクライアント > アカウントに移動します：
- ログイン について ID 列は、アカウントにリンクされている少なくとも1つの連絡先がポータルを持っているかどうかを示します。
- 緑色は 、クライアントアカウントがアクティブであること、 つまり、ログオンできるユーザーが少なくとも1人いることを意味します。アクティベーションを保留中のアカウントもアクティブに表示されます。
- Beigeは クライアントアカウントがオフラインであることを意味します。 TaxDome に存在するが、ログインできるユーザーがいない（招待がまだ送られていない）。
- 通知と メール同期：アカウントリストの通知と メール同期の列は、クライアントアカウントにリンクされている少なくとも1つの連絡先で設定がオンになっているかどうかを示します。
注意カラムの一部が非表示になっている場合は、顧客アカウントリストをカスタマイズしてください。
複数のメールアドレスを追加する
連絡先は個人なので、1つの連絡先に複数のメールアドレス（個人、仕事など）があるのは当然です。デフォルトでは、各連絡先には1つのメールアドレスフィールドがありますが、手動で追加のCRM フィールドを作成したり、新しい連絡先を手動で作成したり、インポートする際にフィールドを追加することができます。
アカウントのプロフィールで、「情報」タブを開き、「連絡先」セクションを確認します。ここには、アカウントにリンクされている連絡先のすべてのメールアドレスが表示されます。リストにないメールアドレスを追加したい場合は、次のいずれかを実行します。 別の連絡先を追加するまたは、すでにリンクされている連絡先に別のメールアドレスを 追加します。
以下の手順に従ってください：
- 追加のメールアドレスを保存するために、 CRM のカスタムメールフィールドを作成する。
- 既存の連絡先を更新して、追加の電子メールアドレスを含める。
- 必要であれば、メールアドレスのログイン、通知、メール同期の トグルをオンにしてください。
アクティベーション待ちの顧客への通知と電子メール
アカウントにリンクされている連絡先の連絡先トグルをオンにしても、その連絡先がまだアカウントを有効化していない場合、その連絡先にはTaxDome のメールとシステム通知が届きます：
- TaxDome から送信する通常のメールは、アカウントが有効化されているかどうかにかかわらず、すべて受信者に送信されます。また Inbox+また、アカウントにリンクされた連絡先からの新しいメールに関する通知を受け取ることもできます（通知 設定で設定してください）。
- すべてのシステム通知は、連絡先のEメールアドレスに送信され、アカウントを有効にするまで、Eメールの上部にアカウント有効化の バナーが表示されます。
クライアントのメールアドレスを変更する
顧客の電子メールアドレスが変更された場合、追加ユーザーであるかのように新しい電子メールアドレスを追加します。
注意廃止されたメールアドレスをすぐに削除しないように注意してください。
その代わりに、以下の手順に従ってください：
1.クライアントの連絡先を更新し、古いメールアドレスの代わりに新しいメールアドレスを含める。
2.ログインの トグルをオンにして、ユーザーが新しいEメールアドレスに送られた招待を承諾するのを待ちます。
3.クライアントが招待を承認したら、ログインを オフにして、リンクされていないEメール セクションから以前のEメールアドレスを削除します。
注意 招待された人が招待リンクをクリックする前にEメールアドレスを変更すると、セキュリティ上の理由からEメールアドレスは無効化されます。新しい招待メールは更新されたメールアドレスに送信されます。
クライアント・ポータルでアカウントを切り替える方法
1人の担当者が複数のアカウントにリンクできるため、顧客によっては1つのEメールで異なるアカウントにアクセスできる場合があります（例えば、家族アカウントとビジネスアカウント）。ログインすると、希望するアカウントを選択するポップアップが表示され、画面上部にログインしたアカウントの通知が表示されます。上部の通知は、その右端のXをクリックすることで、次回のログインまで閉じることができます。
青いサイドバーの一番下か、上部の通知から右にあるSwitch accountのリンクをクリックすれば、後でいつでもポップアップにアクセスできる。
